Compras

Diligenciamento de compras: o que é e como implantar na sua empresa?

Written byLeo Cavalcanti

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May 9, 2023

May 9, 2023

May 9, 2023

Diligenciamento de compras é um processo que pode ajudar sua empresa a garantir que todo o fluxo de abastecimento aconteça conforme o esperado e necessário, mitigando riscos de desabastecimento ou de problemas de relacionamento com fornecedores

Essa estratégia tende a estar alinhada a um possível sonho comum de todo negócio, que é reduzir custos com aquisição de matéria-prima e/ou serviços, ao mesmo tempo que assegura a entrega dessas compras e contratações no prazo estabelecido.

Por esse motivo, essa metodologia contribui para que seu negócio se certifique de que os fornecedores estejam produzindo com a devida qualidade e cumprindo os todos os critérios determinados.

Confira, neste artigo, como o diligenciamento de compras contribui para otimizar a produção, reduzir custos e receber produtos ou serviços no prazo combinado.

Também falaremos sobre como ele funciona, quais são os tipos e como fazer um diligenciamento correto na sua empresa.

Siga a leitura e confira tudo sobre esse tema agora mesmo!

O que é diligenciamento de compras?

O diligenciamento no setor de compras é uma prática de coletar, acompanhar e fiscalizar todas as etapas do processo de entrega de fornecedores.

O principal objetivo dessa ferramenta é manter a produção nos padrões de qualidade previamente combinados por contrato e o cumprimento dos prazos de entrega.

Por meio de telefonemas e/ou visitas técnicas periódicas, o profissional responsável por essa prática verifica o andamento do projeto para entender se haverá algum atraso, divergência na produção ou ainda irregularidades na infraestrutura ou nos equipamentos dos fornecedores.

Essa ação acontece logo após a negociação comercial ser fechada. Afinal, é preciso atestar se o que foi acordado será cumprido desde o começo da parceria. 

Algumas empresas fornecedoras trabalham com um nível de produção maior do que a capacidade de atendimento, acarretando demora na entrega e má qualidade dos produtos.

Por isso, o diligenciamento é tão importante para quem compra. Ele garante que o processo seja realizado de forma adequada, sem prejuízos para nenhum dos lados, além de assegurar que seu cliente final ficará satisfeito com o produto ou serviço ofertado.

O diligenciador, profissional responsável por essa prática, supervisiona a cadeia de suprimentos a fim de coletar dados para agir de forma ágil e eficiente caso algo saia conforme o planejado e não haja perdas financeiras.

O que inclui o diligenciamento de compras?

O processo de diligenciamento na área de compras de uma empresa inclui etapas e tarefas, como:


  • relatório completo sobre cada visita ou telefonema ao fornecedor;



  • acompanhamento e fiscalização do progresso das etapas de produção;


  • registro fotográfico;


  • armazenamento de documentos técnicos e de vendas sobre a situação naquele determinado momento.


Dica! Leia também: "Gestão da cadeia de suprimentos: como levar esse gerenciamento a outro patamar?"

Tipos de diligenciamento de compras

Há duas formas de realizar o diligenciamento de projetos, que são:


  • diligenciamento de mesa: feito fora da empresa fornecedora, por meio de telefonema e/ou envio de e-mail ao contratado. Esse tipo de diligenciamento deve registrar todas as informações passadas pelo fornecedor, o qual deve apresentar o cenário atual do fluxo do que foi comprado/contratado;


  • diligenciamento de campo: normalmente usado no início de um projeto, de forma periódica. Ele é feito presencialmente, com visita técnica à fábrica. Nesse caso, o diligenciador pode avaliar de perto o progresso das etapas da cadeia de suprimentos, a capacidade da indústria e o trabalho dos colaboradores envolvidos.


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Benefícios do diligenciamento de compras

Ao mensurar e fiscalizar o status de um projeto, a empresa compradora pode antecipar a problemas e suas soluções, reduzindo erros e os custos envolvidos na operação.

Ou seja, um diligenciamento bem-feito contribui para o sucesso operacional e financeiro de qualquer empresa, já que há informações suficientes para entender o que precisa ser alterado no cronograma e no planejamento estratégico corporativo.

Além disso, essa prática assegura que as informações circulem pelas áreas de interesse, sendo sempre precisas, atualizadas e transparentes. Essa avaliação de dados auxilia na cobrança de valores e no entendimento sobre a saúde financeira do negócio.

Em outras palavras, o diligenciamento ajuda a empresa a:



  • aumentar o lucro;


  • reduzir custos e perdas de materiais que não serão utilizados;


  • diminuir chances de erros e falhas operacionais;


  • garantir uma qualidade técnica do produto ou serviço comprado;


  • ter mais agilidade e precisão na tomada de decisões;


  • elevar a qualidade do produto ou serviço final;


  • antecipar-se a possíveis problemas e atrasos, alterando o cronograma inicial.


