Processo de Homologação de Fornecedores: 5 passos para estruturar o seu
Um processo de homologação de fornecedores bem estruturado é peça chave para uma boa gestão da cadeia de fornecimento de sua empresa.
Hoje, os processos mais robustos já incorporam conceitos como Gestão de riscos e ESG (Environmental, social and corporate governance). Isso porque a preocupação com uma área de compras mais estratégica e com uma gestão madura da cadeia de fornecimento é forte tendência no mercado.
Apesar disso, muitas empresas além de não estarem familiarizadas com esses conceitos, sequer possuem um processo de homologação de fornecedores criado ou estruturado.
É por isso que trazemos a seguir 5 passos para ajudar sua empresa a correr atrás do prejuízo e estruturar do zero o seu processo de homologação de fornecedores! Nesse artigo vamos detalhar cada etapa desses 5 passos, que são:
Entender o cenário e maturidade atual da empresa no processo
Dividir a cadeia de fornecimento em categorias
Incluir os principais stakeholders na discussão
Definir a necessidade de exigência de cada categoria de fornecedor
Usar a tecnologia a seu favor
1) Entenda o cenário e a maturidade atual da sua empresa
O maior risco na criação de um processo de homologação de fornecedores é não entender a real necessidade que sua empresa tem.
É importante definir critérios de homologação de forma estratégica para que o processo seja de acordo com as reais necessidades da empresa.
Para encontrar essas necessidades, leve em consideração três fatores sobre sua empresa:
o segmento econômico;
os tipos de risco a serem mitigados e;
a maturidade do seu atual processo de homologação e do seu time de compras.
O segmento econômico de sua empresa:
Indústria, varejo, e-commerce, saúde e prestação de serviços são áreas de mercado com demandas que podem ser bastante distintas. Isso vai desde os objetivos com a gestão de fornecedores até a variedade de categorias de fornecimento da cadeia.
Enquanto empresas de prestação de serviços tendem a preocupar-se mais com questões trabalhistas, empresas de varejo tendem a prestar mais atenção em questões de compliance fiscal e empresas de TI com segurança da informação.
Entender o impacto do segmento econômico da sua empresa nas prioridades de gestão de risco é fundamental para direcionar a construção do seu processo de homologação de fornecedores.
O tipo de risco a ser mitigado:
São vários os riscos potenciais que o relacionamento com fornecedores pode acarretar. Os principais são os operacionais e os reputacionais.
Os riscos reputacionais estão relacionados ao potencial dano reflexo à imagem e à marca da empresa compradora pelo envolvimento do fornecedor num escândalo de corrupção, por exemplo, ou pela verificação de prática de trabalho escravo na cadeia de fornecimento.
Já os riscos operacionais são todos aqueles que podem gerar impacto direto no dia-a-dia da operação de sua empresa, como por exemplo os riscos trabalhistas decorrentes de um serviço terceirizado irregular, ou os regulatórios de um fornecimento de material de baixa qualidade por não atendimento às normas da Anvisa de um determinado produto.
São muitos os desdobramentos dos tipos de risco, sobretudo dos operacionais. Alguns deles são os estratégicos, financeiros, geopolíticos, regulatórios, digitais, cibernéticos e de privacidade, de continuidade de negócio e reputacionais, dentre vários outros de uma lista crescente a cada ano.
Dentro desse universo de frentes de atuação, é preciso entender quais riscos são prioritários para o segmento e para a realidade de sua empresa.
Por exemplo, na indústria a preocupação maior é com a produção. Ou seja, a garantia da qualidade e da pontualidade no fornecimento de matérias-primas, embalagens e insumos é prioridade, bem como a conformidade regulatória da cadeia logística. Nesse caso, o foco deve ser dado na mitigação dos riscos operacionais regulatórios e financeiros, através do controle de licenças técnicas, certificações de qualidade e análises financeiras de seus fornecedores.
Para uma instituição bancária, a maior preocupação é com a segurança das informações dos clientes e com o não envolvimento em práticas que possam ferir sua reputação. Assim, o foco será nos riscos operacionais digitais, cibernéticos e reputacionais. Análises de conformidade à Lei Geral de Proteção de Dados, à General Data Protection Regulation e às principais listas de Compliance e de conformidade à Lei Anticorrupção (como Lista de Empresas Inidôneas, Acordos de Leniência, CEIS, CEPIM, CNEP, etc).
