Gestão de fornecedores: o guia completo dos principais motivos para se fazer, ferramentas e benefícios práticos (ROI)

A jornada de um fornecedor dentro das organizações vem evoluindo e se transformando constantemente ao longo dos anos. A preocupação com um setor de compras mais estratégico, somada a uma visão mais maduras de gestão de fornecedores, riscos e custos na cadeia de fornecimento, levou a literatura do  supply chain a  desenvolver conceitos como Supplier Relationship Management (SRM), ou Supplier Information Management (SIM) por meio de soluções Software as a Service (SaaS).

Assim como Salesforce revolucionou o mundo com sua solução de Customer Relationship Management (CRM), ainda em 1999, o procurement também busca sua revolução. Principalmente numa utilização mais eficiente e inteligente dos dados e informações coletadas e analisadas dos seus fornecedores, parceiros e prestadores de serviço.

Nesse artigo, vamos abordar os principais motivos pelos quais as empresas deveriam fazer a gestão de fornecedores, os benefícios de uma boa gestão, bem como as ferramentas e melhores maneiras de entender e controlar a jornada de um fornecedor na sua empresa.

Mas afinal, por que devemos nos preocupar com gestão de fornecedores?

Primeiro motivo: gestão de fornecedores sem tecnologia custa caro

De acordo com uma pesquisa do Advanced Market Research (AMR), uma empresa típica gasta em média entre 585 a 1000 dólares por fornecedor anualmente, o que poderia ser convertido em 2340 a 4000 mil reais em valores da realidade brasileira.

A mesma pesquisa também confirma: O uso de tecnologia para otimizar e simplificar a gestão de fornecedores pode reduzir estes custos em até 85%

Imagine agora aplicar essa redução de custo pelas centenas, milhares, ou até as centenas de milhares de fornecedores e prestadores de serviço que sua empresa tem. As oportunidades de redução de custos, ou Return on Investment (ROI), para as áreas de suprimentos, compras ou procurement são enormes. De acordo com pesquisa da HICX Solutions, menos da metade das empresas possuem um processo de homologação de fornecedores 100% digital.

Já em relação aos principais obstáculos, a Pesquisa Global de Gestão de Risco de Terceiros para 2020 realizada pela Deloitte revelou que 75% dos executivos de grandes empresas acreditam que a falta de ferramentas e tecnologias é uma dos principais obstáculos à uma melhor gestão de riscos e custos de fornecedores, onde 35% deles já planejam usar plataformas em nuvem, automação robótica de processos (RPA) e inteligência artificial (IA) para enfrentar esse problema.

Por outro lado, 59% deles querem uma plataforma centralizada e integrada capaz de entregar mais que apenas gestão de riscos, com funcionalidades como gestão de contratos e performance, gestão financeira, análise de dados, dentre outras necessidades. 

Para isso, o relatório Transforming Your Third Party Risk Into a Competitive Advantage 2018, elaborado pela Ernst & Young, arremata: “Soluções SaaS – modelo utilizado pela Linkana são mais eficientes e de melhor custo benefício.”

Segundo motivo: fornecedores trazem riscos

Existe uma gama infindável de riscos aos quais empresas estão expostas, quando o assunto é relacionamento com fornecedores e prestadores. O relatório da EY lembra que “existem diversos tipos de risco que organizações que usam fornecedores e terceiros precisam considerar, incluindo riscos estratégicos, operacionais, financeiros, geopolíticos, regulatórios, digitais, cibernéticos e de privacidade, de continuidade de negócio e reputacionais.”

Com as tendências mais modernas de governança nas cadeias de suprimentos, novos riscos são incorporados ou identificados todos os anos. Um exemplo são as diretrizes sociais e de sustentabilidade de fatores ESG (EnvironmentalSocial, and Governance), que procuram identificar abusos trabalhistas e humanitários, corrupção e más práticas ambientais em fornecedores  ou prestadores. De acordo com uma outra pesquisa da HICX, 73% das lideranças de procurement elencaram a redução e mitigação de riscos como um dos três principais benefícios de uma boa gestão de dados de fornecedores.

No Brasil, é fácil lembrar o impacto deste tipo de abuso social para uma grande empresa, com a repercussão dos casos de identificação de trabalho escravo em fornecedores da Zara e da Nespresso e Starbucks, ou o mais recente ocorrido em 19 novembro de 2020, quando dois seguranças de uma empresa terceirizada de prestação de serviços do Carrefour Brasil espancaram um homem até a morte na frente das dependências de uma de suas lojas em Porto Alegre. Três dias depois, as ações do Carrefour Brasil despencavam em mais de cinco por cento, uma perda aproximada de dois bilhões de reais em valor de mercado.

