O que é compliance em compras e como obter sucesso nesse conceito?

O setor de compras de uma empresa é responsável pela pesquisa, aquisição, negociação e tomada de decisões em relação às propostas de fornecedores, tarefa essencial para a operação ao garantir a saúde da cadeia de suprimentos e qualidade do produto final.

Quando o assunto é procurement, como também podemos identificar este setor, é muito importante atuar ativamente na mitigação de riscos e redução dos custos. Uma empresa bem-sucedida precisa garantir o bom uso dos seus recursos e atingir o compliance para dar estabilidade ao processo de suprimentos.

Podemos entender por isso que compliance em compras é um conceito de grande importância. Se você ainda tem dúvidas sobre o tema e quer dicas de como explorar esse caminho para levar sua empresa ao sucesso, preparamos um guia completo de compliance em compras nesse artigo. Leia e saiba mais.

Responsabilidades do setor de compras

As engrenagens de uma empresa precisam se movimentar de maneira contínua e harmoniosa, mesmo em meio às movimentações naturais do mercado. Entre os setores internos mais importantes para esse processo está o de compras ou procurement.

As responsabilidades desse setor estão diretamente ligadas à decisão de quais fornecedores serão integrados à cadeia de suprimentos de insumos e serviços de uma empresa.

De forma direta, as etapas seguidas no ciclo de compras são:

  • Analisar requisições de compras de materiais e serviços;
  • Realizar a qualificação e homologação de fornecedores;
  • Solicitar e avaliar cotações;
  • Identificar o melhor fornecedor e negociar o valor ideal;
  • Realizar a compra;
  • Acompanhar e garantir o cumprimento dos prazos de entrega;
  • Recebimento de nota fiscal e baixa do pedido de compra;
  • Aprovar o pagamento do fornecedor.

Tais atividades devem seguir as políticas de compras e compliance, bem como os valores estabelecidos pela gestão da empresa em relação aos seus fornecedores. 

Importante destacar que o responsável pelo procurement deve ter uma postura ativa e analítica. Não basta comparar números e presumir valores, é preciso analisar as informações e documentações de fornecedores para identificar falhas ou forças em cada proposta de negócio.

Assim, podemos alcançar os principais objetivos da gestão de compras, que são:

  • Manter a produção da empresa sempre alimentada através do fluxo ideal de suprimentos;
  • Encontrar o balanço ideal de investimento mínimo, menor custo logístico e maior rentabilidade na cadeia de suprimentos;
  • Garantir o menor custo de aquisição enquanto garante o padrão de qualidade e volume estabelecidos para a produção;
  • Realizar a negociação de compras em um processo transparente, honesto e justo, que resulte nas melhores condições de pagamento.

O que é compliance em compras?

Para entender o conceito de compliance em compras, primeiro devemos relembrar a definição de compliance no que diz respeito a administração de uma empresa e gestão de fornecedores.

Compliance, vem do verbo inglês to comply, que se entende como a ideia de cumprir algo ou um requerimento pré-estabelecido. Assim, compliance em empresas significa que ela segue as normas e está em conformidade com os requerimentos do setor.

Por consequência, estar em compliance em compras significa que os fornecedores homologados e a gestão da cadeia de suprimentos estão de acordo com as regras de conduta definidas, seguindo os parâmetros quantitativos, qualitativos e de ética, estabelecidos na política de compras e compliance de uma empresa.

Para atingir excelência nesse conceito, as soluções de compliance devem estimular uma cultura de comprometimento, honestidade, ética e transparência nas relações com fornecedores.

Irregularidades, certificações expiradas e má reputação devem ser verificadas durante a qualificação do fornecedor e revisitadas na manutenção do fornecedor homologado, para garantir que o cumprimento das regras de conduta se mantenham por toda a interação da gestão de compras com o fornecedor.

Qual a importância do compliance em compras?

A importância do compliance em compras está principalmente ligada ao combate à fraudes, falhas de fornecimento e conservação de uma conduta ética pela contratante e seus fornecedores, mantendo a sua idoneidade e boa reputação.

