Homologação de fornecedores: por que é essencial para mitigar riscos?

A homologação de fornecedores é um processo que tem por objetivo qualificar empresas antes de inseri-las na rede de abastecimento de um negócio

Por meio de condições e critérios previamente definidos por quem contrata, ao homologar um fornecedor é possível diminuir as chances de enfrentar problemas na supply chain de uma companhia.

Por conta disso, essa é uma etapa fundamental da gestão de fornecedores, pois objetiva garantir a competência e a conformidade dos parceiros comerciais responsáveis pelo fornecimento de insumos, tais como matéria-prima, prestação de serviços e reposição de estoque.

Com o objetivo de identificar e evitar riscos de diferentes naturezas no ambiente de uma organização, é comum o gestor ter dúvidas sobre como homologar. 

Mas saiba que, ao estruturar um serviço de homologação de fornecedores, sua empresa poderá:

  • integrar seus processos;
  • reduzir o gasto de tempo e dedicação a fluxos desconectados;
  • estimular a governança entre as áreas envolvidas, entre diversos outros benefícios.

Então, que tal dominar este assunto? Siga a leitura deste artigo e confira os critérios para a realização de uma homologação de fornecedores realmente eficaz, incluindo o passo a passo de como realizá-la e quais ferramentas podem ajudar você nesse processo.

O que é homologação de fornecedores? 

A homologação de fornecedores é todo o processo de qualificação, validação e certificação que classifica uma empresa como apta para se tornar uma fornecedora contratada.

No caso, esse processo consiste na união da gestão de riscos com a qualificação de fornecedores, atuando para mitigar riscos e pendências do parceiro que possam impactar negativamente a produção, logística, reputação ou legitimidade do seu negócio.

Para suprir as demandas, toda empresa necessita que os fornecedores cumpram as condições acordadas entre eles para diminuir os problemas relacionados ao fornecimento de produtos e/ou serviços.

Em grande parte das situações, um dos resultados alcançados pelas organizações é a redução de custos e o aumento da segurança e da confiabilidade dos processos.

Leia também: Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas

Por que homologar fornecedores?

O sucesso da terceirização depende de como a organização encara o desafio de selecionar e acompanhar os fornecedores.

Ao pensar na possibilidade de contratar uma prestação de serviços terceirizada, por exemplo, a empresa precisa determinar um método para avaliar previamente os parceiros.

Logo, a homologação é um processo que permite que a organização conheça os possíveis riscos e fragilidades dos fornecedores, embora o ideal seja encontrar mais dados favoráveis do que negativos.

Nesse contexto em que a empresa e sua cadeia de suprimentos são observadas por investidores e stakeholders, homologar se torna um mecanismo indispensável para prevenir conflitos internos. 

Dito isso, é possível compreender a importância da homologação de fornecedores em uma empresa, concorda?

Como fazer a homologação de fornecedores?

Para entender melhor o processo, listamos um passo a passo de como fazer uma homologação de fornecedores realmente eficiente, o qual contempla:

  1. segmentação
  2. qualificação
  3. homologação 

1. Segmentação

Cada divisão interna da cadeia de suprimentos de um negócio se relaciona de maneira diferente com os fornecedores. Por conta disso, somente as áreas entendem os riscos inerentes, a probabilidade de se tornar uma ameaça real e a gravidade do impacto que pode ser gerado por essa parceria.

Considerando esses fatores, é fundamental pensar em como fazer a homologação de fornecedores de modo mais eficiente e seguro.

É neste momento que a empresa investiga, por exemplo, indícios de uso de trabalho escravo nas atividades do fornecedor.

Por meio da análise de documentos específicos, é possível identificar pendências na operação da empresa fornecedora, principalmente as de maior risco para o contratante.

