O objetivo do processo de qualificação de fornecedores é reunir a maior quantidade possível de informações sobre um potencial fornecedor para identificar pendências, mitigar riscos e aumentar a eficiência dessa atividade.
As dificuldades encontradas nesse procedimento podem partir de diversos pontos. A documentação registrada sobre cada potencial parceiro, por exemplo, está espalhada por diversos órgãos regulamentadores, sendo necessário um extenso levantamento.
Para auxiliar e agilizar as etapas de qualificação de fornecedores, a Linkana conta com tecnologia capaz de realizar a pesquisa e processamento de informações de maneira automática.
Além disso, atualizamos nossos robôs constantemente à medida que as fontes de informações, fornecedores e registros mudam ou novas bases são criadas.
Neste artigo, explicaremos como funciona esse processo, qual sua importância na homologação de fornecedores e como isso tudo garantirá a contratação de parceiros confiáveis e aptos para contribuir com sua empresa, sem causar ônus decorrentes de pendências e inconformidades.
Continue lendo e confira tudo sobre esse tema!
Qual a importância do processo de qualificação de fornecedores?
O processo de qualificação de fornecedores tem extrema relevância para a homologação como um todo, uma vez que permite filtrar as opções disponíveis no mercado.
Com o grande número de empresas que oferecem tais serviços, é preciso identificar as alternativas mais adequadas e em tempo hábil.
Encontrar, registrar e avaliar individualmente cada informação seria extremamente lento e trabalhoso, por isso a necessidade adicional de conduzir a etapa com agilidade e eficiência.
Seguir uma abordagem meticulosa no processo de qualificação de fornecedores ajuda a evitar a perda de recursos financeiros e de tempo com candidatos que não estão aptos a atender suas necessidades.
Por fim, registrar as fontes e validade dos documentos sobre determinado fornecedor facilitará a manutenção do seu cadastro e homologação, tornando mais prática a conferência das informações para verificar se o parceiro continua validado.
Importante destacar também que uma das grandes vantagens do processo de qualificação é exatamente encontrar qualquer tipo de pendência, seja ela fiscal, tributária, trabalhista ou mesmo ambiental, no histórico do fornecedor.
Como essas pendências podem acabar penalizando o contratante desse fornecedor, ele deve ser descartado da qualificação. Isso diminui os riscos de irregularidades e prejuízos à empresa contratante, sejam eles financeiros, operacionais ou de imagem.
Aprenda como fazer uma gestão de fornecedores inteligente e guiada por dados na sua empresa.
Como funciona o processo de qualificação de fornecedores?
A Linkana trabalha com a automatização da emissão e análise de consultas públicas e de compliance. Isso significa que um dos diferenciais da plataforma é agilizar o início do processo de qualificação de fornecedores.
Como não basta agilidade, também é preciso manter a homologação como um processo confiável e à prova de erros. Para isso, nosso investimento em um processo metódico, inteligente e tecnológico é sempre pontual.
Conheça os 5 passos do processo de qualificação de fornecedores:
1. realização do cadastro do fornecedor a partir do CNPJ da empresa;
2. coleta automatizada de informações públicas e certidões corporativas;
3. análise inteligente de informações e documentos coletados;
4. notificação de pendências, irregularidades e histórico do fornecedor;
5. avaliação do fornecedor, que será reprovado ou convidado a participar da qualificação.
Os bots de qualificação da Linkana utilizam tecnologia e parametrização para “aprender” com as mudanças do mercado e seguir se aperfeiçoando. Isso garante que a etapa se mantenha atualizada e eficaz.
Para entender o que é o Machine Learning e a diferença entre esse conceito e a Inteligência Artificial em si, confira o vídeo abaixo, produzido pelo canal Didática Tech:
De modo geral, o foco é ganhar tempo e diminuir riscos, transformando um processo lento, burocrático e falho em um procedimento automatizado de coleta de informações, seguindo para uma fácil visualização das certidões do fornecedor.
