Gestão de compras: 7 passos de como realizar a melhor!
A gestão de compras pode ser definida como um processo que reúne diversas práticas e estratégias que ajudam a organizar a aquisição de matérias-primas e insumos, e a contratação de serviços para o funcionamento de uma empresa, extraindo o melhor custo-benefício possível.
Por conta dessa característica, é possível dizer também que um dos principais objetivos da gestão de compras é reduzir os custos de abastecimento e/ou serviços terceirizados, e contribuir com o aumento do lucro da empresa. Por isso, se trata de uma atividade estratégica.
Até pouco tempo, a área de compras envolvia apenas tarefas básicas e rotineiras, como negociar o pedido do fornecedor e buscar o menor preço. Atualmente, as responsabilidades desse setor têm muito mais amplitude e têm peso importante no sucesso (ou fracasso) do negócio.
Apenas como exemplos de gestão de compras, estão atividades como inspecionar a qualidade do material adquirido, verificar a credibilidade dos fornecedores, garantir a entrega do que foi comprado no prazo, entre outras relacionadas.
Por motivos como esses é que os gestores estão, cada vez mais, buscando eficiência e resultados para sua empresa por meio da administração correta da área de compras e procurement.
Esse também é o seu propósito? Então, siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre esse tema, incluindo:
o que é gestão de compras;
qual o principal objetivo desse gerenciamento;
quais são as responsabilidades desse setor;
como funciona a administração dessa área;
os principais passos para boa gestão de compras;
o que é processo de compras;
como criar uma agenda de compras;
qual a relação da gestão de compras e o estoque;
por que uma empresa deve adotar um sistema de compras.
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é uma atividade administrativa que inclui estratégias, abordagens, práticas e fluxos que favorecem a aquisição de insumos, matérias-primas e a contratação de serviços, necessários para garantir a continuidade das operações de uma empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação.
Também estão entre as responsabilidades da gestão de compras o controle das entregas dos itens/serviços adquiridos, bem como a negociação com fornecedores, como meio para reduzir custos sem perder a qualidade do que está sendo comprado.
Em complemento, podemos dizer também que esse gerenciamento garante a disponibilidade de todos os suprimentos relevantes para a continuidade de fluxo produtivo de uma companhia.
Caso essa atividade não seja realizada corretamente, a empresa pode perder vendas e, consequentemente, ter prejuízos financeiros e impactos negativos no relacionamento com seus clientes finais.
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Quais são os objetivos da gestão de compras?
Entre os principais objetivos da gestão de compras está garantir que todas as áreas da empresa tenham o que é preciso para continuar suas operações.
Como comentamos, a área de compras e procurement precisa atuar de modo que nada falte para que a companhia siga produzindo os itens que comercializa, ou entregando as soluções e serviços aos clientes finais.
Um bom gerenciamento desse setor também tem como objetivo:
reduzir perdas financeiras;
maximizar os investimentos feitos em matérias-primas e serviços;
contribuir para aumentar a lucratividade da companhia.
Para atingir esses propósitos, há algumas boas práticas de gestão de compras que podem ser adotadas. Uma delas diz respeito a parâmetros de monitoramento, que também podem ser chamados de metas de compra.
As metas de compras devem ser divididas em 5R´s (right), que são:
preço certo;
quantidade certa;
qualidade certa;
lugar certo;
hora certa.
Ao alcançar esses cinco pilares, os profissionais de compra e procurement ajudam a área de compras a atingir os objetivos, bem como contribuem para a empresa, de modo geral, crescer e aumentar o potencial de faturamento.
Aproveite e leia também: "Como desenvolver uma carreira em compras? Dicas de um especialista!"
Quais são as responsabilidades da gestão de compras?