As ameaças ocasionadas por fraudes e irregularidades no processo de compras são numerosas. Além do risco iminente de prejuízo financeiro, impacto na produção, perda de qualidade do produto final e outros fatores internos, existe o risco de consequências no âmbito legal.

Exemplo disso é a Lei 12.846, a lei anticorrupção, que determina que gestores e empresas envolvidas em práticas fraudulentas, com o intuito de lesar a administração pública para benefício próprio, poderão ser submetidos a consequências legais em diferentes esferas.

O risco aqui é manter um relacionamento com uma empresa fornecedora que opera em desacordo com a legislação. É responsabilidade do setor de compras aferir a conformidade de um fornecedor, já que contratar um fornecedor com pendências de qualquer esfera pode levar a empresa contratante a sofrer sanções, penalizações ou mesmo manchar a sua reputação.

Como elaborar uma política de compliance em compras?

Mesmo que compliance seja um conceito amplo e aplicável aos mais diversos setores internos de uma empresa, como compliance tributário ou trabalhista, por exemplo, ele tem um papel de destaque na política de compras de uma empresa.

Entre as ações mais importantes para implementar a política de compras e compliance, temos as seguintes:

  • Definição de critérios: essencial para o processo de seleção de fornecedores, definir os critérios e parâmetros relevantes que devem ser cumpridos pelos candidatos a parceria para garantir sua idoneidade;
  • Processo de qualificação de fornecedores: etapa de verificação dos aspectos reputacionais, regulatórios e financeiros de um fornecedor em potencial; 
  • Homologação: consiste em aferir a capacidade de entrega do fornecedor em relação ao objeto da contratação;
  • Negociação e fechamento de contrato: São feitas propostas ao fornecedor, visando encontrar o menor custo, que seja um valor justo para o parceiro e que ofereça as condições ideais de fornecimento de insumos para a cadeia de produção;
  • Monitoramento: a etapa de monitoramento consiste em avaliar se não houve mudança no status de qualificação e homologação técnica no decorrer do ciclo de vida do fornecedor;
  • Investigação e correção: além da atuação preventiva à falhas através do monitoramento, é preciso definir ações de investigação e correção para enfrentar denúncias e corrigir falhas nas práticas adotadas por fornecedores terceirizados.

Com essas atividades, o setor de compras acaba otimizando sua atuação e tem um protocolo de atuação para todas as situações possíveis, permitindo que o trabalho analítico fique ainda mais ágil e eficaz.

Soluções em compliance

A administração de grandes empresas ficou engessada em velhos hábitos por muito tempo, principalmente em países emergentes como o Brasil. 

Com a globalização, tivemos a entrada de organizações internacionais em nosso mercado, que aumentou a concorrência mas também provocou a busca por novas tecnologias e ferramentas que facilitam a gestão de compliance e aumentam nossa competitividade.

Vemos no perfil dos gestores uma maior abertura para a adoção de novas ferramentas, sobretudo quando o assunto é a digitalização das compras 4.0, o chamado e-procurement 4.0.

Para compreender o caminho que percorrido pelo setor de compras até o 4.0, veja o vídeo onde Donald Neumann explica essa evolução:

Para o setor de compras, destacamos as novas soluções em compliance, que auxiliam a gestão de fornecedores desde sua qualificação e homologação, até a manutenção dos contratos firmados em sua decorrência.

Entre essas ferramentas, podemos citar o exemplo da Linkana, um serviço dedicado à a mitigação de riscos e desburocratização do processo de qualificação de fornecedores em diversos setores, incluindo o compliance em compras.

A solução oferecida funciona a partir da automatização da coleta de informações sobre fornecedores, criando uma rede acessível pelos responsáveis por cada setor de uma empresa, identificando falhas, pendências e encurtando o processo de avaliação de fornecedores.Os benefícios para o compliance em compras vão desde a maior assertividade, ganho organizacional, identificação de alertas, sistema de notificações e redução de tempo gasto. Como sabemos, tempo é dinheiro e a tecnologia oferecida nesse investimento pode gerar grande economia e tranquilidade para a operação da sua empresa.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.