Programa de compliance: como implementar? Aprenda em 8 passos!

Para que serve um programa de compliance?

Um programa de compliance serve para estabelecer políticas e ações claras de combate à corrupção e outras condutas ilegais e que não sejam transparentes ou éticas.

Os principais objetivos de um programa de compliance são:

• celebrar contratos cada vez mais transparentes com fornecedores e parceiros comerciais que tenham mecanismos de controle de integridade;

• zelar pela integridade da empresa;

• encontrar casos de descumprimento de parâmetros considerados éticos;

• verificar todas as normas e leis que se aplicam ao seu ramo.

Para colocar isso em prática, o programa de integridade e compliance deve abranger não só o comportamento interno dos membros da organização, mas também de fornecedores, representantes, distribuidores e outros parceiros, que devem ser submetidos a uma rigorosa due diligence.

Em outras palavras, é imprescindível avaliar o histórico de cada um desses agentes antes de assinar um contrato.

Dica! Aproveite e leia também: "Checklist de due diligence de fornecedores: dicas para um processo de análise mais completo"

Quais os objetivos de um programa de compliance?

O principal objetivo de um programa de integridade e compliance é garantir que a empresa atue de acordo com leis e normas — tanto as gerais quanto as específicas para o ramo de atuação — e conforme padrões éticos e comportamentais esperados por seus stakeholders.

Por meio da implementação desse tipo de programa a companhia também consegue se proteger de diversos riscos, já que ele se estende aos seus parceiros de negócio, como fornecedores e terceiros.

Além disso, essa prática evita danos à imagem do negócio, bem como penalidades aplicadas por órgãos regulamentadores que podem ir de multas a penas mais expressivas para os responsáveis legais pela companhia.

Quais são os benefícios do programa de compliance?

São muitos os benefícios de instituir um programa de integridade e compliance na sua empresa. Entre os que mais se destacam estão:

• aumento do controle e mitigação de riscos operacionais;

• prevenção de perdas financeiras e de espaço no mercado;

• aumento da credibilidade, reputação e expansão no ramo de atuação;

• prevenção e redução de fraudes, corrupção e outras irregularidades;

• otimização de processos internos;

• fortalecimento de uma imagem positiva perante o público interno e externo;

• prevenção de escândalos corporativos;

• gestão de crises mais eficiente;

• proteção contra vazamento de informações e dados sensíveis da instituição;

• reconhecimento de ilicitudes em outras organizações;

• conscientização de funcionários;

• prevenção de assédios.

Outro ponto positivo é que esse programa auxilia na criação de uma cultura organizacional mais íntegra e que estimula os comportamentos éticos dos colaboradores.

Somado a esse benefício, também ajuda na estruturação de uma cadeia de suprimentos composta apenas por fornecedores confiáveis e alinhados com as legislações vigentes, condição que diminui significativamente os riscos que esse tipo de parceria trás.

Os 9 pilares do programa de compliance

Para se estruturar, um programa de integridade e compliance precisa se respaldar em alguns pilares, que são:

• suporte da alta administração;

• avaliação de riscos;

• código de conduta e política de compliance;

• controles internos;

• treinamento e comunicação;

• canais de denúncia;

• investigações internas;

• due diligence;

• auditoria e monitoramento.

1. Suporte da alta administração

O pilar número um contempla o aval e o apoio do alto escalão da empresa, que deve ser o primeiro a estar ciente e de acordo com a criação e implementação de um programa desse tipo na companhia.

Aqui, também deve ser definido o profissional que será responsável pela gestão de compliance na organização.

2. Avaliação de riscos

Por avaliação de risco em um cenário de compliance, entenda todas as ações, eventos e rotinas que podem gerar impactos negativos para a empresa, ou que impeçam que alcance seu objetivo de conformidade.

3. Código de conduta e política de compliance

O terceiro pilar de um programa de conformidade se estrutura pela definição das boas práticas de conduta e da política de compliance, considerando o perfil e o modelo de negócio.

4. Controles internos

Os controles internos são parâmetros que ajudam a minimizar riscos que podem surgir em registros financeiros e contábeis, os quais tendem a refletir negativamente na imagem da empresa.

5. Treinamento e comunicação

São os direcionamentos necessários para que cada funcionário da empresa, independentemente do cargo ou nível hierárquico, compreenda seu papel, peso e importância para que a organização se mantenha em compliance.

6. Canais de denúncia

Criação de canais de fácil acesso, e seguros, que permitam que colaboradores, terceiros, fornecedores, e outros stakeholders denunciem problemas conduta, ações ilegais, fraudes, comportamentos ilícitos e outras práticas incompatíveis com o código de conduta definido anteriormente. 

7. Investigações internas

O sétimo pilar consiste na apuração das denúncias feitas, a fim de verificar se são reais ou não, e quais providências precisam ser tomadas quanto aos comportamentos apurados e reconhecidos como indevidos.

8. Due diligence

Esse pilar se forma na avaliação de parceiros de negócios, como fornecedores e terceiros, antes de concluir o processo de contratação.

9. Auditoria e monitoramento

Após a implementação do programa de conformidade, é fundamental que ele siga em constante monitoramento e que passe por auditoria, principalmente para verificar se há pontos que precisam ser ajustados para aprimorá-lo.

