Lista de fornecedores: o que é e como montar uma na empresa?
Uma lista de fornecedores pode ser definida como um documento no qual constam diversas informações e dados de empresas fornecedoras que podem compor a cadeia de abastecimento do seu negócio.
A ideia por trás do uso desse recurso é facilitar a busca por fornecedores qualificados e, dessa forma, impedir que a sua companhia corra risco de desabastecimento, entre outros problemas relacionados.
Como exemplo da importância dessa dinâmica, usaremos o setor de compras de um e-commerce, o qual tem grande peso na saúde financeira do negócio, bem como na manutenção da estratégia de aquisição de produtos, matérias-primas e serviços.
No entanto, sabemos que nem sempre é fácil encontrar um distribuidor competente, comprometido e que contribua com a estruturação de um bom relacionamento.
A fim de ajudar você e seu time de compras e procurement com a atividade, elaboramos este guia sobre como tornar a pesquisa por parceiros comerciais mais fácil, rápida e segura.
Ao longo deste artigo falaremos sobre como formar uma lista de fornecedores e vários outros pontos que envolvem esse tipo de contratação. Portanto, siga a leitura e fique por dentro de tudo sobre o assunto.
O que é uma lista de fornecedores?
Uma lista de fornecedores é um documento que centraliza informações de várias empresas fornecedoras, as quais têm as qualidades e características necessárias para compor a rede de abastecimento da sua companhia. Este banco de dados pode ser consultado sempre que a empresa precisar de um fornecedor novo para suprir as demandas.
A ideia, portanto, é encontrar, validar e registrar fornecedores em potencial em um documento único, para que possam ser facilmente acionados, quando necessário.
Quanto a isso, há companhias que adquirem listas de fornecedores prontas, na intenção de reduzir o tempo gasto para realização desse cadastro. Todavia, é preciso pensar que há grandes chances de parte dos nomes listados não serem interessantes para o negócio.
Nesse caso, o que era para ser um processo vantajoso, acaba demandando mais atenção e, por vezes, mais investimento. Por motivos assim, é que vale mais a pena montar sua própria lista de fornecedores.
Dica! Aproveite e leia também: "Classificação de fornecedores: qual a importância e como realizar?"
O que é ser um fornecedor?
Ser um fornecedor é trabalhar com a oferta de produtos e/ou serviços que serão usados por outros para continuidade de suas operações ou rotinas. No caso, um fornecedor pode tanto ser uma pessoa física quanto uma pessoa jurídica, e atender empresas e clientes finais.
Considerando essa explicação, é possível entender que um mesmo negócio pode atuar como um fornecedor e precisar de fornecedores para continuar funcionando.
Por exemplo, uma companhia da indústria alimentícia pode abastecer supermercados e restaurantes diretamente, assim como pode precisar de abastecimento para fabricar os produtos que comercializa, como matéria-prima e embalagens.
O que é necessário para ser um fornecedor?
Independentemente da forma de atuação, para ser um fornecedor é necessário atender a alguns critérios. Entre os principais, estão:
oferecer produtos e/ou serviços de qualidade;
respeitar as cláusulas firmadas em contrato, a exemplo de condições e prazos de entrega;
estruturar um bom relacionamento com o contratante e seus stakeholders;
cumprir com todas as normas e leis vigentes para o setor de atuação;
respeitar os direitos humanos e não se envolver em práticas ilícitas, a exemplo do trabalho infantil ou escravo.
Confira mais sobre essas questões lendo o artigo: "Como ser um fornecedor de produtos para grandes empresas? Aprenda em 5 passos"
Qual é a função de um fornecedor?
A principal função de um fornecedor é garantir o fluxo de abastecimento dos seus contratantes, conforme o estabelecido na formação da parceria. Em outras palavras, a empresa fornecedora precisa assegurar que os negócios que a contrataram não ficarão sem insumos, matérias-primas ou serviços, de acordo com a oferta apresentada.
Em complemento a esse ponto, vale destacarmos que há vários deveres e direitos dos fornecedores citados ao longo do Código de Defesa do Consumidor (CDC), estabelecido pela Lei n° 8.078 de 11 de setembro de 1990.
No que se refere especificamente à função de um fornecedor, os deveres estão relacionados à responsabilidade por vício de produto ou serviço (qualidade e quantidade), à responsabilidade pelo fato do produto (defeitos e danos), entre outros similares.
