Gestão de Fornecedores

Gestão de Fornecedores

Gestão de Fornecedores

Homologação de fornecedores: por que é essencial para mitigar riscos?

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

25 de outubro de 2023

25 de outubro de 2023

25 de outubro de 2023

A homologação de fornecedores é todo o processo de qualificação, validação e certificação que classifica uma empresa como apta para se tornar uma fornecedora contratada.

Ao homologar um fornecedor, é possível reduzir as chances de enfrentar problemas na cadeia de suprimentos de uma companhia.

Por conta disso, essa é uma etapa fundamental da gestão de fornecedores, pois tem como objetivo garantir a competência e a conformidade dos parceiros comerciais responsáveis pelo fornecimento de insumos, tais como matéria-prima, prestação de serviços e reposição de estoque.

Por mais que o objetivo seja identificar e evitar riscos de diferentes naturezas no ambiente de uma organização, é comum os gestores terem dúvidas sobre como homologar potenciais parceiros de negócio corretamente. 

Ainda que haja obstáculos como esses, tenha em mente que, ao estruturar um serviço de homologação de fornecedores, sua empresa poderá:

  • integrar processos;

  • reduzir o gasto de tempo e dedicação a fluxos desconectados;

  • estimular a governança entre as áreas envolvidas, entre diversos outros benefícios.

Então, que tal dominar este assunto? Siga a leitura deste artigo e confira como funciona a homologação de fornecedores, quais etapas devem ser seguidas para um processo eficaz, incluindo o passo a passo de como realizá-lo e quais ferramentas podem ajudar você nessa atividade.

O que é homologação de fornecedores? 

A homologação de fornecedores é um processo que tem por objetivo qualificar empresas antes de inseri-las na rede de abastecimento de um negócio. Essa atividade acontece a partir da definição de parâmetros e critérios por quem contrata, os quais precisam ser atendidos pelos contratantes.

No caso, esse processo consiste na união da gestão de riscos com a qualificação de fornecedores, como forma de mitigar riscos e de identificar pendências do parceiro que podem impactar negativamente a produção, logística, reputação ou legitimidade da companhia contratante.

Para suprir as demandas, toda empresa precisa que os fornecedores cumpram as condições acordadas entre eles para diminuir os problemas relacionados ao fornecimento de produtos e/ou serviços.

Em grande parte das situações, um dos resultados alcançados pelas organizações é a redução de custos e o aumento da segurança e da confiabilidade dos processos.

Leia também: "Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas"

Por que homologar fornecedores?

O sucesso da terceirização depende de como a organização encara o desafio de selecionar e acompanhar os fornecedores.

Ao pensar na possibilidade de contratar uma prestação de serviços terceirizada, por exemplo, a empresa precisa determinar um método para avaliar previamente os parceiros.

Logo, a homologação é um processo que permite que a organização conheça os possíveis riscos e fragilidades dos fornecedores, embora o ideal seja encontrar mais dados favoráveis do que negativos.

Nesse contexto em que a empresa e sua cadeia de suprimentos são observadas por investidores e stakeholders, homologar se torna um mecanismo indispensável para prevenir conflitos internos. 

Esses são alguns dos motivos pelos quais você deve homologar os fornecedores que pretende trazer para a rede de abastecimento do seu negócio.

Modernize ainda hoje sua gestão de fornecedores

Preencha o formulário abaixo e descubra a plataforma de SRM mais completa e integrada do Brasil.


Quais são as vantagens da homologação de fornecedores?

Como você já deve ter percebido, homologar fornecedores traz uma série de vantagens para sua empresa. Na lista com as que mais se destacam, estão:

  • aumento da qualidade dos produtos/serviços oferecidos aos clientes finais: decorrente da avaliação prévia das condições e potencial de entrega dos fornecedores;

  • mitigação de riscos: visto que nesse processo é possível verificar as potenciais ameaças que vêm com esse fornecedor e analisar se vale a pena, ou não, assumi-las;

  • garantia de compliance: ao confirmar, antes de contratar, se a empresa fornecedora cumpre com todas as normas e leis pertinentes ao ramo de atuação

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Descubra problemas de Compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa"

Quais são as etapas da homologação de fornecedores?

