Critérios de qualificação de fornecedores: quais são e como analisar?

Os critérios de qualificação de fornecedores podem ser definidos como análises que precisam ser feitas para confirmar se uma empresa fornecedora realmente é apta para atender o seu negócio. 

Essa avaliação é imprescindível para determinar quem são os parceiros que mais se adequam às necessidades da sua companhia e, com isso, reduzir os riscos característicos desse tipo de contratação.

Ao contrário do que muitos pensam, esse processo começa antes mesmo do primeiro contato, e se estende para além do fechamento do contrato.

Todavia, para montar uma política de qualificação de fornecedores é essencial um bom planejamento, e o uso de ferramentas que tornam esse processo mais assertivo, preciso e ágil, contribuindo para o alcance dos objetivos da marca.

Infelizmente, nem todas as companhias contam com fornecedores aptos e comprometidos. Não raro, é possível se deparar com problemas como demora na entrega de insumos e serviços, condição que afeta seriamente o fluxo produtivo e a gestão da empresa.

Por isso que, para evitar transtornos como esse, é tão importante contratar fornecedores alinhados estrategicamente com os valores e metas da companhia. E a melhor forma de conseguir isso é adotando um padrão de classificação de fornecedores.

Ao longo deste artigo você conhecerá os principais critérios que devem fazer parte dessa abordagem e como usá-los a seu favor.

Siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre esse tema.

Quais são os principais critérios de qualificação de fornecedores?

Critérios de qualificação de fornecedores são parâmetros de avaliação usados para verificar se uma empresa é apta, ou não, para fazer parte da rede de abastecimento de um negócio.

Cada companhia pode definir seus próprios critérios, considerando seu modelo de negócio e necessidades de fluxo de abastecimento. Mas, em linhas gerais, alguns dos mais importantes que não podem faltar na etapa de qualificação de fornecedores são:

• histórico de atuação da empresa fornecedora;

• reputação e visão dos stakeholders;

• custo-benefício, incluindo pontos como confiabilidade, entrega e preço praticado;

• qualidade dos insumos e/ou serviços oferecidos;

• flexibilidade na negociação, prazos de entrega, formas de pagamento, entre outros pontos relacionados;

• canais de comunicação e de atendimento ao cliente, principalmente pós-venda;

• saúde financeira, contemplando risco de falência e outros similares;

• capacidade produtiva, que precisa ser compatível com a demanda solicitada pelo seu negócio;

• logística de entrega adotada, considerando também localização, que pode afetar seriamente esse critério de qualificação de fornecedores;

• análise completa de riscos operacionais, de imagem, financeiros e outros.

Dica de leitura: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre mitigar ameaças!"

Quais são as etapas da qualificação de fornecedores?

Mas para analisar os critérios de qualificação de fornecedores pontualmente, é preciso passar por algumas fases. Assim, as principais etapas para qualificar um fornecedor são:

1. pré-análise;

2. análise de informações confidenciais;

3. revisão;

4. homologação ou reprovação;

5. monitoramento

Cada uma delas trabalha com um nível determinado de informações e precisa que a empresa candidata a ser uma fornecedora homologada cumpra critérios avaliados e processados pelo sistema da Linkana.

Esse é um processo de qualificação utilizado pelas empresas, que deve ser respeitado pela norma da ANT ISO 9001:2015 que diz:

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Percebeu a responsabilidade? Então conheça agora, em detalhes, cada uma dessas etapas:

1. Pré-análise de fornecedores 

Ao adicionar um fornecedor a sua rede, o primeiro estágio seguido pela Linkana é a pré-análise. Nela serão levantados todos os dados públicos do fornecedor, utilizando o CNPJ como ponto de partida.

Cada setor que gerencia o processo de qualificação de fornecedores deve buscar informações específicas que filtram os mais aptos.

