Avaliação de fornecedores: confira como fazer em 7 passos!

Quais os benefícios de uma boa análise de fornecedores?

Por conta da necessidade e importância de descobrir como fazer avaliação de fornecedores, e tudo o que vem com essa análise, selecionamos alguns dos principais benefícios que podem ser obtidos ao realizar essa prática, especialmente quando ela é pautada em dados. São eles:

• diminuição de custos;

• previsibilidade de tendências e vendas;

• obtenção de feedbacks para aprimoramento do serviço;

• garantia de um relacionamento confiável e de longo prazo.

Diminuição de custos

Investir em automação de dados para monitorar periodicamente é uma técnica contundente para reduzir os gastos na empresa. 

Afinal, os indicadores de desempenho otimizam os processos, obtendo o melhor que os fornecedores podem entregar em sintonia com as demandas de vendas da companhia.

Previsibilidade de tendências e vendas

Com os insights e relatórios entregues pela análise inteligente de dados, também é possível monitorar tendências comerciais que interferem diretamente nas demandas de vendas e, consequentemente, na avaliação dos fornecedores.

Por exemplo, a interpretação dos dados pode indicar que, em determinada época do ano, as vendas costumam aumentar consideravelmente. 

Esse suporte informativo deve ser usado para a gestão de fornecimento para programar a compra de um número x a mais de produtos ou serviços.

Dessa forma, a cadeia produtiva do seu fornecedor terá condições logísticas para entregar o previsto.

Obtenção de feedbacks para aprimoramento do serviço

Em qualquer ação organizacional, o objetivo de um monitoramento periódico para garantia de desempenho e entrega de resultados é a geração de feedbacks para o aprimoramento do produto ou serviço prestado.

Os indicadores colhidos a partir de uma boa avaliação de fornecedores podem ser utilizados para orientar a correção de defeitos naquilo que foi comprado, as melhorias na entrega e a coordenação com os objetivos estratégicos da empresa compradora.

Com uma ferramenta sofisticada de automação de dados, esse monitoramento pode ser feito em tempo real, garantindo assim o controle contínuo. 

Garantia de um relacionamento confiável e de longo prazo

Esse benefício é basicamente uma consequência direta da soma dos três anteriormente citados. Afinal, eles são a garantia de um alinhamento de esforços entre empresa compradora e fornecedor.

Esse relacionamento é o motor de boas vendas e crescimento competitivo para ambas as partes envolvidas. Ter um bom desempenho no fornecimento, alinhado com o que foi acordado, é fundamental para a estabilidade e manutenção de qualidade.

Em tempos de mercados dinâmicos e de tanta volatilidade, a prática acaba por se tornar um diferencial competitivo relevante, além de um garantidor da boa reputação de empresas.

Como fazer avaliação de fornecedores?

O passo a passo de como fazer avaliação de fornecedores é composto por:

• análise de informações públicas;

• solicitação e análise de questionários e informações privadas;

• análise de riscos;

• aprovação e homologação do fornecedor;

• acompanhamento de desempenho e monitoramento de indicadores.

A partir dessas etapas, temos a manutenção de fornecedores, em que a empresa contratante fará um registro do histórico de pedidos, negociações, atualização de documentos e certificados, além de verificar o desempenho dos prestadores de serviço.

Caso os resultados não sejam obtidos como o esperado, é possível cancelar a parceria comercial com base nos seguintes fatores:

• fornecedores que descumprem as exigências de qualidade;

• produtos descontinuados na operação do contratante;

• produtos modificados pelo contratante;

• matéria-prima dos fornecedores não atende às exigências estipuladas.

Passos a passo para avaliar fornecedores

Analise as informações públicas dos seus fornecedores

As informações públicas de um fornecedor são aquelas que podem ser obtidas mesmo quando não há um relacionamento comercial já firmado. Um ótimo exemplo são as que podem ser obtidas pela consulta do CNPJ.

Ao fazer a consulta do cartão CNPJ de uma empresa é possível verificar, por exemplo:

• status junto à Receita Federal, ou seja, se está ativo, suspenso, cancelado, entre outros;

• endereço físico e eletrônico;

• telefone de contato;

• atividades econômicas exercidas.

Com a ferramenta de consulta de CNPJ da Linkana, você consegue acessar essas informações e de sócios da empresa gratuitamente! 