Categorias de fornecedores e tipos de riscos

Para identificar riscos de fornecedores de uma maneira adequada, é necessário categorizar e entender o tipo de fornecedor ou prestador de serviço que estamos lidando. Segmentar a base de fornecimento permite que empresas priorizem seus esforços de mitigação de riscos, considerando o nível de criticidade e importância do fornecedor dentre os milhares de fornecedores ativos, seja em termos de relevância financeira, operacional, ou até impacto reputacional na marca e imagem.

Em relação aos prejuízos potenciais, a pesquisa da Deloitte citada no início deste artigo revelou que 80% dos executivos de grandes empresas acreditam que a exposição a risco de fornecedores e prestadores de serviços pode custar de 1 milhão a mais de 1 bilhão de dólares por incidente, e 64% acreditam que problemas poderiam impactar as ações da empresa em até 10%, a depender da magnitude do incidente. 

Para entender melhor como esses riscos e prejuízos ocorrem na prática, é possível dividi-los em duas principais frentes: riscos operacionais e reputacionais.

Risco operacionais

Quando falamos em riscos operacionais, estamos falando de riscos que impactam o dia-a-dia da operação da sua empresa,  tais como riscos e prejuízos de uma entrega de produto atrasada, riscos trabalhistas de um prestador de serviço terceirizado irregular,  riscos financeiros de um fornecedor que interrompe um contrato de fornecimento por problemas de caixa, dentre outros. Os riscos operacionais variam a depender do tipo de fornecimento ou prestação de serviço, bem como do segmento da atividade econômica em que sua empresa se enquadra.

Neste tópico, listamos exemplos de riscos operacionais para alguns dos principais segmentos de empresas no Brasil, bem como os potenciais prejuízos causados por problemas dessa natureza.

Risco operacional na indústria

Na indústria, os fornecedores considerados críticos normalmente são os diretamente ligados à sua produção , isto é, fornecedores de matérias prima, insumos, embalagens, bem como prestadores de serviços ligados à manutenção de linhas de produção, transportadoras do produto final fabricado, dentre outros. 

Considerando o impacto potencial que qualquer falha na cadeia de suprimentos pode ter na indústria, a empresa contratante precisa garantir o cumprimento de uma série de requisitos e políticas de conformidade por parte do fornecedor e prestador de serviço, que vão desde:

  1. regularidade de documentos, licenças e certificações para execução da atividade
  2. homologação técnica e de qualidade e dos insumos e produtos fornecidos
  3. realização de visitas de campo para atestar estado das instalações e práticas do fornecedor;
  4. análise de demonstrações financeiras que permitam identificar riscos de interrupção ou atraso do fornecimento;
  5. acompanhamento e avaliação da performance do fornecedor ao longo do contrato, em especial em relação às condições de quantidade, qualidade e prazos de entrega acordados.


Na indústria automotiva, por exemplo, em apresentação realizada no I Fórum de Qualidade Automotiva, uma consultoria revelou que chega a 5,6 bilhões de reais por ano o custo de problemas de qualidade e performance de fornecedores na cadeia de autopeças brasileira, uma perda média de 6,6% em relação ao faturamento, que pode chegar a 9,1% da receita de empresas menores do setor.

Risco operacional no varejo e e-commerce 

Em grandes redes varejistas, tais como supermercados, lojas de eletroeletrônicos e e-commerces, existem riscos específicos dentro da cadeia de revenda de produtos e mercadorias

Abordamos esse assunto em mais detalhes em nosso artigo sobre compliance tributário, trazendo um exemplo específico do Grupo Pão de Açúcar (GPA), que é autuado anualmente em valores bilionários por adquirir mercadorias de fornecedores inabilitados ou inidôneos, por ausência ou problema no recolhimento do ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e prestação de serviços).

Risco operacional na área de Tecnologia da informação (TI) e tratamento de dados

Para bancos, empresas de serviços e tecnologia de uma maneira geral, os riscos de segurança da informação e tratamento de dados são extremamente sensíveis. As empresas precisam garantir que prestadores de serviços que tenham acesso a seu banco de dados cumpram uma série de requisitos de segurança, compliance e conformidade, que vão desde certificações técnicas, à comprovação de adequação à normas legais de tratamento de dados pessoais como a GDPR e LGPD.

