O objetivo do processo de qualificação de fornecedores é reunir a maior quantidade possível de informações sobre um potencial fornecedor, para identificar pendências, mitigar riscos e aumentar a eficiência do processo.
As dificuldades encontradas no processo de qualificação de fornecedores podem partir de diversos pontos. A documentação registrada sobre cada potencial parceiro está espalhada por diversos órgãos regulamentadores, sendo necessário um extenso levantamento.
Para auxiliar e agilizar o processo de qualificação de fornecedores, a Linkana possui tecnologia capaz de realizar a pesquisa e processamento de informações de maneira automática. Além disso, atualizamos nossos robôs constantemente à medida que as fontes de informações, fornecedores e registros mudam ou novas bases são criadas.
Nesse artigo, explicaremos como funciona esse processo, qual sua importância na homologação de fornecedores e como isso tudo irá garantir parceiros confiáveis e aptos para contribuir com sua empresa, sem causar ônus através de pendências e inconformidades. Continue lendo!
Importância do processo de qualificação de fornecedores
O processo de qualificação de fornecedores tem grande relevância para a homologação como um todo, uma vez que ela permite filtrar as opções disponíveis no mercado. Com o grande número de empresas que oferecem tais serviços, é preciso identificar as opções mais adequadas e em tempo hábil.
Encontrar, registrar e avaliar individualmente cada informação seria extremamente lento e trabalhoso, por isso a necessidade adicional de conduzir a etapa com agilidade e eficiência.
Seguir uma abordagem meticulosa no processo de qualificação de fornecedores evita a perda de recursos e tempo com candidatos que não estão aptos a atender suas necessidades.
Por fim, registrar as fontes e validade dos documentos sobre determinado fornecedor irá facilitar a manutenção do seu cadastro e homologação, tornando mais prática a conferência das informações para verificar se o parceiro continua validado.
Importante destacar que uma das grandes vantagens do processo de qualificação é exatamente encontrar qualquer tipo de pendência, seja ela fiscal, tributária, trabalhista ou mesmo ambiental, no histórico do fornecedor.
Como essas pendências podem acabar penalizando o contratante desse fornecedor, ele deve ser descartado da qualificação. O que acaba diminuindo os riscos de irregularidades e prejuízos a empresa contratante, sejam eles financeiros, operacionais ou de imagem.
Aprenda como fazer uma gestão de fornecedores inteligente e guiada por dados na sua empresa.
Como funciona o processo de qualificação de fornecedores
A Linkana trabalha com a automatização da emissão e análise de consultas públicas e de compliance. Isso significa que o diferencial da plataforma é agilizar o pontapé inicial do processo de qualificação de fornecedores.
Como não basta agilidade, também é preciso manter a homologação como um processo confiável e à prova de erros, nosso investimento em um processo metódico, inteligente e tecnológico é sempre pontual.
Conheça os 5 passos do processo de qualificação de fornecedores:
1. Realização do cadastro do fornecedor a partir do CNPJ da empresa;
2. Coleta automatizada de informações públicas e certidões corporativas;
3. Análise inteligente de informações e documentos coletados;
4. Notificação de pendências, irregularidades e histórico do fornecedor.
5. Avaliação do fornecedor, que será reprovado ou convidado a participar da qualificação.
Os bots de qualificação da Linkana utilizam tecnologia e parametrização para “aprender” com as mudanças do mercado e seguir se aperfeiçoando. Isso garante que a etapa se mantenha atualizada e eficaz.
Para entender o que é o machine learning e a diferença entre esse conceito e a inteligência artificial em si, confira o vídeo abaixo, produzido pelo canal Didática Tech:
De modo geral, o foco é ganhar tempo e diminuir riscos. Transformando um processo lento, burocrático e falho em um procedimento automatizado de coleta de informações, seguindo para uma fácil visualização das certidões do fornecedor.
Manual da qualificação de fornecedores: passo-a-passo
A qualificação de fornecedores é um processo essencial para a saúde e lucratividade de uma grande empresa. Para manter seu nível de qualidade, honrar demandas e manter uma boa imagem, ela precisa de fornecedores que seguem condutas exemplares.
Devido à seriedade do seu papel, é importante delimitar etapas para conduzir a qualificação de maneira responsável. Na Linkana, seguimos 5 etapas:
- Qualificação de informações públicas;
- Convite ao fornecedor;
- Qualificação de informações privadas;
- Revisão;
- Aprovação final.
1. Qualificação de informações públicas
A qualificação, como mencionamos, inicia assim que o fornecedor entra em nossa base de dados. A partir do CNPJ da empresa, os robôs da Linkana irão coletar informações públicas e levantar dados adicionais vinculados ao perfil do parceiro, como razão social, administração, unidades e outros detalhes, definidos a partir da categoria definida para a pesquisa.
A ideia é seguir de maneira ágil e otimizada nessa etapa preliminar, onde já podemos reprovar candidatos que não atendem às regras e demandas estabelecidas pelo solicitante.
2. Convite ao fornecedor
A seguir, o fornecedor será convidado para participar do processo de qualificação na plataforma da Linkana. Uma vez criada uma conta de de fornecedor, serão solicitadas informações adicionais e documentação de natureza privada.
3. Qualificação de informações privadas
As informações solicitadas ao fornecedor nesta etapa são definidas previamente na qualificação, com base na categoria/ramo de atuação do mesmo. O progresso do fornecedor é acompanhado através de um checklist da documentação enviada, que pode ser visualizada pelo usuário a qualquer momento.
4. Revisão
A revisão se inicia quando o fornecedor envia toda a documentação pedida. Assim, cada setor da empresa que solicitou a qualificação poderá avaliar as informações que competem a cada área.
Importante destacar que a revisão é recorrente, ou seja, quando o prazo de validade da documentação expirar, poderá ser definida a obrigatoriedade do reenvio e atualização de informações enviadas. Se necessário, também é possível solicitar informações novas ao fornecedor, retornando o processo para a etapa anterior.
5. Aprovação final
Com todas as informações coletadas e revisadas, é possível fazer a aprovação final e homologação do fornecedor. Caso o mesmo não atenda as expectativas, ele poderá ser recusado ao longo de todas as etapas da qualificação.
Aumentar a lucratividade e garantir o sucesso de uma empresa de grande expressão depende de otimização de processos e investimentos inteligentes, o que está diretamente ligado a processos como automatização financeira, marketing e a própria qualificação de fornecedores.
A Linkana é especialista nesse quesito, oferecendo soluções que diminuem a burocracia e elevam a qualidade das parcerias do seu negócio. Conheça nossos serviços!
