Como fazer a gestão de risco de fornecedores

Riscos no mundo dos negócios são classificados como efeitos, diretamente ligados a assuntos internos da empresa ou mesmo externos, relacionados a terceiros, que podem provocar danos materiais, de imagem ou qualquer tipo de ônus para o empreendimento.

Com base nisso, o objetivo de um gestor competente deve ser mitigar riscos, ou seja, diminuir a probabilidade deles ocorrerem, bem como o impacto que eles podem ter nos seus negócios. Além disso, é preciso planejar a retomada para reparar os danos e garantir a saúde da empresa.

Nesse artigo, vamos dar exemplos de como realizar corretamente a gestão de risco com os fornecedores. Isso porque empresas precisam de parceiros para atividades específicas e insumos. Assim, quanto maior a operação, mais parcerias se fazem necessárias. E os riscos acompanham essa crescente.

Como funciona a gestão de risco de fornecedores?

Primeiramente, definimos que a gestão de riscos é responsável por garantir que o lucro da empresa não seja afetado por uma eventual pendência ou falha no processo de Compliance. O lucro, nesse caso, pode ser afetado direta ou indiretamente.

Entre os fatores indiretos que podem causar insegurança e abalar o desempenho comercial de uma empresa, a atuação de seus fornecedores é a uma das mais voláteis. Desse modo, uma empresa precisa combater práticas que colocam em dúvida a sua própria honestidade pela ação de terceiros.

Com isso, temos a importância e a própria definição do que é a gestão de riscos de fornecedores, que nada mais é que o conjunto de medidas adotadas por uma empresa para garantir que os seus parceiros seguem um código de conduta dentro das normas legais e evitar que falhas no ambiente deles atinjam a operação no sentido macro.

A gestão de riscos de fornecedores tem a responsabilidade de elaborar os cenários onde falhas eventualmente acontecem e agir de maneira preventiva, com planejamento e ações que avaliam e certificam cada relação que se tem com outras empresas que fornecem matéria-prima, serviços e insumos diversos.

A real importância da gestão de risco de fornecedores

Quando uma empresa contrata um fornecedor, é comum pensarmos que a negociação entre as partes sobre a demanda, prazos, nível de qualidade e custo da operação seria a parte mais importante e complicada do processo.

No entanto, não é bem assim. Antes de uma negociação ocorrer, é preciso fazer uma análise sobre a qual nós, da Linkana, estamos diretamente familiarizados, que é a homologação de fornecedores. Nesse processo, é feita uma análise completa de informações públicas e privadas que garantem o compliance, cumprimento das regras, por parte dos fornecedores.

Isso ocorre porque realizar com suas próprias mãos uma atividade ilícita ou mal-vista não é a única forma de ter responsabilidade sobre ela. É possível corroborar, agir como um enabler de determinada atividade, ao contratar uma empresa que a exerce.

Ainda assim, a importância da gestão de risco de fornecedores vai além. Não basta certificar que essa possibilidade exista, é preciso muitas vezes combater uma possível falha de interpretação que leve a crer que ela ocorreu, mesmo que isso não passe de um equívoco por parte do público ou fruto de fake news.

Não é por acaso que danos à imagem são uma das maiores preocupações das organizações empresariais, atingindo 91% dos gestores. De acordo com pesquisa da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, 85% das empresas têm receios quanto ao surgimento de notícias falsas a seu respeito.

Para a gestão de riscos, esses dados são relevantes pela natureza da situação. Com a imprevisibilidade desses acontecimentos, é importante evitá-los e, da mesma forma, saber trabalhar o damage control depois que essas “bombas” explodem.

Um exemplo disso é a gestão de riscos e Compliance em meio a pandemia da covid-19, por exemplo, como abordado no quadro ADM Alive, no canal do YouTube da CRA-RJ, confira:

Fatores e exemplos da gestão de riscos

Um dos maiores exemplos de gestão de risco eficiente vem através de um processo de homologação de fornecedores que seja capaz de identificar pendências na operação desses parceiros. 

Por exemplo, a Linkana usa a tecnologia de processamento massificado de bases de dados e Robotic Process Automation (RPA) para coletar o máximo de informações públicas sobre um potencial fornecedor, antes mesmo de convidá-lo a participar de um processo de contratação ou concorrência.

Isso evita o contato mais superficial e básico com empresas que possuem pendências em aberto, sejam elas de qualquer natureza, mesmo que as mesmas se esforcem para esconder tais informações.

