O que é strategic sourcing em compras: metodologia, guia de aplicação e exemplos reais

O que é strategic sourcing em compras?

A metodologia de strategic sourcing em compras consiste na realização e aplicação de um planejamento estratégico de 7 etapas, que visa identificar e qualificar fornecedores, avaliar as condições da compra, negociar e fechar acordos comerciais objetivos e qualitativos para atender as necessidades operacionais da empresa.

O strategic sourcing em compras é uma modalidade de aquisição voltada para avaliar de forma técnica e estratégica as ofertas de suprimentos, abrindo a concorrência para fornecedores com o intuito de identificar o que melhor se qualifica nos quesitos custo, risco e benefício.

Além de buscar a redução do custo, a metodologia de strategic sourcing em compras permite foco especial na eficiência e qualidade. Trata-se de um modelo de gestão de compras inteligente, versátil e moderno. Há exemplos do que é strategic sourcing em compras para empresas de variados mercados.

Nesse artigo, vamos tirar as suas dúvidas sobre o que é strategic sourcing em compras, mostrar as 7 etapas de strategic sourcing e citar os cases e exemplos reais de empresas que adotaram essa metodologia para a qualificação de fornecedores.

Conceito de Strategic Sourcing em Compras

Ao questionar o que é strategic sourcing em compras, podemos afirmar que se trata de um conceito que marca a evolução do departamento de procurement. Sai uma central de pedidos de luxo e entra uma visão ampla e metódica para conduzir os processos de aquisição com inteligência e estratégia, buscando maior eficiência operacional.

Também conhecida como matriz estratégica de abastecimento, a base da metodologia de strategic sourcing em compras tem inspiração na matriz de Kraljic. Isso porque utiliza as mesmas qualificações para insumos e serviços, que são itens não-críticos, de gargalo, alavancados e estratégicos.

O gráfico exibe o eixo vertical que mede o impacto do item no negócio, variando entre baixo ou alto, e no eixo horizontal temos sua dificuldade de obtenção, também nos níveis alto ou baixo. Seguindo o conceito de strategic sourcing, cada suprimento necessário é apresentado no gráfico em bolhas.

A partir disso, a gestão de compras da empresa define sua estratégia de aquisição, explorando o poder de compra ou a quantidade de ofertas.

Dessa forma, ao identificar a relevância de cada item na cadeia de suprimentos, é possível elaborar sobre o que deve ser priorizado em cada caso, focando nos fornecedores disponíveis e encontrando assim a melhor oferta para abastecer a empresa.

Strategic Sourcing em Compras: 7 etapas de implementação

O principal benefício do strategic sourcing em compras é a quantidade de informações relevantes que esse método levanta sobre tudo que envolve a gestão de compras e montagem da cadeia de suprimentos.

Por isso, requer inteligência, técnica e colaboração entre os setores de Compliance, que juntos podem implementar a metodologia de strategic sourcing em 7 etapas, que são:

  1. Análise de necessidades e definição de parâmetros;
  2. Mapeamento de suprimentos;
  3. Análise de mercado e de fornecedores;
  4. Definição da estratégia de compra;
  5. Cotação de produtos e serviços necessitados;
  6. Negociação e definição de fornecedores;
  7. Acordos e estratégia de evolução.

Veja a seguir como deve ser realizada cada etapa.

1. Análise de necessidades e definição de parâmetros

O primeiro passo é identificar todas as necessidades de suprimentos da sua operação, seja de produtos ou serviços. Levantar dados fornece um benchmark da cadeia de suprimentos e analisa a estrutura organizacional da empresa, assim, permite que se desenhe um processo de evolução.

Junto disso, é importante definir quem conduz o processo e parâmetros de cada compra, como verba disponível e recorrência da aquisição.

2. Mapeamento de suprimentos

O próximo passo para implementar o strategic sourcing em compras é mapear os suprimentos, analisando o seu papel no processo operacional. 

Importante considerar nesse ponto as especificações técnicas, padrões de qualidade e indicadores que envolvem cada categoria de suprimentos, bem como qualificar cada um deles de acordo com sua importância.

