Processo de qualificação de fornecedores: por que investir nele?
O objetivo do processo de qualificação de fornecedores é reunir a maior quantidade possível de informações sobre um potencial fornecedor para identificar pendências, mitigar riscos e aumentar a eficiência dessa atividade.
As dificuldades encontradas nesse procedimento podem partir de diversos pontos. A documentação registrada sobre cada potencial parceiro, por exemplo, está espalhada por diversos órgãos regulamentadores, sendo necessário um extenso levantamento.
Para auxiliar e agilizar as etapas de qualificação de fornecedores, a Linkana conta com tecnologia capaz de realizar a pesquisa e processamento de informações de maneira automática.
Além disso, atualizamos nossos robôs constantemente à medida que as fontes de informações, fornecedores e registros mudam ou novas bases são criadas.
Neste artigo, explicaremos como funciona esse processo, qual sua importância na homologação de fornecedores e como isso tudo garantirá a contratação de parceiros confiáveis e aptos para contribuir com sua empresa, sem causar ônus decorrentes de pendências e inconformidades.
Continue lendo e confira tudo sobre esse tema!
Qual a importância do processo de qualificação de fornecedores?
O processo de qualificação de fornecedores tem extrema relevância para a homologação como um todo, uma vez que permite filtrar as opções disponíveis no mercado.
Com o grande número de empresas que oferecem tais serviços, é preciso identificar as alternativas mais adequadas e em tempo hábil.
Encontrar, registrar e avaliar individualmente cada informação seria extremamente lento e trabalhoso, por isso a necessidade adicional de conduzir a etapa com agilidade e eficiência.
Seguir uma abordagem meticulosa no processo de qualificação de fornecedores ajuda a evitar a perda de recursos financeiros e de tempo com candidatos que não estão aptos a atender suas necessidades.
Por fim, registrar as fontes e validade dos documentos sobre determinado fornecedor facilitará a manutenção do seu cadastro e homologação, tornando mais prática a conferência das informações para verificar se o parceiro continua validado.
Importante destacar também que uma das grandes vantagens do processo de qualificação é exatamente encontrar qualquer tipo de pendência, seja ela fiscal, tributária, trabalhista ou mesmo ambiental, no histórico do fornecedor.
Como essas pendências podem acabar penalizando o contratante desse fornecedor, ele deve ser descartado da qualificação. Isso diminui os riscos de irregularidades e prejuízos à empresa contratante, sejam eles financeiros, operacionais ou de imagem.
Como funciona o processo de qualificação de fornecedores?
A Linkana trabalha com a automatização da emissão e análise de consultas públicas e de compliance. Isso significa que um dos diferenciais da plataforma é agilizar o início do processo de qualificação de fornecedores.
Como não basta agilidade, também é preciso manter a homologação como um processo confiável e à prova de erros. Para isso, nosso investimento em um processo metódico, inteligente e tecnológico é sempre pontual.
Conheça os 5 passos do processo de qualificação de fornecedores:
1. realização do cadastro do fornecedor a partir do CNPJ da empresa;
2. coleta automatizada de informações públicas e certidões corporativas;
3. análise inteligente de informações e documentos coletados;
4. notificação de pendências, irregularidades e histórico do fornecedor;
5. avaliação do fornecedor, que será reprovado ou convidado a participar da qualificação.
Os bots de qualificação da Linkana utilizam tecnologia e parametrização para “aprender” com as mudanças do mercado e seguir se aperfeiçoando. Isso garante que a etapa se mantenha atualizada e eficaz.
Para entender o que é o Machine Learning e a diferença entre esse conceito e a Inteligência Artificial em si, confira o vídeo abaixo, produzido pelo canal Didática Tech:
De modo geral, o foco é ganhar tempo e diminuir riscos, transformando um processo lento, burocrático e falho em um procedimento automatizado de coleta de informações, seguindo para uma fácil visualização das certidões do fornecedor.
Manual da qualificação de fornecedores: passo a passo
A qualificação de fornecedores é um processo essencial para a saúde e lucratividade de uma grande empresa. Para manter seu nível de qualidade, honrar demandas e manter uma boa imagem, ela precisa de fornecedores que sigam condutas exemplares.
Devido à seriedade do seu papel, é importante delimitar etapas para conduzir a qualificação de maneira responsável.
Na Linkana, seguimos 5 etapas:
qualificação de informações públicas;
convite ao fornecedor;
qualificação de informações privadas;
revisão;
aprovação final.
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1. Qualificação de informações públicas
A qualificação, como mencionamos, inicia assim que o fornecedor entra em nossa base de dados.
A partir do CNPJ da empresa, os robôs da Linkana coletam informações públicas e levantam dados adicionais vinculados ao perfil do parceiro, tais como razão social, administração, unidades e outros detalhes, definidos a partir da categoria definida para a pesquisa.
A ideia é seguir de maneira ágil e otimizada nessa etapa preliminar, onde já podemos reprovar candidatos que não atendem às regras e demandas estabelecidas pelo solicitante.
2. Convite ao fornecedor
A seguir, o fornecedor será convidado para participar do processo de qualificação na plataforma da Linkana. Uma vez criada uma conta de fornecedor, serão solicitadas informações adicionais e documentação de natureza privada.
3. Qualificação de informações privadas
As informações solicitadas ao fornecedor nesta etapa são definidas previamente na qualificação, com base em sua categoria/ramo de atuação. O progresso do fornecedor é acompanhado por meio de um checklist da documentação enviada, que pode ser visualizada pelo usuário a qualquer momento.
4. Revisão
A revisão se inicia quando o fornecedor envia toda a documentação pedida. Assim, cada setor da empresa que solicitou a qualificação poderá avaliar as informações que competem a cada área.
Importante destacar que a revisão é recorrente, ou seja, quando o prazo de validade da documentação expirar, poderá ser definida a obrigatoriedade do reenvio e atualização de informações enviadas.
Se necessário, também é possível solicitar informações novas ao fornecedor, retornando o processo para a etapa anterior.
5. Aprovação final
Com todas as informações coletadas e revisadas, é possível fazer a aprovação final e homologação do fornecedor. Caso não atenda as expectativas, ele poderá ser recusado ao longo de qualquer uma das etapas da qualificação.
Aumentar a lucratividade e garantir o sucesso de uma empresa de grande expressão depende da otimização de processos e investimentos inteligentes, o que está diretamente ligado a processos como automatização financeira, marketing e a própria qualificação de fornecedores.
A Linkana é especialista nesse quesito, oferecendo soluções que diminuem a burocracia e elevam a qualidade das parcerias do seu negócio. Conheça nossas soluções!
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