Processo de Due Diligence de Fornecedores: Quais informações pedir para realizar esse processo?
Com a pandemia do COVID-19, os riscos elevaram-se para empresas em diversos países, principalmente no Brasil. Segundo pesquisa da fornecedora de dados de mercados financeiros, Refinitv, realizada com 16 países, 43% dos relacionamentos com terceiros não estão sujeitos a nenhuma forma de verificação de due diligence dentro de empresas. Já no Brasil, a pesquisa constatou que em apenas 50% dos relacionamentos com terceiros foram realizados o processo de due diligence.
A pesquisa demonstra o quanto as empresas estão expostas a diversos riscos durante a pandemia do COVID-19, e após ela também. Tendo isso como base, observa-se que o processo de due diligence vem como uma forma de reduzir os riscos e tornar o controle dos terceiros muito mais confiável. Mas o que é esse processo?
O processo de due diligence nada mais é que uma investigação que tem como intuito levantar e avaliar todos os futuros riscos que podem existir com um produtor antes que sua empresa feche uma parceria.
Certas empresas por não terem áreas tão bem estruturadas nesse assunto acabam por não compreender exatamente quais documentos cobrar do seu fornecedor. Muitas delas não entendem a importância de fazer o processo de due diligence. Por isso, neste artigo vamos abordar quais tipos de documento ou informações deveriam ser pedidas de acordo com o tipo de acompanhamento ou homologação que a sua empresa pode querer fazer com o fornecedor.
Quais áreas da empresa fornecedora são pesquisadas nesse processo de due diligence?
Muitas empresas se sentem alarmadas com o processo de due diligence, visto que será feito uma busca mais aprofundada do seu histórico no mundo dos negócios. É importante sempre lembrar que esse processo é feito com o intuito de melhorar a governança corporativa e o objetivo, não buscar furos, mas prevenir futuros riscos tanto operacionais como reputacionais.
E na hora de fazer esse processo de due diligence temos que ter em mente que diversas áreas da empresa podem ser analisadas, neste artigo, listamos certidões e documentos que podem ser solicitados para avaliar o fornecedor nas seguintes aspectos:
Fiscais
Financeiro
Trabalhista
Ambiental
Previdenciário e tributário
Anticorrupção
Segurança da informação
Por isso é sempre importante ter em mente quais regras e áreas são adequadas para cada relação da sua cadeia de fornecimento, identificando sempre os riscos que podem ser trazidos.
Para iniciar esse processo é necessário levantar algumas informações fiscais sobre o seu fornecedor, tais como:
Porte da empresa;
Alvará e Licença de funcionamento;
Inscrição Estadual e Municipal;
Número de funcionários, endereço e localização.
Além disso, ter o Contrato Social daquele fornecedor, Comprovante Cadastral e de Inscrição do CNPJ e verificar o CNAE é essencial também, visto que assim é possível confirmar se as atividades que ele irá prestar para sua empresa estão realmente de acordo com objeto do seu ato constitutivo.
Financeiro
Na área financeira é recomendado verificar o capital social e a situação patrimonial do fornecedor, além de fazer uma consulta às entidades de proteção de crédito, para atestar se a empresa está em dia com seus compromissos financeiros e com aqueles com quem se relaciona.
Pedir os balanços e demonstrações financeiras daquele fornecedor e saber se ele está ou não adimplente com o fisco ou com outros parceiros, pode evitar que ele deixe de honrar as obrigações do contrato caso seja necessário pagar uma dívida alta.
Trabalhista
Do ponto de vista trabalhista, onde sabemos que a responsabilidade é solidária (de acordo com o art. 2 da CLT), é importante verificar se seu fornecedor não está envolvido com exploração ilegal de mão de obra, informação que pode ser verificada no Cadastro de Empregadores com Trabalhadores com Condições Análogas à de Escravo.
Outra questão importante nesta área do processo de due diligence, é verificar se o fornecedor está arcando com o FGTS dos funcionários, observando a Lista de Devedores do FGTS e Certificado de Regularidade do FGTS. Além disso, é essencial verificar o número do passivo trabalhista e se nele há existência de débitos não cumpridos na Justiça do Trabalho, informações que podemos encontrar na CNDT - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
Ambiental
Já no quesito ambiental, o certo é verificar se seu fornecedor está exercendo suas atividades de forma sustentável e sempre buscando o mínimo de impacto no meio-ambiente. A recomendação é sempre pedir autuações ou certificados que comprovem isso, como o de Autuações Ambientais e Embargos do IBAMA.
Previdenciário e Tributário
Neste tipo de auditoria, existem certidões como a Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida da União, necessária para verificar se seu fornecedor está com os impostos em dias, assim como as estaduais de débitos tributários da dívida ativa e de não escritos também. Estes documentos comprovam a regularidade da sociedade com relação às suas contribuições previdenciárias e às devidas à terceiros. Na área previdenciária é conveniente ter as listas de devedores da Dívida Ativa Previdenciária e Não Previdenciária da União.