Solicite e analise questionários e informações privadas

Tão logo o fornecedor aceite sua proposta, o passo seguinte a ser dado é fazer a avaliação das informações privadas, que são aquelas que só podem ser acessadas mediante entrega ou autorização do titular.

Nesse cenário estão inseridas as relacionadas a, por exemplo:

• faturamento;

• capacidade de atendimento;

• cases de sucesso;

• certificações, e outras similares.

É com base nessas informações que você poderá avaliar o nível de risco que essa possível parceria pode trazer para o seu negócio. Dessa forma, poderá mensurar se vale a pena absorvê-los, considerando custo-benefício, ou se é melhor buscar por outra empresa fornecedora.

Avalie riscos inerentes a essa parceria

Por falar em riscos, a contratação de fornecedores está repleta deles. Alguns dos que podem ser enfrentados são:

• reputacional: quando um comportamento, postura ou atitude da empresa fornecedora reflete em seus contratantes, comprometendo a imagem, confiabilidade e credibilidade desses negócios;

• financeiro: por exemplo, quando o fornecedor tem algum problema que impacta na entrega de matéria-prima no prazo acordado, refletindo negativamente no fluxo operacional do contratante e, consequentemente, no seu volume de vendas;

• jurídico: situações nas quais o fornecedor se envolve em práticas ilícitas, a exemplo do uso de trabalho escravo, levando seus contratantes a também responderem judicialmente;

• ambientais: acontece quando a empresa fornecedora não adota boas práticas ESG em seus processos, gerando impactos na natureza e na sociedade que podem recair sobre os contratantes e comprometer o relacionamento desses com os stakeholders. 

Aprove o fornecedor e finalize o processo de homologação

Com tudo dentro do esperado, aprove o fornecedor para fazer parte da sua cadeia de abastecimento e conclua o processo de homologação, que deve ser finalizado com o registro formal dessa contratação.

Um contrato de fornecimento bem elaborado protege todos os envolvidos, mas, para isso, o documento precisa apresentar cláusulas claras sobre os direitos e deveres de cada um.

Para garantir a validade jurídica desse tipo de documento, algumas das informações que não podem faltar são:

• descrição detalhada do que está sendo adquirido;

• quantidade;

• valores;

• meios, condições e datas de pagamento;

• forma de entrega do produto e/ou serviço;

• frequência das entregas;

• tempo de validade do contrato.

Acompanhamento do desempenho e monitoramento de indicadores das empresas contratadas

Seguindo essa linha de raciocínio, é essencial que sua avaliação de fornecedores contemple também o acompanhamento do desempenho desses contratados.

A ideia é verificar se a qualidade dos produtos e/ou serviços se mantém, bem como se há ou não problemas com as entregas. Dessa forma, você também garante a qualidade das suas soluções e a satisfação do seu cliente final.

Com a avaliação de performance da Linkana esse processo é realizado automaticamente, verificando todos os critérios que se espera ser atendido por uma boa empresa fornecedora. 

Exemplo de avaliação de fornecedores

Para exemplificar a avaliação de fornecedores e, com isso, deixar esse passo a passo mais claro, imagine uma empresa da área da indústria alimentícia que precisa de fornecimento de frutas para produzir um dos alimentos que comercializa.

Nesse cenário, não basta encontrar uma fazenda com capacidade produtiva compatível com o volume de matéria-prima que necessita para dar conta do fluxo operacional. 

Além desse fator, é fundamental verificar se a comercialização das frutas em questão é legalizada — ou seja, se o local está com todos os documentos em dia e se segue critérios como os estabelecidos pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e outros órgãos fiscalizadores relacionados com a atividade.

Também é essencial analisar o atendimento dos pilares ESG, como o impacto que esse plantio causa no meio ambiente e na sociedade ao seu redor.

Esse é apenas um exemplo de análise de fornecedores. Lembrando que essa avaliação deve ser realizada por companhias de todos os segmentos, independentemente do porte ou ramo de atividade.

Quais são as principais formas de avaliação de fornecedores? 

A cadeia de suprimentos de uma empresa funciona com a presença de diversos fornecedores ao mesmo tempo, certo? Justamente desse ponto vem a necessidade de fazer uma avaliação de desempenho para preservar o nível de excelência do serviço ou produto.

