O que é a ISO 9001:2015, para que ela serve e como implementar essa norma na sua empresa
Apesar de ser reconhecida facilmente por muitos consumidores, a ISO 9001:2015 também causa confusão não só para eles, como também para grande parte dos gestores de empresas. Será que sua implementação traz benefícios? Para que serve a ISO 9001:2015? E até mesmo: o que é exatamente a ISO 9001:2015?
Pensando nisso, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber para acabar com as dúvidas a respeito da ISO 9001:2015 e como é a implementação dela em um negócio. Está preparado?
Vamos começar do início: o que é a ISO 9001:2015?
Você pode pensar que o nome ISO 9001:2015 é uma coisa só, mas, na verdade, são vários pontos que resultam nessa norma.
Então não podemos falar sobre o que é a ISO 9001:2015 sem antes explicarmos a ISO 9001, uma norma reconhecida internacionalmente que foi criada para certificar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e determinar quais são os requisitos para a implementação desse sistema em uma empresa.
Mas para que implementar esse sistema? Para oferecer aos clientes a confiança de que os produtos e serviços que sua empresa fornece não só atenderão às necessidades deles, como também seguem um padrão de qualidade e segurança.
E caso você possua uma micro ou pequena empresa, não pense que ela não está apta a ser certificada: qualquer empresa, pública ou privada, pode conseguir essa certificação, independente do produto e/ou serviço que fornece.
Elaborada pelo Comitê Técnico Quality Management and Quality Assurance (ISO/TC 176), a ISO 9001 foi traduzida e publicada no Brasil pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) em 2015, por isso seu nome é ABNT NBR ISO 9001:2015.
Também vale reforçar que a responsabilidade da fiscalização dessa norma, para garantir que todos os requisitos de qualidade sejam cumpridos, é do Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).
Para que serve a ISO 9001:2015?
Nós já abordamos no tópico anterior que o principal objetivo da ISO 9001:2015 é garantir que os produtos e serviços fornecidos pela empresa satisfaçam os clientes com uma garantia de qualidade e segurança.
Mas para que isso aconteça, é necessário que a empresa realize uma série de ações, como:
Implantação de procedimentos que formalizem as atividades que influenciam na qualidade
Gerenciamento correto das matérias-primas e recursos humanos para a produção dos produtos
O comprometimento de toda a equipe com a satisfação do cliente
Estabelecimento de indicadores para monitoramento de processos e adaptações empresariais quando os objetivos não são alcançados.
A ISO 9001:2015 oferece benefícios para as empresas?
Para os clientes, a ISO 9001:2015 significa qualidade e segurança contínua nos produtos e/ou serviços adquiridos. Mas e para as empresas, existe alguma vantagem de seguir uma série de normas e adaptar inúmeros processos apenas para conquistar essa certificação?
E é claro que todo esse trabalho feito pela sua empresa trará resultados positivos! Essa certificação não só influenciará positivamente na reputação da sua marca perante seus consumidores, fornecedores, investidores e funcionários, como também ajudará em negociações e a conquistar novos negócios.
Outros benefícios da ISO 9001:2015 vão desde o fato de que sua companhia melhorará a organização interna, terá um melhor desempenho do negócio e comercial até que possibilitará um maior controle do negócio pela direção e acionistas.
Leia também: Plano de mitigação de riscos: passo a passo para montar um
8 passos para implementar a ISO 9001:2015 na sua empresa
Determine o processo de implementação correto para o seu negócio
As decisões da sua empresa na implementação da ISO 9001:2015 já começam logo de cara, com o processo de implementação que mais está de acordo com as suas necessidades - e com seu orçamento.
Atualmente, existem quatro caminhos que as empresas costumam optar por seguir:
Visitas presenciais à empresa: esse é o método convencional que costuma ser usado por grandes corporações, em que um consultor visitará a empresa e fará suas observações. Porém, as visitas não só podem custar alguns milhares de reais, como podem ser necessárias dezenas de vistorias de inspeção;
Compartilhamento de consultoria: para ajudar com os custos, muitas empresas optam por se unir para ter o mesmo profissional que ajudaria com as dúvidas. Nessa opção são divididos os custos de hospedagem e despesas do consultor, podendo derrubar o valor para mais da metade. Entretanto, esse ainda é considerado um valor alto para muitos negócios.
Dúvidas por e-mail: também é possível contratar empresas para sanar dúvidas diretamente por e-mail, que é mais impessoal, mas pode ter um valor bem mais baixo.
Software de gestão: a opção mais tecnológica permite a integração com outras ferramentas e softwares, mas deixa grande parte do trabalho nas mãos das equipes da empresa.
