Como fazer o cadastro de fornecedores? 6 dicas para executar de forma rápida

Saber como fazer o cadastro de fornecedores corretamente é a base para que sua empresa mantenha um processo organizado e eficiente de homologação e monitoramento, além de contribuir amplamente para a geração de valor por meio de cada negociação.

Essa é a premissa da escolha assertiva de fornecedores, que também contribui para aumentar a transparência, a organização e a assertividade geral da gestão da cadeia de suprimentos. 

Também é fato que um bom cadastro é essencial para realização do due diligence e aplicação da metodologia Know Your Supplier.

A partir dessas definições, já conseguimos entender um pouco sobre a importância de tais registros para a estratégia de uma empresa. 

Mas não ficamos por aí. Além disso, neste artigo vamos explicar por que fazer o cadastro de fornecedores e como criar com excelência. Confira!

O que é cadastro de fornecedores?

O cadastro de fornecedores é um registro geral das informações coletadas por uma empresa a respeito das demais organizações participantes de sua cadeia de suprimentos, bem como dados referentes a contatos, negociações e pedidos realizados.

Na prática, colocamos nessa pasta todo o tipo de dado para controle e monitoramento do relacionamento entre contratante e fornecedor. O intuito é assegurar a transparência e a qualidade geral dessas parcerias, para ambos os lados.

Neste cadastro deve constar diversas empresas, mesmo as quais nunca tenha contratado, pois serão importantes para fazer cotações e conquistar bons preços.

Leia também: O que é gestão de cadeia de suprimentos? 5 erros + comuns

Qual a importância do cadastro de fornecedores?

Com um cadastro de fornecedores organizado, você otimiza tempo na hora de cotar preços.

Atualmente não existe motivo para perder tempo pesquisando companhias, uma por uma, para encontrar parceiros ativos. Afinal de contas, hoje os sistemas de cadastro de fornecedores facilitam o gerenciamento de dados.

Desse modo, o gestor ganha agilidade para criar seu processo de compras.

Quais são as vantagens do cadastro de fornecedores?

Embora tenha aumentado o cadastro de fornecedores, muitas companhias ainda duvidam do método. Por isso, reunimos quatro motivos para levar essa ideia adiante.

Reduz o esforço comercial

O cadastro automatizado de fornecedores favorece a procura do comprador, reduzindo o tempo de escolha e de possíveis contratos inadequados.

Equilibra custo x benefício

Por utilizar um sistema digital, as empresas conseguem diminuir os custos comerciais, já que todo o processo é automatizado, sem a burocracia das papeladas.

Mantém os documentos organizados 

Uma plataforma condizente com o seu negócio mantém o cadastro atualizado, facilitando para a busca e homologação de fornecedores.

Amplia as oportunidades comerciais 

A empresa tem mais chances de adquirir bons negócios, uma vez que o cadastro de fornecedor possibilita que você receba mais clientes interessados no seu trabalho.

Por que otimizar o cadastro de fornecedores da sua empresa?

Manter um cadastro atualizado, de fácil acesso e capaz de amparar as necessidades administrativas da gestão de fornecedores é parte de uma estratégia vencedora no ramo corporativo. 

Cada vez mais temos que investir no controle de dados e capacidade comunicativa da organização para superar barreiras e atingir os resultados estabelecidos. 

Ao desenvolver ou adotar um sistema de cadastro de fornecedores, aumenta-se a chance de estruturar os candidatos com melhores propostas e infraestrutura, o que tende a aumentar a eficiência operacional.

Tudo isso sem mencionar a importância do registro de dados cadastrais para seguir os princípios da governança corporativa, que possibilitam uma prestação de contas mais transparente e protegida de falhas.

Veja a seguir os principais motivos para otimizar o cadastro de fornecedores na sua empresa:

  • definição de parâmetros básicos: ao definir quais informações são utilizadas no seu modelo de cadastro, também temos os critérios básicos para inclusão de candidatos no processo de qualificação de fornecedores, ou seja, o mínimo de dados para considerar um potencial parceiro comercial;
  • ajuda o processo de qualificação: funciona como uma excelente maneira de adiantar e acelerar a homologação de fornecedores, sem perder a qualidade geral do processo;
  • negociação facilitada e mais eficiente: ao reunir todos os dados relevantes sobre uma empresa em um único lugar, temos acesso facilitado ao que é necessário para conduzir adequadamente a negociação com os fornecedores;
  • mitigação de riscos: coletar e comprovar a veracidade das informações adquiridas é parte ativa da gestão de riscos dos fornecedores de uma organização, além de servir como uma incubadora de projetos seguros;
  • monitoramento de fornecedores homologados: o cadastro também facilita o monitoramento constante dos parceiros homologados, já que permite estabelecer prazos para revisão das informações e certificados recebidos.