No que se refere às responsabilidades da gestão de compras, as principais são:
receber os pedidos das áreas, confirmar a necessidade de compra e buscar quais empresas fornecedores oferecem as melhores condições para atender essas demandas;
identificar fornecedores competentes e qualificados para atender cada uma das necessidades de abastecimento de produtos ou contratação de serviços e, com isso, compor a rede de abastecimento;
garantir o fluxo frequente de mercadorias e de abastecimento da cadeia de suprimentos;
conferir o recebimento dos itens e dar o destino certo para cada um dos materiais/serviços comprados;
buscar meios de reduzir custos, sem comprometer a qualidade do que foi adquirido;
determinar os termos e condições de compra e transmitir essas informações aos fornecedores;
trabalhar paralelamente com o departamento de estoque, caso essa área seja separada de compras;
gerar relatórios de custos, volumes adquiridos, frequência de compras, a fim de contribuir com o planejamento estratégico do negócio;
melhorar a eficiência do processo de compras, com a inclusão de novas abordagens, soluções e tecnologias.
Como realizar uma boa gestão de compras? 7 passos!
Os principais passos para uma boa gestão de compras incluem as seguintes etapas:
alinhe as compras com a demanda do consumidor;
controle os produtos e serviços da empresa;
conheça bem seus fornecedores;
organize seu fluxo de compras;
monitore preços e pesquise antes de negociar;
mantenha o bom relacionamento com os fornecedores;
automatize o máximo de processos possíveis.
1. Alinhe as compras com a demanda do consumidor
Não dê um passo maior que a perna. Esse é um ditado que também pode ser utilizado para melhorar a gestão de compras.
A ideia aqui é somente comprar itens que realmente estejam tendo saída. Do contrário, os insumos ficam parados no estoque e geram perdas financeiras importantes para o negócio.
Um bom exemplo de gestão de compras eficiente é o varejo comprar de acordo com a saída dos produtos e os níveis de estoque. Enquanto isso, a indústria avalia o estoque, os distribuidores e o varejo.
Na prática, significa que toda compra deve ser feita alinhada ao fluxo e volume de vendas da empresa.
2. Controle os produtos e serviços da empresa
Este passo de como fazer uma boa gestão de compras chama a atenção para a realização de um bom controle de produtos e serviços. Uma das melhores formas de fazer isso é respondendo perguntas como:
Há alguma atividade paralisada com frequência?
Existe desperdício de material?
Quais são os produtos que interferem na produtividade da companhia?
Ter essas respostas é essencial para criar uma estratégia eficiente no setor de compras, realizando o monitoramento adequado de produtos e serviços, evitando perdas financeiras e gargalos na produção.
3. Conheça bem seus fornecedores
A melhor forma de conhecer seus fornecedores é submetê-los a um processo de homologação eficiente.
Aqui, é importante considerar pontos como prazo de entrega, qualidade do produto/serviços, preço e histórico da empresa que pretende contratar.
Também não deixe de analisar questões como compliance, saúde financeira, e riscos como os reputacionais, financeiros, jurídicos, entre outros relacionados.
Por fim, monte um cadastro de fornecedores. Isso ajuda a encontrar mais rapidamente o parceiro que precisa e a implementar abordagens estratégicas de compras.
4. Organize seu fluxo de compras
Por quem passa o pedido de compras? Quem procura o fornecedor ideal? Como é feita a conferência dos itens adquiridos? Entre as boas práticas de gestão de compras está também a definição do fluxo desse setor.
O objetivo aqui é indicar um caminho a ser seguido pelos profissionais, a fim de evitar obstáculos, burocracias desnecessárias e aumentar a produtividade dos times.
Inclusive, temos um artigo que ajudará você a fazer essa organização. Não deixe de conferir: "Como montar um fluxograma de compras? Passo a passo completo!"
5. Monitore preços e pesquise antes de negociar
Conseguir o menor preço ajuda a manter as contas em dia e a aproveitar melhor o orçamento destinado para cada área. Porém, buscar saving a todo custo pode desgastar e comprometer o relacionamento com os fornecedores.
Por isso, antes de iniciar uma negociação para tentar descontos ou prazos de pagamento mais interessantes, faça uma boa pesquisa de mercado para evitar sugerir um valor muito abaixo e "ofender" o fornecedor.
