E-procurement: por que vale a pena adotar?

E-procurement é uma solução digital que automatiza o processo de aquisição de bens e contratação de serviços de uma empresa. Trata-se de um sistema que permite controlar desde a cotação até o pagamento ao fornecedor, o qual promove economia, segurança e eficiência para a gestão de suprimentos de uma companhia.

Entender como funciona o processo de procurement e descobrir meios de otimizá-lo deve estar na lista de prioridades de todo gestor dessa área. Afinal, a atuação desse setor impacta diretamente o poder competitivo da organização. Assim, quanto mais preciso for, mais resultados traz para a companhia.

Por meio de uma conduta estrategicamente planejada e de uma gestão de compras corporativas eficiente, gera-se mais valor e aumenta-se a qualidade dos produtos e/ou serviços que a empresa oferece aos clientes finais.

Contudo, para alcançar resultados como esses, é fundamental usar a tecnologia a favor. As ferramentas certas eliminam tarefas manuais, reduzem erros e a necessidade de retrabalho, aumentam a produtividade das equipes e liberam os profissionais para outras atividades tão importantes quanto, como criar uma boa relação com fornecedores estratégicos.

Neste artigo, explicaremos em detalhes o que é e-procurement, quais tipos existem, como esse sistema funciona e tudo o que é necessário para promover a automação no setor de compras da sua empresa.

Siga a leitura e confira!

Principais aprendizados:

• Procurement é um conjunto de atividades estratégicas que conecta compras à geração de valor para o negócio.

• Essa dinâmica vai além do ato de comprar e inclui planejamento, ESG, compliance e gestão de riscos.

• Um sistema de e-procurement automatiza e integra o processo de aquisição de ponta a ponta.

• O uso da tecnologia reduz falhas, melhora a tomada de decisão e fortalece o controle das tarefas.

• Ferramentas tecnológicas, como o SRM da Linkana, otimizam tempo e ampliam a eficiência do setor.

O que é procurement?

Procurement refere-se à gestão completa das aquisições corporativas. Vai além da compra de bens e contratação de serviços e inclui análise de mercado, seleção de fornecedores, contratos e entregas. O objetivo é garantir que a empresa receba o melhor em cada transação, com transparência, economia e eficiência.

Portanto, essa prática não se limita a comprar algo que o negócio precisa para manter o seu fluxo operacional. O procurement visa também a otimização de custos, a garantia da qualidade dos produtos ou serviços e a construção de relações com fornecedores estratégicos.

Neste ponto, percebe-se que procurement e compras não são a mesma atividade. Compras é uma etapa no processo de procurement que envolve ações operacionais, como emissão de pedidos, pagamento e recebimento de mercadorias.

Já o procurement tem uma finalidade mais ampla e estratégica, pois inclui outras questões, como planejamento da demanda, avaliação de riscos e negociação de contratos.

Assim, é certo dizer que compras executa, enquanto procurement planeja, negocia e gera valor.

Dica! Entenda tudo sobre esse tema no artigo: “Procurement: guia para aprimorar sua cadeia de suprimentos”

Qual a diferença entre procurement e compras operacionais?

A principal diferença entre procurement e compras operacionais é que o primeiro conceito tem foco estratégico, enquanto o segundo concentra-se na execução das aquisições do dia a dia. Embora ambos lidem com processos de aquisição, seus papéis, objetivos e níveis de responsabilidade são distintos.

O procurement envolve planejamento de longo prazo, gestão de riscos, relacionamento com fornecedores, políticas de compliance e alinhamento com práticas de ESG (ambientais, sociais e de governança).

Além de negociar preços e identificar a melhor fonte de abastecimento, também constrói parcerias sustentáveis, analisa dados de desempenho e garante que os contratos estejam em conformidade com normas internas e externas.

O objetivo do procurement é gerar valor para o negócio, fortalecer a cadeia de suprimentos e antecipar cenários.

Por outro lado, as compras operacionais concentram-se na parte tática e na execução das requisições de materiais e serviços que já passaram pelo planejamento estratégico. Essa dinâmica inclui emissão de pedidos, conferência de prazos e comunicação direta com os fornecedores. Seu papel é garantir o abastecimento contínuo da empresa, com agilidade e precisão.

Entenda mais detalhes no artigo: “Compras e procurement: quais são as diferenças entre essas áreas?”

Como funciona o processo de procurement?

O processo de procurement funciona como uma sequência estratégica de etapas que garantem a aquisição eficiente de bens e serviços para a empresa. Cada fase deve alinhar o fluxo de abastecimento às metas da empresa, promover controle de custos, garantir a qualidade e a sustentabilidade nas operações.

Além disso, o procurement envolve o monitoramento constante para garantir o cumprimento dos acordos que a companhia fez com os fornecedores, bem como para identificar oportunidades de melhoria contínua na supply chain.

