O que faz a homologação de fornecedores ser fundamental para minimizar riscos?

A homologação de fornecedores é uma etapa fundamental na operação de uma empresa. Ela visa garantir a competência e a conformidade dos parceiros comerciais responsáveis pelo fornecimento de insumos, como matéria-prima e de reposição de estoque.

Com o objetivo de identificar e evitar riscos de diferentes naturezas no ambiente de uma organização, é comum o gestor ter dúvidas sobre como homologar. Mas, saiba que ao ter um serviço de homologação de fornecedores ao seu lado, sua empresa poderá:

  • integrar seus processos;
  • reduzir o gasto de tempo e energia com fluxos desconectados;
  • estimular a governança entre as áreas envolvidas, entre outros benefícios.

Então, quer dominar este assunto? Leia o artigo e compreenda os critérios para a homologação de fornecedores, contando com um passo a passo e ferramentas que garantem a sua eficiência. Boa leitura!

O que é homologação de fornecedores? 

A homologação de fornecedores é todo o processo de qualificação, validação e certificação que classifica uma empresa como apta para se tornar fornecedora contratada.

O processo consiste na união da gestão de riscos com a qualificação de fornecedores, atuando para mitigar riscos e pendências do parceiro que possam impactar negativamente sua produção, logística, reputação ou legitimidade.

Para suprir sua demanda, a empresa necessita que os fornecedores cumpram as condições acordadas entre as partes para diminuir os problemas relacionados ao fornecimento de produtos ou serviços.

Em grande parte dos casos, as organizações conseguem reduzir custos e aumentar a segurança e a confiabilidade.

Leia mais: Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas

Por que homologar fornecedores?

O sucesso da terceirização depende de como a organização encara o desafio de selecionar e acompanhar os fornecedores.

Ao pensar na possibilidade de contratar uma prestação de serviços terceirizada, a empresa determina um método para avaliar previamente os parceiros.

Logo, a homologação é um processo que permite que a organização conheça os possíveis riscos e fragilidades dos fornecedores, embora o ideal seja encontrar mais dados favoráveis do que negativos.

Nesse contexto em que a organização e sua cadeia de suprimentos são observadas por investidores e stakeholders, homologar se torna um mecanismo indispensável para prevenir conflitos internos. 

Dito isso, é possível compreender a importância da homologação de fornecedores em uma empresa, certo?

Como fazer a homologação de fornecedores?

Para entender melhor o processo, listamos um passo a passo sobre como fazer a homologação de fornecedores. Confira!

1. Segmentação

Cada divisão interna da cadeia de suprimentos irá se relacionar de uma maneira diferente com seus fornecedores. Dessa forma, a área entenderá os riscos inerentes, a probabilidade de se tornar uma ameaça real e a gravidade do impacto para o contratante.

Considerando esses fatores, pensamos então em como fazer a homologação de fornecedores de modo mais eficiente e seguro.

É nesse momento que a empresa investiga indícios de uso de mão de obra escrava, por exemplo.

Por meio da análise de documentos específicos, é possível identificar pendências na operação da empresa fornecedora, principalmente as de maior risco para o contratante.

Entre as principais áreas que servem para segmentar a gestão de risco, destacam-se:

  • Fiscal: avalia a regularização do fornecedor no País, levantando dados como CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, alvarás de funcionamento e outros documentos;
  • Tributário: é relevante conferir se o recolhimento de tributos está em dia ou se o fornecedor avaliado possui dívidas ativas;
  • Trabalhista: no ramo trabalhista, deve-se avaliar se a empresa atua em conformidade com a legislação vigente. Entre os pontos a serem vistos, é interessante conferir se esteja sendo feito o recolhimento de FGTS, se a organização apresenta muitos processos trabalhistas ou grande rotatividade de funcionários;
  • Obrigações por atuação: algumas atividades contam com órgãos de fiscalização próprios onde devem ser analisadas as inscrições obrigatórias, como o registro na OAB para advogados ou no CREA para prestação de serviços de engenharia civil;
  • Saúde e segurança: empresas com programas de prevenção de riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho, e outras medidas adicionais têm maior credibilidade e menor risco, por isso recebem prioridade na homologação;
  • Responsabilidade social: a análise de responsabilidade irá avaliar as práticas da instituição para capacitação de funcionários, projetos sociais e programas de proteção ambiental que aumentam a credibilidade e mitigação de riscos;
  • Reputacional: danos à imagem podem gerar consequências irreversíveis, principalmente tratando-se de ameaças das fake news. Identificar notícias envolvendo corrupção, lavagem de dinheiro, trabalho escravo e outros crimes cometidos por uma empresa ou pessoas ligadas a ela se torna uma atividade essencial.

Junto dos segmentos de análise acima, também existem certificações adicionais que atestam a padronização de qualidade e qualificam uma empresa para contratantes mais exigentes, como é o caso da ISO 9001.

Veja o que é este certificado e os motivos para buscar a certificação do seu empreendimento:

2. Qualificação

A qualificação de fornecedores é feita a partir da segmentação anterior, onde serão levantados documentos, certificados e informações que apontem o compliance ou a existência de pendências nas áreas relevantes que irão se relacionar com cada fornecedor.