Para se ter uma ideia da relevância de tais riscos, de acordo com relatório que analisa o impacto financeiro das violações de dados nas organizações divulgado pela IBM Security e pelo Instituto Ponemon, um vazamento de dados em uma empresa brasileira custou, em média, 5,88 milhões de reais, um aumento de 10,5% em comparação aos números de 2019.  Bancos e empresas de serviços financeiros são os mais prejudicados, com prejuízos superiores a dois bilhões de reais.

Risco operacional de prestadores de serviços

O risco trabalhista tem uma importância especial no Brasil. Somos o país disparadamente campeão em processos trabalhistas, com 21% dentre o volume total de processos judiciais. Se comparado a outros países como a França, por exemplo, temos 10 vezes mais novos casos por 100 mil habitantes, de acordo com levantamento feito por por Fernando Mendes, Alberto Malta e Lazarini de Almeida:

Tabela  – Casos novos em matéria trabalhista em países selecionados e sua relação por cem mil habitantes

Somado a isso, aproximadamente 22% da mão de obra das empresas atualmente é contratada por meio de prestadores de serviços terceirizados, o que faz com que boa parte do risco seja decorrente das infrações cometidas por terceiros.

A Vale do Rio Doce, uma das maiores empregadoras do país, em 2017 possuía 131 mil empregados, dos quais 44% eram terceirizados. Neste mesmo ano, a empresa provisionou 582 milhões de dólares para seus processos trabalhistas, com mais dois bilhões de dólares em passivos contingentes.

Riscos reputacionais

Riscos reputacionais estão ligados a problemas e danos relacionados à imagem e a marca de uma empresa. O assunto ganhou importância no Brasil principalmente a partir de 2014, com a Operação Lava-jato, considerada uma das maiores iniciativas de combate à corrupção e lavagem de dinheiro do Brasil e da história mundial.

A perda de R$ 55 bilhões em valor de mercado das maiores empreiteiras do país, com várias delas pedindo recuperação judicial  por conta dos escândalos de corrupção revelados, trouxe uma forte pressão para que as empresas brasileiras investissem mais fortemente em políticas de conformidade.  Em 2017, uma pesquisa realizada pela Câmara Americana de Comércio (Amcham) revelou que 59% das empresas brasileiras investiram em políticas de compliance após a Lava a Jato, onde 44% afirmaram que o foco das companhias para evitar fraudes tem sido investir, dentre outras ações, em um processo mais elaborado de gestão e monitoramento de fornecedores e prestadores de serviços.

Ferramentas e boas práticas de gestão de fornecedores

Existem uma série de maneiras e etapas para uma boa homologação e gestão de fornecedores, cuja responsabilidade é distribuída por diversas áreas da empresa. 

“As empresas necessitam de uma área de compras mais focada no negócio, que traga soluções aos problemas e que possa gerar valor, esse processo não é fácil e envolve uma boa gestão da cadeia. O ideal é, já na porta de entrada, termos políticas claras e ao longo de toda a jornada do fornecedor, monitorar seu desempenho a fim de garantir que o processo seja conduzido de acordo com o esperado pela organização.”, reforça Ana Paula Dourado Santos de Freitas, Consultora de Performance e Gestão de Fornecedores na Nexa Resources, do grupo Votorantim.

De acordo com Ana, uma boa ferramenta de gestão de fornecedores tem “a visão da jornada do fornecedor, desde o início da cadeia sendo acompanhada por indicadores que possam dar essa visibilidade, do momento do cadastro, avaliação e habilitação para prestar serviço e ao longo dessa prestação, evitando assim risco de desabastecimento, imagem (integridade) e quebra. Esse acompanhamento precisa ser claro e transparente para ambas as partes, empresa e fornecedores, assim como eventuais planos de recuperação que possam gerados.”

Na Linkana, com o objetivo estruturar o processo da melhor maneira possível, temos o que chamamos de jornada de sucesso do fornecedor, uma metodologia ágil e rápida para resolver os problemas de gestão de fornecedores.

“Os principais desafios envolvem ter um monitoramento eficiente dos indicadores para identificar previamente os pontos de falha, ter politicas e procedimentos claros para o público interno da organização quanto ao externo e ter ferramentas que possam suportar na analise e antecipação de eventuais riscos.”, ressalta Ana.