Cada empresa pode ter a sua própria dinâmica. Porém, em linhas gerais, estas são as principais etapas do processo de procurement:

1. Mapeamento de necessidade;

2. Pesquisa e homologação;

3. Negociação;

4. Contratação;

5. Avaliação de desempenho.

Entenda!

1. Mapeamento de necessidade

Os setores de maneira individual ou o time de compras identificam o que precisa adquirir a partir de diferentes fatores, como volume, prazo, orçamento e impacto no negócio. Essa fase garante o alinhamento entre demanda e objetivos estratégicos.

2. Pesquisa e homologação

Os profissionais responsáveis pela aquisição analisam o mercado, comparam fornecedores e selecionam aqueles que atendem aos critérios técnicos, financeiros e legais. Em seguida, homologam os aprovados para iniciar o processo de compra.

3. Negociação

A equipe negocia preços, prazos de entrega, condições de pagamento e cláusulas contratuais. O objetivo é alcançar o melhor custo-benefício, sem comprometer a qualidade e o fluxo operacional.

4. Contratação

Formaliza-se o acordo com o fornecedor por meio de contrato ou pedido de compra. Essa etapa define direitos, deveres e penalidades e garante segurança para ambas as partes.

5. Avaliação de desempenho

Após a entrega dos produtos e serviços, é fundamental verificar se o fornecedor cumpriu os prazos, especificações e padrões acordados. Esse monitoramento serve como base para decisões futuras de recompra ou substituição de parceiros de abastecimento.

Aproveite e leia também: “Como melhorar o desempenho de fornecedores? Guia!”

Quais tipos de procurement existem?

A divisão entre os tipos de procurement parte de duas classificações principais: direto versus indireto e estratégico versus tático. Cada uma dessas categorias define o papel do processo de aquisição na operação e no posicionamento da empresa.

Procurement direto vs. indireto

O procurement direto refere-se à aquisição de insumos, matérias-primas e componentes que integram o produto final ou serviço que a empresa oferece aos clientes finais.

Em uma fábrica de calçados, por exemplo, inclui couro, solados, cadarços e embalagens. Isto é, todos os itens que compõem o produto que a marca comercializa.

Esse tipo de procurement impacta diretamente a produção, exige mais controle de qualidade, prazos rigorosos e alinhamento com a cadeia produtiva.

Procurement indireto, por outro lado, envolve a compra de itens que não fazem parte da solução final, mas, ainda assim, são essenciais para o funcionamento do negócio, como serviços de limpeza, equipamentos de TI, mobiliário e papelaria.

Embora não afete diretamente a produção, influencia a eficiência operacional do negócio e pode elevar os custos gerais da empresa se houver falhas na gestão de compras corporativas, como contratos mal negociados, aquisições fora do padrão e falta de controle sobre os pedidos.

Procurement estratégico vs. tático

O procurement estratégico concentra-se em decisões de longo prazo. Esse tipo busca construir relações com fornecedores estratégicos e parcerias duradouras, reduzir riscos, garantir vantagem competitiva e gerar valor.

Inclui ainda análise de dados, gestão de contratos complexos e planejamento estruturado de suprimentos.

Por sua vez, o procurement tático tem por objetivo ações operacionais e de curto prazo. Atua na execução do processo de compra e atendimento de demandas específicas do dia a dia.

Esse tipo abrange outras atividades rotineiras, como emissão de pedidos, controle de estoque, acompanhamento de entregas e resolução de problemas imediatos.

Quais são os principais desafios que as equipes de procurement enfrentam?

As equipes de procurement lidam com pressões constantes para reduzir custos, aumentar a eficiência e garantir a qualidade das aquisições. No entanto, alguns obstáculos comprometem o desempenho do setor e exigem atenção estratégica. Entre os principais desafios, destacam-se:

1. Falta de dados confiáveis: sem acesso a dados precisos e atualizados, as decisões de compra tornam-se arriscadas. A ausência de indicadores claros dificulta a análise de desempenho dos fornecedores, o controle de gastos e a identificação de oportunidades de melhoria na cadeia de suprimentos;

2. Fornecedores de baixo desempenho: parcerias com fornecedores que não cumprem prazos, ou que ignoram especificações e padrões de qualidade, comprometem todo o fluxo de abastecimento. A falta de um processo estruturado de avaliação e homologação expõe a empresa a falhas e a prejuízos operacionais, financeiros e reputacionais;

3. Processos manuais: realizar tarefas manualmente aumenta a chance de erros, atrasos e retrabalho. Além disso, compromete a padronização e a rastreabilidade das compras, limita a capacidade da equipe de atuar estrategicamente e de impedir desperdícios e fraudes;

4. Risco de compliance: a gestão de procurement precisa seguir políticas internas, legislações e normas específicas do setor. Quando não há controle sobre contratos, por exemplo, há mais risco de não conformidades, recebimento de multas e, por consequência, danos à imagem da companhia.

