Como estruturar um departamento de compras: guia completo

Empresas de todos os tamanhos precisam comprar e fazer os seus pedidos no tempo e na quantidade certa, o que é uma tarefa que faz toda a diferença na lucratividade de um empreendimento. Com isso, é impossível alcançar o sucesso sem saber como estruturar um departamento de compras.

Um setor de compras bem estruturado é capaz de virar o jogo e transformar uma necessidade em oportunidade de economia para a operação de uma empresa. Dessa forma, a compra de insumos pode diminuir os custos e maximizar os lucros, além de aumentar a eficiência de outros setores.

Para chegar nesse patamar, no entanto, é preciso tomar cuidados importantes na etapa de planejamento, definição de política da empresa, qualificação de fornecedores e gestão de riscos

Entenda quais as demandas de cada uma dessas etapas e veja nosso guia completo de como estruturar um departamento de compras e aumentar a organização da sua empresa.

Responsabilidade e importância do departamento de compras

Antes de pensarmos em estruturar e organizar o departamento de compras, é essencial compreendermos quais as responsabilidades que o setor desempenha na organização de uma empresa. 

De maneira direta, é função do setor de compras adquirir matéria-prima, insumos, bens ou serviços essenciais para o funcionamento das engrenagens de uma empresa. Porém, essa tarefa não é tão simples.

A compra é o ponto de partida para os fluxos de uma empresa, que eventualmente chegam até o consumidor final e então geram a rentabilidade do empreendimento.

Dessa forma, o departamento de compras precisa identificar a melhor forma possível de realizar uma aquisição e colocar as engrenagens da empresa em movimento, sem sobrecarregar nenhum setor e manter um ritmo harmonioso até o escoamento da produção através das vendas.

Daí a importância do setor de procurement como também é conhecido, e também de saber como estruturar um departamento de compras antes de iniciar o projeto. Assim, sua atividade, que consiste em dar munição e gatilho para as ações de uma empresa, estará otimizada, certificando que os custos para essas ações sejam cada vez menores e os ganhos cada vez maiores.

Como estruturar um departamento de compras em 4 etapas

Para entender como estruturar um departamento de compras, podemos organizar a tarefa em 4 etapas gerais, que são:

1. Planejamento;

2. Gestão de fornecedores;

3. Negociação;

4. Avaliação.

Cada uma dessas etapas de como estruturar um departamento de compras é composta por subdivisões que serão responsáveis por sustentar o setor de procurement da empresa e assim garantir que aquisição de produtos e serviços está contribuindo para que as metas sejam alcançadas.

Veja como elas são compostas:

1. Planejamento

O planejamento é o ponto de partida essencial para qualquer operação de sucesso, principalmente em empresas que possuem metas ambiciosas de crescimento. Por isso, ele também está presente neste guia de como estruturar um departamento de compras.

Nessa etapa, o recomendado é iniciar pela definição da política interna da empresa. Isso inclui desenhar as diretrizes que regem os departamentos internos, definir as normas de conduta e capacitar os colaboradores para colocar a política da empresa em suas ações.

O próximo passo seria estabelecer os objetivos do departamento de compras. Com base nas suas principais responsabilidades, os objetivos devem envolver os seguintes pontos:

  • Aquisição de produtos e serviços em quantidade e nível de qualidade precisos;
  • Pesquisar o mercado para obter tais produtos e serviços ao menor custo, dentro do padrão de qualidade estabelecido;
  • Encontrar fornecedores confiáveis e manter uma relação promissora com eles;
  • Gerenciar processos internos para manejar esses recursos e interagir com os fornecedores.

 A partir desses objetivos iniciais, o último passo do planejamento é a definição de funções e responsabilidades, basicamente definindo quem ficará responsável por especificar cada compra, selecionar o fornecedor, negociar as condições e emitir os pedidos, entre outras funções.

2. Gestão de fornecedores

A etapa de gestão de fornecedores é uma das mais complexas, uma vez que envolve as operações de terceiros e precisa inevitavelmente lidar com alianças estratégicas e os riscos que potenciais parceiros comerciais acabam trazendo para o seu ambiente.

Dito isso, a gestão de fornecedores inclui:

  • Gestão e matriz de risco de fornecedores: a gestão de riscos de fornecedores envolve certificar que pendências e falhas no processo de Compliance, análise de conformidades, não tragam prejuízos para a empresa, antecipando e classificando ameaças em uma matriz de riscos;
  • Processo de qualificação de fornecedores: o processo de qualificação de fornecedores consiste na análise de Compliance e governanças corporativas de fornecedores. Seu papel é coletar dados, documentos e certificados de fornecedores para garantir que eles se encontram em conformidade junto a legislação vigente de órgãos fiscais, tributários, trabalhistas e sócio-ambientais;
  • Listagem e manutenção de fornecedores homologados: por fim, temos a listagem de fornecedores homologados, ou seja, que comprovaram o Compliance no processo de qualificação e estão aptos a compor a cadeia de suprimentos da sua empresa. Nessa etapa também se inclui o monitoramento e manutenção de fornecedores, para garantir que eles permanecem em conformidade com o passar do tempo.

3. Negociação

A terceira etapa no guia de como estruturar o departamento de compras consiste em organizar a tarefa de negociação com fornecedores homologados.

Dificilmente uma empresa contará com apenas um fornecedor, o que por si só representa um grande risco à operação. Com diferentes fornecedores homologados na sua supply chain, é importante que cada necessidade da empresa tenha um orçamento aberto em cada fornecedor.

A partir disso, é possível negociar o menor custo possível, desde que isso não comprometa o padrão de qualidade estabelecido na política da empresa.

4. Avaliação

Na etapa de avaliação o departamento de compras leva em consideração fatores ligados ao pedido de compra, como lead time, precisão dos produtos requisitados e prazo de pagamento, entre outros KPI para compras.

KPI são Key Performance Indicators, ou indicadores essenciais de performance, são utilizados pelo departamento de compras para analisar o desempenho de fornecedores e se os pedidos entregues estão sendo incorporados ao fluxo de produção da empresa, sem que ocorra queda de qualidade, atraso no fornecimento, excesso de pedidos, estoque parado ou outro problema do gênero.

Se você quiser entender quais são os principais indicadores para o departamento de compras, veja o vídeo do Anderson R. Ferreira sobre o assunto:

Dica bônus: forneça ferramentas inteligentes para o departamento de compras

Seguindo as 4 etapas de como estruturar um departamento de compras, o setor de procurement da sua empresa estará mais capacitado para tomar decisões estratégicas na aquisição de insumos, além de monitorar as duas pontas da cadeia de suprimentos, da entrada de matéria-prima a saída de produtos.

Para facilitar ainda mais esse funcionamento e aumentar a concentração do departamento de compras em decisões importantes, é relevante colocar à sua disposição ferramentas inteligentes para otimizar a execução de tarefas.

Como é o caso da Linkana, especializada em e-procurement, checagem de Compliance e governança corporativa por meio de processos automatizados e eficientes, que diminuem a burocracia da qualificação de fornecedores e são essenciais para a mitigação de riscos.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.