Áreas a serem analisadas

Entre as principais áreas que servem para segmentar a gestão de risco, destacam-se:

  • fiscal: avalia a regularização do fornecedor no País, levantando dados como CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, alvarás de funcionamento e outros documentos;
  • tributário: é relevante conferir se o recolhimento de tributos está em dia ou se o fornecedor avaliado possui dívidas ativas;
  • trabalhista: no ramo trabalhista, deve-se avaliar se a empresa atua em conformidade com a legislação vigente. Entre os pontos a serem vistos, é interessante conferir se esteja sendo feito o recolhimento de FGTS, se a organização apresenta muitos processos trabalhistas ou grande rotatividade de funcionários;
  • obrigações por atuação: algumas atividades contam com órgãos de fiscalização próprios onde devem ser analisadas as inscrições obrigatórias, como o registro na OAB para advogados ou no CREA para prestação de serviços de engenharia civil;
  • saúde e segurança do trabalho: empresas com programas de prevenção de riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho, e outras medidas adicionais têm maior credibilidade e menor risco, por isso recebem prioridade na homologação;
  • responsabilidade social: a análise de responsabilidade irá avaliar as práticas da instituição para capacitação de funcionários, projetos sociais e programas de proteção ambiental que aumentam a credibilidade e mitigação de riscos;
  • reputação empresarial: danos à imagem podem gerar consequências irreversíveis, principalmente tratando-se de ameaças das fake news. Identificar notícias envolvendo corrupção, lavagem de dinheiro, trabalho escravo e outros crimes cometidos por uma empresa ou pessoas ligadas a ela se torna uma atividade essencial.

Juntamente aos segmentos de análise citados, também existem certificações adicionais que atestam a padronização de qualidade e qualificam uma empresa para contratantes mais exigentes, como é o caso da ISO 9001.

Veja o que é este certificado e os motivos para buscar a certificação do seu empreendimento:

2. Qualificação

A qualificação de fornecedores é feita a partir da segmentação anterior, no qual serão levantados documentos, certificados e informações que apontem o compliance ou a existência de pendências nas áreas relevantes que se relacionarão com cada fornecedor.

O desafio na qualificação de fornecedores é tornar esse processo cada vez mais ágil e eficiente, avaliando o máximo de critérios e riscos pertinentes.

Com o avanço tecnológico e metodologias inovadoras, soluções como a oferecida pela Linkana atua diretamente no processo de qualificação de fornecedores, mitigando riscos ao automatizar a busca por informações de fornecedores e fazendo o seu cadastro em uma rede crescente de parceiros competentes.

Vale destacar ainda que, para um fornecedor continuar homologado, ele deve ser monitorado no cumprimento de critérios práticos de operação e performance.

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3. Homologação 

A homologação, propriamente dita, é a etapa em que se obtém uma listagem de possíveis fornecedores aptos a integrarem a rede de parceiros comerciais da sua empresa. 

Somente após dispor de toda a documentação necessária para esse processo, é possível dar sequência à negociação. 

Além disso, é importante monitorar os fornecedores homologados para garantir a renovação dos documentos e certificados emitidos após expirar os prazos de validade, bem como para preservar o cumprimento do grau de performance acordado.

Qual a diferença entre qualificação e homologação de fornecedores?

Após essas informações, você consegue perceber que a qualificação e homologação não são a mesma coisa? Pois bem, embora estejam juntas, elas não têm o mesmo significado. Veja as principais diferenças:

Homologação

É um processo de escolha dos fornecedores seguindo os padrões estabelecidos pela empresa. O objetivo é garantir maior confiança e segurança no fornecimento de produtos e serviços.

Neste caso, o fornecedor deve ter, por exemplo:

  • bons antecedentes;
  • habilitação jurídica;
  • qualificações técnicas;
  • boa situação econômica;
  • regularidade fiscal.

Qualificação

É o ato de cobrar pontualidade, preços, entregas e serviços. Seu objetivo é verificar se o contrato segue como planejado.

 Aqui são avaliados critérios como:

  • pontualidade da entrega;
  • preço praticado;
  • serviço adequado;
  • qualidade do produto e/ou serviços;
  • apoio técnico.

Ficou mais claro entender que um processo precisa do outro? Basicamente, a homologação avalia os critérios de um fornecedor; enquanto a qualificação se empenha em analisar seus defeitos e qualidades no andamento do processo, compreende?

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Quais são os erros mais comuns na homologação de fornecedores?

Por se tratar de um processo altamente complexo e criterioso, é fundamental evitar erros no processo da homologação de fornecedores. 