Sendo assim, as companhias usam os seguintes métodos de avaliação de fornecedores:

• ferramentas tecnológicas;

• questionário de avaliação de fornecedores;

• modelo de KPI;

• matriz de Kraljic.

Ferramentas tecnológicas

Existem várias formas de avaliar fornecedores com ajuda de tecnologia. A Linkana, por exemplo, conta com ferramentas que apontam problemas de cadastro e informações de riscos de fornecedores por meio de pontuações automáticas. 

Um exemplo é o Linkana ESG Rating, que mostra se há comprometimento dos fornecedores com indicadores ambientais, sociais e de governança.

Questionário de avaliação de fornecedores

Logo adiante, elencamos algumas perguntas que podem ser adaptadas para criar seu próprio modelo para análise de fornecedores. No caso, as respostas podem ser registradas em planilhas, mas isso requer a responsabilidade de preenchimento frequente.

• O padrão de qualidade do trabalho corresponde ao esperado?

• Em algum momento, o custo dos pedidos sofreu reajuste?

• Todas as entregas respeitam os prazos estabelecidos?

• Qual o volume de pedidos entregues (semanalmente, quinzenalmente, mensalmente etc)?

• Qual o volume de pedidos devolvidos (por defeitos, incorreções etc)?

• Há quanto tempo o CNPJ do fornecedor está ativo?

• O fornecedor tem certificação ISO 9001?

• O fornecedor oferece garantia para defeitos de fabricação?

Em seguida, são classificadas notas para os fornecedores avaliados com os respectivos níveis “excelente, bom, ruim ou péssimo”.

Por fim, faça um paralelo entre o desempenho e os impactos da operação de um fornecedor. Caso você tenha percebido riscos iminentes, confira se é possível renegociar os termos do contrato para manter ou aumentar o ritmo ou, ainda, anular o documento.

Em contrapartida, fornecedores com bom desempenho devem se manter na linha de frente da empresa, com condições de serem bonificados ou terem maior participação nas operações.

Modelo de KPI  

KPI, ou Key Performance Indicator, são indicadores-chave de performance que definem a evolução dos custos, qualidade, devolução, capacidade de atendimento e pontualidade.

Ou seja, o KPI tem como finalidade clarear as informações e facilitar a tomada de decisões estratégicas para otimizar a cadeia de suprimentos.

Sobre isso, temos um artigo que fala desse tema e que pode ajudar bastante você. Não deixe de ler: “Conheça os principais indicadores de risco operacional e como mapeá-los de forma efetiva“

Matriz de Kraljic

A Matriz de Kraljic é um modelo de classificação que considera o nível de importância de cada fornecedor na cadeia de suprimentos.

Aqui, os suprimentos são medidos quanto ao impacto financeiro, participação no faturamento, risco de abastecimento e dificuldade de aquisição do produto.

Ao reunir os suprimentos necessários, a empresa pode avaliar os produtos que merecem maior dedicação da equipe de compras. 

Dica de leitura: Avaliação de desempenho de fornecedores: 5 dicas práticas

Quais são os principais critérios para a análise de fornecedores? 

Agora que você sabe mais sobre como fazer avaliação de fornecedores, é chegado o momento de compreender os critérios que devem ser observados pelo gestor. Confira!

Análise de riscos

A análise de riscos consiste em um levantamento das possíveis ameaças que sua empresa pode ter que enfrentar por conta dessa parceria. 

O processo é feito por meio de uma avaliação detalhada de como os riscos podem surgir e como eles devem ser enfrentados pela equipe.

Em outras palavras, a análise de riscos aborda os impactos negativos que afetam a imagem da empresa e tudo o que a envolve, como lucros, capacidade de produção, recebimento de matéria-prima e qualidade do prazo de entrega, entre outros.

Cotação do fornecedor

Deve-se avaliar a cotação do seu fornecedor para conseguir o melhor custo-benefício. Dessa forma, você chegará ao potencial máximo e conquistará mais retorno financeiro e satisfação dos consumidores.

Todavia, é preciso se atentar à busca por saving a qualquer custo, visto que essa prática pode comprometer a qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos, e até comprometer o relacionamento com os fornecedores.

Estabilidade financeira

Problemas de caixa podem mexer com a vida de um fornecedor, o que, consequentemente, afligirá a empresa contratante. 