O desafio na qualificação de fornecedores é tornar este processo cada vez mais ágil e eficiente, avaliando o máximo de critérios e riscos pertinentes.

Com o avanço tecnológico e metodologias inovadoras, a Linkana atua diretamente no processo de qualificação de fornecedores, mitigando riscos ao automatizar a busca por informações de fornecedores e fazendo o seu cadastro em uma rede crescente de parceiros competentes.

Vale destacar ainda que para um fornecedor continuar homologado, ele deve ser monitorado no cumprimento de critérios práticos de operação e performance.

3. Homologação 

É onde obtemos uma listagem de possíveis fornecedores aptos à integração na rede de parceiros comerciais de uma empresa. 

Dispondo de toda a documentação necessária para a homologação de fornecedores, podemos dar sequência à negociação. 

Além disso, é importante monitorar os fornecedores homologados para garantir a renovação dos documentos e certificados emitidos após expirar os prazos de validade, ou para preservar o cumprimento do grau de performance acordado.

Diferença entre qualificação e homologação 

Percebeu que a qualificação e homologação não são a mesma coisa? Pois bem, embora estejam juntas, elas não têm o mesmo significado. Veja as principais diferenças:

Homologação: é um processo de escolha dos fornecedores seguindo os padrões estabelecidos pela empresa. O objetivo é garantir maior confiança e segurança no fornecimento de produtos e serviços.

Neste caso, o fornecedor deve ter:

  • bons antecedentes;
  • habilitação jurídica;
  • qualificações técnicas;
  • boa situação econômica;
  • regularidade fiscal

Qualificação: é o ato de cobrar pontualidade, preços, entregas e serviços. Seu objetivo é verificar se o contrato segue como planejado.

 Aqui são avaliados:

  • a pontualidade da entrega;
  • o preço atrativo;
  • o serviço adequado;
  • a qualidade do produto;
  • o apoio técnico.

Ficou mais claro entender que um processo precisa do outro? Basicamente, a homologação avalia os critérios de um fornecedor; enquanto a qualificação se empenha em analisar seus defeitos e qualidades no andamento do processo, compreende?

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Erros comuns na homologação de fornecedores

Por se tratar de um processo altamente complexo e criterioso, é importante evitar erros no processo de como fazer a homologação de fornecedores. Analisando o mercado, os seguintes eventos são os mais comuns e devem ser combatidos pela gestão de risco de fornecedores:

  • ignorar a legislação: conhecer o que diz a legislação sobre o relacionamento com um fornecedor é importantíssimo, se for ignorado, pode trazer surpresas negativas após fechar o contrato de homologação do fornecedor;
  • excessos: é preciso conferir a maior quantidade possível de documentos, desde que sejam realmente necessários para a homologação de fornecedores, evitando desperdício de tempo;
  • rejeitar a manutenção e monitoramento: uma responsabilidade especial da gestão de fornecedores é utilizar as ferramentas disponíveis para realizar o monitoramento e manutenção dos fornecedores homologados, acompanhando a validade dos certificados e solicitando a atualização dos documentos registrados.
  • não considerar todos os custos: dependendo do tipo de pedido e da necessidade da empresa, os valores dos serviços podem ser diferentes. Por exemplo, se um fornecedor está situado em uma região longe da sua organização, você deve considerar o custo do frete;
  • não avaliar a capacidade de entrega: mesmo que o seu negócio esteja protegido pelo contrato, é importante compreender se o prestador irá fornecer todos os itens de que você precisa;
  • não estipular processos: é fundamental observar a política de flexibilidade praticada pela empresa fornecedora para acordar junto a ela as melhores condições de serviço;
  • não ter outros fornecedores: um erro gravíssimo é entregar o serviço com pressa, isso faz com que muitos estabelecimentos avaliem poucos fornecedores. O mais indicado é trabalhar com diferentes profissionais.

Com o Portal de Fornecedores, sua equipe receberá todos os documentos e poderá aprová-los em um mesmo ambiente de forma simples e rápida. Saiba como centralizar os documentos por meio da nossa página.

Como fazer a homologação de fornecedores com eficiência? 

Ao longo do texto, falamos muito sobre as vantagens da homologação de fornecedores e a complexidade do processo de qualificação. 

No entanto, é papel do gestor procurar soluções pertinentes e eficientes que simplifiquem o caminho até fechar o contrato de homologação de fornecedores, como é o caso da Linkana.

Andréia Marcos, do setor de Auditoria e Compliance da CCP – Cyrela Commercial Properties, destaca que contratou a plataforma da Linkana, com o intuito de automatizar e agilizar a emissão de certidões online, que antes demandava tempo em troca de e-mails com os fornecedores.

Ainda, completa que a Linkana trouxe, além da agilidade no processo, também uma automatização eficiente, com a busca de certidões, consultas e sanções, a interação com o fornecedor para inclusão de documentos na própria plataforma, a revisão do cadastro e aprovação das áreas para a homologação e o mapeamento de riscos dos resultados das pesquisas, categorizando a qualidade dos fornecedores e o monitoramento deles.

Segundo ela, “a Linkana nos proporcionou confiabilidade no processo de homologação e na gestão da qualidade dos nossos fornecedores”.

Essa descrição só reforça nosso comprometimento em atender as necessidades dos nossos clientes.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.

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