Processo de compras: passo a passo com 8 etapas essenciais

Um bom departamento de compras é de suma importância para que uma empresa seja capaz de atingir o sucesso planejado para ela. Trabalhando com um orçamento definido e alinhado ao compliance na gestão de riscos, cabe a ele atender às demandas operacionais da organização, a fim de manter o fluxo produtivo e, eventualmente, o lucro. 

Parte dessa responsabilidade fica na execução de um eficiente processo de compras, que serve para suprir cada necessidade da empresa com ética, responsabilidade e o melhor custo-benefício possível para todas as aquisições.

De forma resumida, podemos definir as 8 etapas do processo de compras como:

  1. Mapeamento de demandas;
  2. Elaboração dos pedidos;
  3. Aprovação interna;
  4. Expedição e envio da ordem de compras;
  5. Análise e seleção de fornecedor com melhor proposta;
  6. Recebimento;
  7. Verificação;
  8. Encerramento.

Entenda os detalhes de cada uma delas e como é possível otimizar o fluxograma de compras com ferramentas de e-procurement e uma gestão de fornecedores eficiente. Continue lendo!

O que é processo de compras para empresas?

Entendemos o processo de compras como o conjunto de etapas que devem ser seguidas para realizar cada aquisição em acordo com as práticas de Compliance, executando uma transação segura, controlada e bem aproveitada pela organização.

De modo geral, a companhia que faz a compra precisa entender o motivo para cada compra, contar com uma verba específica, dispor de fornecedores homologados e acompanhar se o pedido foi recebido de acordo com o contrato e sua utilização foi bem sucedida.

Para vencer os obstáculos que o mercado oferece, é importante trabalhar com um processo de compras que faça sentido para a estrutura da companhia. 

Etapas recorrentes podem ser automatizadas para tornar o fluxo mais rápido e eficiente, mas é preciso contar com sistemas que garantam a segurança total da operação, protegendo os dados e o investimento financeiro.

O que antecede o processo de compras?

Antes de explicarmos o passo a passo do processo de compras em si, é relevante considerarmos algumas etapas que antecedem as aquisições e são cruciais para que elas ocorram dentro de parâmetros seguros e benéficos para a organização.

É o caso da gestão de riscos e o processo de homologação de fornecedores, que servem para criar uma base sólida, que dará todo suporte para efetuar as compras em conformidade com boas práticas e normas do mercado, além de proteger a organização de falhas operacionais de qualquer natureza.

Por um lado, a gestão de riscos antecipa as ameaças pertinentes à operação, criando um planejamento estratégico e uma ordem de prioridades a ser seguida pelo departamento de compras.

Do outro, a gestão de fornecedores garante uma cadeia de suprimentos otimizada, com parceiros avaliados constantemente. 

Essa prática avalia o compliance e a capacidade de atender as demandas, servindo de atalho para que o processo de compras ocorra com mais agilidade, sem correr mais riscos por isso.

Para otimizar a atuação dessas áreas internas na sua empresa, uma alternativa interessante é contar com softwares de e-procurement e ferramentas digitais de gestão. 

Por isso, convidamos você para conhecer a Linkana, que faz análises automatizadas de compliance e fornece vários recursos para gerenciamento de fornecedores. Agende já uma demonstração gratuita e confira nossas vantagens!

Processo de compras: passo a passo completo

Agora que já conhecemos brevemente quais são as etapas que antecedem e as que compõem o processo de compras, é hora de aprofundarmos nossa perspectiva quanto ao que ocorre em cada uma delas. Vamos lá?

1. Mapeamento de demandas e recorrências

A começar pelo mapeamento de demandas, temos uma tarefa de grande importância estratégica à nossa frente. Baseada em dados levantados anteriormente, ela serve como uma listagem das necessidades, cálculo de ressuprimento e análise de riscos.