Isso porque se o possível parceiro não mantiver suas contas equilibradas, ele poderá provocar o atraso nas entregas e atrapalhar a qualidade das operações de modo geral. Portanto, antecipe-se sobre os riscos para evitar graves imprevistos.

Desempenho operacional 

A performance de um fornecedor é um requisito importante para o processo de avaliação. Nesse ponto, você deve observar:

• o custo de garantia;

• o tempo de resposta;

• a qualidade;

• a pontualidade;

• a flexibilidade.

Ligação com programas de sustentabilidade

Fornecedores sustentáveis são profissionais que buscam implementar atividades com métodos de responsabilidade socioambiental.

Atualmente, há um crescimento na procura de parceiros que pensem no meio ambiente e na inclusão de todas as pessoas.

De acordo com a pesquisa da Ernest & Young, 73% dos líderes gostam do termo e pensam em contratar fornecedores sustentáveis para suas cadeias de suprimentos.

A razão desse crescimento quantitativo se deve ao fato de que os parceiros sustentáveis possibilitam:

• remodelar embalagens;

• escolher materiais recicláveis;

• criar campanhas de conscientização;

• reestruturar trajetos para reduzir o impacto ambiental;

• optar por fontes renováveis de energia, e afins.

Resumindo, os fornecedores sustentáveis colaboram para um mundo mais equilibrado e inclusivo. Além disso, podem surgir investidores interessados em companhias que adotam o modelo ESG.

Como implementar uma avaliação de fornecedores automatizada?

Para implementar uma avaliação de fornecedores automatizada em seu negócio, é preciso investir em uma plataforma de análise de dados baseada em Inteligência Artificial. 

Dentre as várias opções disponíveis no mercado, é importante se atentar para aquelas capazes de gerar insights e orientar de forma assertiva a tomada de decisão. 

Logo, é fundamental buscar por uma ferramenta sofisticada e completa para trazer soluções inteligentes, contando com uma interface simples e intuitiva para usuários não técnicos.

Nesse sentido, a Linkana pode ser sua parceira nessa empreitada, visto que se trata da primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil.

Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.

Como resultado, aceleramos radicalmente processos de onboarding, de análise e de monitoramento de fornecedores — graças aos dados dos fornecedores já preenchidos por eles ou por outra empresa —, permitindo o uso de dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do nosso país.

Com nossa avaliação de performance, você tem acesso aos indicadores do seu fornecedor, como prazo de entrega, qualidade e preço, tudo centralizado em um único ambiente para facilitar sua pesquisa.

E, se você está à procura de novos fornecedores, consegue, em menos tempo, substituir aqueles que não estão atendendo às expectativas do contrato e, com isso, resolver todas as demandas da sua empresa sem problemas.

O que mais somente a Linkana oferece para sua empresa?

Em comparação a outros softwares de gestão de fornecedores disponível no mercado, somente a Linkana conta com:

• PERFIL UNIVERSAL DO FORNECEDOR → Com os perfis de fornecedores compartilhados da Linkana, dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

• MELHORES INSIGHTS → Nossos scores, ratings e certificações proprietários são construídos e compartilhados com a inteligência das maiores corporações do Brasil, garantindo aderência às melhores práticas e exigências de mercado.

• PLUG N’ PLAY →  Conecte seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nossa fundação de dados de fornecedores, tornando-a sua fonte única de verdade, dinâmica e 100% integrada em questão de minutos.

Além disso, a Linkana é o único sistema de gestão de fornecedores que resolve a maior falha deixada por outras soluções disponíveis no mercado, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhadas.

Nossa solução dá a você acesso a mais 250 mil perfis de fornecedores ativos, e a mais de 2 milhões de informações coletadas validadas.

Entre as diversas vantagens de contar com uma fundação de dados compartilhados, estão:

• identificação mais rápida de novos fornecedores, com riscos minimizados, visto que os cadastros já passaram por análises anteriores;

• diminuição do tempo necessário para coleta e avaliação de documentos, aumentando a produtividade do time de compras e procurement;

• aceleração do processo de onboarding;

• redução do tempo necessário para iniciar os relacionamentos com os fornecedores, entre outras.

Quer ter essa e todas as outras funcionalidades da Linkana na sua empresa? Então preencha agora mesmo o formulário abaixo e confira como!