Manual da qualificação de fornecedores: passo a passo
A qualificação de fornecedores é um processo essencial para a saúde e lucratividade de uma grande empresa. Para manter seu nível de qualidade, honrar demandas e manter uma boa imagem, ela precisa de fornecedores que sigam condutas exemplares.
Devido à seriedade do seu papel, é importante delimitar etapas para conduzir a qualificação de maneira responsável.
Na Linkana, seguimos 5 etapas:
- qualificação de informações públicas;
- convite ao fornecedor;
- qualificação de informações privadas;
- revisão;
- aprovação final.
1. Qualificação de informações públicas
A qualificação, como mencionamos, inicia assim que o fornecedor entra em nossa base de dados.
A partir do CNPJ da empresa, os robôs da Linkana coletam informações públicas e levantam dados adicionais vinculados ao perfil do parceiro, tais como razão social, administração, unidades e outros detalhes, definidos a partir da categoria definida para a pesquisa.
A ideia é seguir de maneira ágil e otimizada nessa etapa preliminar, onde já podemos reprovar candidatos que não atendem às regras e demandas estabelecidas pelo solicitante.
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CNPJ, Certidões, consulta do CEIS e do CEPIM e outros dados na ferramenta completa Consulta CNPJ da Linkana.
2. Convite ao fornecedor
A seguir, o fornecedor será convidado para participar do processo de qualificação na plataforma da Linkana. Uma vez criada uma conta de fornecedor, serão solicitadas informações adicionais e documentação de natureza privada.
3. Qualificação de informações privadas
As informações solicitadas ao fornecedor nesta etapa são definidas previamente na qualificação, com base em sua categoria/ramo de atuação. O progresso do fornecedor é acompanhado por meio de um checklist da documentação enviada, que pode ser visualizada pelo usuário a qualquer momento.
4. Revisão
A revisão se inicia quando o fornecedor envia toda a documentação pedida. Assim, cada setor da empresa que solicitou a qualificação poderá avaliar as informações que competem a cada área.
Importante destacar que a revisão é recorrente, ou seja, quando o prazo de validade da documentação expirar, poderá ser definida a obrigatoriedade do reenvio e atualização de informações enviadas.
Se necessário, também é possível solicitar informações novas ao fornecedor, retornando o processo para a etapa anterior.
5. Aprovação final
Com todas as informações coletadas e revisadas, é possível fazer a aprovação final e homologação do fornecedor. Caso não atenda as expectativas, ele poderá ser recusado ao longo de qualquer uma das etapas da qualificação.
Aumentar a lucratividade e garantir o sucesso de uma empresa de grande expressão depende da otimização de processos e investimentos inteligentes, o que está diretamente ligado a processos como automatização financeira, marketing e a própria qualificação de fornecedores.
A Linkana é especialista nesse quesito, oferecendo soluções que diminuem a burocracia e elevam a qualidade das parcerias do seu negócio. Conheça nossas soluções!
O que somente a Linkana oferece para sua empresa?
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.
Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.
Isso acontece porque os fornecedores já informaram seus dados para outro cliente da Linkana, contribuindo para o preenchimento automático dessas informações sempre que uma nova busca é feita.
Somente a nossa plataforma resolve a maior falha de procurement, que é a inexistência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.
Por meio do Linkana Network, você e seu time de compras e procurement têm acesso à primeira solução de fundação de dados de fornecedores no Brasil.
Trata-se de uma solução inspirada no conceito Open Finance, na qual os dados dos fornecedores cadastrados no nosso sistema são compartilhados com todos os usuários do software.
Com isso, você obtém uma série de vantagens para a sua gestão de fornecedores. Entre as que mais se destacam, estão:
- acesso a cadastros padronizados, devidamente preenchidos, reduzindo o tempo necessário para encontrar empresas fornecedoras qualificadas;
- redução do volume de trabalho dos profissionais de compras, elevando sua produtividade e deixando-os livres para se dedicarem a outras tarefas tão importantes quanto;
- diminuição do retrabalho dos fornecedores, evitando que precisem preencher diversos cadastrados;
- aprimoramento do processo de onboarding, que é feito em menos tempo, contribuindo para iniciar o relacionamento com os fornecedores.
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