Know Your Supplier (KYS): quais os benefícios e como adotar?
Know Your Supplier (KYS), que em português significa “Conheça seu Fornecedor", é um recurso que permite identificar e analisar os riscos da contratação de um parceiro comercial, a fim de proteger sua empresa de problemas como fraudes, lavagem de dinheiro e outros atos ilícitos.
Por que conhecer e aplicar o conceito de KYS é importante? Porque ter uma base de dados confiável para embasar um planejamento é essencial para montar estratégias corporativas bem-sucedidas.
O mesmo pode ser dito sobre a formação de uma cadeia de suprimentos segura e promissora. E é justamente neste ponto que entra o conceito Know Your Supplier.
Em resumo, podemos dizer que “conhecer seu fornecedor” é uma maneira de evitar que a companhia feche parceria com negócios não alinhados a boas práticas de conduta, compliance e ESG, por exemplo.
Aqui, vale destacar que relacionamentos desse tipo comprometem seriamente a reputação da sua empresa, afetando negativamente a percepção de clientes, investidores, parceiros de negócio, entre outros stakeholders.
A pergunta que muitos gestores têm quanto a isso é: “como fazer uma investigação de KYS e, com isso, proteger a companhia de transtornos?”
Se essa também é a sua dúvida, siga a leitura deste artigo e confira o que é, a importância da aplicação de Know Your Supplier (KYS) em um negócio e como tornar a prática presente na sua gestão de fornecedores.
O que é Know Your Supplier (KYS) e qual seu objetivo?
Know Your Supplier (KYS) pode ser definido como uma prática administrativa que objetiva confirmar o compliance e a governança corporativa dos fornecedores que formam a cadeia de suprimentos de uma empresa. A verificação ocorre por meio da investigação sobre suas formas de trabalho, boas práticas adotadas e outros comportamentos.
É, basicamente, o que entendemos sobre um processo otimizado de qualificação e homologação de fornecedores, no qual busca-se adquirir a maior quantidade possível de informações relevantes sobre o potencial parceiro.
Objetivo do KYS
O objetivo do Know Your Supplier é conhecer profundamente a estrutura organizacional do fornecedor, incluindo dados sobre a gestão da empresa, quem são seus diretores, como estão as finanças e dados fiscais, sua capacidade de atendimento e o quadro de funcionários.
Dessa forma, é possível avaliar a qualidade e a aptidão de uma empresa fornecedora em potencial em relação à demanda proposta, além de gerar uma análise detalhada sobre os riscos e o impacto que essa contratação pode gerar para o seu negócio.
Vale destacar, ainda, que, de forma similar ao conceito Know Your Supplier (KYS), que pode ser traduzido como “conheça seu fornecedor”, temos o Know Your Partner (KYP), ou “conheça seu parceiro”.
O primeiro é mais usado para fornecedores de suprimentos e prestação de serviços terceirizados, enquanto o segundo tem uma compreensão mais ampla, que abrange, mas não se limita, aos formatos citados.
De qualquer maneira, ambos podem ser entendidos como um processo de due diligence de terceiros. Isto é, uma estratégia usada para levantar informações, conhecer a operação e avaliar o nível de confiabilidade e risco em um potencial fornecedor com foco na mitigação de riscos, sejam eles operacionais, financeiros, fiscais, reputacionais ou quaisquer outros.
Como funciona o processo KYS?
O processo KYS funciona a partir da identificação das necessidades da empresa. Isto é, do que os gestores consideram essencial ser analisado para aprovar e trazer um novo parceiro para o fluxo comercial da companhia.
Esse critérios podem contemplar diversas questões, tais como:
ética;
reputação;
conformidade;
identificação de realização de práticas ilícitas;
histórico de sócios e parceiros comerciais, entre outros.
A escolha desses parâmetros depende de fatores como:
modelo de negócio;
riscos que as atividades da empresa contratante gera para as suas próprias operações e de terceiros;
leis e normas específicas do ramo de atuação;
objetivos a serem alcançados.
Quais os benefícios do Know Your Supplier para sua empresa?
São vários os benefícios do Know Your Supplier para o seu negócio. Na lista dos mais relevantes que você precisa conhecer, estão:
mitigação de riscos operacionais, financeiros, jurídicos, reputacionais, de desabastecimento, entre diversos outros;
aumento da qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos, resultando na entrega de soluções melhores para os clientes finais;
potencial para elevar o faturamento, decorrente do benefício anterior;
diminuição de gastos por conta da chance da identificação dos melhores custos-benefícios;
estruturação de uma cadeia de suprimentos mais sólida, aderente, segura, precisa e devidamente alinhada às necessidades, valores e propósitos da sua empresa.