Agora você já conhece a função de um fornecedor. Para saber como montar uma lista com os melhores profissionais, é preciso, primeiro, saber quais tipos existem, certo? Dessa forma, fica muito mais fácil saber quais incluir na sua listagem.
Por isso, a seguir, falaremos sobre as diferentes categorias de fornecedores.
Quais tipos de fornecedores existem?
Entre os tipos de fornecedores no mercado brasileiro, estão os:
monopolistas: empresas fornecedoras que vendem produtos ou disponibilizam serviços exclusivos. Por isso, não têm concorrentes;
habituais: fornecedores que fornecem insumos e matérias-primas básicas que servem a companhias de variados setores;
especiais: aqueles que atendem demandas raras, específicas ou pontuais, a exemplo de produtos sazonais.
Para saber qual escolher, considere o perfil do seu negócio e necessidades de abastecimento.
O que avaliar ao contratar um fornecedor?
Um dos grandes desafios dos lojistas iniciantes — e de demais empresas, de modo geral — é conseguir fornecedores e realizar a gestão de compras corretamente.
A primeira barreira dessa dinâmica está na nomenclatura: fornecedores, distribuidores, importadores, fabricantes ou confecções. Afinal, qual a diferença entre eles?
Esses nomes até podem ser tratados como sinônimos. Porém, cada um tem sua particularidade, dependendo do nicho de atuação.
Para você entender melhor os conceitos, usaremos como exemplo o e-commerce que citamos logo na abertura deste artigo. No caso, se uma loja virtual trabalha com roupas, precisa encontrar confecções ou mesmo fabricantes de tecido, sejam importadores ou não.
Agora, se a área é de produtos eletrônicos, gadgets e similares, é recomendado procurar uma importadora, que costuma ter mais expertise nas soluções.
Pensando nisso, é preciso responder também: o que é um bom fornecedor e o que avaliar antes de formalizar essa contratação?
Em resumo, podemos dizer que um bom fornecedor é aquele que supre adequadamente a demanda de fornecimento dos contratantes, cumprindo prazos e prezando pela qualidade dos produtos e/ou serviços comercializados.
Uma forma de verificar se o fornecedor que pretende contratar tem essas características, é avaliando pontos como:
histórico da empresa, a exemplo de tempo de atuação e dos cases de sucesso;
saúde financeira e potenciais riscos ESG;
reputação perante o mercado de atuação e clientes;
qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos;
precificação e custo-benefício;
localização, prazos e formas de entrega;
flexibilidade no fluxo de entrega;
capacidade para atender demandas extras.
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Como criar uma lista de fornecedores?
Agora sim, com tudo isso em mente, fica mais fácil entender como montar uma lista de fornecedores para a sua empresa.
Tenha em mente que o processo pode ser um desafio, especialmente quando você não sabe onde encontrá-los. Um dos motivos é que, mesmo nos dias de hoje, muitos fornecedores não têm site ou, quando têm, não se preocupam em apresentar uma interface agradável.
Este cenário acontece, geralmente, quando os fornecedores lidam diretamente com consumidores que, por sua vez, acabam fazendo a melhor propaganda: o boca a boca.
Por conta disso, muitos dos bons prestadores disponíveis no mercado ficam ocultos e difíceis de serem encontrados por meio de pesquisas no Google, por exemplo. Por isso, é necessário um esforço adicional para chegar até eles e, então, procurar fornecedores para compor a sua lista.
Veja algumas boas práticas que podem ajudar!
Explore seu networking
Pergunte e converse com colegas do mesmo segmento — no caso do nosso exemplo, os que atuam no ramo de e-commerce. Lembre-se que o não você já tem, então, o que custa tentar?
Manter contato com pessoas na área faz com que você amplie o seu networking, o que facilita as relações. Além do mais, é possível extrair informações valiosas, por exemplo:
quais são os fornecedores mais confiáveis do setor;
quais despacham com mais agilidade, ou seja, logo após o pedido;
se há problemas com RMA (Return Merchandise Authorization ou Autorização de Devolução de Mercadoria)
quem apresenta o melhor custo-benefício.
