Gestão de compras é um processo de aplicação de estratégias que visa aumentar os lucros e reduzir os custos de uma empresa.
Até pouco tempo, isso envolvia apenas negociar o pedido do fornecedor com menor preço. Hoje, as etapas de compras têm amplitude no mercado de aquisição.
As funções de um departamento de compras incluem atividades, como inspecionar a qualidade material, verificar a credibilidade dos fornecedores, garantir a entrega do material no prazo, entre outras.
Sendo assim, podemos compreender que a gestão de compras demanda estratégia e pode ser realizada sem dificuldades. Quer saber como?
Ao longo deste artigo explicaremos o que é e como realizar uma boa gestão de compras, buscando mais eficiência e resultados para sua empresa.
Você conhecerá todo o processo avaliando os seguintes tópicos:
- O que é gestão de compras?
- Quais são as responsabilidades do setor de compras?
- Como funciona a gestão de compras?
- Como realizar uma boa gestão de compras?
- O que é processo de compras?
- Qual a relação da gestão de compras e o estoque?
- Por que uma empresa deve adotar um sistema de compras?
Por isso, continue a leitura e confira!
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é o gerenciamento responsável pelo processo de aquisição de uma organização.
É essa prática que determina estratégias que favorecem a aquisição de insumos de produção, no caso da indústria, e de mercadorias, quando se trata de varejo e de distribuidores.
Além disso, essa gestão se responsabiliza pela entrega de materiais de escritório e de outros itens para o funcionamento da empresa, tais como a negociação com fornecedores a fim de reduzir custos operacionais.
Em síntese, a gestão de compras garante a disponibilidade de todos os suprimentos relevantes para a continuidade de fluxo produtivo de uma companhia.
Caso essa atividade não seja realizada corretamente, a empresa pode perder vendas e, consequentemente, ter prejuízos financeiros e impactos negativos no relacionamento com seus clientes finais.
Qual o principal objetivo da gestão de compras?
Diante do conceito sobre gestão de compras, podemos identificar sua principal função é garantir a disponibilidade dos insumos necessários para a vida de uma organização, os quais podem ser itens semi-acabados, já finalizados, matérias-primas, entre outros.
No entanto, para o cumprimento desse objetivo, existem parâmetros de monitoramento que chamamos de metas de compra.
As metas de compras são divididas em 5R´s (right), que se enquadram em:
- preço certo;
- quantidade certa;
- qualidade certa;
- lugar certo;
- hora certa.
Quais são as responsabilidades do setor de compras?
Para que o setor de compras flua corretamente, ela deve cumprir com as seguintes responsabilidades:
- identificar os fornecedores competentes para cada produto ou serviço;
- determinar os termos e condições de compra;
- emitir os pedidos;
- planejar o destino dos produtos;
- calcular as despesas com estocagem;
- garantir o fluxo frequente de mercadorias e da cadeia de suprimentos;
- fazer o checklist de recebimento e o relatório de uso na empresa.
Como funciona a gestão de compras?
A gestão de compras funciona junto ao departamento de compras. Na prática, o processo inicia com a demanda, isto é, com a identificação do que é necessário para obter um determinado material ou serviço.
Em seguida é feita a cotação com os fornecedores, processo no qual é preciso analisar detalhes como preço, qualidade, prazo de entrega, entre outros.
Na sequência, realiza-se a negociação com as empresas fornecedoras, momento em que se definem os melhores custos. Por fim, dá-se início à emissão do pedido e ao recebimento dos produtos.
Como realizar uma boa gestão de compras?
Para realizar uma boa gestão de compras, existem algumas práticas que sua empresa pode adotar, as quais ajudam a manter uma boa relação com fornecedores, a qualidade dos produtos e diminuir os custos dessa contratação. São elas:
- alinhe as compras com a demanda do consumidor;
- controle os produtos e serviços da empresa;
- conheça detalhadamente seus fornecedores.
Alinhe as compras com a demanda do consumidor
Não dê um passo maior que a perna. Esse ditado é importante na hora de definir as compras do consumidor.
Neste caso, o varejo deve comprar de acordo com a saída dos produtos e os níveis de estoque. Enquanto isso, a indústria avalia o estoque, os distribuidores e o varejo. Ou seja, toda a compra é alinhada de acordo com o fluxo de saída.
Controle os produtos e serviços da empresa
Este tópico faz você pensar em uma série de questionamentos antes de agir, por exemplo:
- Há alguma atividade paralisada com frequência?
- Existe desperdício de material?
- Quais são os produtos que interferem na produtividade da empresa?
Essas perguntas são essenciais para criar uma estratégia do setor de compras e preservar o monitoramento adequado.
Conheça detalhadamente seus fornecedores
Criar uma lista com os fornecedores de mais qualidade faz a diferença na hora de fazer os pedidos de compras.
Aqui, é importante considerar o prazo de entrega, a qualidade do produto, o preço e o histórico dos parceiros. Neste momento, também é vital construir um cadastro de fornecedores para fortalecer a relação com os mais estratégicos.
O que é processo de compras?
Dentro de um gerenciamento de produtos, existe um processo de compras. Esse procedimento consiste em uma série de atividades que garantem a aquisição de bens e serviços necessários para as operações de uma empresa.
Essas compras podem englobar desde alimentos e materiais de manutenção até produtos tecnológicos de ponta.
Por lidar com pagamentos a fornecedores, a rapidez e o acompanhamento eficiente no processo de compras são fundamentais para preservar a saúde financeira e a logística de qualquer negócio. Porém, como estruturar um bom processo de compras?
