Como fazer o cadastro de fornecedores: principais motivos + 6 dicas de execução

Saber como fazer o cadastro de fornecedores corretamente é a base para que sua empresa mantenha um processo organizado e eficiente de homologação e monitoramento, além de contribuir amplamente para a geração de valor por meio de cada negociação.

Esse é um dos primeiros passos para estabelecer critérios básicos de avaliação de fornecedores, além de aumentar a transparência, organização e assertividade geral da gestão da cadeia de suprimentos. 

Também é fato que um bom cadastro é essencial para realização do due diligence e aplicação da metodologia Know Your Supplier, ambos assuntos previamente abordados aqui no blog.

A partir dessas definições, já conseguimos entender um pouco sobre a importância de tais registros para a estratégia de uma empresa. 

Mas não vamos parar por aí, reunimos também os principais motivos para otimizar esse processo e juntamos 6 dicas de como fazer o cadastro de fornecedores com excelência. Confira!

O que é o cadastro de fornecedores?

De modo geral, podemos entender o cadastro de fornecedores como um registro geral das informações coletadas por uma empresa a respeito das demais organizações participantes de sua cadeia de suprimentos, bem como dados referentes à contatos, negociações e pedidos realizados.

Na prática, colocamos nessa pasta todo o tipo de dado para controle e monitoramento do relacionamento entre contratante e fornecedor. O intuito é assegurar a transparência e qualidade geral dessas parcerias, para ambos os lados.

Por que otimizar o cadastro de fornecedores da sua empresa?

Manter um cadastro atualizado, de fácil acesso e capaz de amparar as necessidades administrativas da gestão de fornecedores é parte de uma estratégia vencedora no ramo empresarial. 

Cada vez mais temos que investir no controle de dados e capacidade comunicativa da organização para superar barreiras e atingir os resultados estabelecidos. 

Ao desenvolver ou adotar um sistema de cadastro de fornecedores, temos a chance de estruturar os candidatos com melhores propostas e infraestrutura, o que nos leva a aproveitar um ganho significativo de eficiência operacional.

Tudo isso sem mencionar a importância do registro de dados cadastrais para seguir os princípios da governança corporativa, que possibilitam uma prestação de contas mais transparente e protegida de falhas, entre outros.

Veja a seguir os principais motivos para otimizar o cadastro de fornecedores na sua empresa:

  • definição de parâmetros básicos: ao definir quais informações são utilizadas no seu modelo de cadastro, também temos os critérios básicos para inclusão de candidatos no processo de qualificação de fornecedores, ou seja, o mínimo de dados que precisam ser obtidos para considerar um potencial parceiro comercial;
  • ajuda no processo de qualificação: funciona como uma excelente maneira de adiantar e acelerar a homologação de fornecedores, sem perder a qualidade geral do processo;
  • negociação facilitada e mais eficiente: ao reunir todos os dados relevantes sobre uma empresa em um único lugar, temos acesso facilitado ao que é necessário para conduzir adequadamente a negociação com os fornecedores;
  • mitigação de riscos: coletar e comprovar a veracidade das informações adquiridas é parte ativa da gestão de riscos dos fornecedores de uma organização, além de servir como uma incubadora de projetos mais seguros;
  • monitoramento de fornecedores homologados: o cadastro também facilita o monitoramento constante dos parceiros homologados, já que permite estabelecer prazos para revisão das informações e certificados recebidos.

Em cada um desses benefícios, temos a certeza de que a partir de um bom cadastro, reunimos os dados que constroem uma rede de fornecedores mais segura, eficiente e bem relacionada. 

Fica claro desde o início o nível de comprometimento e expectativa que se tem para cada parceria, um ótimo primeiro passo para que essas empresas identifiquem tais valores como um importante estímulo. 

Como fazer o cadastro de fornecedores: 6 dicas

Agora que já conhecemos qual sua real importância para os negócios, vamos mostrar como fazer o cadastro de fornecedores com 6 dicas práticas e muito eficientes. Veja:

1. Defina os dados básicos para cadastro

O primeiro cuidado sobre o cadastro de fornecedores está em assegurar que todos os dados básicos foram coletados adequadamente. Em linhas gerais, podemos separar as informações em duas categorias principais:

Dados operacionaisDados de identificação
Prazo de entrega (média geral)Nome da empresa
Prazo para pagamentoEndereço 
Condições de pagamentoInformações para contato (telefone, e-mail corporativo e outros).
Flexibilidade de negociaçãoCNPJ
Bonificações e descontosInscrição Estadual (quando aplicável)
Suporte ao compradorRamo de atuação
Tipo de produto ou serviço no catálogo ativo
Dados do porta-voz (nome, cargo e demais informações relevantes)

Conforme mencionado, esses dados são primordiais para a homologação de fornecedores, checklist de due diligence e outros métodos de gestão. Por isso, certifique-se que há um padrão e que tem tudo que é preciso para embasar suas estratégias.

2. Unifique o acesso aos dados

Não adianta ter uma infinidade de dados sem que a equipe do departamento de compras possa ter acesso a eles. De maneira similar, com base nos princípios da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), esse acesso deve ser assegurado somente ao pessoal autorizado.

Isso significa que unificar o ponto de acesso e tomar medidas de proteção de dados devem se tornar uma realidade ainda mais necessária para evitar riscos operacionais em geral.

3. Separe os fornecedores pelo tipo de produto ou serviço

Na definição de dados a serem preenchidos, citamos o critério de “tipo de produto ou serviço”. Como é de se esperar, uma empresa pode apresentar variadas demandas de itens fornecidos por terceiros. 

Ao incluir esse termo, temos um parâmetro que atua como um filtro prático ou sistema de classificação, que ajuda a organizar, realizar pesquisas e separar as prioridades dentro de cada cadeia de suprimentos.

4. Inclua histórico de preços praticados

Dados relativos aos preços e condições praticadas pelo fornecedor também são importantes de serem incluídos no cadastro de fornecedores, considerando que trazem uma análise interessante, mesmo que básica, de como as negociações futuras podem se encaixar na sua operação.

5. Mantenha certificados e contatos atualizados

Ao pensar em como fazer o cadastro de fornecedores corretamente, também é preciso planejar como você manterá esse registro atualizado. 

Dados de contato, essencial para um bom relacionamento, e certificados de compliance, que asseguram a idoneidade e aptidão do candidato, são os mais importantes para serem revisados periodicamente.

6. Utilize um sistema de cadastro de fornecedores

Todo esse processo pode ser trabalhoso e burocrático quando não for realizado de maneira inteligente, aproveitando os recursos que a transformação digital trouxe para empresas mais modernas. 

Adotar uma ferramenta de e-procurement ou software SRM são ótimas alternativas, considerando que elas permitem automatizar etapas repetitivas e burocráticas, economizando tempo nas interações e auxiliando no cumprimento de todos os critérios anteriores.

A Linkana tem a solução que você procura!

Com um software de gestão de fornecedores que atua desde a análise automatizada de dados públicos até o monitoramento e revisão de parceiros homologados, a plataforma da Linkana conta com recursos otimizados para fazer o cadastro de fornecedores e manter esse registro com alto nível de excelência.

Você só precisa do CNPJ do fornecedor para fazer o cadastro no software e dar início ao processo de qualificação e homologação, diminuindo a burocracia e estimulando uma visão mais estratégica para sua equipe.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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