Aproveite e confira também: "Onboarding de fornecedores: como automatizar o processo?"
Qual o impacto do KYS no processo B2B?
Processos B2B tendem a ser mais complexos que os realizados em negociações B2C. Especialmente pelo valor dos contratos — tanto financeiro quanto de melhorias que podem gerar — é comum haver vários tomadores de decisão nesse fluxo.
A questão é que toda essa complexidade também aumenta os riscos, pois como esse processo resulta na parceria firmada entre duas empresas, é essencial alinhar todos os detalhes para a negociação ser benéfica para ambos os lados.
Logo, conhecer o fornecedor é indispensável. Somente por uma análise aprofundada de como funciona, como atua, e qual é o nível de credibilidade e confiabilidade da empresa que se pretende contratar é que esses riscos podem ser mitigados.
Outro impacto do KYS no processo B2B é que essa prática ajuda a manter os negócios dentro dos parâmetros de conformidade.
Considerando que os fornecedores são devidamente avaliados, se for identificado algum problema legal — a exemplo de descumprimento de leis trabalhistas e ambientais — quem contrata consegue se proteger. Isso pode ser feito de duas maneiras:
recusando o fechamento da parceria e buscando por outro parceiro comercial;
avaliando o custo-benefício de assumir os riscos e registrando políticas, normas e regras da parceria em contrato.
De todo o modo, o KYS causa vários impactos positivos nos processos B2B, pois resguarda a companhia contratante de diversos problemas que podem afetar a parte financeira e a reputação da marca.
Sugestão de leitura: "Como encontrar fornecedores para sua empresa? 7 dicas infalíveis!"
Qual a importância do Know Your Supplier para a sua empresa?
O KYP se tornou um recurso importante para as empresas, pois ajuda, principalmente, a reduzir os riscos inerentes à contratação de fornecedores. Nesse cenário, alguns dos impactos positivos que podem ser obtidos com a prática são:
aumento da qualidade dos insumos, da matéria-prima e/ou dos serviços adquiridos de fornecedores;
menos chances de ter problemas com o descumprimento do prazo de entrega dos itens adquiridos;
garantia que leis e normas gerais e específicas do ramo de atuação do negócio estão sendo atendidas;
menos chances de sofrer penalidades legais e de comprometer a reputação da empresa.
Somado a esse ponto, o Know Your Supplier (KYP) faz parte das técnicas mais eficientes para garantir o compliance e executar uma boa gestão de riscos.
A ideia é adotar uma prática que seja tanto assertiva quanto flexível, permitindo um ajuste sob medida para o setor de compras, independentemente do mercado e do tipo de item de necessidade.
Como resultado, além de trazer para a sua base fornecedores mais confiáveis e realmente qualificados para atender às demandas do negócio, você tem a chance de melhorar a imagem da sua empresa.
Isso acontece por conta da estruturação de parcerias com empresas fornecedoras transparentes, que seguem normas, princípios e valores esperados por clientes, investidores e demais stakeholders.
Qual a relação entre KYS e compliance?
O compliance está em foco no mercado brasileiro, e isso não é de hoje. Ao longo dos últimos anos, casos de fraudes e de corrupção, como o que tivemos na Petrobras, foram cruciais para que surgissem mecanismos de defesa.
De modo geral, compliance significa estar em conformidade com as normas da legislação vigente, além de adotar uma conduta ética e adequada ao que é exigido para cada setor.
Para uma explicação mais detalhada sobre o conceito, confira este vídeo:
Qual a origem do compliance?
O compliance é originário da Lei Anticorrupção, que serviu para criar parâmetros seguros e éticos nas relações entre estatais e suas parceiras, mas também trouxe uma base de referências úteis para a formação de um processo mais eficiente de gestão de riscos.
Uma fraude pode ocorrer, por exemplo, por fornecimento de informações erradas ou ocultação de dados sobre condenações e restrições aplicadas a uma organização.
Aplicando o Know Your Supplier, é possível se desviar dessa ação desonesta, pois a técnica se baseia em dados reais, passíveis de comprovação e que apontam na mesma direção.
