O que é e-procurement? Vale a pena adotá-lo em sua empresa?

Entender o que é e-procurement deve estar entre as prioridades de todo gestor. Afinal, esse setor, responsável pela aquisição de suprimentos e serviços necessários para a operação de uma empresa, está diretamente ligado à competitividade da organização. Por meio de uma conduta estrategicamente planejada, é possível gerar economia, valor e qualidade.

No entanto, a relevância do departamento atualmente conta com novas formas de executar o seu papel. A transformação digital nas empresas trouxe novas ferramentas e é sobre uma delas que falaremos hoje. A partir da definição de procurement, você consegue compreender o que é e-procurement?

A versão resumida diz que e-procurement (do inglês “electronic procurement”) diz respeito aos processos de negociação e aquisição de suprimentos ou serviços por meio da internet. Os ambientes digitais servem como um ponto de encontro para venda e compra entre empresas.

Parece interessante, não é? Então venha conhecer a versão estendida que mostra como funciona essa modalidade de gestão de compras, quais os principais tipos e os benefícios que ela oferece para companhias que adotam o sistema. Boa leitura!

O que é e-procurement? Como ele funciona?

Com o intuito de gerar mais praticidade e eficiência para as interações entre empresas e seus fornecedores, foi desenvolvida a modalidade de compras de e-procurement, que pode ser compreendida como um sistema ou ambiente digital para contato, negociação e compra de suprimentos ou serviços.

Podemos enxergar esse tipo de sistema como um catálogo online para contratantes e fornecedores se encontrarem. Dessa forma, é mais fácil localiza empresas parceiras, que comercializam produtos necessários para sua operação.

A recíproca também é verdadeira, sendo que fornecedores ampliam seu alcance e têm a oportunidade de realizar negócios com uma variedade bem maior de clientes e parceiros comerciais. 

Outro ponto que vale ser mencionado é a otimização de uma tarefa que costumava ser extremamente burocrática, repetitiva e ineficiente, que é o processo de qualificação de fornecedores

De modo geral, quando se pensa sobre o que é o e-procurement, ligamos principalmente a negociações entre empresas (B2B), mas elas também podem ocorrer com o setor público ou mesmo com o consumidor final, apesar de ser uma situação bem mais esporádica.

Usuários qualificados para utilização do sistema de e-procurement, representando tanto compradores quanto fornecedores, podem se registrar de acordo com sua posição, disponibilizando informações sobre a organização onde atuam, tipo de produtos ofertados ou de necessidade, entre outros dados.

É possível então consultar potenciais fornecedores, elaborar ordens de compra para receber propostas ou negociar diretamente com os parceiros que apresentam estrutura para atender sua demanda. Os serviços disponibilizados pela plataforma ou software depende do seu tipo. 

Nesse ponto, é importante lembrar que as boas práticas de compliance e os riscos envolvendo fornecedores também se aplicam ao ambiente virtual. 

Por isso, mesmo negociando pela internet, é essencial conduzir a checagem de reputação, verificação de capacidade produtiva e avaliação de conformidade em terceiros.

Muitas etapas da análise de compliance de potenciais parceiros podem ser automatizadas e geridas por meio de software de e-procurement e plataformas online, diminuindo a complexidade dessa atividade e permitindo máxima dedicação à execução estratégica da gestão de compras.

É o caso da Linkana, uma plataforma de e-procurement voltada para a automação da consulta pública de compliance e gestão de fornecedores com praticidade, eficiência e segurança. 

Em um único lugar você tem a oportunidade de gerenciar e interagir com parceiros homologados, contando com uma série de vantagens exclusivas. Quer saber mais? Agende já uma demonstração gratuita!

Qual a diferença entre e-procurement e e-commerce?

Considerando que o e-commerce é o sistema de compra e venda pela internet, que por sua vez também pode envolver negócios business-to-business (B2B), ele ainda é diferente do e-procurement. 

Na prática, isso ocorre por conta do conceito de e-procurement estar ligado à aplicação do pensamento corporativo ao ambiente da online. Isso significa que as negociações e interações comerciais seguem o padrão de ética e comprometimento exigidos para a atuação empresarial entre contratante e fornecedor.

Quais são os tipos de e-procurement?

Em geral, podemos classificar os sistemas de e-procurement em três categorias principais, que são o ERP, os conhecidos como e-sourcing ou ainda os chamados e-informing. Veja um pouco mais sobre cada um deles a seguir.

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

A sigla ERP pode ser traduzida como planejamento de recursos do empreendimento, se tratando de um sistema mais completo e voltado para a gestão geral dos investimentos de uma organização.

Em geral, o software ERP engloba informações de vários setores internos, com o objetivo de tornar o acesso a esses dados em um processo mais ágil e também seguro. Com eles, a gestão pode elaborar estratégias mais assertivas para o setor de compras, gestão de riscos e gestão de fornecedores.

2. E-sourcing

Também chamado de leilão reverso, o sistema de e-sourcing é muito utilizado para estabelecer o contato inicial com o fornecedor e obter o maior número de ofertas possível. 

Após uma primeira interação, o fornecedor pode participar de processos licitatórios ou enviar ofertas para atender uma proposta de demanda da empresa, que irá avaliar os custos em cada uma delas e escolher a mais vantajosa para fechar negócio.

3. E-informing

Esse tipo de sistema é uma variante mais simples do e-procurement, servindo basicamente como um banco de dados de fornecedores. Neles, o departamento de compras pode obter dados iniciais e utilizar ferramentas externas, como e-mail e telefone, para conduzir o restante da negociação.

Benefícios do e-procurement para gestão de compras

Agora que já sabe o que é e-procurement, consegue dizer quais vantagens essa modalidade de compras oferece? A lista pode ser bem grande, mas podemos nos concentrar em cinco benefícios principais. São eles:

  1. mais agilidade na gestão de compras: ao substituir processos manuais, repetitivos e estressantes, o e-procurement permite economizar tempo e aproveitar mais agilidade nas aquisições de suprimentos, automatizando tarefas cruciais, sem aumentar o risco por isso;
  2. custos reduzidos: automatizando etapas da qualificação de fornecedores e conduzindo esses processos no ambiente digital economiza tempo e recursos, desde a verba do setor até o custo das horas trabalhadas pelo comprador;
  3. foco total na estratégia: eliminar tarefas de baixa importância permite foco total na execução do planejamento estratégico, tornando a operação do setor de compras em uma prática com maior capacidade de agregar valor à organização;
  4. aumento da concorrência: o ganho de tempo permite considerar um número muito maior de candidatos antes de escolher os seus fornecedores, diminuindo fatores como dependência e dificuldade de abastecimento;
  5. consolidação da cadeia de suprimentos: permite gerar uma cadeia de suprimentos mais forte e otimizada, capaz de dar suporte a evolução das metas de uma companhia ao longo do tempo.

Acesso facilitado a todas essas vantagens

Todos os benefícios do e-procurement podem ser encontrados com a Linkana, uma plataforma completa para análise automatizada de compliance, homologação e gestão de fornecedores.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.