3. Análise de mercado e fornecedores

No strategic sourcing, a análise de mercado é a última etapa da fundamentação da metodologia. Nela, o departamento de compras finaliza a coleta de informações ao trazer os dados do mercado fornecedor.

São considerados pontos-chave, como políticas internas, estrutura disponível, tecnologia e práticas adotadas, além de avaliar como os fornecedores se saem nas análises de Compliance e governança corporativa.

4. Definição de estratégia de compra

Depois de juntar as informações sobre necessidades da empresa, mapear os suprimentos e avaliar o mercado fornecedor, o departamento de compras usa esses dados para fundamentar uma estratégia de fornecimento.

Nesse momento é elaborada a matriz estratégica de abastecimento, mencionada anteriormente. A partir dela, o setor de compras é capaz de montar a estratégia de compras mais eficiente para atender as necessidades da empresa com o melhor custo-benefício.

5. Cotação de produtos e serviços necessitados

Definida a estratégia, o próximo passo é fazer a cotação de produtos e serviços. De acordo com o strategic sourcing em compras, o setor irá solicitar propostas aos fornecedores, prática conhecida pela sigla RFP (Request for Proposal).

Nessa momento, a concorrência está aberta e a gestão de fornecedores já pode classificar as potenciais parcerias em um ranking, com base em indicadores como agilidade, comunicação, custo e logística.

6. Negociação de fornecedores

Hora de efetivamente abrir as negociações. Com base nas propostas recebidas de fornecedores qualificados e homologados, chega o momento de aplicar o strategic sourcing em compras. As propostas devem ser ajustadas de acordo com a estratégia definida na etapa 4 e a devolutiva do fornecedor será mensurada nos parâmetros de custo, benefício e risco.

Importante formalizar cada negociação, registrar o processo e comparar cada proposta para identificar as mais interessantes.

7. Acordos e estratégia de evolução

Por fim, chegou o momento de fechar acordos com fornecedores. Apesar de complexa, é o momento onde vemos o esforço empregado trazendo resultados palpáveis. 

Vale aqui uma ressalva. Segundo as definições sobre o que é strategic sourcing em compras, fechar um acordo também demanda planejar a evolução daquele fornecedor na sua cadeia de suprimentos. Isto é, ao juntar informações e identificar o melhor fornecedor (ou melhores fornecedores) para cada item, faça um plano de longo prazo para fidelizar, otimizar e evoluir a parceria.

Dessa forma, a empresa garante bons resultados imediatos e já se prepara para um futuro promissor, investindo no fornecedor qualificado para que fortalecer o relacionamento entre ele e o setor de compras.

Exemplos de strategic sourcing em compras

O strategic sourcing em compras é um método de médio a longo prazo para implementação, sobretudo pela quantidade de informações coletadas. Para cada necessidade, um período de estudo é requerido. No geral, cada projeto varia de 3 a 6 meses para aplicação, mas pode ser estendido por anos, com base nos resultados iniciais.

Diferentes empresas implementam suas próprias visões sobre o que é strategic sourcing em compras, atuando de forma personalizada e gerando cases interessantes. Por exemplo, a Gafisa, uma das maiores construtoras do Brasil, foi capaz de reduzir custos e obter ganhos de produtividade por meio dessa estratégia.

Nesse caso, os fornecedores foram classificados em categorias e foi elaborada uma estrutura de relacionamento entre os setores da empresa. Ao otimizar a comunicação e identificar os fornecedores que atendiam cada área, a negociação foi conduzida de forma estratégica para encontrar os melhores acordos.

Outro exemplo de strategic sourcing em compras é a JBS, que em entrevista ao Canal Mercado Eletrônico, atribui a evolução dos compradores da empresa a adoção dessa metodologia. Confira:

Como ganhar tempo para o strategic sourcing?

Agora que você já sabe o que é strategic sourcing em compras, como implementar e conhece exemplos reais que se beneficiaram desse método, temos uma última dica para otimizar sua estratégia de compras.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.