Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!
A qualificação de fornecedores consiste na aplicação de diferentes formas de análise, a fim de confirmar se uma empresa fornecedora tem ou não capacidade para fazer parte da cadeia de suprimentos de outro negócio.
Em outras palavras, representa um processo usado para avaliar minuciosamente todas as características e perfil de um fornecedor em potencial. Entre os objetivos, estão: verificar a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos, analisar o grau de conformidade com leis e normas, e averiguar diversos outros pontos que podem gerar riscos para o contratante.
Ou seja, além de ajudar a constatar a capacidade produtiva, a idoneidade, a aptidão e as habilidades do fornecedor, ao realizar esse processo, você também reduz as ameaças que a sua empresa pode ter que enfrentar com esse tipo de contratação.
Mas para que essa atividade traga os resultados esperados, há algumas técnicas e critérios que precisam ser colocadas em prática.
Confira agora, neste artigo, tudo sobre qualificação de fornecedores, incluindo o passo a passo de como fazer e a importância desse processo para o seu negócio.
O que é qualificação de fornecedores?
Qualificação de fornecedores é um processo no qual critérios internos de uma empresa são aplicados como base de análise para verificar se um fornecedor está apto ou não para atendê-la. Isso significa que cada organização pode definir parâmetros para que um fornecedor seja convidado e contratado para fazer parte da sua rede de abastecimento.
O objetivo com esse procedimento é confirmar se um fornecedor em potencial atende aos requisitos necessários para abastecer uma companhia com a qualidade e com o padrão de desempenho ideal para manter sua cadeia produtiva sem interrupções.
Outra explicação para esse processo é a qualificação de fornecedores segundo a ISO 9001:2015, norma internacional de certificação de Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) que, quanto a essa atividade, orienta:
“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.
Quais são os benefícios de qualificar fornecedores?
Ao qualificar os fornecedores, você obtém uma série de benefícios para o seu negócio. Entre os que mais se destacam estão:
mitigação de riscos;
redução dos gargalos produtivos;
alcance do melhor custo-benefício;
melhoria dos processos de gestão de fornecedores.
Mitigação de riscos
Mitigar os riscos característicos da contratação de fornecedores é, sem dúvidas, uma das principais vantagens de qualificá-los.
Isso porque você estará analisando previamente todo o perfil e forma de trabalho da empresa fornecedora que pretende contratar.
No caso, estarão incluídas questões como:
análise de documentos e de informações públicas;
confirmação de compliance com leis e normas pertinentes ao ramo de atuação;
atendimento a boas práticas ESG, entre diversas outras.
Assim, se durante essa análise for constatado algo que aumente os riscos de abastecimento do seu negócio, você tem a chance de solicitar ajuste ao fornecedor, ou buscar outro para atender a sua empresa.
Redução dos gargalos produtivos
Os gargalos produtivos são todos os pontos de entrave que impedem o fluxo contínuo da fabricação de produtos ou entrega de serviços de uma companhia.
Ao qualificar os fornecedores, novamente, se tem a chance de identificar se algo na forma de trabalho deles pode resultar nesse impacto para a sua empresa. Por exemplo, questões logísticas, geográficas, quantidade de funcionários insuficientes, entre outros aspectos relacionados.
Alcance do melhor custo-benefício
Saving é importante, mas a todo custo pode afetar a qualidade dos insumos e serviços que estão sendo adquiridos, bem como o relacionamento com o fornecedor.
Ao qualificar as empresas fornecedoras que sugerem ter potencial para atender ao seu negócio, se torna mais fácil fazer comparações e, com isso, alcançar o melhor custo-benefício, sem comprometer nenhum dos pontos que acabamos de citar.
Inclusive, essa é uma atitude esperada do comprador do futuro, que entende que saving deve estar atrelado à resiliência, inovação e diversificação da base de fornecedores.
Melhoria dos processos de gestão de fornecedores
Todos os benefícios anteriores levam a este, que é o aprimoramento da gestão de fornecedores.
Ao qualificar adequadamente as empresas fornecedoras que podem fazer parte da cadeia de abastecimento do seu negócio, você ganha em qualidade, eficiência, melhor distribuição de recursos, entre vários outros pontos relacionados.
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Como fazer a qualificação de fornecedores?
Para fazer uma boa qualificação de fornecedores, é interessante, primeiro, considerar quais técnicas serão usadas e quais critérios serão aplicados.
Técnicas de qualificação de fornecedores
As técnicas de qualificação de fornecedores podem ser definidas como o conjunto de procedimentos que serão aplicados para realizar essa análise.
Quanto a isso, não existe uma regra a ser seguida, visto que cada empresa pode definir as suas próprias metodologias com base no seu porte, modelo de negócio, mercado de atuação e informações que precisam ser avaliadas.
Entretanto, é preciso ter em mente que um processo de qualificação de fornecedores realmente eficaz precisa contemplar etapas como:
análise do CNPJ do fornecedor;
avaliação de dados cadastrais, financeiros e fiscais;
coleta de informações públicas e certificações;
verificação de todos os documentos necessários para o funcionamento do negócio, como licenças;
verificação de pendências e/ou irregularidades documentais.
Critérios da qualificação de fornecedores
Já os critérios da qualificação de fornecedores consistem em quais qualidades a empresa fornecedora precisa ter e atender para ser considerada apta para abastecer o seu negócio.
