Processo de qualificação de fornecedores: como fazer em 5 passos

O objetivo do processo de qualificação de fornecedores é reunir a maior quantidade possível de informações sobre um potencial fornecedor, para identificar pendências, mitigar riscos e aumentar a eficiência do processo.

As dificuldades encontradas no processo de qualificação de fornecedores podem partir de diversos pontos. A documentação registrada sobre cada potencial parceiro está espalhada por diversos órgãos regulamentadores, sendo necessário um extenso levantamento.

Para auxiliar e agilizar o processo de qualificação de fornecedores, a Linkana possui tecnologia capaz de realizar a pesquisa e processamento de informações de maneira automática. Além disso, atualizamos nossos robôs constantemente à medida que as fontes de informações, fornecedores e registros mudam ou novas bases são criadas.

Nesse artigo, explicaremos como funciona esse processo, qual sua importância na homologação de fornecedores e como isso tudo irá garantir parceiros confiáveis e aptos para contribuir com sua empresa, sem causar ônus através de pendências e inconformidades. Continue lendo!

Importância do processo de qualificação de fornecedores

O processo de qualificação de fornecedores tem grande relevância para a homologação como um todo, uma vez que ela permite filtrar as opções disponíveis no mercado. Com o grande número de empresas que oferecem tais serviços, é preciso identificar as opções mais adequadas e em tempo hábil.

Encontrar, registrar e avaliar individualmente cada informação seria extremamente lento e trabalhoso, por isso a necessidade adicional de conduzir a etapa com agilidade e eficiência.

Seguir uma abordagem meticulosa no processo de qualificação de fornecedores evita a perda de recursos e tempo com candidatos que não estão aptos a atender suas necessidades.

Por fim, registrar as fontes e validade dos documentos sobre determinado fornecedor irá facilitar a manutenção do seu cadastro e homologação, tornando mais prática a conferência das informações para verificar se o parceiro continua validado.

Importante destacar que uma das grandes vantagens do processo de qualificação é exatamente encontrar qualquer tipo de pendência, seja ela fiscal, tributária, trabalhista ou mesmo ambiental, no histórico do fornecedor.

Como essas pendências podem acabar penalizando o contratante desse fornecedor, ele deve ser descartado da qualificação. O que acaba diminuindo os riscos de irregularidades e prejuízos a empresa contratante, sejam eles financeiros, operacionais ou de imagem.

Como funciona o processo de qualificação de fornecedores

A Linkana trabalha com a automatização da emissão e análise de consultas públicas e de compliance. Isso significa que o diferencial da plataforma é agilizar o pontapé inicial do processo de qualificação de fornecedores.

Como não basta agilidade, também é preciso manter a homologação como um processo confiável e à prova de erros, nosso investimento em um processo metódico, inteligente e tecnológico é sempre pontual.

Conheça os 5 passos do processo de qualificação de fornecedores:

1. Realização do cadastro do fornecedor a partir do CNPJ da empresa;

2. Coleta automatizada de informações públicas e certidões corporativas;

3. Análise inteligente de informações e documentos coletados;

4. Notificação de pendências, irregularidades e histórico do fornecedor.

5. Avaliação do fornecedor, que será reprovado ou convidado a participar da qualificação.

Os bots de qualificação da Linkana utilizam tecnologia e parametrização para “aprender” com as mudanças do mercado e seguir se aperfeiçoando. Isso garante que a etapa se mantenha atualizada e eficaz.

Para entender o que é o machine learning e a diferença entre esse conceito e a inteligência artificial em si, confira o vídeo abaixo, produzido pelo canal Didática Tech:

De modo geral, o foco é ganhar tempo e diminuir riscos. Transformando um processo lento, burocrático e falho em um procedimento automatizado de coleta de informações, seguindo para uma fácil visualização das certidões do fornecedor.

Manual da qualificação de fornecedores: passo-a-passo

A qualificação de fornecedores é um processo essencial para a saúde e lucratividade de uma grande empresa. Para manter seu nível de qualidade, honrar demandas e manter uma boa imagem, ela precisa de fornecedores que seguem condutas exemplares.

Devido à seriedade do seu papel, é importante delimitar etapas para conduzir a qualificação de maneira responsável. Na Linkana, seguimos 5 etapas:

  • Qualificação de informações públicas;
  • Convite ao fornecedor;
  • Qualificação de informações privadas;
  • Revisão;
  • Aprovação final.

1. Qualificação de informações públicas

A qualificação, como mencionamos, inicia assim que o fornecedor entra em nossa base de dados. A partir do CNPJ da empresa, os robôs da Linkana irão coletar informações públicas e levantar dados adicionais vinculados ao perfil do parceiro, como razão social, administração, unidades e outros detalhes, definidos a partir da categoria definida para a pesquisa.

A ideia é seguir de maneira ágil e otimizada nessa etapa preliminar, onde já podemos reprovar candidatos que não atendem às regras e demandas estabelecidas pelo solicitante.

2. Convite ao fornecedor

A seguir, o fornecedor será convidado para participar do processo de qualificação na plataforma da Linkana. Uma vez criada uma conta de de fornecedor,  serão solicitadas informações adicionais e documentação de natureza privada.

3. Qualificação de informações privadas

As informações solicitadas ao fornecedor nesta etapa são definidas previamente na qualificação, com base na categoria/ramo de atuação do mesmo. O progresso do fornecedor é acompanhado através de um checklist da documentação enviada, que pode ser visualizada pelo usuário a qualquer momento.

4. Revisão

A revisão se inicia quando o fornecedor envia toda a documentação pedida. Assim, cada setor da empresa que solicitou a qualificação poderá avaliar as informações que competem a cada área. 

Importante destacar que a revisão é recorrente, ou seja, quando o prazo de validade da documentação expirar, poderá ser definida a obrigatoriedade do reenvio e atualização de informações enviadas. Se necessário, também é possível solicitar informações novas ao fornecedor, retornando o processo para a etapa anterior.

5. Aprovação final

Com todas as informações coletadas e revisadas, é possível fazer a aprovação final e homologação do fornecedor. Caso o mesmo não atenda as expectativas, ele poderá ser recusado ao longo de todas as etapas da qualificação.

Aumentar a lucratividade e garantir o sucesso de uma empresa de grande expressão depende de otimização de processos e investimentos inteligentes, o que está diretamente ligado a processos como automatização financeira, marketing e a própria qualificação de fornecedores. 

A Linkana é especialista nesse quesito, oferecendo soluções que diminuem a burocracia e elevam a qualidade das parcerias do seu negócio. Conheça nossos serviços!

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.