Independente do setor da empresa, a organização e a padronização de processos ajuda a potencializar os resultados obtidos. Por isso, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para reduzir gastos desnecessários e aumentar a produtividade da área.
Toda organização possui um departamento responsável pela aquisição de bens, materiais e insumos, que pode ser vinculado também aos produtos e serviços oferecidos. Ou seja, a responsabilidade da gestão de compras é grande, pois um erro é capaz de gerar prejuízos empresariais.
Quer entender, com passo a passo completo, como criar um fluxograma de compras eficiente para a sua empresa? Continue a leitura!
O que é fluxograma de compras?
Antes de entender como montar um fluxograma de compras, é imprescindível compreender o seu conceito e os benefícios proporcionados por ele.
O fluxograma de compras é como se fosse um mapeamento de todo o processo de compras da empresa. Ao exibir uma visão macro do sistema, a gestão consegue antecipar gargalos e problemas operacionais, reduzir tempo e custos e ainda engajar os colaboradores a um objetivo comum.
O processo de compras é iniciado assim que algum recurso é demandado. Após a solicitação, precisa-se estruturar o processo para que não haja erros e perdas de prazos que possam inviabilizar alguma atividade empresarial.
Afinal, quem recebe todos os pedidos da empresa é o departamento de compras. E por diversos canais, como e-mail, telefone, pessoalmente ou intranet. Ou seja, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para que o processamento seja feito de modo padronizado, sem ficar confuso.
Leia mais: Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!
Vantagens de criar um fluxograma de compras
Como já foi ressaltado aqui, é extremamente importante a gestão elaborar um fluxograma de compras objetivo e completo para que o trabalho siga fluído, assertivo e rentável.
Confira os principais benefícios ao criar um modelo de fluxograma:
- padronizar operações;
- visão macro e otimizada de todo o processo de compras;
- melhor entendimento sobre divisão de demandas;
- acompanhamento da execução das atividades;
- maior clareza e transparência para todos os envolvidos;
- agilidade da rotina de trabalho;
- identificação mais clara sobre os responsáveis e a ordem das tarefas a serem executadas.
Como montar um fluxograma de compras?
Aprender como criar um fluxograma de compras é essencial para organizar todo o setor e também para garantir melhores resultados financeiros da empresa.
Antes de ensinarmos o passo a passo completo, precisamos destacar que o fluxograma é adaptável.
Ou seja, a gestão de compras deve se inspirar em um modelo de fluxograma, mas também se sentir confortável em realizar as mudanças necessárias que se adaptem à rotina de trabalho e ao planejamento estratégico empresarial.
Veja agora como montar um fluxograma de compras para o seu negócio.
Como criar um fluxograma de compras: passo a passo
- Defina os responsáveis
Quem será a pessoa encarregada de gerir o mapeamento do processo de compras? Quem fará parte dessa equipe? Quais são as responsabilidades de cada envolvido?
Outro ponto importante aqui é conversar com todos que fazem parte do fluxo de compras. Pergunte cada detalhe do procedimento de trabalho para entender como as operações são executadas na prática.
O objetivo de entrevistar os participantes do fluxo de compras não é o julgamento, mas sim o entendimento. Seja gentil e ouça com atenção. É indispensável que o colaborador confie em quem está fazendo as anotações, sem se sentir coagido ou constrangido.
- Estabeleça objetivos e metas
Depois de ouvir os envolvidos nas atividades de compras e saber quais são as dificuldades e os gargalos de todo o processo, é hora de elaborar a estratégia.
Mas, uma estratégia só pode ser estruturada com foco em objetivos mensuráveis. Por isso, reúna o time e defina metas a curto, médio e longo prazo, com datas para entregas.
O que você precisa mudar no processo atual? O que gera desperdício de tempo ou de custos? Qual parte precisa ser alinhada à estratégia corporativa? O que e como fazer para otimizar o fluxo de compras?
Os objetivos podem ser relacionados aos aspectos operacionais ou mais estratégicos, como:
- redução de gastos desnecessários que aumentem a competitividade no mercado;
- mudanças no processo de compras para atender ao novo modelo de negócio ou de gestão;
- problemas na comunicação entre setores ou dentro do próprio setor;
- muita burocracia que atrasa o tempo de reposição de materiais e insumos;
- má escolha dos recursos comprados, como baixa qualidade ou valor acima do cobrado;
- falta de padronização;
- má escolha de fornecedores;
- atrasos constantes.
- Monte seu fluxograma de compras atual
Para saber como montar o fluxograma de compras o primeiro passo já foi dado: a análise do cenário atual. Por isso, para entender verdadeiramente o que está acontecendo e a forma que as atividades são realizadas, é fundamental que retrate o fluxo atual.
Desenhe em um quadro, uma folha de papel ou em um computador todo o processo de compras ideal para o setor corporativo e a realidade organizacional.
- Crie o fluxograma de compras ideal
Depois de compreender como a dinâmica do setor de compras acontece atualmente, chegou o momento de construir o fluxograma desejado.
Com a análise de pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas, elabore uma versão desejada do mapeamento de compras. Não se esqueça de simplificar e automatizar ao máximo cada etapa, principalmente as questões relacionadas à burocracia excessiva.
- Monitore os resultados
Com o fluxograma estruturado é a hora de implementá-lo no negócio. Mas, não pense que o trabalho acaba a partir do momento que ele é compartilhado. É indispensável que os responsáveis acompanhem as tarefas executadas e vejam se estão sendo cumpridas.
Se for preciso, faça mudanças e adaptações. Afinal, a dinâmica de trabalho é mutável e o fluxograma de compras precisa acompanhar essas transformações. Ou seja, a melhoria é contínua.
Qual modelo de fluxograma usar?
Calma, que ainda não acabou! Afinal, o aprendizado sobre como montar um fluxograma de compras precisa abordar a teoria e a prática, não é mesmo? Por isso, vamos mostrar aqui alguns modelos de processos mais usados pelas empresas.
A palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma forma de mapeamento operacional. Mas, na verdade, ela representa uma das notações que podem desenhar os processos. O que muda de uma notação para outra são seus ícones.
Conheça as principais notações:
- Fluxograma: disponível no Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint);
- EPC (Event-driven Process Chain);
- UML (Unified Modeling Language);
- IDEF (Integrated Definition Language);
- Value Stream Mapping;
- BPMN (Business Process Model and Notation);
Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de compras para o seu negócio, coloque a mão na massa! O ideal é monitorar constantemente o processo e envolver a todos do time. O sistema de melhoria contínua deve ser feito por toda a equipe.
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