Novamente, tudo depende do seu modelo de negócio e do tipo de fornecedor que precisa, que pode ser para entrega de matéria-prima ou serviços.
Porém, existem alguns critérios comuns a todos os setores, e bem importantes, que merecem ser incluídos no seu checklist, por exemplo:
histórico da empresa: levantar informações como tempo de mercado, cases de sucesso, crescimento nos últimos anos, entre outros;
reputação: verificação de como o mercado enxerga o fornecedor e suas atuações, analisando se há envolvimento em práticas ilícitas, em escândalos financeiros e outras condutas semelhantes;
custo-benefício: a fim de conseguir um bom equilíbrio entre preço, qualidade, confiabilidade e entrega;
flexibilidade: análise da capacidade do fornecedor de ser flexível com prazos, condições de entrega, mudanças repentinas do mercado, inclusão de novas tecnologias e processos e outros;
atendimento ao cliente: verificação de quais são os canais de atendimento que podem ser acionados no pós-venda, em situações emergenciais e nível de suporte prestado pelo fornecedor;
desempenho operacional: avaliação da capacidade produtiva do fornecedor, o que pode incluir também a quantidade de funcionário, com o objetivo de garantir que ele conseguirá atender à demanda solicitada pela sua empresa no prazo acordado;
localização e logística: essenciais de serem considerados, visto que esses critérios podem interferir no fluxo e no tempo das entregas dos insumos e/ou serviços comprados, bem como nos custos;
estabilidade financeira: tem por objetivo constatar se há, por exemplo, pedido de falência em aberto ou outros problemas financeiros que afetam rotina do fornecedor e que podem refletir na sua empresa;
riscos: levantamento de todas as ameaças vindas do fornecedor que podem impactar negativamente sua empresa, tanto de forma direta quanto indireta, a exemplo de riscos reputacionais, financeiros, de compliance, entre outros.
Quais são as fases do processo de qualificação de fornecedores?
As fases do processo de qualificação de fornecedores podem ser definidas como o passo a passo que pode ser seguido para a realização dessa atividade. No caso, essas etapas são:
levantamento de informações públicas;
convite ao fornecedor;
análise das informações privadas;
revisão documental;
aprovação e contratação.
1. Levantamento de informações públicas
O levantamento de informações públicas parte da consulta do CNPJ da empresa fornecedora que se pretende contratar.
Por meio da análise do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, é possível encontrar uma série de dados para iniciar o processo de qualificação, tais como nome dos sócios, localização, filiais, entre outros.
O Consulta CNPJ da Linkana é uma ferramenta gratuita que dá acesso aos dados cadastrais das empresa e também a:
Certidão Negativa de Tributos Federais;
consulta do Sintegra;
certificado de regularidade do FGTS e mais.
2. Convite ao fornecedor
Se as primeiras informações obtidas foram interessantes para o seu negócio, o segundo passo consiste em enviar um convite para o fornecedor.
Tão logo ele aceite, você pode iniciar a solicitação de informações privadas, seguindo os critérios definidos anteriormente pela sua empresa.
Com isso, é possível verificar, com mais precisão, quais são os riscos que ele pode gerar para o seu negócio.
3. Análise das informações privadas
As informações privadas podem ser as mais diversas e, conforme já comentamos, devem estar alinhadas ao seu modelo de negócio e necessidades de contratação.
Aqui, você pode criar um checklist para avaliação de pontos como:
licenças de funcionamento;
licenças ambientais, se necessário;
cumprimento de leis e regras trabalhistas;
dados fiscais e financeiros;
informações reputacionais, entre outros.
4. Revisão documental
Com todos os documentos e informações em mãos, é preciso revisar pontualmente todos os pontos, para garantir que nada foi esquecido ou negligenciado.
Nessa hora, contar com um bom sistema de gerenciamento de fornecedores faz toda a diferença, pois evita que o processo de qualificação seja feito manualmente, o que aumenta as chances de erros.
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil, com base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.
5. Aprovação e contratação
Com tudo devidamente analisado, o último passo consiste na aprovação do fornecedor e na emissão dos documentos de contratação.
Neste ponto, é essencial que as cláusulas do contrato de fornecimento contemplem pontos benéficos para ambos os lados, com explicações claras dos direitos, deveres e responsabilidades de cada um nesse relacionamento.
Esse cuidado evita uma série de problemas futuros que podem afetar o fluxo produtivo da sua empresa, bem como aumentar os riscos financeiros e reputacionais.
Este artigo pode ajudar você: "Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento"
Qual a importância da qualificação de fornecedores?
Qualificar fornecedores é importante porque é uma maneira de proteger seu negócio de diversas ameaças relacionadas a esse tipo de contratação.
Sobre esse processo, não basta fazer uma pesquisa superficial na internet, encontrar possíveis empresas fornecedoras, entrar em contato por um dos canais de atendimento e fechar parceria.
É fundamental que você e seu time de compras e procurement analisem minuciosamente o perfil, dados e informações desse potencial fornecedor. Somente dessa forma conseguirão acessar questões que confirmem se ele é, ou não, apto para atender sua empresa nos mais variados critérios.
Dica! Leia também este artigo: "Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar na sua empresa"
Como qualificar fornecedores de maneira mais rápida e eficiente?
A melhor forma de qualificar fornecedores de maneira rápida e eficiente, é contando com um sistema próprio para essa atividade.
Como dissemos, a Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil.
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