Outra boa dica de gestão de compras aqui é fazer o monitoramento dos valores praticados pelos fornecedores que estão na sua base. Dessa forma, é possível ter um visão geral de todos os preços e, na hora que precisar comprar algo, identificar mais rapidamente o melhor custo-benefício.
6. Mantenha o bom relacionamento com os fornecedores
E por falar em relacionamento com os fornecedores, uma gestão de compras eficiente também zela por esse princípio.
Pense nesses parceiros como um dos alicerces de funcionamento e de crescimento da sua empresa. Sem eles, seu negócio fica sem a base necessária para fabricar os produtos que comercializa ou entregar os serviços aos clientes finais, concorda?
Por esse motivo, desde os primeiros contatos, é fundamental estruturar uma relação pautada em transparência, honestidade e respeito.
Sugestão de leitura: "Como e por que criar relacionamentos duradouros com fornecedores?"
7. Automatize o máximo de processos possíveis
Por fim, encontre meios de automatizar o máximo de processos que forem possíveis. Ao usar a tecnologia a favor da área de compras, você evitar falhas comuns de serem cometidas em atividades manuais e, com isso, a necessidade de retrabalho.
Outros resultados são o aumento da produtividade do time de compras e procurement, e a dinâmica de funcionamento do setor fluxo operacional do setor.
Confira também: "Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade"
Como funciona a gestão de compras?
A gestão de compras funciona a partir das regras gerais de funcionamento do departamento de compras.
Na prática, o gerenciamento dessa área se inicia com a demanda, ou seja, com a identificação do que é necessário para realizar a aquisição de um determinado material ou serviço.
Em seguida, é feita a cotação com os fornecedores, processo no qual é preciso analisar detalhes como preço, qualidade, prazo de entrega, entre outros.
Na sequência, realiza-se a negociação com as empresas fornecedoras, momento em que se definem os melhores custos-benefícios. Após, dá-se início à efetivação do pedido e, ao final, ao recebimento e conferência dos produtos, e envio da fatura para o departamento financeiro.
O que é processo de compras?
Dentro de um gerenciamento de produtos, existe um processo de compras. Esse procedimento consiste em uma série de atividades que garantem a aquisição de bens e serviços necessários para as operações de uma empresa.
Essas compras podem englobar desde alimentos e materiais de manutenção, até produtos tecnológicos de ponta.
Por lidar com pagamentos a fornecedores, a rapidez e o acompanhamento eficiente no processo de compras são fundamentais para preservar a saúde financeira e a logística de qualquer negócio. Porém, como estruturar um bom processo de compras?
Estruturando um processo de compras
Estruturar um workflow de processo de compras é o primeiro passo para evitar perdas financeiras e fortalecer a credibilidade do seu negócio.
Tenha em mente que essa sequência deve contemplar todos os produtos e serviços necessários para o funcionamento do negócio. Ou seja, todas as aquisições devem seguir esses parâmetros.
Estabelecido no departamento financeiro, esse processo começa com um pedido de compra de qualquer outra equipe da organização.
Após aprovado, o pedido de compra precisa ser enviado aos fornecedores para assinatura de contrato.
O importante é que os pedidos sejam aprovados sem erros, preservando a boa relação com os fornecedores e a satisfação das outras áreas da companhia.
Leia também: "O que é e-procurement? Quais são os conceitos, vantagens e funcionamento"
Como criar uma agenda de compras?
Para criar uma agenda de compras, o primeiro passo é conhecer as etapas que cada fornecedor segue para atender ao pedido de compras, visto que essa dinâmica dita o processo de separação e envio dos insumos/serviços pela empresa fornecedora.
Como exemplo para inspirar a estruturação da sua, podemos citar uma agenda de compra dividida da seguinte forma:
descreva o agendamento no sistema de gestão utilizado, por exemplo, agendamento de novembro de 2023;
escolha do tipo de agenda: suprimento, ressuprimento, ou outro;
selecione os dias de pedido;
defina a modalidade de frete para entrega do produto/serviços adquirido;
estabeleça se o produto comprado por agendamento será [Compra] embalado, ou outro modelo;
informe se o agendamento terá compras múltipla de produtos;
selecione a frequência de revisão em que a agenda procurará os dados para geração do pedido/demanda;
indique o parâmetro de estoque;
aponte o código do comprador;
informe seu tipo de agendamento de compra;
salve o procedimento.