A maturidade do seu processo atual e do seu time de Compras
São três as etapas de progressão na gestão do cadastro de um fornecedor:
1) Cadastro ou primeira homologação do fornecedor;
2) Gestão de documentos e monitoramento de fornecedores e;
3) Gestão de contratos e avaliação de performance dos fornecedores.
O avanço em cada etapa depende do quão maduro seu processo está. Se sua empresa não possui processo ou se seu time não possui muita experiência, o segredo é começar simples!
Portanto, visualizar e compreender a influência do segmento econômico, dos tipos de risco a serem mitigados e da etapa de gestão que seu processo e seu time estão é o primeiro passo para a construção de um processo de homologação de fornecedores assertivo e eficaz.
2) Divida sua cadeia de fornecimento em categorias
Dentro da sua base de fornecedores existem diversos objetos de fornecimento, como tintas, assessoria de imprensa, cursos, combustíveis, etc. Cada um desses objetos, ou um agrupamento deles, pode ser uma categoria dentro do seu processo de homologação de fornecedores.
A divisão em categorias tem como objetivo visualizar os padrões de risco que são comuns ao fornecimento de um determinado serviço ou material. Além disso, serve para padronizar os critérios necessários à homologação de um fornecedor em cada categoria.
O nível de agrupamento dos objetos de fornecimento (mais genérico ou mais específico) vai depender sobretudo da maturidade do seu processo e do seu time, conforme vimos na etapa anterior.
Por exemplo, um fornecedor de combustíveis pode ser avaliado em conjunto com todos os demais fornecedores de sua cadeia de fornecimento numa única categoria. Naturalmente, seria uma categoria com requisitos abrangentes e critérios de aprovação flexíveis.
Nessa linha, esse mesmo fornecedor pode ser avaliado dentro da categoria de “Materiais”, que teria critérios e requisitos um pouco mais específicos, como uma checagem da validade de sua inscrição estadual, por exemplo. Tais análises não se aplicariam a um fornecedor de “Serviços”, configurando um processo mais assertivo que o modelo anterior.
Ainda, a categoria poderia ser “Combustíveis” e, além de tudo que foi analisado nos modelos anteriores, seria requisitada a apresentação da Autorização da Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis, que é um documento bastante específico e requisitado apenas nessa categoria.
Ou seja, o desenho das categorias do seu processo pode variar desde uma única categoria até a quantidade necessária para individualizar completamente cada um dos seus objetos de fornecimento.
É importante lembrar que, embora mais assertivos, processos mais profundos também são mais complexos e exigem mais do seu time tanto em expertise quanto em tempo para as análises.
Por isso, para encontrar o ponto ideal de profundidade das categorias do seu processo de homologação de fornecedores, entenda a capacidade do seu time para que a complexidade não trave o andamento dos cadastros.
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3) Inclua os principais stakeholders do processo na discussão
Não só o processo de homologação de fornecedores, como toda a área de compras pode e deve ter atuação estratégica em sua empresa. Para isso acontecer, é muito importante que essa construção esteja alinhada com as diretrizes dos demais departamentos e diretorias envolvidos.
Todas as áreas envolvidas são aconselhadas a participar dessa etapa, como os times de compliance, fiscal, financeiro, tecnologia e até mesmo os próprios fornecedores.
Nessas discussões o objetivo é descobrir as preocupações de cada área que podem ser refletidas no seu processo de gestão de fornecedores. Redução de custos, práticas de ESG, riscos reputacionais, coleta de dados cadastrais, redução do tempo de homologação e até os critérios de homologação das categorias. Esses são alguns exemplos de pontos de atenção que podem surgir.
O ponto chave desta etapa é entender que a área de compras não deve construir seu processo de homologação de fornecedores sozinha. O setor deve liderar e protagonizar essa construção em conjunto com o restante da empresa.
É importante entender que outras áreas da empresa precisam participar da construção da sua política de gestão de fornecedores e devem ser convidadas para a conversa na hora dessas definições.
4) Defina as exigências para homologação em cada categoria
Entendendo o cenário e a maturidade da empresa, separando as categorias e coletando os insumos com os stakeholders, agora é a hora de fechar o escopo base do seu processo de homologação de fornecedores.
O foco é elencar, para cada categoria, todos os documentos, certidões, consultas e informações necessárias à avaliação da homologação do fornecedor na base ativa de fornecedores.