Analisando o mercado de maneira geral, as falhas apontadas abaixo são as mais comuns de serem cometidas, e devem ser combatidas por meio da adoção de uma boa gestão de risco de fornecedores. São elas:

  • ignorar a legislação: conhecer o que diz a legislação sobre o relacionamento com um fornecedor é importantíssimo, se for ignorado, pode trazer surpresas negativas após fechar o contrato de homologação do fornecedor;
  • excessos: é preciso conferir a maior quantidade possível de documentos, desde que sejam realmente necessários para a homologação de fornecedores, evitando desperdício de tempo;
  • rejeitar a manutenção e monitoramento: uma responsabilidade especial da gestão de fornecedores é utilizar as ferramentas disponíveis para realizar o monitoramento e manutenção dos fornecedores homologados, acompanhando a validade dos certificados e solicitando a atualização dos documentos registrados;
  • não considerar todos os custos: dependendo do tipo de pedido e da necessidade da empresa, os valores dos serviços podem ser diferentes. Por exemplo, se um fornecedor está situado em uma região longe da sua organização, você deve considerar o custo do frete;
  • não avaliar a capacidade de entrega: mesmo que o seu negócio esteja protegido pelo contrato, é importante compreender se o prestador irá fornecer todos os itens de que você precisa;
  • não estipular processos: é fundamental observar a política de flexibilidade praticada pela empresa fornecedora para acordar junto a ela as melhores condições de serviço;
  • não ter outros fornecedores: um erro gravíssimo é entregar o serviço com pressa, isso faz com que muitos estabelecimentos avaliem poucos fornecedores. O mais indicado é trabalhar com diferentes profissionais.
  • deixar de usar uma base de dados de fornecedores compartilhados: solução que otimiza o tempo de identificação de fornecedores qualificados, mas que é uma falha potencializada pela ausência dessa funcionalidade nos sistemas de e-procurement disponíveis no mercado. 

Dica! Conheça o que é e como funciona o Perfil Certificado de Fornecedores da Linkana! Funcionalidade com mais de 90 mil perfis de fornecedores ativos e mais 1,5 milhão de informações coletadas e validadas, com insights comerciais, de risco, cadastro, qualidade e diversidade.

Como fazer a homologação de fornecedores com eficiência?

Ao longo do texto, falamos muito sobre as vantagens da homologação de fornecedores e a complexidade do processo de qualificação. 

No entanto, para alcançar esses resultados, é fundamental que o gestor procure soluções pertinentes e eficientes que simplifiquem o caminho até o fechamento do contrato com os fornecedores, como é o caso do sistema oferecido pela Linkana.

Andréia Marcos, do setor de Auditoria e Compliance da Syn Prop Tech, destaca que contratou a plataforma da Linkana com o intuito de automatizar e agilizar a emissão de certidões online, que antes demandava tempo em troca de e-mails com os fornecedores.

Ela também ressalta que a Linkana trouxe, além da agilidade no processo, uma automatização eficiente, por meio de:

  • busca ativa de certidões;
  • consultas e sanções automatizadas;
  • interação com fornecedores para inclusão de documentos diretamente na própria plataforma;
  • revisão do cadastro e aprovação das áreas para a homologação;
  • mapeamento de riscos dos resultados das pesquisas, categorizando a qualidade dos fornecedores e realizando os monitoramentos.

Andréia disse que, “a Linkana nos proporcionou confiabilidade no processo de homologação e na gestão da qualidade dos nossos fornecedores”.

Quais são os diferenciais da Linkana?

A descrição que acabamos de dar reforça nosso comprometimento e esforço para atender às atuais necessidades dos nossos clientes.

Além disso, a Linkana se destaca no mercado de e-procurement por ser a única a solucionar uma das maiores falhas desse setor, que é a ausência de fundações de dados compartilhados de fornecedores.

O Perfil de Fornecedores Certificados que citamos, consiste em uma solução Perfil Universal do Fornecedor exclusiva da Linkana.

Inspirada do conceito Open Finance, adotado pelo sistema bancário e financeiro brasileiro, esse recurso padroniza a definição de dados relevantes de fornecedores de acordo com as melhores práticas de mercado, trazendo efeito de rede para o envio e análise de dados entre vários compradores, com informações ESG e de D&I.

A nossa base de dados de fornecedores compartilhados já conta com mais de 90 mil empresas devidamente validadas. Entre os diversos benefícios que a sua empresa pode obter ao utilizar esse recurso, estão:

  • otimização da rotina dos profissionais de compras e procurement;
  • redução do tempo gasto para localizar fornecedores aptos para atender ao seu negócio;
  • diminuição do volume de tarefas burocráticas para esse fim, e muitos outros!

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.

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