Para resolver tais problemas, a ferramenta da Linkana absorve todas as etapas e informações que empresas compradoras precisam para homologar e monitorar um fornecedor, desde um cadastro simples no ERP, até uma rotina de avaliação de performance de um fornecedor.

Primeira etapa: cadastro e primeira homologação de fornecedores

Quando uma empresa está analisando um fornecedor para uma concorrência, ou já selecionou um fornecedor, a primeira etapa é fazer o seu cadastro inicial antes de prosseguir na contratação do serviço ou produto  de fato.

Normalmente é nesta etapa em que compradores já precisam cumprir determinações mínimas comerciais e de compliance para o fornecedor selecionado, que exige uma  análise de informações fiscais e financeiras, o cumprimento de políticas de compliance e códigos de fornecimento, dentre outras análises específicas.

Considerando que esta etapa deve  ser um critério exigido para todos os fornecedores e prestadores da companhia, é fundamental simplificar este processo ao máximo, desde a utilização de uma ferramenta SaaS de fácil acesso, possibilitando emissão de certidões negativas via Robot Process Automation (RPA), até a automação das rotinas de due diligence e background check, com base públicas integradas de sanções governamentais, anticorrupção, listas restritivas nacionais e internacionais, mídias negativas e processos criminais. Lembrando que tais análises são imprescindíveis não só na entrada do fornecedor, mas também devem ser atualizadas periodicamente, para garantir a conformidade de fornecedores ativos ao longo do tempo.

Para além das informações públicas analisadas, normalmente é neste processo em que são coletados dados mínimos para transacionar, tais como dados fiscais, dados bancários e informações de contato, que deverão ser coletados de maneira simplificada e intuitiva junto ao fornecedor, como num portal em nuvem.

Ao final desta etapa, uma vez aprovado o fornecedor, via de regra será necessário cadastrar suas informações no ERP ou e-procurement empresa, para que área de compras possa emitir pedidos, o jurídico gerar contratos, e o financeiro processar as rotinas de pagamentos. Para reduzir os custos e erros humanos nos processos burocráticos de cadastro, possuir um SaaS integrado ao processo de cadastro de fornecedores é uma excelente oportunidade de garantir uma rotina mais fluida e sem perda de informação, principalmente para mitigar riscos de fornecedores reprovados ou que ao longo do tempo, via de regra em políticas anuais ou semestrais de requalificação e atualização de dados, se tornem inaptos em relação aos critérios mínimos de homologação e de compliance da empresa.

Segunda etapa: gestão de documentos e monitoramento operacional de fornecedores

Em paralelo, ou após a etapa anterior, a depender do tipo e criticidade do fornecedor ou prestador de serviço, outros documentos e informações serão requisitados pelas áreas técnicas e de negócio para garantir a conformidade e o bom cumprimento do serviço contratado ou material adquirido.

Nem todos os fornecedores precisam deste tipo de acompanhamento, diferentemente da realização da etapa anterior. Considere fatores como spend, impacto na produção e impacto financeiro na definição de quais fornecedores estratégicos deverão ser acompanhados, e qual a recorrência ideal para o acompanhamento que será realizado. Fornecedores críticos, geralmente, terão um acompanhamento mais rigoroso, com o controle de vencimento e renovações de informações mensalmente ou bimensalmente, no máximo.

Mais uma vez, é imprescindível não só automatizar eventuais consultas a licenças públicas, mas também o controle e gestão de documentos enviados e questionários respondidos pelo fornecedor. A manutenção e atualização de tais informações deve ocorrer de maneira simplificada para garantir a mitigação de riscos operacionais permanentemente, com monitoramento e alertas via sistema e e-mail de documentos vencidos, bem como a integração das informações e dados de etapas de homologação técnica, visitas de campo, dentre outros.

Terceira etapa: gestão de contratos e avaliação de performance de fornecedores

Por fim, para além da mera gestão de documentos e informações técnicas ou financeiras do fornecedor, certos fornecedores precisarão ter sua performance contratual acompanhada de perto, principalmente em relação a indicadores de qualidade do produto ou serviço, cumprimento de prazos de entrega e volumes acordados. 