Como fazer o diligenciamento de compras?

Há diversas maneiras de fazer o diligenciamento na sua empresa. O mais importante é garantir um fluxo que atenda às necessidades corporativas e que tenha como foco a conquista de resultados.

Mesmo porque, cada negócio atua em um segmento diferente, que pode ser impactado por sazonalidade, tragédias naturais e decisões políticas e econômicas nacionais e internacionais. 

Contudo, de modo geral, um diligenciamento de compras pode ser implantado seguindo diretrizes, como:


  • uso de bases documentais;


  • escolha do profissional responsável;


  • follow-up;


  • acompanhamento pontual das entregas.


Uso de bases documentais

Estruture seu processo de diligenciamento utilizando como base alguns documentos obrigatórios para a devida fiscalização e avaliação das compras, tais como:



  • relatório administrativo: analisa o desempenho do fabricante, controlando os pedidos realizados e o número de ordens de compras por fornecedor. Ele não interfere na entrega;


  • relatório físico: feito antes da entrega, ele interfere diretamente na remessa produzida e previne atrasos e falhas operacionais.


Escolha do profissional responsável

Além dos documentos, é necessário escolher um profissional que atue como diligenciador e entenda tudo sobre as etapas da cadeia de suprimentos e o seu negócio.

Esse colaborador deve realizar visitas ou contato telefônico de forma periódica, verificando detalhes da situação do fabricante.

Baseando-se em contratos, cronogramas, pagamentos e outros relatórios, ele avalia toda a linha de montagem e produção do fornecedor para entender se é realmente possível que ele cumpra a qualidade técnica desejada e o prazo de entrega.

Nessas visitas técnicas ou telefonemas é importante auditar algumas áreas, como:


  • planejamento e controle da produção;


  • projeto;


  • compras;


  • armazenagem;


  • controle de qualidade;


  • infraestrutura de produção ou montagem.


Follow-up

Outra forma eficaz de fazer diligenciamento é entrando em contato com pessoas de setores variados do fornecedor. O follow-up é importante para dar prosseguimento e constância à prática de diligenciar os pedidos encomendados.

Os pontos que devem ser verificados na sua empresa antes de realizar o follow-up ou visitas técnicas são:


  • quantidade do material no estoque, entendendo se aquela é uma compra normal, urgente ou de emergência;


  • curva de consumo;


  • necessidade do cliente final.


Nesse cenário, o diligenciamento de projetos pode ter:


  • atuação preventiva: a fim de evitar atrasos na entrega;


  • atuação curativa: foco em evitar que os atrasos se tornem maiores do que seriam para não impactar diretamente o esvaziamento do estoque;


  • procedimentos especiais: objetivo no atendimento pleno para acompanhar de perto as encomendas, de forma individual.


Este artigo pode ser interessante para você: "Follow-up de compras: o que é e qual sua importância + 8 dicas para realização"

Acompanhamento pontual das entregas

Por fim, mais uma dica para fazer o diligenciamento de compras é incluir na rotina do profissional do departamento o acompanhamento completo da entrega: agilidade do transporte, espaço de armazenamento e fontes alternativas de suprimentos.

O setor de compra da empresa compradora deve se comunicar de forma clara e constante com o fabricante para obter todas as informações necessárias e acompanhar todo o processo.

Tenha sempre em mente que a importância da implantação do diligenciamento de projetos no seu negócio vai muito além de manter um bom relacionamento com os fornecedores. Ele garante que todas as etapas sejam cumpridas dentro do prazo e da qualidade exigida, contribuindo para redução de custos e aumento do lucro.

Como a tecnologia pode ajudar a melhorar a gestão de compras da sua empresa?

A tecnologia é uma aliada essencial para melhorar a gestão de compras da sua empresa. Isso porque os softwares certos aumentam a produtividade dos times, reduzem erros operacionais, ajudam a mitigar os riscos inerentes desse tipo de contratação, e muito mais!

A solução da Linkana, por exemplo, é a única que resolve a maior falha que a área de procurement enfrenta no momento, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhadas.

Sem esse recurso, os profissionais responsáveis pela gestão de fornecedores precisam de muito mais tempo para realizar essa busca, tendo que migrar entre diferentes ferramentas, sites e sistemas, até encontrar empresas fornecedoras compatíveis com as necessidades do negócio.

Do outro lado, os fornecedores também têm excesso de trabalho, visto que precisam preencher diversos cadastros, sem padronização, para se candidatarem a fazer parte da cadeia de abastecimento das companhias.

Mas o Perfil Universal do Fornecedor da Linkana resolve esse problema! Com os perfis de fornecedores compartilhados no nosso sistema, dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

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