Onboarding de fornecedores: como automatizar esse processo?
O onboarding de fornecedores é um processo que busca integrar novos parceiros a uma empresa.
Essa etapa de introdução e adaptação precisa ser estratégica tanto quanto a entrada de clientes e colaboradores. Isso porque o trabalho do fornecedor é crucial para a eficiência operacional.
Imagine, por exemplo, um novo fornecedor que não cumpra prazos e desconheça a dinâmica de funcionamento do seu negócio. Isso pode impactar negativamente a eficiência da estrutura interna, bem como a jornada de compra do cliente.
Visto esse panorama, que tal entender qual é o objetivo do onboarding de fornecedores, sua importância e como implementá-lo na sua empresa? Leia o conteúdo até o fim para saber mais!
Qual o conceito de onboarding?
Todo negócio precisa de uma cultura organizacional sólida e uma dinâmica bem definida de processos para garantir o padrão e a excelência diária na performance e nos resultados.
Tendo em vista a rotação constante de novos clientes, colaboradores e fornecedores, o onboarding acaba por tornar-se uma atividade estratégica no cotidiano empresarial
Mas, afinal, o que é onboarding? Em tradução livre, o termo significa “a bordo”, cujo paradigma é colocar um novo integrante dentro de um processo.
No caso dos colaboradores, essa ação é fundamental para a perfeita integração deles ao ambiente de trabalho, facilitando a adaptação e retenção.
Quando nos referimos a onboarding de clientes, consiste no fornecimento de informações e orientação que os ajude a utilizar todos os recursos do produto e/ou serviço adquirido.
O que é onboarding de fornecedores?
O onboarding de fornecedores é um processo que tem como propósito agregar novos fornecedores ou prestadores de serviço à estrutura operacional de uma organização.
O principal objetivo é garantir uma imersão minuciosa da nova prestadora de serviço com o seu negócio. Além da avaliação de elementos de conformidade legal, esse também é o momento de apresentação.
Durante o processo de inclusão, o novo fornecedor conhecerá os detalhes de funcionamento e dinâmica da empresa. Isto é, um fluxo natural para que a relação comercial entre ambas as partes fique alinhada.
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Qual a importância do onboarding de fornecedores?
Realizar um minucioso onboarding de fornecedores é também uma prática de governança que busca a criação de protocolos de atuação do novo parceiro comercial.
Esse processo tem como finalidade garantir que o início dos trabalhos ocorra com adaptação rápida e performance eficiente.
O segmento da área comercial que lida com a contratação de novos fornecedores usa essa prática para mitigar erros, tais como:
verificação de inconformidades legislativas;
conhecimento das normas do contrato comercial acordado;
detalhes da cultura organizacional e valores da empresa contratante;
treinamento EAD ou presencial para execução das tarefas.
O valor estratégico dessas ações, por sua vez, está relacionado ao fato que os parceiros comerciais são uma modalidade de negociação B2B, na qual eles, praticamente, viram um membro da organização.
Isso acontece porque o fornecimento de materiais e serviços para a cadeia de suprimentos é fundamental para o bom andamento dos processos internos, desde a atuação do setor produtivo até a performance da equipe de vendas.
Dessa forma, o onboarding de fornecedores possibilita a execução de governança, controle e treinamento para que a atuação do parceiro comercial seja produtiva.
Onde aplicar o onboarding de fornecedores na sua empresa?
Para você entender melhor como funciona o onboarding de fornecedores, saiba que esse método se aplica bem em companhias dos mais variados setores. Alguns exemplos são:
indústria;
saúde;
construção civil;
serviços financeiros;
medicina diagnóstica;
indústria farmacêutica;
hipermercados;
indústria alimentícia, entre outros.
Quando atendidos pela Linkana, esses setores têm acesso a um sistema que realiza o cadastro dos fornecedores de forma otimizada, rápida e precisa, com funcionalidades que ajudam a verificar a regularidade dos parceiros.
Além disso, também têm acesso a uma base de dados de fornecedores compartilhados. Por meio da qual o comprador tem acesso a dados de mais de 6 mil fornecedores da nossa rede, devidamente validados, entre diversas outras funções
Como fazer onboarding de fornecedores?
O processo de onboarding de fornecedores pode gerar muita dor de cabeça para o seu time. São diversos documentos a serem avaliados, que podem chegar por e-mail, mensagem ou algum canal de comunicação e se perder na burocracia.
Afinal de contas, o tempo gasto para conferir cadeias de troca de mensagens por correio eletrônico, adicionar certidão uma a uma e atender diversas chamadas telefônicas são rotinas demasiadamente desgastantes.