São muitas as pendências que podem ser encontradas em um fornecedor e que acabam por ameaçar a imagem, idoneidade e o patrimônio da empresa contratante. Entre eles, podemos citar:

  • Documentação regulatória: para o regular exercício de suas atividades empresariais, todas as empresas precisam possuir todos os alvarás, licenças e certificações necessárias para comprovar o cumprimento de suas obrigações junto ao poder público. A ausência de quaisquer desses documentos em uma empresa pode ocasionar em multas, ou até interrupção das atividades exercidas. A exposição de fornecedores irregulares muitas vezes mancham a imagem das empresas contratante indiretamente, pois as mesmas legalmente também podem ser consideradas responsáveis pela fiscalização de tal documentação, inclusive  podendo ser também penalizada pela ausência de uma ou mais delas.
  • Inconformidades trabalhistas: empresas que apresentam uma alta rotatividade de funcionários, estejam enfrentando processos na justiça trabalhista ou que contam com histórico de desrespeito às leis do trabalho oferecem risco em potencial para a operação da contratante e podem gerar responsabilidade cruzada caso sejam prestadoras de serviço terceirizado, por exemplo;
  • Infrações ambientais: muito comum entre fornecedores de matéria-prima e plantas de processamento, a ocorrência de processos ambientais ocorre por desrespeito às leis de proteção ambiental, como descarte de dejetos e manutenção de mata nativa, podendo interromper ou prejudicar o fornecimento de insumos;
  • Corrupção: atividades ilícitas, que envolvem desde a infrações junto a administração pública, problemas em licitações, entre outras a outras práticas criminosas podem manchar a reputação de uma empresa de forma definitiva e costumam apresentar uma gravidade elevada de riscos e prejuízo, sendo essencial a tomada de medidas protetivas ao selecionar os fornecedores e checar as suas conformidades legais;
  • Problemas financeiros: indicadores fiscais, financeiros ou de crédito são excelentes parâmetros para averiguar se uma empresa possui capacidade de cumprir com suas demandas contratuais, bem como demais obrigações perante o governo e colaboradores. Eventuais problemas de insolvência de um fornecedor podem gerar sérios danos à empresa contratante, que vão desde ruptura em contratos de fornecimento, à responsabilização subsidiária ou solidária por débitos não honrados.
  • Risco à imagem: os riscos à imagem podem ocorrer como consequência de inconformidades ligadas a qualquer um dos fatores anteriores, como seria o caso em fornecedores indiciados por suspeita de trabalho escravo, crimes ambientais de grande proporção e escândalos de corrupção ligados à política. São fatores de forte peso na opinião pública e merecem maior atenção no processo de qualificação.

Conhecendo as fontes de ameaça para uma empresa, podemos então elaborar os fatores que contribuem para uma gestão de riscos eficiente e capaz de identificar potenciais falhas nos fornecedores. São eles:

Abrangência e clareza dos contratos de fornecedores

O contrato de um fornecedor é a base para a gestão de riscos, isso porque o documento tem representação legal sobre o conhecimento e acordo entre as partes em relação as regras que devem ser seguidas.

Isso significa que regras precisam estar claras para serem então respeitadas. Depois disso, fica mais fácil definir a responsabilidade sobre o erro e realizar a blindagem da empresa contratante contra os danos.

Compliance e alinhamento de atividades

Essencial para a gestão de fornecedores é a definição de políticas internas para relacionamento com parceiros. Por consequência, garantir o alinhamento entre as políticas adotadas pelo contratante e o que é entregue pelo fornecedor contratado certifica a eficiência no Compliance através do cumprimento das regras estabelecidas.

Padrão de qualidade

Manter a qualidade quando seu produto depende de diversos fornecedores entregarem insumos e matéria-prima no mesmo nível exigido é uma tarefa difícil, obtida unicamente através da definição de um padrão e a exigência de que ele será seguido, além de incluir na operação qual será a resposta imediata da empresa caso ele não seja atingido.

Validação constante

Por fim, a auditoria dos fornecedores homologados é uma parte muito importante para a gestão de risco. O cumprimento das regras de conduta hoje não garante que isso se manterá eternamente, por isso todas as certificações emitidas para um fornecedor tem prazo de validade estabelecido.

Ao fim desse prazo, é necessário validar novamente que a empresa fornecedora não tem pendências em aberto que possam prejudicar a contratante.

A gestão de risco de fornecedores vai muito além da mitigação de riscos. Compliance é uma cultura que deve permear os relacionamentos entre empresas. Gerenciar crises, reparar danos e fazer o uso de ferramentas que combatem o seu início é essencial.

É por isso que a Linkana existe, para diminuir a burocracia e lentidão no processo de qualificação de fornecedores ao mesmo tempo que aumenta sua eficiência. Conheça nossos serviços e veja como podemos auxiliar na gestão de fornecedores e de riscos da sua empresa.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.