A melhor maneira de superar esses desafios é com ajuda da tecnologia. Plataformas digitais de e-procurement centralizam dados, automatizam processos, padronizam rotinas e aprimoram o controle sobre fornecedores e contratos.

Além disso, esse tipo de solução promove a automação no setor de compras e deixa o time de procurement muito mais eficiente e produtivo, bem como gera dados confiáveis para embasar decisões.

Como a tecnologia transforma o procurement?

A tecnologia transforma o procurement porque integra dados, automatiza processos e fortalece o controle sobre toda a cadeia de suprimentos. Dessa forma, promove decisões mais rápidas, estratégicas e fundamentadas.

As ferramentas certas eliminam falhas operacionais, melhoram a eficiência das compras e posicionam o setor como um dos pilares de crescimento do negócio. Os softwares de e-procurement, por exemplo, centralizam todo o ciclo de compras em um único ambiente digital.

Solicitações, cotações, aprovações, contratos e pagamentos ocorrem de forma integrada, o que reduz falhas operacionais e melhora a rastreabilidade e o relacionamento com as empresas fornecedoras.

Já o SRM (Supplier Relationship Management) é uma plataforma que automatiza a gestão de fornecedores.

O sistema reúne dados sobre desempenho, prazos, conformidade e histórico de entregas. A centralização de informações facilita o acompanhamento de indicadores, a identificação de riscos, o fortalecimento de parcerias e a criação de relacionamentos estratégicos e de longo prazo.

Um dos motivos é que esse tipo de solução entrega uma visão completa dos fornecedores que compõem a rede de abastecimento da empresa, por meio de dashboards (painéis interativos) que consolidam dados de diferentes fontes e apresentam métricas essenciais em tempo real.

Dessa forma, os gestores e seus times visualizam gargalos nos processos, monitoram KPIs e tomam decisões com mais rapidez, embasadas em fatos e não em achismos.

Dica! Veja o que você encontra no SRM da Linkana!

O que é e-procurement e como funciona?

E-procurement é um sistema ou ambiente digital para contato, negociação e compra de suprimentos ou serviços. O objetivo dessa solução é integrar diferentes atividades da área de compras e procurement e, assim, gerar mais praticidade e eficiência nas interações entre empresas e fornecedores.

Também é possível enxergar esse tipo de sistema como um catálogo online para contratantes e fornecedores se encontrarem. Dessa forma, fica mais fácil localizar companhias que comercializam produtos necessários para as operações da sua companhia.

A recíproca também é verdadeira, pois os fornecedores ampliam seu alcance e têm a oportunidade de realizar negócios com uma variedade de clientes e parceiros comerciais.

Algumas aplicações de um e-procurement

Outro ponto que vale a pena mencionar sobre o e-procurement é a otimização de uma tarefa que costumava ser extremamente burocrática, repetitiva e ineficiente: o processo de qualificação de fornecedores.

De modo geral, ao pensar sobre o que é o e-procurement, ligamos principalmente às negociações entre empresas (B2B). Contudo, essa dinâmica também pode ocorrer com o setor público ou mesmo com o consumidor final, embora seja uma situação mais esporádica.

Usuários qualificados para utilização do sistema de e-procurement — os quais podem ser tanto compradores quanto fornecedores — registram-se no software conforme a sua posição e disponibilizam informações sobre a organização na qual atuam, tipo de produtos e serviços que comercializam ou precisam comprar, conforme a necessidade.

É possível, então, consultar potenciais empresas fornecedoras, elaborar ordens de compra para receber propostas ou negociar diretamente com os parceiros que apresentam estrutura para atender sua demanda.

Neste ponto, é importante lembrar que as boas práticas de compliance e os riscos que envolvem a contratação de fornecedores também são aplicáveis ao ambiente virtual.

Por esse motivo, em uma negociação pela internet, é essencial conduzir a checagem de reputação, verificar a capacidade produtiva e avaliar a conformidade dos terceiros.

Extra! Como automatizar esses processos?

Muitas etapas da análise de compliance de potenciais parceiros podem ser automatizadas e geridas por meio de software de e-procurement e plataformas online e, assim, diminuir a complexidade dessa atividade e obter a máxima dedicação à execução estratégica da gestão de compras.

Essa é uma das ofertas da Linkana, plataforma de e-procurement voltada para a automação da consulta pública de compliance e gestão de fornecedores com praticidade, eficiência e segurança.

Em um único lugar, você tem a oportunidade de gerenciar e interagir com parceiros homologados, além de contar com diversas funcionalidades, como cadastro integrado e monitoramento automático de vencimento de documentos.

Quer saber mais? Basta preencher o formulário abaixo!