Dessa forma, o mapeamento também servirá para definir qual item necessitado deve ter prioridade, com o seu processo de compras iniciado antes dos demais.

2. Elaboração do pedido de compras

O passo seguinte é a elaboração do pedido de compras, onde o profissional responsável irá determinar o produto a ser adquirido, quantidade, orçamento prévio, prazo para recebimento e qual seu nível de prioridade para a empresa.

Essas informações serão necessárias para guiar a negociação, mas antes elas precisam ser avaliadas pela gestão de compras.

3. Aprovação dos termos do pedido

Essa verificação ocorre na etapa de aprovação dos termos, onde o tomador de decisão no setor irá avaliar os detalhes do pedido, negando, solicitando ajustes ou permitindo que o mesmo siga o seu caminho pelo restante do processo de compras.

4. Expedição e envio da ordem de compra aos fornecedores

Com o pedido aprovado, será emitida a ordem de compra, um documento onde se registram todos os requisitos da solicitação. Ela então é enviada aos fornecedores homologados pela empresa contratante, para que eles elaborem suas ofertas e façam suas propostas para atender a demanda.

5. Análise de propostas e seleção de fornecedor

O departamento de compras recebe e analisa as propostas, buscando a oferta mais vantajosa em relação ao custo-benefício e os objetivos da organização que ele representa.

Nesse ponto, é possível escolher entre os fornecedores homologados e considerados aptos a atender sua demanda, com base na demanda apresentada e também pela análise de compliance, fatores que podem garantir a mitigação de riscos.

A partir daí, fazemos a seleção do melhor fornecedor com melhor preço, ou seja, encontramos a proposta que atende as necessidades, oferece menor custo e agrega valor à operação da empresa contratante, enquanto também apresenta menor risco com a parceria.

Uma vez que a oferta é aceita pela contratante, é essencial dar sequência à negociação com o fornecedor escolhido, estabelecendo um contrato entre as partes, contanto com os termos e requisitos que devem ser cumpridos por cada uma. 

6. Recebimento do pedido

Na sequência, cabe então ao fornecedor produzir e entregar os suprimentos para a empresa contratante, cumprindo os requisitos de quantidade, qualidade e prazo de fornecimento. 

A contratante deve ficar atenta ao índice de aproveitamento e as condições gerais de cada entrega, notificando o fornecedor caso um ou mais parâmetros não tenham sido atingidos. Se estiver tudo de acordo, será possível receber adequadamente a mercadoria.

7. Verificação do pedido

Além da verificação física dos itens recebidos, é recomendado que se façam análises adicionais, principalmente comparando a ordem de compra e a nota fiscal emitida pelo fornecedor. Essa prática é uma forma de garantir a segurança, evitar fraudes financeiras e efetuar o pagamento de forma correta.

8. Encerramento

Após a entrega ser finalizada e o pagamento efetuado com sucesso, o departamento de compras poderá encerrar o processo adequadamente, com todos os parâmetros cumpridos pelos responsáveis, riscos controlados e melhores chances de aproveitamento total.

Qual a importância de criar um processo de compras eficiente?

Como podemos ver, garantir a eficiência e ética no processo de compras é uma medida de extrema importância para mitigar riscos e assegurar o sucesso de uma organização. Ele estabelece o passo a passo das aquisições e prevê a conduta adequada para cada situação.

Dessa forma, influencia diretamente na agilidade que uma empresa consegue suprir suas demandas internas e manter o fluxo operacional saudável.

Também é interessante destacar que a formalização desse fluxograma auxilia a compreensão sobre o papel de cada colaborador, criando um senso de identificação e responsabilidade capaz de promover o employer branding, otimizando o desempenho individual e também do setor como um todo.

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A Linkana ajuda sua empresa em todas as etapas do gerenciamento, incluindo a ferramenta de análise automatizada de compliance e diversos recursos interessantes para manter uma cadeia de suprimentos confiável e sempre pronta para atender suas demandas.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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