Know Your Supplier (KYS): conceito, benefícios e dicas de aplicação

Ter uma base de dados confiável para embasar o planejamento é essencial para montar uma estratégia bem-sucedida. O mesmo pode ser dito sobre a formação de uma cadeia de suprimentos segura e promissora. É aí que entra o conceito Know Your Supplier. Já ouviu falar?

O que é Know Your Supplier (KYS)?

De maneira simples, Know Your Supplier é uma prática que visa garantir o Compliance e a governança corporativa nos fornecedores que formam a cadeia de suprimentos da sua empresa. É basicamente o que entendemos sobre um processo otimizado de qualificação e homologação de fornecedores, onde busca-se adquirir a maior quantidade possível de informações relevantes sobre o potencial parceiro.

O objetivo do Know Your Supplier é conhecer profundamente a estrutura organizacional do fornecedor, incluindo dados sobre a gestão da empresa, quem são seus diretores, como estão suas finanças e dados fiscais, capacidade de atendimento e quadro de funcionários.

Dessa forma, é possível avaliar a qualidade e aptidão de um potencial fornecedor em relação à demanda proposta, além de desenvolver uma análise detalhada sobre os riscos de fornecedores e o impacto que eles podem trazer para a empresa contratante.

Vale destacar ainda que similar ao conceito Know Your Supplier, que pode ser traduzido como “conheça seu fornecedor”, temos o Know Your Partner (KYP), ou “conheça seu parceiro”. O primeiro é mais utilizado para fornecedores de suprimentos e prestação de serviços terceirizados, enquanto o segundo tem uma compreensão mais ampla, que abrange, mas não se limita a esses formatos citados.

De qualquer maneira, ambos podem ser entendidos como due dilligence de terceiros, uma estratégia para levantar informações, conhecer a operação e avaliar o nível de confiabilidade e risco em um potencial fornecedor com foco na mitigação de riscos, sejam eles operacionais, financeiros, fiscais, reputacionais ou quaisquer outros.

Benefícios do Know Your Supplier para o Compliance

O compliance está em foco no mercado brasileiro, o que não é de hoje. Ao longo dos últimos anos, casos de fraudes e corrupção, como o que tivemos na Petrobras, foram cruciais para que surgissem mecanismos de defesa.

De modo geral, compliance significa estar em conformidade com as normas da legislação vigente, além de adotar uma conduta ética e adequada ao que é exigido para cada setor. Para uma explicação mais detalhada, você pode conferir o vídeo abaixo:

Essa é a origem da Lei Anticorrupção, que serviu para criar parâmetros seguros e éticos nas relações entre estatais e suas parceiras, mas também trouxe uma base de referências úteis para a formação de um processo mais eficiente de gestão de riscos.

Uma fraude pode ocorrer, por exemplo, por fornecimento de informações erradas ou ocultação de dados sobre condenações e restrições aplicadas a uma organização. 

Aplicando o Know You Supplier, é possível se desviar dessa ação desonesta, pois essa técnica se baseia em dados reais, passíveis de comprovação e que apontam todos na mesma direção

Através desse cuidado na qualificação de fornecedores se obtém uma vantagem estratégica interessante. Recusando fornecedores inaptos, somente aqueles capazes de acompanhar e estimular a evolução da sua empresa terão espaço para aquisições.

Considerando como uma das principais responsabilidades do departamento de compras que se encontre sempre o melhor custo-benefício nas negociações, ter uma listagem de fornecedores homologados aumenta as chances de sucesso.

Mais que isso, ela evita que empresas com alto nível de risco e que adotam práticas contrárias ao que exige uma conduta ética tenham contato com a contratante, o que teria um efeito extremamente negativo em sua reputação.

Por fim, podemos recusar empresas candidatas que não possuem capacidade para atender a demanda exigida, seja por falta de pessoas, recursos, meios de produção, estrutura logística ou por sofrerem sanções e embargos por entidades reguladoras.

Exemplos práticos de aplicação do KYS

Como exemplo da relevância do Know Your Supplier e até mesmo do Know Your Partner, podemos observar alguns mercados que enfrentam desafios para encontrar fornecedores de qualidade elevada e risco reduzido.

Por exemplo, empresas que precisam de serviços terceirizados, como limpeza e segurança, precisam ficar atentos se os parceiros atuam de acordo com a nova lei da terceirização. 

