Follow-up de compras: o que é e qual sua importância + 8 dicas para realização

O departamento de compras de uma empresa é essencial para garantir que a estratégia de negócios seja executada adequadamente, atuando em um dos pontos de maior vulnerabilidade para tal, que é na aquisição de suprimentos e gestão de fornecedores.

Desse modo, é muito importante garantir que cada pedido realizado seja atendido de maneira adequada, cumprindo os critérios definidos pelo planejamento estratégico no setor. Aí entra o processo de follow-up de compras, já ouviu falar?

O termo se refere a mecanismos e atividades planejadas de acompanhamento de pedidos, um tipo de monitoramento que visa garantir que os suprimentos fornecidos estejam de acordo com os parâmetros de prazo de entrega, padrão de qualidade, quantidade e aproveitamento, definidos durante a negociação.

Quer entender melhor o que é o follow-up de compras e ainda ficar por dentro de 8 dicas para fazê-lo corretamente? Então aproveite e continue a leitura!

O que é follow-up de compras?

O conceito de follow-up é comum a muitas áreas, principalmente quando há necessidade verificar o desenvolvimento de uma atividade e os resultados obtidos com ela, para certificar que uma projeção inicial seja alcançada.

Follow-up é uma expressão utilizada para revelar a ideia de acompanhamento posterior a uma ação. Dessa forma, o follow-up de compras pode ser definido como um conjunto de estratégias e ferramentas para acompanhar os pedidos de suprimentos e garantir que a operação da empresa esteja bem abastecida.

Quando nos questionamos sobre qual a importância de fazer o acompanhamento de pedidos, a resposta está na sua utilização para assegurar que os estoques de suprimentos estejam sempre em níveis adequados e também certificar que as aquisições alcancem o melhor rendimento possível.

Além disso, a importância do follow-up de compras se mostra crucial em estratégias de longo prazo, onde a obtenção do melhor custo-benefício a cada pedido efetuado se mostra mais relevante para superar as metas estabelecidas.

Quais são os tipos de follow-up? 

Considerando que o follow-up de compras serve para garantir o fluxo e o padrão de qualidade nos pedidos efetuados por uma empresa para sua rede de fornecedores, é importante destacar que existem duas modalidades de follow-up, a preventiva e a corretiva.

Entenda as diferenças entre elas:

  • follow-up preventivo: se refere às práticas adotadas para prevenir a ocorrência de problemas de qualquer natureza, garantindo o cumprimento dos prazos e critérios estabelecidos em relação ao pedido no momento da negociação com os fornecedores;
  • follow-up corretivo: erros e problemas sempre podem acontecer, sendo necessária a utilização do follow-up corretivo, onde as ações visam ajustar as falhas e corrigir eventuais erros cometidos, impedindo que eles voltem a acontecer, o que poderia ocasionar impactos mais graves para a operação.

O vídeo a seguir faz um resumo interessante sobre o que é o follow-up de compras e as definições de acompanhamento preventivo e corretivo. Confira:

8 dicas para fazer o follow-up de compras

Agora que você já sabe o que é e qual a importância do follow-up de compras, visando garantir o cumprimento dos critérios estabelecidos para a aquisição de suprimentos da sua empresa, é hora de conferir 8 dicas para garantir a eficiência no acompanhamento de pedidos. Confira!

1. Processo de qualificação e homologação

Essencial para o follow-up de compras do ponto de vista preventivo, o processo de qualificação de fornecedores é um passo muito importante para evitar incongruências e falhas no atendimento da demanda de suprimentos.

Ao realizar a análise de compliance, verificar a estrutura do fornecedor, qual sua reputação, quem são os seus gestores e conhecer a fundo as suas capacidades produtivas, é possível verificar se ele está apto a atender suas necessidades de insumos.

Da mesma forma, esse processo é muito importante para levantar possíveis irregularidades no potencial fornecedor, o que poderia causar problemas futuros no atendimento da demanda. 