Olhar para o ISO 9001:2015 e minha empresa
Se você está pensando “quanto trabalho minha equipe vai ter para conseguirmos essa certificação”, que tal olhar primeiro para o sistema de gestão? Talvez você nem saiba, mas já cumpre vários dos requisitos que são pedidos pela norma.
Com essa avaliação, você poderá saber quais pontos já são atendidos e quais precisam ser implementados para decidir qual é o plano de ação.
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Estabeleça um comitê de implementação
Após determinar o processo de implementação que sua empresa usará e avaliar quais são os principais pontos de melhoria, você precisará estabelecer um comitê de implementação da norma.
Não só uma pessoa específica que possui amplo conhecimento dos processos e funcionamento da empresa, como outros colaboradores que apoiarão no processo. De preferência, esses colaboradores precisam ser líderes ou ao menos conseguirem ser encarados dessa maneira para permitir que as ações sejam aplicadas sem contestação por outros funcionários.
A importância da liderança na ISO 9001:2015 virou até mesmo tema de vídeo, que você pode assistir logo abaixo:
Diagnóstico e planejamento
Com o comitê montado, chegou o momento deles colocarem as mãos na massa para criar o plano de ação para a implementação da ISO 9001:2015.
Com o diagnóstico realizado e os pontos de melhoria determinados, essa equipe também alinhará quais são os processos de implementação, quais pessoas serão responsáveis por quais atividades e quais são os prazos de cada etapa.
Leve a ISO 9001:2015 para toda a empresa
Você pode ter notado que os colaboradores são citados várias vezes ao longo do texto. E com razão: sem o apoio e envolvimento deles, a norma não funcionará na empresa. Mas para que seu comitê não encontre grandes dificuldades no engajamento dos colaboradores, algumas ações que podem ser realizadas são:
Apresentar a ISO 9001:2015 e explicar como será realizado o projeto de implementação
Criar uma identidade para o projeto, como logotipos, manuais e releases para a imprensa
Emitir comunicados com as atualizações do projeto
Realização de treinamentos sobre o assunto com os colaboradores
Implemente os requisitos da norma
Finalmente chegou o momento de iniciar a implementação. Mas um ponto importante é o cuidado no início. Muitas empresas se animam e iniciam a implementação com vários objetivos de curto prazo, acumulando trabalho para as equipes e os desmotivando.
Não se esqueça que além da efetivação do sistema de gestão da qualidade, sua empresa seguirá realizando melhorias dos processos da organização - tudo isso enquanto passa por uma mudança na cultura organizacional.
Por isso, já entre nesse projeto com a visão de curto, médio e longo prazo, pois a implementação pode demorar mais que o imaginado.
Realize uma auditoria interna
O processo de implementação da ISO 9001:2015 foi concluído, mas isso não significa que o trabalho acabou.
Esse é o momento da auditoria interna, em que seu comitê de implementação buscará confirmar que todas os processos foram implementados com sucesso ou então quais falhas ocorreram no processo. Também durante a auditoria interna pode ser revelada a necessidade de inclusão de dados que complementem os processos já implementados.
Conquistar a certificação com uma auditoria
Finalmente chegamos no último passo - e o mais esperado: a certificação ISO 9001:2015. Se a sua empresa deseja ter essa comprovação, é necessário contratar um órgão certificador, que tenha a possibilidade de realizar a auditoria oficial.
Com todas as aprovações conquistadas, o órgão emitirá o certificado. Mas atenção: essa comprovação possui um prazo de validade. Portanto, é necessário realizar um monitoramento constante das práticas, pois de nada adianta implementá-las uma vez e depois voltar aos processos antigos.
Por que a ISO 9001:2015 pode já fazer parte da sua empresa
Tudo que trouxemos neste artigo é uma prova de que, apesar da ISO 9001:2015 ser trabalhosa, ela é uma ótima maneira de garantir que seus processos estão otimizados e que sua marca será melhor vista por terceiros.
Mas enquanto esse processo acontece, você já parou para pensar em como a ISO 9001:2015 talvez já faça parte do seu negócio - ou pode começar a fazer parte hoje? Sua empresa não só é fornecedora, como também é consumidora de matérias-primas e insumos. Então, porque não buscar por essa certificação ao buscar por terceiros na sua rede de fornecedores?
Com a Linkana, sua empresa garantirá que os terceiros contratados não só possuem esse certificado, como também consultar certidões e documentos a fim de evitar erros e fraudes na homologação e qualificação de fornecedores, melhorando o relacionamento com parceiros.
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