Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas essenciais para o seu negócio

Trabalhar em uma empresa com profissionais dedicados e eficientes é o desejo de qualquer gestor. Por essa razão, os critérios de qualificação de fornecedores são imprescindíveis para determinar quem são os parceiros que mais se adéquam às necessidades do seu negócio.

Ao contrário do que muitos pensam, esse processo de análise de fornecedores começa antes do primeiro contato e vai além do fechamento do contrato.

Montar uma política de qualificação de fornecedores requer planejamento e o uso de ferramentas que tornam esse processo mais assertivo e garantido, sem falar na agilidade, vital para alcançar as metas de lucratividade.

Infelizmente, nem todas as companhias contam com profissionais aptos. Na maioria, elas demoram suas entregas de produção por inúmeros motivos, o que atrapalha a gestão da empresa.

Por isso, é importante contratar profissionais alinhados estrategicamente com o pensamento do gestor, e, para isso, é fundamental seguir um padrão de classificação de fornecedores.

Ao longo deste artigo você conhecerá os principais critérios e aprenderá como usá-los a seu favor. Vamos lá?

Quais são as etapas da qualificação de fornecedores?

As etapas de qualificação se resumem na seguinte jornada:

  • Pré-análise;
  • Análise de informações confidenciais;
  • Revisão;
  • Homologação ou Reprovação;
  • Monitoramento

Cada uma delas trabalha com um nível determinado de informações e precisa que a empresa candidata a ser uma fornecedora homologada cumpra critérios avaliados e processados pelo sistema da Linkana.

Esse é um processo de qualificação utilizado pela empresas, que deve ser respeitado pela norma da ANT ISO 9001:2015 que diz:

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Percebeu a responsabilidade? Então vamos conhecer um por um:

1. Pré-análise de fornecedores 

Ao adicionar um fornecedor a sua rede, o primeiro estágio seguido pela Linkana é a pré-análise. Nela serão levantados todos os dados públicos do fornecedor, utilizando o CNPJ como ponto de partida.

Cada setor que gerencia o processo de qualificação de fornecedores deve buscar informações específicas que filtram os mais aptos.

Por exemplo, no caso da área de compras, vale observar os dados cadastrais, fiscais e financeiros mais básicos. Tratando-se da área de Compliance, destacam-se as informações reputacionais, trabalhistas e de sustentabilidade.

Além disso, a pré-análise de fornecedores em potencial aponta as informações básicas de registro de cada negócio. Junto da razão social, quadro de sócios, participação de mercado, dados de matriz e filiais, a regularização da empresa fornecedora nos órgãos responsáveis é aferida já nessa etapa.

Como uma fase preliminar e de simples execução, realizar a pré-análise permite estabelecer critérios para qualificação de fornecedores de maneira ampla, que acabam filtrando a numerosa quantidade de fornecedoras que não estão capacitadas e regularizadas no mercado.

Seguindo o processo de seleção, após a aprovação, o fornecedor será convidado para participar da rede. 

Nesse momento, ele ainda não está homologado, pois será necessário levantar informações adicionais e eventualmente privadas para complementar o processo de qualificação avaliação. Às vezes, elas só podem ser obtidas por meio do próprio fornecedor, ou até mesmo por documentos selecionados pelo requerente, ou gestor do contrato.

2. Coleta de informações do fornecedor

Após o fornecedor ser convidado para aderir à rede de empresas homologada pela Linkana, serão solicitados documentos privados para a homologação.

Importante ressaltar que os dados são protegidos e acessados apenas pela plataforma de acesso com o intuito de garantir a ética e a segurança por todo o processo.

O fornecedor que desejar a homologação irá dispor de um prazo para enviar as informações. Assim como mencionado anteriormente, a documentação pedida pode variar com base na categoria primordial para a análise, que define qual a política de conformidades ou procedimento de Compliance mais adequado. 

O que é e quais são os tipos de Compliance 

Compliance é o conceito de quando uma empresa/profissional deve estar em sintonia com leis e regulamentos, abrangendo todas as políticas, regras e controles internos e externos.