2. Visitas ao fornecedor selecionado

Mesmo no cenário onde a homologação do fornecedor foi executada remotamente e considerando as restrições necessárias durante a pandemia da covid-19, realizar visitas periódicas ao fornecedor selecionado é uma medida preventiva interessante.

Por meio de visitas físicas é possível verificar a fundo as informações levantadas na etapa de qualificação de fornecedores, assegurando uma conduta mais assertiva na estratégia de follow-up de compras.

3. Monitoramento de estoque de suprimentos

Manter um estoque saudável de suprimentos também é uma medida importante. Dessa forma, monitorar o volume armazenado e o tempo de duração previsto para ele está entre as práticas mais relevantes para o follow-up.

Nesse quesito, fique atento a indicadores como giro de estoque, aproveitamento, perdas, taxa de retorno e tempo de reposição. Dessa forma, é possível planejar compras futuras, calcular ressuprimento e reagir a situações de estoque abaixo do nível recomendado.

4. Relacionamento e fidelização de fornecedores

Para garantir a qualidade dos pedidos entregues, manter um bom relacionamento e, até mesmo, buscar a fidelização de fornecedores é uma estratégia válida. Para isso, procure manter um contato frequente, estreitando a relação entre as partes.

Evite situações de renovação automática de pedidos, essa medida vai contra as boas práticas do follow-up de compras, já que não leva em conta as reais necessidades de suprimentos para cada momento.

Além disso, manter uma boa comunicação e bom relacionamento contribuem para uma parceria mais duradoura, vantagens na negociação e crescimento em ambas as organizações.

5. Atenção à demandas produtivas

É sempre importante considerar como os suprimentos estão sendo utilizados pela operação da sua empresa. Recomenda-se trabalhar com os estoques em uma margem de segurança, evitando gargalos e interrupções.

Dessa forma, a estratégia de follow-up de compras indica a necessidade de se comunicar com as áreas produtivas e os vendedores da empresa, principalmente para antecipar flutuações nas demandas por suprimentos.

Por exemplo, devido a sazonalidades, um produto pode apresentar um pico de vendas em determinado período. Assim, é importante antecipar esse crescimento na necessidade de itens utilizados na sua produção e realizar pedidos para manter o estoque em níveis aceitáveis.

6. Ferramentas de automatização de processos

Boa parte da estratégia de follow-up de compras consiste em reunir, analisar e responder a dados apresentados por indicadores de desempenho e demais fontes. Se a análise e reação a essas informações requerem atenção especial, o processo de coleta de dados pode ser automatizado.

Outros processos também podem ser atrelados a ferramentas automatizadas, aumentando a eficiência e agilidade no acompanhamento de pedidos, como é o caso de acompanhamento de prazos, validade e outras métricas temporais.

Nesse contexto, ferramentas como software de e-procurement são ótimas opções.

7. Acompanhamento de indicadores de desempenho dos fornecedores

Já mencionados anteriormente, os indicadores de desempenho de fornecedores merecem uma atenção especial,. Afinal eles oferecem um insight importante sobre a performance entregue pelos parceiros da cadeia de suprimentos da sua empresa.

Avaliando o status atingido pelas entregas de suprimento, ao acompanhar de perto os principais KPIs de compras, é possível reagir prontamente a qualquer inconformidade, de atrasos na entrega até qualidade inferior dos produtos e índices exorbitantes de perdas.

8. Reavaliação da rede de fornecedores

Finalmente temos a necessidade de reavaliar periodicamente os seus fornecedores homologados

De modo geral, todas as certidões e documentos que atestam o compliance e a aptidão de uma empresa em atender uma demanda têm um prazo de validade específico. Com isso, é importante ficar atento a essas datas e renovar as certificações obtidas.

Além disso, com o passar dos anos uma parceria pode naturalmente se distanciar e causar falhas processuais, sendo essencial  verificar constantemente a viabilidade e qualidade de um fornecedor.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.