Por meio desse cuidado na qualificação de fornecedores, obtém-se uma vantagem estratégica interessante. Recusando fornecedores inaptos, somente aqueles capazes de acompanhar e estimular a evolução da sua empresa terão espaço para aquisições.
Considerando a busca pelo melhor custo-benefício como uma das principais responsabilidades do departamento de compras, ter uma listagem de fornecedores homologados aumenta as chances de sucesso.
Mais que isso, essa prática evita que empresas com alto nível de risco, e que adotam medidas contrárias ao que exige uma conduta ética, tenham contato com a contratante.
Por fim, é possível recusar empresas candidatas que não tenham capacidade para atender a demanda exigida, seja por falta de pessoas, recursos, meios de produção, estrutura logística ou por sofrerem sanções e embargos por entidades reguladoras.
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Exemplos práticos de aplicação do KYS
Como exemplo da relevância do Know Your Supplier (KYS), e até mesmo do Know Your Partner (KYP), podemos observar alguns mercados que enfrentam desafios para encontrar fornecedores de qualidade elevada e risco reduzido.
Por exemplo, empresas que precisam de serviços terceirizados, como limpeza e segurança, devem ficar atentas se os parceiros atuam de acordo com a nova lei da terceirização.
No mesmo cenário, atos cometidos por fornecedores podem causar grandes impactos às finanças e à reputação, como podemos observar no caso do Carrefour, quando um homem morreu após ser vítima de agressão por parte de seguranças terceirizados.
Outro exemplo no qual a aplicação do KYS é relevante são os casos de fornecedores que fazem uso de mão de obra escrava, seja na agropecuária, indústria têxtil ou outras áreas.
Entenda mais sobre o assunto lendo o artigo: "Trabalho escravo na cadeia de fornecedores: como proteger sua empresa?"
3 dicas de como aplicar do Know Your Supplier
A aplicação do Know Your Supplier está diretamente ligada às boas práticas de compliance nas estratégias de procurement.
O objetivo é coletar e avaliar o maior número de dados relevantes sobre um potencial candidato, conhecê-lo a fundo e, assim, saber se ele vale o seu investimento.
Com base nisso, nossas dicas para colocar o conceito KYS em prática na sua empresa são:
realize um bom processo de qualificação de fornecedores;
use a tecnologia como aliada para qualificar empresas fornecedoras;
utilize também ferramentas de Big Data nesse processo.
Confira, agora, os detalhes de cada uma.
1. Realize um bom processo de qualificação de fornecedores
O primeiro passo da lista de como aplicar o Know Your Supplier é seguir um processo de qualificação de fornecedores que seja assertivo, meticuloso e eficiente.
A gestão de fornecedores deve contar com uma estrutura bem desenhada, contemplando as informações mais importantes sobre a empresa contratante e suas demandas.
Deve-se definir quais os suprimentos que serão adquiridos, as quantidades e como os itens se encaixam na linha produtiva. Em seguida, cada item de necessidade deve ser colocado na matriz de risco para criar uma lista de prioridades.
Por fim, com base no tipo de item necessitado, são definidos os parâmetros a serem buscados pelo setor de compras e seguidos pelos fornecedores, envolvendo tanto o desempenho nos KPI de compras (que indicam o cumprimento da expectativa a cada pedido), quanto o respeito às boas práticas de compliance do ramo de atuação em questão.
2. Use a tecnologia como aliada para qualificar empresas fornecedoras
O KYS envolve adquirir uma grande quantidade de dados para comprovar o compliance nos fornecedores da cadeia de suprimentos, além de analisar diversos candidatos ao mesmo tempo. Por isso, é preciso buscar alternativas inteligentes e modernas para o processo.
A transformação digital no setor empresarial trouxe diversas vantagens que auxiliaram na formação de uma cadeia de suprimentos moderna e eficiente.
Entre as principais tecnologias do setor de compras, podemos citar software SRM (sigla para Supplier Relationship Management), um sistema para armazenar dados de fornecedores e monitorar as interações com cada um.
Ainda nesse segmento, podemos indicar também ferramentas de e-procurement, como a oferecida pela Linkana.
3. Utilize também ferramentas de Big Data nesse processo
Big Data é o conceito de coletar e processar dados em uma escala grandiosa. Para se classificar como Big Data, é necessário obter um grande volume de dados — proveniente de diversas fontes e em variados formatos, estruturados e não-estruturados —, coletando e processando todos eles em altíssima velocidade.