Avaliar periodicamente o fornecedor em relação ao cumprimento do seu Service Level Agreement (SLA) contratual é fundamental para se antecipar a problemas ou prejuízos decorrentes de falhas do fornecedor que impactem diretamente na produção, venda ou prestação de serviço da sua empresa. De acordo com um relatório da Procurement Leaders, 90% dos times de compras não coletam dados de performance de fornecedores.

Nessa rotina, o gestor do contrato ou da área técnica ligada ao fornecedor deve definir os indicadores que deverão ser acompanhados, com a utilização de ferramenta de gestão para automatizar o preenchimento e análise de dados de acordo com os critérios de conformidade e qualidade definidos. 

Assim como na etapa anterior, este tipo de acompanhamento normalmente é reservado para fornecedores recorrentes e críticos para produção ou sensíveis ao custo e spend da empresa.

Benefícios práticos e ROI da gestão de fornecedores

Return on Investment (ROI) é um indicador de rentabilidade para um determinado projeto ou investimento realizado pela empresa. É talvez o principal indicador acompanhado por áreas de compras para determinar o sucesso de uma iniciativa, principalmente com o objetivo de reduzir custos ou potenciais prejuízos futuros para a companhia.

Para os gestores de procurement, é muito importante conseguir demonstrar retornos financeiros em iniciativas de homologação e gestão de fornecedores, principalmente para conseguir convencer diretores e administradores a aprovarem os investimentos solicitados, principalmente para novas ferramentas e softwares

A partir desta lógica, é importante ter em mente os três principais benefícios ou retornos potenciais de uma boa gestão de fornecedores, conforme resumido abaixo.

Primeiro benefício: gestão de fornecedores centralizada e simplificada

Conforme comentamos ao longo deste artigo, uma gestão mais automatizada, simplificada e integrada pode reduzir bastante os custos de coleta, análise e atualização de dados de fornecedores. Em empresas que possuem processos lentos ou manuais, a implementação da Linkana em uma grande indústria, por exemplo, chegou a reduzir custos de cadastro e primeira homologação em 80%, tornando o processo até 90% mais rápido.

Segundo benefício: mitigação de riscos reputacionais

Benefícios hipotéticos ou difíceis de mensurar normalmente dificultam bastante a implementação de uma nova ferramenta ou processo, exceto em ações de governança corporativa e compliance, que normalmente possuem um peso reputacional e de proteção da imagem da empresa independente de retornos de curto ou médio prazo. 

Quando a empresa já possui uma certa maturidade de governança, é bastante claro para a direção e administração dela que problemas reputacionais, nas ocasiões pontuais em que acontecem, normalmente resultam em prejuízos milionários ou até bilionários para a companhia. 

Neste sentido,  uma política de compliance permanente junto a fornecedores e prestadores de serviços funciona como uma forma de prestação de contas à acionistas, investidores e à sociedade, devendo a empresa conseguir comprovar de maneira rápida e direta que tomou os devidos cuidados necessários, na ocasião de algum incidente ou problema ocorrido, seguindo as melhores práticas de mercado vigentes.

Terceiro benefício: mitigação de riscos operacionais

Talvez os mais fáceis de serem medidos, porém os mais difíceis de serem mitigados são os riscos operacionais decorrentes de cada tipo de fornecedor ou prestador de serviço contratado. 

Neste texto trouxemos uma série de exemplos práticos dos tipos de prejuízos financeiros que fornecedores críticos podem proporcionar, e a necessidade de um controle mais exigente deles dentro das etapas da jornada de sucesso do fornecedor. Uma gestão e atualização documental e técnica rigorosa, bem como o acompanhamento recorrente de indicadores de saúde financeira e de performance, garantem que sua empresa mitigue prejuízos potencialmente milionários.

Resumo

Neste texto, demonstramos o que significa fazer um bom processo de Supplier Relationship Management (SRM), com os principais motivos, ferramentas e benefícios práticos de sua realização. Além disso, apresentamos a metodologia de gestão de fornecedores da Linkana por meio da nossa jornada de sucesso do comprador, onde nossa solução segmenta as etapas e tarefas a serem realizadas por compradores e áreas de negócio da empresa para garantir uma boa gestão e mitigação de riscos de fornecedores.

Se você entende que sua empresa chegou no momento de usar tecnologia para gerir fornecedores de uma maneira melhor e segura, entre em contato conosco. Estamos prontos para entender seus desafios, bem como lhe ajudar a estruturar a maneira que nosso software vai ajudá-lo a reduzir custos e gerar retornos financeiros para sua companhia.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.