Para homologar os fornecedores de forma mais precisa, otimizada e dinâmica, você pode dividir essa atividade em quatro etapas principais, que são:

  • avaliação do cadastro da empresa fornecedora;

  • análise de riscos; 

  • levantamento de preços e condições de pagamento;

  • aprovação ou não da empresa fornecedora.

1. Avaliação do cadastro da empresa fornecedora

Ao identificar uma empresa que, a princípio, aparenta ter potencial para atender a sua, é fundamental fazer uma análise cadastral, a fim de verificar e validar informações básicas, mas que ajudam a constatar a credibilidade do negócio.

Para isso, você pode começar com a consulta do cartão CNPJ, que mostrará o status do fornecedor junto à Receita Federal, bem como dados como localidade, endereço completo, porte, entre outras informações.

Análise de outros documentos, como alvará de funcionamento e certificações também são importantes nessa primeira etapa.



2. Análise de riscos 

A avaliação de riscos de fornecedores deve contemplar diversas frentes. É preciso, por exemplo, verificar quais ameaças financeiras, reputacionais, jurídicas, de desabastecimento, entre outras, essa parceria pode gerar para o seu negócio.

Aqui, também deve-se considerar a percepção que consumidores, investidores e demais stakeholders têm da empresa fornecedora, a fim de não afetar negativamente a imagem da sua.

3. Levantamento de preços e condições de pagamento

O preço não deve ser o principal critério de escolha entre um fornecedor e outro. Contudo, é fundamental considerá-lo para não comprometer a margem de lucro da sua empresa, bem como as condições de pagamento oferecidas.

Por isso, a ideia aqui é, na hora de homologar os fornecedores, encontrar o melhor custo-benefício para o seu negócio, sem perder em qualidade e garantia de entrega.

Aproveite e leia também: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens

4. Aprovação ou não da empresa fornecedora

Com todos os pontos devidamente alinhados, é chegado o momento de aprovar o fornecedor e trazê-lo para sua rede de abastecimento. Isso deve ser feito por meio de um contrato de fornecimento devidamente redigido, com cláusulas que contemplem os direitos e deveres de cada parte.

Todavia, se a empresa fornecedora não for aprovada, é preciso recomeçar a busca, até encontrar uma que esteja alinhada com os princípios, valores e necessidades do seu negócio, para evitar problemas futuros como desentendimentos e desabastecimento.

Como fazer a homologação de fornecedores?

Para fazer a homologação de fornecedores, o sugerido é seguir três passos principais, que são:

  • segmentação;

  • qualificação;

  • homologação.

1. Segmentação

Cada divisão interna da cadeia de suprimentos de um negócio se relaciona de maneira diferente com os fornecedores. 

Por conta disso, somente as próprias áreas entendem os riscos inerentes, a probabilidade de se tornar uma ameaça real e a gravidade do impacto que pode ser gerado por essa parceria.

Considerando esses fatores, é fundamental pensar em como fazer a homologação de fornecedores de modo mais eficiente e seguro.

É neste momento que a empresa investiga, por exemplo, indícios de uso de trabalho escravo nas atividades do fornecedor.

Por meio da análise de documentos específicos, é possível identificar pendências na operação da empresa fornecedora, principalmente as de maior risco para o contratante.

