Diligenciamento de compras: o que é e como implantar um na sua empresa?

Talvez o sonho em comum de toda empresa é garantir a redução de custos e a entrega que respeita o prazo estabelecido, não é mesmo? Saiba que com o diligenciamento de compras isso se torna possível!

Essa metodologia contribui para que a empresa se certifique que os fornecedores estão produzindo com a devida qualidade, cumprindo os todos os critérios.

Descubra agora como otimizar a produção, reduzir custos e receber produtos ou serviços dentro do prazo combinado! Saiba como funciona, quais são os tipos e como fazer um correto diligenciamento de projetos no seu negócio.

O que é diligenciamento de compras?

O diligenciamento é uma prática de coletar, acompanhar e fiscalizar todas as etapas do processo de entrega de fornecedores.

O objetivo principal dessa ferramenta é manter a produção dentro dos padrões de qualidade previamente combinados por contrato e o cumprimento dos prazos de entrega.

Por meio de telefonemas ou visitas técnicas periódicas, o profissional responsável por essa prática verifica o andamento do projeto para entender se haverá algum atraso, divergência na produção ou ainda irregularidades na infraestrutura ou nos equipamentos dos fornecedores.

Essa prática acontece logo após a negociação comercial ser fechada. Afinal, é preciso atestar se o que foi acordado será cumprido desde o começo do projeto. 

Alguns fabricantes trabalham com um nível de produção maior do que a sua capacidade de atender a demanda, acarretando demora na entrega e má qualidade dos produtos.

Por isso, o diligenciamento é tão importante para as empresas compradoras. Ele garante que o processo seja realizado de forma adequada, sem prejuízos para ambos os lados. Além de assegurar que seu cliente final ficará satisfeito com o produto ou serviço ofertado.

O diligenciador, responsável por essa prática, supervisiona a cadeia de suprimentos a fim de coletar dados para agir de forma ágil e eficiente caso algo saia conforme o planejado e não haja perdas financeiras.

O que inclui o diligenciamento de compras?

  • relatório completo sobre cada visita ou telefonema ao fornecedor;
  • análise do cronograma de produção;
  • acompanhamento e fiscalização do progresso das etapas de produção;
  • registro fotográfico;
  • armazenamento de documentos técnicos e de vendas sobre a situação naquele determinado momento.

Leia mais: Gestão da cadeia de suprimentos: como levar esse gerenciamento a outro patamar?

Tipos de diligenciamento de compras

Há duas formas de realizar o diligenciamento de projetos. A primeira delas é chamada de diligenciamento de mesa que é feito fora do local por meio de telefonema e envio de e-mail ao fabricante.

O diligenciamento de mesa registra todas as informações passadas pelo fornecedor, que apresenta o cenário atual da produção. 

Já o diligenciamento de campo é normalmente usado no início de um projeto, de forma periódica. Ele é feito presencialmente, com visita técnica à fábrica.

Nesse caso, o diligenciador pode avaliar de perto o progresso das etapas da cadeia de suprimentos, a capacidade da indústria e o trabalho dos colaboradores envolvidos.

Benefícios do diligenciamento de compras

Ao medir e fiscalizar o status de um projeto, a empresa compradora pode se antecipar a problemas, reduzindo erros e os custos envolvidos na operação.

Ou seja, um diligenciamento bem-feito contribui para o sucesso operacional e financeiro de qualquer empresa, já que há informações suficientes para entender o que precisa ser alterado no cronograma e no planejamento estratégico corporativo.

Além disso, essa prática assegura que as informações circulem pelas áreas de interesse, sendo sempre precisas, atualizadas e transparentes. Essa avaliação de dados auxilia na cobrança de valores e no entendimento sobre a saúde financeira do negócio.

Em outras palavras, o diligenciamento ajuda a empresa a:

  • aumentar o lucro;
  • reduzir custos e perdas de materiais que não serão utilizados;
  • diminuir chances de erros e falhas operacionais;
  • garantir uma qualidade técnica do produto ou serviço comprado;
  • ter mais agilidade e precisão na tomada de decisões;
  • elevar a qualidade do produto ou serviço final;
  • antecipar-se a possíveis problemas e atrasos, alterando o cronograma inicial.

Como fazer o diligenciamento de compras?

Há diversas maneiras de fazer o diligenciamento na sua empresa. O mais importante é garantir um fluxo que atenda às necessidades corporativas e que tenha como foco a conquista de resultados.

Até porque, cada negócio atua em um segmento diferente, que pode ser impactado por sazonalidade, tragédias naturais e decisões políticas e econômicas nacionais e internacionais. 

Mas, de modo geral, um diligenciamento de compras pode ser implantado utilizando como base alguns documentos obrigatórios para a devida fiscalização e avaliação das compras:

  • relatório administrativo: analisa o desempenho do fabricante, controlando os pedidos realizados e o número de ordens de compras por fornecedor. Ele não interfere na entrega;
  • relatório físico: feito antes da entrega, ele interfere diretamente na remessa produzida e previne atrasos e falhas operacionais.

Além dos documentos, é necessário escolher um profissional que atue como diligenciador e entenda tudo sobre as etapas da cadeia de suprimentos e o seu negócio.

Esse profissional deve realizar visitas ou contato telefônico de forma periódica, verificando detalhes da situação do fabricante.

Baseando-se em contratos, cronogramas, pagamentos e outros relatórios, ele avalia toda a linha de montagem e produção do fornecedor para entender se é realmente possível que ele cumpra a qualidade técnica desejada e o prazo de entrega.

Nessas visitas técnicas ou telefonemas é importante auditar algumas áreas, como:

  • planejamento e controle da produção;
  • projeto;
  • compras;
  • armazenagem;
  • controle de qualidade;
  • infraestrutura de produção ou montagem.

Uma das formas mais eficazes de fazer diligenciamento é entrar em contato com pessoas de setores variados do fornecedor. O follow-up é importante para dar prosseguimento e constância à prática de diligenciar os pedidos encomendados.

O que verificar dentro da sua empresa antes de realizar o follow-up ou visitas técnicas:

  • quantidade do material no estoque, entendendo se aquela é uma compra normal, urgente ou de emergência;
  • curva de consumo;
  • necessidade do cliente final.

O diligenciamento de projetos pode ter:

  • atuação preventiva: a fim de evitar atrasos na entrega;
  • atuação curativa: foco em evitar que os atrasos se tornem maiores do que seriam para não impactar diretamente o esvaziamento do estoque;
  • procedimentos especiais: objetivo no atendimento pleno para acompanhar de perto as encomendas, de forma individual.

Por fim, mais uma dica para fazer o diligenciamento de compras é incluir na rotina do profissional do departamento o acompanhamento completo da entrega: agilidade do transporte, espaço de armazenamento e fontes alternativas de suprimentos.

O setor de compra da empresa compradora deve se comunicar de forma clara e constante com o fabricante para obter todas as informações necessárias e acompanhar todo o processo.

Continue aprendendo: Follow-up de compras: o que é e qual sua importância + 8 dicas para realização

A importância da implantação do diligenciamento de projetos no seu negócio vai muito além de manter um bom relacionamento com os fornecedores. Ele garante que todas as etapas sejam cumpridas dentro do prazo e da qualidade exigida, contribuindo para redução de custos e aumento do lucro.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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