Em cada um desses benefícios, temos a certeza de que a partir de um bom cadastro, unimos os dados que constroem uma rede de fornecedores mais eficiente e bem relacionada. 

Saiba mais: Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas

Como fazer o controle de fornecedores? 6 dicas

Agora que já conhecemos a real importância para os negócios, vamos mostrar como fazer o cadastro de fornecedores com seis dicas práticas. Veja:

1. Defina os dados básicos para cadastro

O primeiro cuidado está em assegurar que todos os dados básicos foram coletados adequadamente. No documento devem constar:

  • Nome Fantasia;
  • Razão Social;
  • Mnemônico (abreviação do nome);
  • Endereço;
  • CEP;
  • Cidade – UF;
  • CNPJ/ CPF;
  • Inscrição Estadual;
  • Inscrição Municipal;
  • Cadastur (Cadastro prestador de serviços turísticos);
  • Categoria;
  • Status: ativo ou inativo;
  • Referência;
  • Cod Contábil;
  • Contatos: e-mail/ telefone;
  • Vínculo de rede;
  • Dados para nota;
  • Representante legal (sócio)

2. Unifique o acesso aos dados

Não adianta ter uma infinidade de dados sem que a equipe do departamento de compras possa ter acesso. De maneira similar, com base nos princípios da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), esse acesso deve ser assegurado somente ao pessoal autorizado.

Isso significa que unificar o ponto de acesso e tomar medidas de proteção de dados devem se tornar uma realidade ainda mais importante para evitar riscos operacionais em geral.

3. Separe os fornecedores pelo tipo de produto ou serviço

Na definição de dados a serem preenchidos, citamos o critério de “tipo de produto ou serviço”. Como é de se esperar, uma empresa pode apresentar variadas demandas de itens fornecidos por terceiros. 

Ao incluir esse termo, temos um parâmetro que atua como um filtro prático ou sistema de classificação, que ajuda a organizar, realizar pesquisas e separar as prioridades dentro de cada cadeia de suprimentos.

4. Inclua histórico de preços praticados

Dados relativos aos preços e condições praticadas pelo fornecedor também são importantes de serem incluídos no cadastro de fornecedores, considerando que trazem uma análise interessante, mesmo que básica, de como as negociações futuras podem se encaixar na sua operação.

5. Mantenha certificados e contatos atualizados

Ao pensar em como fazer o cadastro de fornecedores corretamente, também é preciso planejar como você manterá esse registro atualizado. 

Dados de contato, essencial para um bom relacionamento, e certificados de compliance, que asseguram a idoneidade e aptidão do candidato, são os mais importantes para serem revisados periodicamente.

6. Utilize um sistema de cadastro de fornecedores

Todo esse processo pode ser trabalhoso e burocrático quando não realizado de maneira inteligente, por isso,aproveite os recursos que a transformação digital trouxe para empresas mais modernas. 

Adotar uma ferramenta de e-procurement ou software SRM é uma ótima ideia, sem contar  que cada uma permite automatizar etapas repetitivas e burocráticas, economizando tempo nas interações e auxiliando no cumprimento de todos os critérios anteriores.

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Como usar a tecnologia no cadastro de fornecedores?

Agora que você já sabe como fazer o cadastro de fornecedores, o próximo ponto de partida é usar um software que atue desde a análise automatizada de dados públicos até o monitoramento e revisão de parceiros homologados.

E a melhor plataforma para otimizar esse processo é o da Linkana. O nosso sistema possui recursos otimizados para fazer o cadastro de fornecedores e manter esse registro com alto nível de excelência.

Você só precisa do CNPJ do fornecedor para fazer o cadastro no software e dar início ao processo de qualificação e homologação, diminuindo a burocracia e estimulando uma visão mais estratégica para sua equipe.

Quer uma prova de que somos adequados para o seu negócio?

Antes de utilizar a nossa ferramenta de e-procurement, a Nivea, cujo foco é o segmento de cuidados da pele, tinha um processo de homologação de fornecedores que levava 15 dias, no qual informações se perdiam ou se tornavam inconsistentes por conta do processo burocrático.

A Linkana trouxe um respiro para a empresa, uma vez que o processo foi simplificado e houve uma redução de mais de 65% no tempo de homologação dos fornecedores. Além disso, o processo de revisão foi centralizado e agora o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é através de 1 clique.

Nós somos o primeiro e maior software de gestão de fornecedores em rede.

Somos o #SRMDoFuturo, feito para o #CompradorDoFuturo.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.

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