Assista ao vídeo e entenda melhor o significado de Compliance e sua real importância:

Entre as categorias de critérios para qualificação de fornecedores, temos:

  • Compliance fiscal: se aplica a todas as outras formas de relacionamento. As informações básicas como inscrição da empresa nos paços municipais e estaduais, alvará e licença de funcionamento, entre outras, serão apontadas para evitar que o contratante se responsabilize por eventuais irregularidades;
  • Compliance tributário: para esse modelo, são solicitadas certidões de regularidade fiscal e comprovantes de quitação de tributos. A relevância dessa etapa está em evitar que o dever de quitar débitos em aberto caia sobre o contratante;
  • Compliance trabalhista: principalmente em processos de serviços ou mão-de-obra terceirizada, é importante conferir se a empresa fornecedora concorda com as exigências da legislação trabalhista. Do certificado de regularidade do FGTS a comprovantes de pagamento do salário para trabalhadores, o intuito é que a contratante não se torne responsável solidária em processos trabalhistas;
  • Compliance operacional e regulatório: específico para algumas atividades com risco ambiental ou à saúde, o fornecedor deverá comprovar a conformidade com normas de prevenção, saúde ocupacional e outros de mesma ordem, como o pedido de licenças emitidas por órgãos como a ANVISA e o IBAMA para manipular alimentos ou usar recursos naturais, por exemplo;
  • Compliance financeiro: relevante principalmente para políticas de concessão de crédito e controle de risco de inadimplência, a qualificação de fornecedores confere a conformidade financeira por meio de documentos como Balanço Patrimonial, demonstrativos e informações de faturamento. Inconformidades financeiras podem refletir em outras políticas citadas anteriormente, daí sua importância;
  • Compliance reputacional: a imagem de um fornecedor é automaticamente associada à empresa contratante. Por isso, monitorar listas e cadastros de sanções administrativas no Portal da Transparência é muito importante. Fornecedores que cometem infrações sérias como descarte irregular de resíduos ou utilização de mão-de-obra escrava, por exemplo, podem manchar a reputação de quem possibilita o seu lucro com tal exploração.

3. Revisão de documentação dos fornecedores em potencial

Essa etapa visa comprovar a conformidade de acordo com as necessidades da empresa contratante.

Caso seja constatada alguma discrepância, é possível fazer a verificação dos dados e solicitar novos documentos junto ao fornecedor, processo que serve para garantir alto nível de compliance e possibilitar uma visualização simplificada do status da empresa fornecedora.

A análise de documentação privada é realizada de maneira inteligente e automatizada, contribuindo para a contratante obter garantia de efetividade com maior agilidade e sem dispor de muitos recursos.

4. Homologação ou Reprovação

Ao se verificar todas as informações relevantes para a atuação do fornecedor, o sistema da Linkana irá emitir certificações para a operação, com validade conforme a vigência da documentação enviada.

O ideal é que ao fim de todas as etapas anteriores, seja feita a homologação da empresa que cumpra todos os critérios para qualificação de fornecedores. 

A reprovação do fornecedor pode ocorrer em qualquer etapa citada anteriormente, com base em inconsistências encontradas pela análise e documentação compartilhada.

5. Monitoramento

Como mencionamos na introdução, fornecedores ativos com contratos firmados com sua empresa – cada um com suas peculiaridades e demandas específicas –  vão requerer uma verificação constante e contínua da regularidade de informações e documentos em relação ao escopo contratado, assim como demais necessidades de gestão de risco e compliance permanentes.

Por meio de automação e robôs, é possível controlar e fazer manutenção dos documentos e informações dos fornecedores ao longo do tempo. Por isso, escolha uma plataforma eficiente para entregar o máximo de dados em tempo ágil e com maior segurança possível.

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Classificação de fornecedores: qual a função da Linkana? 

A Linkana é uma plataforma que faz a homologação e avaliação de fornecedores de forma rápida e sem burocracia. 

Para fortalecer os critérios de qualificação dos fornecedores, ela pode emitir alertas de inconsistências e irregularidades com base na validade de documentos ou outros critérios definidos pelo contratante, com o intuito de manter seguro o relacionamento com o fornecedor.

Especialista em encontrar dados e certificar que os critérios para qualificação de fornecedores sejam cumpridos corretamente, a tarefa da Linkana é auxiliar o cliente a fazer a gestão de riscos e de fornecedores.

Por meio de bots de análise e um dashboard que facilita a visualização de status, validade e conformidade da documentação, a plataforma faz de tudo para diminuir a burocracia e garantir bons fornecedores para o seu negócio.

Quer ver na prática como a Linkana pode ajudá-lo a escolher os melhores fornecedores do mercado? Converse com um de nossos especialistas.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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