Por exemplo, no caso da área de compras, vale observar os dados cadastrais, fiscais e financeiros mais básicos. Tratando-se da área de compliance, destacam-se as informações reputacionais, trabalhistas e de sustentabilidade.

Além disso, a pré-análise de fornecedores em potencial aponta as informações básicas de registro de cada negócio. 

Junto da razão social, quadro de sócios, participação de mercado, dados de matriz e filiais, a regularização da empresa fornecedora nos órgãos responsáveis é aferida já nessa etapa.

Como uma fase preliminar e de simples execução, realizar a pré-análise permite estabelecer critérios para qualificação de fornecedores de maneira ampla, que acabam filtrando a numerosa quantidade de fornecedoras que não estão capacitadas e regularizadas no mercado.

Seguindo o processo de seleção, após a aprovação, o fornecedor será convidado para participar da rede. 

Nesse momento, ele ainda não está homologado, pois será necessário levantar informações adicionais e eventualmente privadas para complementar o processo de qualificação avaliação. 

Às vezes, elas só podem ser obtidas por meio do próprio fornecedor, ou até mesmo por documentos selecionados pelo requerente, ou gestor do contrato.

2. Coleta de informações do fornecedor

Após o fornecedor ser convidado para aderir à rede de empresas homologada pela Linkana, serão solicitados documentos privados para a homologação.

Importante ressaltar que os dados são protegidos e acessados apenas pela plataforma de acesso com o intuito de garantir a ética e a segurança por todo o processo.

O fornecedor que desejar a homologação terá um prazo para enviar as informações. Assim como mencionado, a documentação pedida pode variar com base na categoria primordial para a análise, que define qual a política de conformidade ou procedimento de compliance mais adequado. 

Extra! O que é e quais são os tipos de compliance? 

Compliance é o conceito de quando uma empresa/profissional deve estar em sintonia com leis e regulamentos, abrangendo todas as políticas, regras e controles internos e externos.

Assista ao vídeo e entenda melhor o significado de compliance e sua real importância:

Entre as categorias de critérios para qualificação de fornecedores, temos:

• compliance fiscal: se aplica a todas as outras formas de relacionamento. As informações básicas como inscrição da empresa nos paços municipais e estaduais, alvará e licença de funcionamento, entre outras, serão apontadas para evitar que o contratante se responsabilize por eventuais irregularidades;

• compliance tributário: para esse modelo, são solicitadas certidões de regularidade fiscal e comprovantes de quitação de tributos. A relevância dessa etapa está em evitar que o dever de quitar débitos em aberto caia sobre o contratante;

• compliance trabalhista: principalmente em processos de serviços ou mão-de-obra terceirizada, é importante conferir se a empresa fornecedora concorda com as exigências da legislação trabalhista. Do certificado de regularidade do FGTS a comprovantes de pagamento do salário para trabalhadores, o intuito é que a contratante não se torne responsável solidária em processos trabalhistas;

• compliance operacional e regulatório: específico para algumas atividades com risco ambiental ou à saúde, o fornecedor deverá comprovar a conformidade com normas de prevenção, saúde ocupacional e outros de mesma ordem, como o pedido de licenças emitidas por órgãos como a Anvisa e o Ibama para manipular alimentos ou usar recursos naturais, por exemplo;

• compliance financeiro: relevante principalmente para políticas de concessão de crédito e controle de risco de inadimplência, a qualificação de fornecedores confere a conformidade financeira por meio de documentos como Balanço Patrimonial, demonstrativos e informações de faturamento. Inconformidades financeiras podem refletir em outras políticas citadas anteriormente, daí sua importância;

• compliance reputacional: a imagem de um fornecedor é automaticamente associada à empresa contratante. Por isso, monitorar listas e cadastros de sanções administrativas no Portal da Transparência é muito importante. Fornecedores que cometem infrações sérias como descarte irregular de resíduos ou utilização de mão-de-obra escrava, por exemplo, podem manchar a reputação de quem possibilita o seu lucro com tal exploração.