Negociação com fornecedores: como encontrar a melhor oferta durante a pandemia

Uma das tarefas mais importantes para o departamento de compras é a negociação com fornecedores. É através dela que será possível encontrar a oferta de melhor custo-benefício, que possibilitará maior lucratividade, qualidade e a conquista dos objetivos traçados pela organização.

De modo geral, isso vai muito além do que simplesmente fazer a cotação de preços e escolher a alternativa com menor custo. 

É preciso garantir que os recursos financeiros disponíveis sejam utilizados de maneira eficiente e com o melhor resultado possível, incluindo no padrão de qualidade do produto final e no aproveitamento geral dos suprimentos adquiridos.

Mesmo se considerarmos o forte impacto da pandemia na forma como a negociação com fornecedores é conduzida pelas empresas, é essencial garantir que esse nível de assertividade seja assegurado para todas as aquisições.

Pensando nisso, vamos mostrar como o processo de negociação online pode ser conduzido de maneira adequada, segura e eficiente, garantindo o abastecimento dos suprimentos necessários e estimulando o bom relacionamento com fornecedores. Continue lendo!

Negociação com fornecedores em tempos de pandemia

A negociação com fornecedores em situações adversas, como crises econômicas ou a própria pandemia da covid-19, dificilmente correrá normalmente, sem sentir o impacto do evento no cenário mercadológico.

Mais do que simplesmente alterar a forma como as negociações ocorrem, dando mais ênfase para a negociação online como medida de segurança, a pandemia afetou a oferta e demanda em diversos setores.

Isso acaba exigindo que as empresas reavaliem os parâmetros e, em alguns casos, sigam com a renegociação de acordos estabelecidos.

Independente da situação pela qual uma organização empresarial se encontrar, felizmente o cenário atual conta com recursos importantes que facilitam negociações remotas com total agilidade, eficiência e segurança.

De aplicativos para videoconferência a softwares de e-procurement, o uso da tecnologia para superar obstáculos, ganhar velocidade e mitigar riscos na cadeia de suprimentos em tempos de pandemia é um investimento certeiro para garantir o sucesso empresarial.

Etapas do processo de negociação

Para otimizar a negociação com fornecedores, é preciso estabelecer um processo objetivo e bem detalhado para essa atividade. Contar com etapas bem definidas irá permitir que o departamento de compras identifique o momento certo para implementar cada estratégia e obter o melhor resultado.

Dessa forma, podemos estabelecer um processo de negociação completo com 5 etapas cruciais, descritas abaixo.

Matriz de risco

Antes mesmo de pensarmos em negociar com fornecedores, é importante desenvolver uma matriz de risco. Através dela, a empresa pode identificar os suprimentos de maior importância para sua operação, medindo o impacto financeiro e a probabilidade de riscos ocorrerem.

Considerando mais uma vez o cenário de pandemia, a matriz de risco auxilia a encontrar os itens que merecem prioridade de recursos quando chegar a hora da negociação com fornecedores.

Rede de fornecedores homologados

Mais uma etapa preparatória para a negociação, parte importante da gestão de fornecedores, é a definição de uma rede de fornecedores homologados, ou seja, que passaram pelo processo de qualificação, atendendo as exigências de compliance estabelecidas pela contratante.

Planejamento de compras

O planejamento de compras também é muito útil para realizar a negociação com fornecedores, uma vez que esse processo permite identificar as demandas de suprimentos, definir os parâmetros de aquisição, realizar os cálculos de ressuprimento, entre outros fatores importantes.

Negociação com fornecedores

A seguir temos a negociação com fornecedores na prática, onde serão utilizadas as informações sobre demandas, riscos e rede de fornecedores, levantadas previamente. Ao identificar os melhores candidatos ao fornecimento, o setor de compras pode elaborar e apresentar a proposta.

O importante é buscar o melhor custo-benefício possível, ou seja, garantir um ritmo de abastecimento ideal, manutenção de um padrão de qualidade aceitável e pelo valor certo

Nesse ponto, a empresa pode implementar estratégias de aquisição alinhadas ao seu posicionamento e planejamento estratégico

Como exemplo disso, temos a possibilidade de adotar técnicas de strategic sourcing, metodologia de médio a longo prazo, caracterizada por uma visão pautada pela inteligência e estratégia no abastecimento da operação.

Vale destacar ainda que o sucesso da negociação também envolve estabelecer e nutrir um bom relacionamento com seus fornecedores. Entenda um pouco mais sobre o tema no vídeo a seguir:

Evolução da parceria

Por fim, temos a etapa que envolve o planejamento da evolução da parceria entre contratante e fornecedor. 

Uma boa relação com a cadeia de suprimentos é aquela onde ambas empresas alcançam as metas estabelecidas, o que é algo muito importante de ser mantido com o passar do tempo. 

Dessa forma, planejar os próximos passos e como a parceria pode ser otimizada a longo prazo é uma medida altamente recomendada.

5 técnicas de negociação em compras de suprimentos

Como uma forma de contribuir para as próximas negociações com fornecedores conduzidas pela sua empresa, reunimos aqui 5 técnicas de negociação que podem aumentar as suas chances de ser bem-sucedido nesse quesito.

1. Nunca deixe a negociação para a última hora

Realizar uma compra no tempo certo é muito importante, isso garante melhor aproveitamento dos itens adquiridos, reduz gastos com armazenagem e assegura mais tempo hábil para conduzir as negociações de forma inteligente e mais eficiente.

Assim, busque sempre antecipar as demandas e garantir o uso dos itens adquiridos, incluindo nos acordos não só os critérios de avaliação de desempenho, como também quando novos pedidos poderão ocorrer caso eles sejam cumpridos.

2. Trabalhe junto com o fornecedor

Durante os processos de negociação, é importante considerar o potencial fornecedor como um parceiro confiável e não como um adversário. Isso significa que se deve encontrar o melhor acordo para ambos os lados.

Trabalhe junto com o possível fornecedor para encontrar os melhores parâmetros para o pedido, garantindo um relacionamento promissor e com resultados satisfatórios.

3. Procure fornecedores qualificados com valores similares

É mais fácil negociar quando o fornecedor tem uma visão de mercado similar à estabelecida pela sua empresa. Sempre leve em consideração os valores e a visão da empresa quando for selecionar seus parceiros, garantindo um alinhamento otimizado e negociações facilitadas.

4. Seja flexível e objetivo

Objetividade e flexibilidade são palavras de ordem para negociar com fornecedores e ser bem-sucedido, especialmente quando se trata de uma negociação online. 

Montar uma proposta clara e objetiva facilita a compreensão e agiliza a devolutiva do fornecedor. Por outro lado, manter-se flexível estimula uma boa relação entre as partes e consolida uma parceria mais valiosa.

5. Utilize ferramentas de e-procurement

De modo geral, ferramentas de e-procurement, como um software SRM por exemplo, são recursos tecnológicos que otimizam a comunicação e o relacionamento com fornecedores

Servindo para mitigar riscos, diminuir a burocracia, facilitar o acompanhamento e automatizar etapas do processo de aquisição, o uso da tecnologia proveniente da transformação digital no setor empresarial garante atalhos interessantes para manter uma cadeia de suprimentos sempre relevante e confiável. 

Ao mesmo tempo, esses recursos facilitam a negociação com fornecedores, considerando que servem como banco de dados sobre os potenciais candidatos e ainda permitem o acompanhamento geral das interações com maior eficiência.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.