Alguns fatores aqui são importantes:
· Não cobre nada além do necessário. Muita complexidade no processo pode deixar você com poucos fornecedores homologados, ou ter um lead-time e custo muito alto para qualificação e aprovação.
· Entenda a realidade dos fornecedores de cada categoria. Sobretudo em categorias de fornecimento mais simples é comum que seus fornecedores não atendam a alguns dos critérios de seu processo. É importante conhecer o mercado dessa categoria e se ajustar à realidade.
· Trabalhe com seus fornecedores. Os pontos de melhoria de cada categoria são oportunidades para sua empresa ajudar seus fornecedores a se desenvolverem.
· Um passo de cada vez. Prefira um processo simples e eficaz a um complexo que não gera resultado.
· Melhoria contínua. A gestão de fornecedores tem evoluído e se transformado constantemente nos últimos anos. Assim também deve ser com seu novo processo.
Para saber mais sobre quais documentos pedir em cada categoria, você pode conferir esse artigo em que a Linkana apresenta algumas sugestões para a definição dos documentos das categorias de fornecimento.
5) Use a tecnologia a seu favor
A estruturação do seu processo de compras é o momento ideal para a implementação de ferramentas de gestão de fornecedores. Além de ajudarem com esse processo, elas podem garantir uma série de outros benefícios.
Redução de custos
De acordo com uma pesquisa do Advanced Market Research (AMR), uma empresa típica gasta em média entre 585 a 1000 dólares por fornecedor anualmente. Convertido, esse valor chega de 2340 a 4000 mil reais em valores da realidade brasileira.
A mesma pesquisa também confirma que usar a tecnologia para otimizar e simplificar a gestão de fornecedores pode reduzir estes custos em até 85%.
Independentemente do cenário base da empresa, o custo será sempre uma preocupação. Apoiar-se em ferramentas de gestão de fornecedores desde a construção do seu processo de homologação de fornecedores pode garantir uma boa redução de custos e aumentar o Return on Investment (ROI) da sua área!
Mitigação de Riscos
A adoção de tecnologias no seu processo automatiza e potencializa sua a gestão de riscos na sua cadeia de fornecimento.
A Pesquisa Global de Gestão de Risco de Terceiros para 2020 realizada pela Deloitte revelou que 75% dos executivos de grandes empresas acreditam que a falta de ferramentas e tecnologias é uma dos principais obstáculos à uma melhor gestão de riscos e custos de fornecedores. Ainda, 35% deles já planejam usar plataformas em nuvem, automação robótica de processos (RPA) e inteligência artificial (IA) para enfrentar esse problema.
Através da Linkana, nossos clientes já identificaram mais de 900 fornecedores com potencial risco à sua operação!
Gestão centralizada e simplificada
Nessa mesma pesquisa da Deloitte, 59% dos entrevistados revelaram que querem uma plataforma centralizada e integrada, buscam funcionalidades como gestão de contratos e performance, gestão financeira, análise de dados, além da gestão de riscos.
Ou seja, ter ao seu lado uma solução de homologação de fornecedores ajuda sua empresa a:
· Integrar seus processos;
· Reduzir o gasto de tempo e energia com fluxos desconectados;
· Estimular a governança entre as áreas envolvidas.
Andréia Marcos, do setor de Auditoria e Compliance da CCP - Cyrela Commercial Properties, destaca que contratou a plataforma da Linkana, com o intuito de automatizar e agilizar a emissão de certidões online, que antes demandava tempo em troca de e-mails com os fornecedores. Ainda, completa que a Linkana trouxe, além da agilidade no processo, também uma automatização eficiente, com a busca de certidões, consultas e sanções, a interação com o fornecedor para inclusão de documentos na própria plataforma, a revisão do cadastro e aprovação das áreas para a homologação e o mapeamento de riscos dos resultados das pesquisas, categorizando a qualidade dos fornecedores e o monitoramento deles. Segundo ela, "a Linkana nos proporcionou confiabilidade no processo de homologação e na gestão da qualidade dos nossos fornecedores".
Agora com esse passo a passo, você vai conseguir estruturar seu processo de homologação de fornecedores. Para subir o nível dele ainda mais, deixe a Linkana te ajudar nessa missão, reduzindo custos e mitigando riscos de uma forma simplificada e automatizada no seu processo de homologação de fornecedores.
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