A prática vai muito além da capacidade de softwares básicos e tradicionais para a coleta de dados, sendo necessário atrelar outras tecnologias de Business Intelligence e Machine Learning para a sua implementação.
Apesar do desafio, o uso do Big Data na prática do KYS é muito indicado, uma vez que o sistema é desenhado para adquirir documentos de diferentes formatos e bancos de dados, sem demandar o tempo que uma pessoa precisaria para verificar e classificar cada um manualmente.
Dessa forma, a combinação de estratégias permite um aproveitamento elevado do tempo que se gasta com a verificação de compliance dos fornecedores, garantindo, assim, uma relação mais confiável e consolidada.
Como fazer uma investigação de KYS?
Para fazer uma boa investigação de KYS, é preciso seguir alguns parâmetros, tais como:
definir quais critérios e perfis são esperados do fornecedor contratado;
analisar condutas éticas, comportamentais e de compliance do fornecedor;
levantar informações sobre processos, envolvimento em fraudes e outros problemas nos quais, possivelmente, a empresa a ser contratada pode estar envolvida;
verificar suas práticas trabalhistas e analisar o atendimento às leis pertinentes ao setor;
confirmar a capacidade de atendimento do fornecedor, considerando qualidade, quantidade, prazo de entrega, entre outros pontos relacionados.
Quais são as ferramentas e tecnologias que ajudam no processo KYS?
Já citamos o Big Data e o SRM como exemplos de tecnologias que ajudam no processo KYS, certo? Porém, existem várias outras ferramentas e soluções também podem ser usadas, como:
Business Intelligence (BI);
plataformas de due diligence;
sistemas de gestão de fornecedores;
ferramentas de gestão de contratos.
Entenda a aplicação de cada uma.
Business Intelligence (BI)
As ferramentas baseadas em Business Intelligence — ou Inteligência de Negócio, em português — viabilizam processos de coleta, análise, armazenamento e organização de dados.
Basicamente, esses recursos transformam dados brutos em informações valiosas que podem (e devem) ser usadas para embasar tomadas de decisão estratégicas.
Plataformas de due diligence
O due diligence (diligência prévia ou diligência devida) é um processo de investigação aprofundada de potenciais parceiros comerciais, a fim de identificar quais riscos as contratações podem gerar.
Como é um fluxo muito complexo de análise, que envolve diversos documentos e levantamentos, o ideal é uma ferramentas que realizem todas, ou boa parte das etapas de due diligence automaticamente.
A ferramenta de consulta de CNPJ da Linkana, por exemplo, pode ser utilizada no início desse processo, entregando gratuitamente informações do cadastro de qualquer empresa brasileira.
Sistemas de gestão de fornecedores
Existem disponíveis no mercado diversos softwares de gestão de fornecedores. Essas plataformas de gerenciamento reúnem todos dados desses parceiros comerciais, facilitando a qualificação, análise de desempenho, e muito mais.
Por entregar uma visão completa é possível, inclusive, comparar fornecedores e identificar em menos tempo o mais preparado para atender a demanda de abastecimento da empresa.
Ferramentas de gestão de contratos
A gestão de contratos é uma parte bem delicada do relacionamento com terceiros. Isso porque, é fundamental garantir que todas as ações necessárias para a construção desse documento aconteçam livre de falhas.
Assim, é preciso considerar desde a elaboração do contrato, incluindo quais cláusulas precisam ser inseridas, como será o recolhimento das assinaturas, a forma de envio das vias para as partes, armazenamento, entre outras tarefas.
Uma vez assinado, é preciso acompanhar esse documento, verificando não apenas a data de vencimento, mas também se todo o acordado está sendo cumprido corretamente durante a vigência.
Assim como outras atividades administrativas, fazer a gestão de contratos manualmente demanda tempo e aumenta consideravelmente as chances de erros. Por isso, também nessa etapa da contratação de fornecedores, é importante contar com a tecnologia para otimizar e automatizar todo o fluxo.
Aproveite que está aqui, no blog da Linkana, e confira: "Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento"
Como automatizar as verificações de KYPs?
Diversas soluções podem contribuir com a realização de uma investigação de KYS, a exemplo da oferecida pela Linkana, que realiza a consulta automatizada de documentos públicos por CNPJ.
Para isso, nosso sistema usa o recurso “Robot Process Automation”, que escaneia diversos bancos de dados e coleta informações para que o setor de compras possa se concentrar na análise prática das referências para conhecer o fornecedor.
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Veja este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é e como funciona um SRM.
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