A boa notícia é que o processo de onboarding pode ser simplificado.
A Linkana, por exemplo, disponibiliza o Portal de Fornecedores, um canal específico para recebimento de certidões, dados cadastrais ou informações para que o fornecedor possa ser cadastrado na sua base. Tudo de forma online e prática!
Com o Portal de Fornecedores sua equipe receberá todos os documentos por um mesmo canal, e poderá aprová-los em um mesmo ambiente de forma simples e rápida. Saiba como centralizar os documentos por meio da nossa página!
Confira também: "Como fazer a gestão de fornecedores com excelência?"
Por que automatizar o processo de onboarding de fornecedores?
Você conhece a expressão “Know Your Supplier”? Em português, o termo significa “Conheça Seu Fornecedor”, que corresponde à criação de métodos de análise com o objetivo de identificar possíveis fornecedores.
A prática do KYS permite avaliar processos antes da contratação de produtos e serviços de fornecedores, visando proteger seu empreendimento de fraudes.
Nesse sentido, a automatização pode levar o seu negócio a conhecer mais profundamente os novos parceiros, uma vez que é fundamental para o seu negócio e seus stakeholders ter a certeza de que estão em conformidade com as leis e normas do seu ramo de atuação.
Além disso, a fonte de dados obtidos em empresas automatizadas é importante para a prática de Know Your Supplier, pois a realização desse trabalho manualmente é cara e longa, já que demanda muitos colaboradores para realizar as pesquisas.
Logo, uma solução encontrada para otimizar o fluxo de admissão de fornecedores conforme as práticas de KYS é a automação do onboarding de fornecedores.
Sendo assim, podemos avaliar cinco motivos para implementar um processo de automação. São eles:
redução de riscos: o onboarding automatizado possibilita uma análise rápida de informações usando somente o CNPJ do fornecedor, o que diminui a quantidade de riscos, já que a empresa saberá se ele está em situação regular;
aumento de produtividade: o onboarding digital proporciona o aumento da produtividade da equipe, uma vez que a análise dos documentos pode ser realizada em poucos cliques;
veracidade das informações: a busca automatizada propicia encontrar documentos disponibilizados por órgãos governamentais, o que reforça a segurança das informações e reduz a chance de erros;
garantia de compliance: ter a certeza de que o fornecedor está em conformidade com as leis é um “respiro” inicial para a empresa, o que evita manchar a reputação.
Leia também: Compliance: o que é, tipos, vantagens e saiba como aplicar
Como automatizar o onboarding de fornecedores?
A automação de consultas é um meio de verificação de dados via API, o que torna possível agrupar consultas e validações ao sistema de gestão de fornecedores. Esse processo permite realizar a validação de CNPJ em fontes de dados como Receita Federal e Sintegra, por exemplo.
A integração entre sistemas possibilita que as consultas façam parte do fluxo de cadastro de novos fornecedores em seu sistema e, assim, conhecer a situação do seu futuro fornecedor.
Seguindo essa linha, é importante você saber como implementar o onboarding de fornecedores na sua empresa de forma automatizada. Para isso, você pode contar com a Linkana!
Como a Linkana ajuda esse processo?
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.
Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.
Somente a solução da Linkana resolve a maior falha de procurement da atualidade, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.
Ao contar com esse recurso, o processo de onboarding de empresas fornecedoras é otimizado, sendo concluído em bem menos tempo e com resultados melhores.
Vantagens de contar com uma fundação de dados compartilhados
Mas, além dessa melhoria, a fundação de dados compartilhados oferecida pela Linkana também gera benefícios como:
redução do tempo de busca por fornecedores: visto que o time de compras e procurement terá acesso a mais de 6 mil cadastros de empresas fornecedoras devidamente preenchidos e atualizados com as informações iniciais mais importantes;
aumento da produtividade: obtido por conta da diminuição de tempo que acabamos de citar, o que contribui para deixar os profissionais livres para se dedicarem a outras ações estratégicas de procurement e compras;
construção mais rápida de um relacionamento com os fornecedores: pois não será necessário solicitar dados e informações para fazer as primeiras análises e iniciar a parceira, pois tudo estará na nossa base de dados de fornecedores compartilhada.
Atualmente, apostar em inovação é um caminho imprescindível que todo empreendedor deve seguir para se manter competitivo e eficiente no seu segmento de mercado.
A Linkana ajuda com essa jornada otimizando o processo de onboarding da sua empresa e com diversas outras funcionalidades.
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