O que deve ter num programa de compliance?

Um programa de integridade e compliance realmente completo e eficaz precisa ter formas de analisar os aspectos internos e externos da empresa. Isto é, analisar seus processos, políticas e funcionários diretos, independentemente do cargo, mas também parceiros de negócio como terceiros e fornecedores.

Para isso, é preciso levantar e verificar documentos, processos, condutas, posturas, comportamentos, e outras questões relacionadas que ajudem a realizar uma análise precisa de todos os envolvidos com a companhia.

Como já comentamos, um dos principais objetivos desse tipo de programa é garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as leis e normas vigentes. Porém, para que realmente esteja, os demais agentes que se relacionam com ela também precisam estar.

É justamente neste ponto que entra a análise externa, que contempla terceiros, parceiros de negócios e fornecedores.

Se, porventura, esses agentes não estiverem em conformidade, eles elevam os riscos para o negócio, a exemplos dos jurídicos, financeiros e reputacionais.

Entenda mais sobre isso lendo o artigo: "Descubra problemas de Compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa"

Por que implementar um comitê de compliance?

O comitê de compliance pode ser definido com um grupo formado por profissionais da empresa e consultores externos que, juntos, têm a função de verificar e garantir o atendimento das normas e legislações, a fim de assegurar que a empresa atue em total conformidade.

Os membros desse comitê devem atuar de forma neutra, pois cabe a eles analisar se os códigos de conduta e ética estão sendo cumpridos, receber e analisar denúncias, corrigir riscos e falhas internas, entre outras práticas relacionadas.

Implementar esse comitê em um programa de integridade e compliance é uma maneira de atribuir mais transparência a esse processo e, dessa forma, elevar a confiabilidade e a credibilidade da empresa.

Como implementar um programa de compliance? 8 passos

Cada empresa deve criar seu próprio programa de compliance e definir quais serão as atribuições, ferramentas de controle e atitudes perante as fraudes identificadas e denúncias recebidas.

No entanto, é possível listar alguns passos que facilitam a criação de um programa de integridade e compliance, como os que trouxemos abaixo:

• faça o mapeamento de riscos: investigue e conheça as potenciais ameaças que o seu negócio é capaz de enfrentar. Assim, será possível planejar ações para minimizar e conter os efeitos desses riscos futuramente;

• crie um código de conduta: o comprometimento de funcionários, parceiros e fornecedores é vital nesse processo. Crie um padrão de documentação que deve ser enviado a todos e mande um relatório com canais de atendimento;

• faça controles internos: mapeie todos os procedimentos e fluxos de todas as áreas da empresa, para identificar oportunidades de melhoria e corrigir falhas existentes;

• invista em uma boa comunicação: um compliance bem-sucedido muda processos que já foram internalizados e são realizados de maneira rotineira por funcionários. Por isso, reforce com a equipe de implementação do programa a importância de oferecer treinamentos e outras medidas que garantam que todos terão espaço para tirar suas dúvidas e compreender essas transformações;

• crie um canal de denúncias: implemente um ambiente interno seguro e incentive as denúncias, mesmo que anônimas, para reportar falhas de conduta que rompam com o código de ética e conformidade da organização;

• estruture o sistema de verificação das denúncias: avalie e decida que ações devem ser tomadas com as denúncias que forem reportadas. Diante de uma nova acusação, inicie uma investigação para apurar a veracidade dela e tomar as devidas providências;

• faça a due diligence: esse processo complementa o programa de compliance nas relações com fornecedores, distribuidores, representantes, entre outros;

• realize um monitoramento constante e faça auditorias contínuas: isso é essencial para averiguar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente. Verifique se os colaboradores estão obedecendo as normas e garantindo a execução de suas tarefas em conformidade com as regras da empresa e, ainda, se os setores estão alinhados com essas decisões. 

Este artigo, certamente, ajudará você. Por isso, não deixe de ler: "O que é a auditoria de compliance e por que ela é tão importante?"

Como verificar a conformidade dos seus fornecedores?

Como você viu, os fornecedores são parte crucial no cumprimento de normas e legislações. Afinal, a relação com eles impacta diretamente na reputação e na confiabilidade da sua empresa. 

Pensando nisso, sua companhia tem feito negócios com os fornecedores mais éticos, transparentes e confiáveis do mercado?

Uma forma simples, rápida e precisa de ter essa resposta é contando com um bom software de análise de risco de fornecedores, como o oferecido pela Linkana.

Nosso sistema automatiza esse processo verificando e validando uma série de consultas e pesquisas públicas, além de ser um portal intuitivo e amigável para coleta de questionários, aceites e respostas de due diligence do fornecedor.

O resultado de tudo isso é a contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas para sua empresa, em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.

O que a Linkana oferece para análise de conformidade de fornecedores?

Entre as soluções oferecidas pela Linkana para aprimorar sua gestão de fornecedores em relação ao compliance existe o Linkana ESG Rating.

O Linkana ESG Rating, solução para análise de riscos de indicadores ESG, realizada por meio de pontuações atribuídas a critérios ambiental, social e de governança que se baseiam em dados públicos e documentos apresentados pelos próprios fornecedores.

Confira no vídeo abaixo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, como funciona o Linkana ESG Rating.

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