Saia do mundo virtual e vá para o real
Não consegue montar a sua lista de fornecedores, pois não os encontra na internet? Saia da frente do computador e dê uma volta. Vá até os lugares que fornecem o mesmo produto que você precisa vender, olhe as embalagens e colete informações.
Com o CNPJ do fornecedor em mãos, você consegue descobrir telefone e endereço. A partir daí, não tenha vergonha! Ligue e busque informações sobre potenciais parcerias.
Se possível, agende uma visita, saiba como é a dinâmica de fornecimento e o que é necessário para iniciar um pedido.
Este artigo também pode ajudar você nesse processo: "Como saber o CNPJ da empresa? Tutorial para ajudá-lo na pesquisa"
Participe de eventos, feiras e congressos
Eventos, feiras e congressos não são perda de tempo ou dinheiro, como muitos gestores, infelizmente, ainda pensam. Na verdade, essas ocasiões são investimentos valiosíssimos para quem quer ter sucesso empresarial.
Nesses locais, é possível ampliar sua rede de networking, conhecer outros fornecedores (aqueles que não têm site, por exemplo), encontrar novos produtos e fechar parcerias.
Em muitos casos, você falará diretamente com o dono ou com alguém de grande influência naquele nicho.
Como validar a lista de fornecedores montada?
Você foi para rua, participou de eventos e buscou orientação com lojistas mais experientes? A partir de agora, a sua lista de fornecedores está ganhando forma, mas é preciso segurança.
Nesse contexto, é fundamental fazer uma boa avaliação de fornecedores. Além dos critérios que citamos, é interessante considerar outros pontos, como os que listamos a seguir.
A reposição é rápida?
Confirme se o fornecedor consegue uma reposição rápida do produto ou insumo adquirido. Afinal, de nada adianta bom preço, se a entrega é demorada.
Por exemplo, imagine que você tenha comprado 1 mil unidades de produtos de uma determinada empresa fornecedora. As vendas foram um sucesso e se esgotaram rapidamente. Você solicita reposição, mas isso levará em torno de um mês.
Para o seu negócio (e muitos outros) esse é um tempo impraticável, visto que seus clientes querem a mercadoria para agora. Como resultado, seu negócio perde em volume de vendas e, consequentemente, em faturamento.
RMA não deve ser uma dor de cabeça
Para os novos lojistas que usamos como exemplo ao longo deste artigo, talvez o termo RMA seja desconhecido. Trata-se de uma transação na qual o contratante abre um chamado com o fornecedor para que ele troque, repare ou reembolse produtos avariados.
Por vezes, é possível encontrar fornecedores com preços muito competitivos e atraentes, mas que não realizam RMA. Ou seja, se receber uma mercadoria avariada, é você quem fica com o prejuízo.
Por isso, é fundamental conversar com colegas que atuam no mesmo segmento e, até mesmo, pesquisar na internet para descobrir como o fornecedor em questão se comporta perante esse tipo de problema.
Teste o produto
A reposição é rápida, o preço é competitivo, mas a taxa de RMA é alta. Isto é, muitos produtos voltam para a fábrica em função de algum problema. Isso é duplamente ruim, visto que você perde tempo com o “vai e vem de mercadorias” e desgasta a relação com os clientes.
Tal processo é cansativo tanto para a empresa quanto para o comprador. Além disso, pode ser prejudicial para a reputação da sua marca.
Aproveite e leia também: "Gestão de reputação: o que é, qual sua importância e como aplicar"
Qual o melhor fornecedor para quem está começando?
Por fim, mas não menos importante, uma dica valiosa para os inexperientes. Qual o melhor fornecedor quando se está iniciando as operações empresariais?
Já adiantamos que sua preocupação principal não deve ser o preço. Afinal, há chances de conseguir ofertas melhores à medida que ganhar mais experiência.
Inicialmente, você deve montar uma lista de fornecedores com quem tem disponibilidade de estoque, reposição rápida e que ofereça consignação ou crédito para o seu negócio.
Além disso, faça uma rápida pesquisa e veja como é o histórico dessa empresa e como anda a saúde financeira deles, assim como já comentamos.
Atenção a pontos como esses minimizam diversos riscos para a sua empresa, a exemplo dos financeiros, reputacionais, jurídicos e de desabastecimento.
Como saber se um um fornecedor é seguro de maneira fácil e rápida?
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