Áreas a serem analisadas

Entre as principais áreas que servem para segmentar a gestão de risco, destacam-se:

  • fiscal: avalia a regularização do fornecedor no país, levantando dados como CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, alvarás de funcionamento e outros documentos;

  • tributário: é relevante conferir se o recolhimento de tributos está em dia, ou se o fornecedor avaliado têm dívidas ativas;

  • trabalhista: no ramo trabalhista, deve-se verificar se a empresa atua em conformidade com a legislação vigente. Entre os pontos a serem vistos, é interessante conferir se está sendo feito o recolhimento de FGTS, se a organização apresenta muitos processos trabalhistas ou grande rotatividade de funcionários;

  • obrigações por atuação: algumas atividades contam com órgãos de fiscalização próprios, nos quais devem ser feitas inscrições obrigatórias, como o registro na OAB para advogados, ou no CREA para prestação de serviços de engenharia civil;

  • saúde e segurança do trabalho: empresas com programas de prevenção de riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho, e outras medidas adicionais têm maior credibilidade e menor risco, por isso, recebem prioridade na homologação;

  • responsabilidade social: a análise de responsabilidade avaliará as práticas da instituição para capacitação de funcionários, projetos sociais e programas de proteção ambiental que aumentam a credibilidade e minimizam os riscos;

  • reputação empresarial: danos à imagem podem gerar consequências irreversíveis, principalmente tratando-se de ameaças das fake news. Identificar notícias envolvendo corrupção, lavagem de dinheiro, trabalho escravo e outros crimes cometidos por uma empresa ou pessoas ligadas a ela se torna uma atividade essencial.

Juntamente aos segmentos de análise citados, também existem certificações adicionais que atestam a padronização de qualidade e qualificam uma empresa para contratantes mais exigentes, como é o caso da ISO 9001.

2. Qualificação

A qualificação de fornecedores é feita a partir da segmentação anterior, na qual serão levantados documentos, certificados e informações que apontem o compliance ou a existência de pendências nas áreas relevantes que se relacionarão com cada fornecedor.

O desafio na qualificação de fornecedores é tornar esse processo cada vez mais ágil e eficiente, avaliando o máximo de critérios e riscos pertinentes.

Com o avanço tecnológico e metodologias inovadoras, soluções como a oferecida pela Linkana facilitam essa atividade, mitigando riscos ao avaliar e homologar fornecedores de forma efetiva.

Vale destacar ainda que, para um fornecedor continuar homologado, ele deve ser constantemente monitorado quanto ao cumprimento de critérios práticos de operação e performance.



3. Homologação 

A homologação, propriamente dita, é a etapa na qual se obtém uma listagem de possíveis fornecedores aptos a integrarem a rede de parceiros comerciais da sua empresa

Somente após dispor de toda a documentação necessária para esse processo, é possível dar sequência à negociação. 

Além disso, é importante monitorar os fornecedores homologados para garantir a renovação dos documentos e certificados emitidos após expirar os prazos de validade, bem como para preservar o cumprimento do grau de performance acordado.

Qual a diferença entre qualificação e homologação de fornecedores?

Após essas informações, você consegue perceber que a qualificação e homologação não são a mesma coisa? Pois bem, embora estejam juntas, elas não têm o mesmo significado. Veja abaixo as principais diferenças.

Homologação

É um processo de escolha dos fornecedores seguindo os padrões estabelecidos pela empresa. O objetivo é garantir maior confiança e segurança no fornecimento de produtos e serviços.

Neste caso, o fornecedor deve ter, por exemplo:

  • bons antecedentes;

  • habilitação jurídica;

  • qualificações técnicas;

  • boa situação econômica;

  • regularidade fiscal.

Qualificação

É o ato de cobrar pontualidade, preços, entregas e serviços. O objetivo dessa prática é verificar se o contrato segue conforme o estipulado.

Aqui são avaliados critérios como:

  • pontualidade da entrega;

  • preço praticado;

  • serviço adequado;

  • qualidade do produto e/ou serviços;

  • apoio técnico.

Ficou mais claro por que um processo precisa do outro? Basicamente, a homologação avalia os critérios de um fornecedor; enquanto a qualificação se empenha em analisar seus defeitos e qualidades no andamento do processo, compreende?

Aproveite e leia também: "Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar na sua empresa"

Quais são os erros mais comuns na homologação de fornecedores?

Por se tratar de um processo altamente complexo e criterioso, é fundamental evitar erros no processo da homologação de fornecedores. 