Qual a relação da gestão de compras e o estoque?
Esses dois setores precisam estar em sintonia para que o processo de compras seja realizado corretamente. A ligação entre a gestão de compras e o estoque possibilita uma aquisição de produtos voltada às necessidades da empresa.
A dinâmica é a seguinte: se o time de compras não garantir insumos, a produção e as vendas serão prejudicadas, consequentemente, a falha da gestão de estoque ocasionará a falta de espaço físico para os materiais. Resultado: todo esse processo afeta o orçamento da instituição.
Por isso, essa ligação consciente otimiza os recursos da companhia e preza pela entrega aos clientes no tempo certo.
Confira dois exemplos que pedem a fusão correta da gestão de compras e estoque.
Pedidos variados
A gestão de compras e estoque oferece uma análise de dados consolidada na prevenção da reposição de produtos em tempo hábil. Esse relatório facilita o aumento dos pedidos em determinado mês, por exemplo. Por isso, é importante que a empresa esteja preparada para enfrentar ocasiões inesperadas.
Compras duplicadas
Uma gestão de compras e estoque estratégica ajudará a evitar a duplicação de produtos. O sistema sinaliza em tempo real quando um novo item entra no estoque, minimizando as possibilidades de adquirir um material sem necessidade.
Por que uma empresa deve adotar um sistema de compras?
Antes de saber porque aplicar em uma empresa, é importante entender o que é um sistema de compras.
Sistema de compras é um software que permite administrar todas as atividades relacionadas ao departamento de compras, como gerir fornecedores. Nesse sentido, o procurement é a solução para o gerenciamento de compras.
Entre as principais vantagens de adquirir um software desse tipo é a contribuição com o follow-up de compras. Isto é, essa solução auxilia o acompanhamento de pedidos, possibilitando que a empresa identifique os gargalos e encontre uma solução mais rapidamente.
Outro ponto é a agilidade nas transações. Uma ferramenta de qualidade gera a oportunidade de encontrar um número maior de fornecedores qualificados, e em menos tempo. Dependendo do sistema, para que o orçamento se transforme em uma compra, basta "dar um clique na ferramenta" e aguardar o retorno dos parceiros.
Contudo, nem sempre é fácil encontrar fornecedores à altura da empresa, não é? Por isso, você deve utilizar um software como o da Linkana, que ajuda a mitigar riscos na homologação e qualificação dos fornecedores, assegurando uma gestão de compras mais eficiente.
Com a Linkana, todo o processo de compliance é automatizado por meio de tecnologias como RPA (Automação Robótica de Processos) e Machine Learning, que realizam consultas públicas e emissão de certidões corporativas e realiza uma análise inteligente das informações e documentos privados compartilhados.
O que mais somente a Linkana oferece para sua empresa?
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.
Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.
Times de compra e procurement que não têm acesso a um recurso como esse enfrentam uma série de desafios no seu dia a dia.
Por exemplo, a identificação de fornecedores realmente aptos para atender a empresa se torna muito mais demorada e custosa, visto que é preciso recorrer a diversas fontes para encontrá-los.
A falta de cadastros padronizados torna a análise de dados e informações confusa e imprecisa, além de gerar excesso de trabalho para quem deseja contratar e quem quer ser contratado.
Por outro lado, ao utilizar uma fundação de dados de fornecedores compartilhado esses, e vários outros entraves são resolvidos, gerando vantagens como:
redução do tempo necessário para qualificar fornecedores;
aumento da produtividade dos profissionais da área;
formação de um relacionamento com as empresas fornecedoras em bem menos tempo, entre várias outras.
Por todos esses motivos é que a Linkana é a única solução que resolve a maior falha que procurement enfrenta no momento, que a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.
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