No mesmo cenário, atos cometidos por parceiros podem causar grandes impactos às finanças e à reputação, como podemos observar no caso do Carrefour, quando um homem morreu após ser vítima de agressão por parte de seguranças terceirizados.

Outro exemplo onde a aplicação do KYS é relevante, onde existem casos em que fornecedores fazem uso de mão de obra escrava, seja na agropecuária, indústria têxtil ou outras áreas.

Dicas para aplicação do Know Your Supplier

A aplicação do Know Your Supplier está diretamente ligada às boas práticas de compliance nas estratégias de procurement. O objetivo é coletar e avaliar o maior número de dados relevantes sobre um potencial candidato, conhecê-lo a fundo e assim saber se ele vale o seu investimento.

Com base nisso, veja nossas dicas para colocar o conceito KYS em prática:

Etapas iniciais da gestão de fornecedores

O primeiro passo é seguir um processo de qualificação de fornecedores que seja assertivo, meticuloso e eficiente. A gestão de fornecedores deve contar com uma estrutura bem desenhada, contemplando as informações mais importantes sobre a empresa contratante e suas demandas.

Deve-se definir quais os suprimentos que serão adquiridos, quais as quantidades e como eles se encaixam na linha produtiva. Depois, cada item de necessidade deve ser colocado na matriz de risco, para criar uma lista de prioridades.

Por fim, com base no tipo de item necessitado, se definem os parâmetros a serem buscados pelo setor de compras e seguidos pelos fornecedores, envolvendo tanto o desempenho nos KPI de compras, que indicam o cumprimento da expectativa a cada pedido, quanto o respeito às boas práticas de Compliance do ramo de atuação em questão.

Tecnologia como aliada da qualificação de fornecedores

Como o KYS envolve adquirir uma grande quantidade de dados para comprovar o Compliance nos fornecedores da cadeia de suprimentos, sendo que serão analisados diversos candidatos ao mesmo tempo, é preciso buscar alternativas mais inteligentes e modernas.

A transformação digital no setor empresarial trouxe diversas vantagens para auxiliar na formação de uma cadeia de suprimentos moderna e eficiente. 

Entre as principais tecnologias do setor de compras, podemos citar software SRM (sigla para Supplier Relationship Management), um sistema para armazenar dados de fornecedores e monitorar as interações com cada um deles. Ainda nesse segmento, podemos indicar ferramentas de e-procurement.

Uso do Big Data

Big Data é o conceito de coletar e processar dados em uma escala grandiosa. Para se classificar como big data, é necessário obter um grande volume de dados, proveniente de diversas fontes e em variados formatos, estruturados e não-estruturados, coletando e processando todos eles em altíssima velocidade.

Essa prática vai muito além da capacidade de softwares básicos e tradicionais para a coleta de dados, sendo necessário atrelar outras tecnologias de Business Intelligence e Machine Learning para sua implementação. 

Apesar do desafio, a utilização do Big Data para a prática do KYS é muito indicada, uma vez que esse sistema é desenhado para adquirir documentos de diferentes formatos e variados bancos de dados, sem demandar o tempo que uma pessoa precisaria para verificar e classificar cada um deles.

Dessa forma, a combinação dessas estratégias permite um aproveitamento elevado do tempo que se gasta com a verificação de compliance dos fornecedores, garantindo assim uma relação mais confiável e consolidada.  

Conclusão

O Know Your Supplier faz parte das técnicas mais eficientes para garantir o compliance e executar uma boa gestão de riscos. A ideia é adotar uma prática que seja tão assertiva quanto flexível, permitindo um ajuste sob medida para o setor de compras, independente do mercado e tipo de item de necessidade.

Diversos recursos podem contribuir essa análise, como exemplo disso temos a Linkana, que realiza a consulta automatizada de documentos públicos por CNPJ, usando um sistema de robôs, o Robot Process Automation, para escanear diversos bancos de dados e coletar dados para que o setor de compras possa se concentrar na análise prática dos dados para conhecer o fornecedor.

Você pode obter uma demonstração gratuita do nosso diagnóstico de CNPJ. Basta preencher o formulário abaixo e inserir um CNPJ de fornecedor. Aproveite!

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.