Estruturando um processo de compras
Estruturar um workflow de processo de compras é o primeiro passo para evitar perdas financeiras e fortalecer a credibilidade do seu negócio.
Tenha em mente que essa sequência deve contemplar todos os produtos e serviços necessários para o funcionamento do negócio. Ou seja, todas as aquisições devem seguir esses parâmetros.
Estabelecido no departamento financeiro, esse processo começa com um pedido de compra de qualquer outra equipe da organização.
Após aprovado, o pedido de compra precisa ser enviado aos fornecedores para assinatura de contrato.
O importante é que os pedidos sejam aprovados sem erros, prevenindo para uma boa relação com os melhores fornecedores e a satisfação dos outros times da companhia.
Leia também: O que é e-procurement? Quais são os conceitos, vantagens e funcionamento
Como criar uma agenda de compras?
Para criar uma agenda de compras, o primeiro passo é conhecer as etapas que cada fornecedor segue para atender ao pedido de compras, visto que essa dinâmica dita o processo de separação e envio dos insumos/serviços pela empresa fornecedora.
Como exemplo para inspirar a estruturação da sua, podemos citar uma agenda de compra dividida da seguinte forma:
- descreva o agendamento no sistema de gestão utilizado, tal como: agendamento 07/23;
- escolha do tipo de agenda: suprimento, ressuprimento, ou outro;
- selecione os dias de pedido;
- escolha a modalidade de frete para entrega do produto/serviços adquirido;
- estabeleça se o produto comprado por agendamento será [Compra] embalado, ou outro modelo;
- informe se o agendamento terá compras múltipla de produtos;
- selecione a frequência de revisão em que a agenda procurará os dados para geração do pedido/demanda;
- indique o parâmetro de estoque;
- informe o código do comprador;
- informe seu tipo de agendamento de compra;
- salve o procedimento.
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Qual a relação da gestão de compras e o estoque?
Esses dois setores precisam estar em sintonia para que o processo de compras seja realizado corretamente. A ligação entre a gestão de compras e o estoque possibilita uma aquisição de produtos voltada às necessidades da empresa.
A dinâmica é a seguinte: se o time de compras não garantir insumos, a produção e as vendas serão prejudicadas, consequentemente, a falha da gestão de estoque ocasionará a falta de espaço físico para os materiais.
Resultado: todo esse processo afeta o orçamento da instituição. Por isso, essa ligação consciente otimiza os recursos da companhia e preza pela entrega aos clientes no tempo certo.
Confira dois exemplos que pedem a fusão correta da gestão de compras e estoque:
Pedidos variados
A gestão de compras e estoque oferece uma análise de dados consolidada na prevenção da reposição de produtos em tempo hábil. Esse relatório facilita o aumento dos pedidos em determinado mês, por exemplo. Por isso, é importante que a empresa esteja preparada para enfrentar ocasiões inesperadas.
Compras duplicadas
Uma gestão de compras e estoque estratégica ajudará a evitar a duplicação de produtos. O sistema sinaliza em tempo real quando um novo item entra no estoque, minimizando as possibilidades de adquirir um material sem necessidade.
Por que uma empresa deve adotar um sistema de compras?
Antes de saber porque aplicar em uma empresa, é importante entender o que é um sistema de compras.
Sistema de compras é um software que permite administrar todas as atividades relacionadas ao departamento de compras, como gerir fornecedores. Nesse sentido, o procurement é a solução para o gerenciamento de compras.
Entre as principais vantagens para adquirir um software é que ele é essencial para o follow-up de compras. Isto é, auxilia o acompanhamento de pedidos, possibilitando que a empresa identifique os gargalos e encontre uma solução mais rapidamente.
Outro ponto é a agilidade nas transações. Uma ferramenta de qualidade dá a chance de encontrar o maior número de fornecedores qualificados. Para que o orçamento se transforme em uma compra, basta somente dar um clique na ferramenta e aguardar o retorno dos parceiros.
Mas nem sempre é fácil encontrar fornecedores à altura da empresa, não é? Por isso, você deve utilizar um software como o da Linkana, que ajuda a mitigar riscos na homologação e qualificação dos fornecedores, assegurando uma gestão de compras mais eficiente.
Com a Linkana, todo o processo de compliance é automatizado por meio de tecnologias como RPA (Automação Robótica de Processos) e Machine Learning, que realizam consultas públicas e emissão de certidões corporativas e realiza uma análise inteligente das informações e documentos privados compartilhados.
O que mais somente a Linkana oferece para sua empresa?
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques.
Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.
Times de compra e procurement que não têm acesso a um recurso como esse enfrentam uma série de desafios no seu dia a dia.
Por exemplo, a busca por fornecedores realmente aptos para atender ao seu negócio se torna muito mais demorada e custosa, visto que é preciso recorrer a diversas fontes para encontrá-los.
A falta de cadastros padronizados torna a análise de dados e informações confusa e imprecisa, além de gerar excesso de trabalho para quem deseja contratar e quem quer ser contratado.
Por outro lado, ao utilizar uma fundação de dados de fornecedores compartilhado esses, e vários outros entraves são resolvidos, gerando vantagens como:
- redução do tempo necessário para encontrar bons fornecedores;
- aumento da produtividade dos profissionais da área;
- formação de um relacionamento com as empresas fornecedoras em bem menos tempo, entre várias outras.
Por todos esses motivos é que a Linkana é a única solução que resolve a maior falha que procurement enfrenta no momento, que a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.
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