Analisando o mercado de maneira geral, as falhas apontadas abaixo são as mais comuns de serem cometidas, e devem ser combatidas por meio da adoção de uma boa gestão de risco de fornecedores. São elas:

  • ignorar a legislação: conhecer o que diz a legislação sobre o relacionamento com um fornecedor é importantíssimo. Quando isso é ignorado, pode trazer surpresas negativas após fechar o contrato de homologação do fornecedor;

  • excessos: é preciso conferir a maior quantidade possível de documentos, desde que sejam realmente necessários para a homologação de fornecedores, evitando desperdício de tempo;

  • rejeitar a manutenção e monitoramento: uma responsabilidade especial da gestão de fornecedores é utilizar as ferramentas disponíveis para realizar o monitoramento e manutenção dos fornecedores homologados, acompanhando a validade dos certificados e solicitando a atualização dos documentos registrados;

  • não considerar todos os custos: dependendo do tipo de pedido e da necessidade da empresa, os valores dos serviços podem ser diferentes. Por exemplo, se um fornecedor está situado em uma região longe da sua organização, você deve considerar o custo do frete;

  • não avaliar a capacidade de entrega: mesmo que o seu negócio esteja protegido pelo contrato, é importante compreender se o prestador irá fornecer todos os itens de que você precisa;

  • não estipular processos: é fundamental observar a política de flexibilidade praticada pela empresa fornecedora para acordar junto a ela as melhores condições de serviço;

  • não ter outros fornecedores: um erro gravíssimo é entregar o serviço com pressa, isso faz com que muitos estabelecimentos avaliem poucos fornecedores. O mais indicado é trabalhar com diferentes profissionais;

  • deixar de usar uma base de dados de fornecedores compartilhados: solução que otimiza o tempo de identificação de fornecedores qualificados, mas que é uma falha potencializada pela ausência dessa funcionalidade nos sistemas de e-procurement disponíveis no mercado. 

Dica! Conheça o que é e como funciona o Perfil Certificado de Fornecedores da Linkana! Funcionalidade com mais de 90 mil perfis de fornecedores ativos e mais 1,5 milhão de informações coletadas e validadas, com insights comerciais, de risco, cadastro, qualidade e diversidade.

Como fazer a homologação de fornecedores com eficiência?

Ao longo do texto, falamos muito sobre as vantagens da homologação de fornecedores e a complexidade do processo de qualificação. 

No entanto, para alcançar esses resultados, é fundamental que você utilize soluções pertinentes e eficientes que simplifiquem o caminho até o fechamento do contrato com as empresas fornecedoras, como é o caso do sistema oferecido pela Linkana.

Andréia Marcos, do setor de Auditoria e Compliance da Syn Prop Tech, destaca que contratou a plataforma da Linkana com o intuito de automatizar e agilizar a emissão de certidões online, que antes demandavam tempo em troca de e-mails com os fornecedores.

Ela também ressalta que a Linkana trouxe, além da agilidade no processo, uma automatização eficiente, por meio de:

  • busca ativa de certidões;

  • consultas e sanções automatizadas;

  • interação com fornecedores para inclusão de documentos diretamente na própria plataforma;

  • revisão do cadastro e aprovação das áreas para a homologação;

  • mapeamento de riscos dos resultados das pesquisas, categorizando a qualidade dos fornecedores e realizando os monitoramentos.

Andréia disse que, “a Linkana nos proporcionou confiabilidade no processo de homologação e na gestão da qualidade dos nossos fornecedores”.

Conheça mais sobre a Linkana!

Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definindo o novo padrão de qualidade para softwares de Procurement.

Para levar tudo isso para o dia a dia da sua empresa, preencha agora mesmo o formulário abaixo e converse com um dos nossos especialistas!

Otimize radicalmente sua gestão de fornecedores

Cadastre-se abaixo e descubra como diminuir em até 80% o tempo de cadastro e homologação de seus fornecedores.

OUTROS CONTEÚDOS

Descubra mais novidades e tendências do mercado de procurement