Compras estratégicas: descubra a importância e entenda como aplicar na sua empresa
A área de Procurement de uma empresa tem um impacto direto na saúde financeira dela por envolver a movimentação de recursos.
Com o objetivo principal de conseguir insumos de qualidade pelo menor custo possível, ela contribui para a eficiência e competitividade da empresa. E para ajudar a equipe de Procurement nessa tarefa, muitos negócios estão implementando o planejamento estratégico de compras.
Quer entender melhor? Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber sobre as compras estratégicas!
Compras estratégicas: o conceito
O setor de compras no passado funcionava, de maneira resumida, como uma “central de pedidos”. Os pedidos eram feitos baseados principalmente em preços e sem buscar entender o ciclo produtivo da empresa. Porém, isso se mostrou contraprodutivo já que, como diz o ditado, “o barato saia caro”.
Foi assim que as empresas perceberam que seria necessário criar uma estratégia que não considerasse apenas os valores dos produtos, mas sim que tivesse um olhar 360º para cada mercadoria.
Foi aí que surgiu a compra estratégica ou, em inglês, strategic sourcing. Por meio dela, as empresas começaram a não só reduzir perdas e diminuir custos na área de suprimentos, mas, principalmente, sincronizar os setores da empresa, permitindo um trabalho em conjunto de modo a alcançar as metas empresariais.
Com uma visão estratégica de compras, cada item a ser adquirido passar a ser avaliado sob o custo total dele, não apenas o menor preço oferecido. O poder de negociação com fornecedores, a importância desses produtos para a empresa, custos de armazenamento e os níveis de qualidade e relevância do serviço oferecido passam a ser avaliados para garantir o equilíbrio financeiro de um negócio.
As compras estratégicas, inclusive, foram assunto de uma palestra do administrador Sandro Reis para a CRA (Conselho Regional de Administração) do Rio de Janeiro:
Como aplicar as compras estratégicas em uma empresa em 6 passos
1º passo: Colete dados da cadeia de suprimentos
Entender a cadeia de suprimentos e ter dados para corroborar os processos vão ajudar a sua empresa a encontrar os desafios e as oportunidades para o planejamento estratégico de compras sem comprometer a linha de produção.
Por saber quais são as etapas da cadeia de suprimentos e quais são as matérias-primas, máquinas e colaboradores que participam em cada etapa, sua equipe de Procurement poderá entender os fatores e gastos essenciais para a produção - além de quais podem ser reduzidos.
2º passo: Use os dados para entender as prioridades da empresa
Você já sabe como a cadeia de suprimentos funciona e quais são os gastos relacionados a ela. Agora é o momento que você aplicará o Princípio de Pareto no seu negócio. De maneira simplificada, esse princípio fala que 80% dos seus resultados vêm de 20% de seus esforços.
Exemplificando em um contexto comercial, de cada 10 produtos diferentes da sua empresa, 2 deles representam 80% das vendas de um negócio. Já quando olhamos para a cadeia de suprimentos, isso significa que 20% de fornecedores, insumos, máquinas e mão-de-obra são essenciais para 80% dos resultados da empresa - e é aí em que a atenção deve ser dobrada.
Esses são os fatores que representam sua marca no mercado e, portanto, não podem faltar, apresentar problemas ou perderem qualidade.
3º passo: Avalie e altere o orçamento com base nas necessidades
Vamos falar sobre dinheiro?
Sua equipe de Procurement já está por dentro das prioridades e processos da empresa, então chegou o momento de decidir as compras solicitadas por cada setor ou fase de produção, de acordo com o orçamento disponível no período.
Uma recomendação é a atuação conjunta com a equipe responsável pelas finanças da empresa, que conseguirão guiar os colaboradores de Procurement sobre o fluxo de caixa e as previsões de receita, conseguindo criar uma visão estratégica de compras.
4º passo: Determinar as próximas compras
Além da questão financeira, outro ponto muito importante no momento de determinar as próximas compras de insumos é a conferência dos estoques disponíveis. Essa ação visa evitar a compra de materiais em excesso, o que pode se transformar, a longo prazo, em prejuízo para a empresa.
Um planejamento de compras possibilita que a equipe de Procurement prepare a empresa para a execução das etapas anteriores à compra e a execução de planos alternativos caso haja imprevistos em algumas dessas fases.
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Matriz de Kraljic
E para que a compra seja mais estratégica, uma dica importante é a adoção da Matriz de Kraljic pela equipe de Procurement. Essa representação gráfica classifica os suprimentos que uma empresa necessita de acordo com os eixos de risco de abastecimento (grau de importância dos suprimentos e quais os riscos gerados por alterações no abastecimento) e impacto financeiro (custo direto de um produto levando em consideração a oferta disponível no mercado).
Os quadrantes recebem a classificação de baixo ou alto em cada eixo. Da menor a maior importância, são eles:
Itens não críticos - Encontrados em abundância e de baixa importância nas operações da empresa;
Itens de gargalo - Baixo impacto financeiro, mas seu abastecimento pode ser desafiador pelo número reduzido de fornecedores;
Itens de alavancagem - Alto impacto financeiro e baixo risco de abastecimento;
Itens estratégicos - Com classificação alta nos eixos de risco de abastecimento e impacto financeiro, são de alto impacto financeiro e fornecidos por poucas empresas no mercado.
5º passo: Selecionar os melhores fornecedores para as demandas
Os insumos que devem ser comprados foram definidos. Mas e agora, qual é o melhor fornecedor para essa demanda? Quem conseguirá entregar a melhor matéria-prima pelo valor disponível no orçamento?
Os fornecedores são intrínsecos para o planejamento estratégico de compras, portanto devem ser selecionados e monitorados com extrema cautela pela sua equipe.
E é por isso que a homologação e qualificação tem ganhado um espaço cada vez maior nas empresas. Apesar de ser um processo complexo, ele pode proteger seu negócio de vários riscos e aumentar a confiança entre ambas partes - principalmente se você tiver a tecnologia como aliada.
Com o software da Linkana, por exemplo, sua empresa consegue reduzir a burocracia automatizando todo o processo de qualificação de fornecedores e Compliance. A emissão, organização e análise de consultas e de Compliance se torna mais simples com o uso de robôs para a realização de consultas públicas e Machine Learning para a análise de informações privadas.
6º passo: compre e acompanhe as entregas dos produtos
Essa pode ser a última etapa, mas não é menos importante que as outras desse processo. Após a realização da compra, a equipe de Procurement ainda deve acompanhar o processo de entrega, como o tempo de processamento e envio das mercadorias e a qualidade desses produtos.
Essas compras também devem ser informadas o quanto antes para os setores de vendas e financeiro, pois são com essas informações que eles conseguem planejar as metas de vendas e organizar os pagamentos a serem realizados aos fornecedores.
Agora você sabe como fazer uma compra estratégica!
Entendeu como que as compras estratégicas trazem benefícios não apenas para o setor de Procurement, como também para toda a empresa? E se você quer continuar aprendendo sobre como aprimorar o seu setor de Compras, recomendamos a leitura do artigo O que é Compliance em compras e como obter sucesso nesse conceito?.
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