Como montar um fluxograma de compras? Aprenda com passo a passo completo!

Independente do setor da empresa, a organização e a padronização de processos ajuda a potencializar os resultados obtidos. Por isso, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para reduzir gastos desnecessários e aumentar a produtividade da área.

Toda organização possui um departamento responsável pela aquisição de bens, materiais e insumos, que pode ser vinculado também aos produtos e serviços oferecidos. Ou seja, a responsabilidade da gestão de compras é grande, pois um erro é capaz de gerar prejuízos empresariais.

Quer entender, com passo a passo completo, como criar um fluxograma de compras eficiente para a sua empresa? Continue a leitura!

O que é fluxograma de compras?

Antes de entender como montar um fluxograma de compras, é imprescindível compreender o seu conceito e os benefícios proporcionados por ele.

O fluxograma de compras é como se fosse um mapeamento de todo o processo de compras da empresa. Ao exibir uma visão macro do sistema, a gestão consegue antecipar gargalos e problemas operacionais, reduzir tempo e custos e ainda engajar os colaboradores a um objetivo comum.

O processo de compras é iniciado assim que algum recurso é demandado. Após a solicitação, precisa-se estruturar o processo para que não haja erros e perdas de prazos que possam inviabilizar alguma atividade empresarial.

Afinal, quem recebe todos os pedidos da empresa é o departamento de compras. E por diversos canais, como e-mail, telefone, pessoalmente ou intranet. Ou seja, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para que o processamento seja feito de modo padronizado, sem ficar confuso.

Leia mais: Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!

Vantagens de criar um fluxograma de compras

Como já foi ressaltado aqui, é extremamente importante a gestão elaborar um fluxograma de compras objetivo e completo para que o trabalho siga fluído, assertivo e rentável.

Confira os principais benefícios ao criar um modelo de fluxograma:

  • padronizar operações;
  • visão macro e otimizada de todo o processo de compras;
  • melhor entendimento sobre divisão de demandas;
  • acompanhamento da execução das atividades;
  • maior clareza e transparência para todos os envolvidos;
  • agilidade da rotina de trabalho;
  • identificação mais clara sobre os responsáveis e a ordem das tarefas a serem executadas.

Como montar um fluxograma de compras?

Aprender como criar um fluxograma de compras é essencial para organizar todo o setor e também para garantir melhores resultados financeiros da empresa.

Antes de ensinarmos o passo a passo completo, precisamos destacar que o fluxograma é adaptável.

Ou seja, a gestão de compras deve se inspirar em um modelo de fluxograma, mas também se sentir confortável em realizar as mudanças necessárias que se adaptem à rotina de trabalho e ao planejamento estratégico empresarial.

Veja agora como montar um fluxograma de compras para o seu negócio.

Como criar um fluxograma de compras: passo a passo

  1. Defina os responsáveis

Quem será a pessoa encarregada de gerir o mapeamento do processo de compras? Quem fará parte dessa equipe? Quais são as responsabilidades de cada envolvido?

Outro ponto importante aqui é conversar com todos que fazem parte do fluxo de compras. Pergunte cada detalhe do procedimento de trabalho para entender como as operações são executadas na prática.

O objetivo de entrevistar os participantes do fluxo de compras não é o julgamento, mas sim o entendimento. Seja gentil e ouça com atenção. É indispensável que o colaborador confie em quem está fazendo as anotações, sem se sentir coagido ou constrangido.

  1. Estabeleça objetivos e metas

Depois de ouvir os envolvidos nas atividades de compras e saber quais são as dificuldades e os gargalos de todo o processo, é hora de elaborar a estratégia.

Mas, uma estratégia só pode ser estruturada com foco em objetivos mensuráveis. Por isso, reúna o time e defina metas a curto, médio e longo prazo, com datas para entregas.

O que você precisa mudar no processo atual? O que gera desperdício de tempo ou de custos? Qual parte precisa ser alinhada à estratégia corporativa? O que e como fazer para otimizar o fluxo de compras?

Os objetivos podem ser relacionados aos aspectos operacionais ou mais estratégicos, como:

  • redução de gastos desnecessários que aumentem a competitividade no mercado;
  • mudanças no processo de compras para atender ao novo modelo de negócio ou de gestão;
  • problemas na comunicação entre setores ou dentro do próprio setor;
  • muita burocracia que atrasa o tempo de reposição de materiais e insumos;
  • má escolha dos recursos comprados, como baixa qualidade ou valor acima do cobrado;
  • falta de padronização;
  • má escolha de fornecedores;
  • atrasos constantes.
  1. Monte seu fluxograma de compras atual

Para saber como montar o fluxograma de compras o primeiro passo já foi dado: a análise do cenário atual. Por isso, para entender verdadeiramente o que está acontecendo e a forma que as atividades são realizadas, é fundamental que retrate o fluxo atual.

Desenhe em um quadro, uma folha de papel ou em um computador todo o processo de compras ideal para o setor corporativo e a realidade organizacional.

  1. Crie o fluxograma de compras ideal

Depois de compreender como a dinâmica do setor de compras acontece atualmente, chegou o momento de construir o fluxograma desejado.

Com a análise de pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas, elabore uma versão desejada do mapeamento de compras. Não se esqueça de simplificar e automatizar ao máximo cada etapa, principalmente as questões relacionadas à burocracia excessiva.

  1. Monitore os resultados

Com o fluxograma estruturado é a hora de implementá-lo no negócio. Mas, não pense que o trabalho acaba a partir do momento que ele é compartilhado. É indispensável que os responsáveis acompanhem as tarefas executadas e vejam se estão sendo cumpridas.

Se for preciso, faça mudanças e adaptações. Afinal, a dinâmica de trabalho é mutável e o fluxograma de compras precisa acompanhar essas transformações. Ou seja, a melhoria é contínua.

Qual modelo de fluxograma usar?

Calma, que ainda não acabou! Afinal, o aprendizado sobre como montar um fluxograma de compras precisa abordar a teoria e a prática, não é mesmo? Por isso, vamos mostrar aqui alguns modelos de processos mais usados pelas empresas.

A palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma forma de mapeamento operacional. Mas, na verdade, ela representa uma das notações que podem desenhar os processos. O que muda de uma notação para outra são seus ícones.

Conheça as principais notações:

  • Fluxograma: disponível no Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint);
  • EPC (Event-driven Process Chain);
  • UML (Unified Modeling Language);
  • IDEF (Integrated Definition Language);
  • Value Stream Mapping;
  • BPMN (Business Process Model and Notation);

Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de compras para o seu negócio, coloque a mão na massa! O ideal é monitorar constantemente o processo e envolver a todos do time. O sistema de melhoria contínua deve ser feito por toda a equipe.

Trabalha diretamente no processo de compra da sua empresa? Quer tomar melhores decisões na gestão de seus fornecedores? Saiba mais preenchendo o formulário abaixo:

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.