Outro documento que deve ser analisado é o Cadastro Centralizado do Contribuinte do SINTEGRA, a partir dele é possível verificar se o fornecedor está em dia com sua regularidade junto aos fiscos estaduais para comercializar suas mercadorias de maneira interestadual, documento significativo pois caso ele esteja irregular pode acabar acarretando grande risco na linha de produção da sua empresa.
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Anticorrupção
Realizar o processo de due diligence nesse âmbito é essencial e pode prevenir riscos reputacionais gigantescos para sua empresa. Casos como o da Operação Lava-Jato, considerada uma das maiores iniciativas de combate à corrupção e lavagem de dinheiro do Brasil e da história mundial, trouxeram uma ampla investigação nesta área da Administração Pública.
Um site público que é uma ótima ferramenta de pesquisa nessa auditoria é o portal da transparência do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União (CGU), através dele é possível consultar documentos como os Acordos de Leniência, e assim verificar se o fornecedor já esteve envolvido em infrações contra o poder público.
Outros documentos são necessários para serem pedidos nessa área, e também podem ser encontrados nos portais de poder público, o CEIS (Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas), o CEPIM (Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas), neste encontra-se a lista de entidades privadas, sem fins lucrativos, que estão impedidas de realizar convênios, celebrar contratos ou termos de parceria, e o CNEP (Cadastro Nacional de Empresas Punidas).
Já pelo Tribunal de Contas da União, é possível verificar a Lista de Licitantes Inidôneos, um compilado dos responsáveis declarados inidôneos para participação em licitações da administração pública federal, e uma Lista de Responsáveis com Contas Julgadas Irregulares. Se ainda quiser mais uma última olhada, ainda é possível entrar no site do TSE e verificar se seu fornecedor já esteve ou está participando de alguma doação eleitoral.
Segurança da Informação
Recentemente entrou em vigor uma nova legislação no Brasil, a LGPD, ou, Lei 13.709 de 2018, que vem para criar um cenário de segurança jurídica, com a padronização de normas e práticas, para promover a proteção de forma igualitária, dentro do país e do mundo, de todos os dados dos cidadãos que estejam no Brasil.
Entenda melhor:
Assunto muito atual no Brasil e preocupação de diversas empresas atualmente, com a LGPD em vigor, o processo de due diligence sofre impacto sim. Devido a nova lei, o processo tem que ser submetido às disposições dela e pedir prévia autorização, esclarecer o porquê da coleta de dados, qual o modo e a finalidade da coleta dos mesmos. E além disso, deve ser demonstrado a forma como esses dados serão armazenados e com quem eles serão compartilhados também.
Documentos por categoria
Ainda no processo de due diligence existem certas categorias de fornecedores em que é sugerido pedir algumas documentações específicas para o serviço/produto que ele irá fornecer.
Por exemplo, dentro da categoria de fornecedores de Serviços de Construção Civil e Obras citamos:
PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
PCMSO - Programa de Controle Médio de Saúde Ocupacional;
PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção;
Anotação de Responsabilidade Técnica - ART.
Já na categoria de serviços de Logística, documentos como:
Autorização Ambiental para Transporte de Produtos Perigosos - Ibama;
Licença do Órgão Ambiental Estadual para Descarte de Resíduos;
Certificado de Registro (CR) - Exército Brasileiro.
Agora digamos que o seu fornecedor seja da categoria de fornecimento direto de matéria prima, os documentos que citamos foram:
Alvará de Localização e Funcionamento Local - SMIC;
Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros - AVCB;
Cadastro Técnico Federal (CTF) - IBAMA;
Certificado ISO 9001:2015;
Certificado ISO 14001:2015.
Ainda dentro das categorias citadas acima, é normal enviar para o fornecedor um questionário de qualidade com perguntas relacionadas à performance de atendimento da equipe em casos de produção emergencial, a sistemática dele para o controle de matéria prima, produto acabado e serviços, entre outras perguntas que podem ser necessárias conforme o produto/serviço oferecido.
Resumo:
Diante do abordado no texto, mostra-se visível que é importante a sua empresa ter alinhado uma boa política de due diligence de seus fornecedores, que foque nos riscos e busque bons critérios para a realização no processo. Destaca-se que para gerir bem seus fornecedores, é necessário fazer uma análise para verificar o risco que esse terceiro pode trazer para sua empresa, seja pelo seu perfil, pela sua atividade desempenhada, pelo produto que ele irá fornecer e como tudo isso vai impactar na sua cadeia. Se quiser entender melhor esses riscos para como gerir esses fornecedores recomendo esse artigo do nosso blog com um guia completo de gestão de fornecedores.
Ainda dentro do processo de due diligence, sabemos que existem empresas que trabalham com milhares de fornecedores e que esse processo pode ser um trabalho que ocupa muitas horas, pessoas e dinheiro. Ferramentas como a Linkana vem para automatizar todo esse processo, mitigando os riscos que aquele fornecedor pode trazer para sua empresa e usando tecnologia para gerir esses fornecedores de uma maneira mais segura e simplificada. Se ficou interessado entre em contato conosco e tire suas dúvidas!
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