Certificação de fornecedores: por que exigir esse documento?

A certificação de fornecedores é um selo que comprova a qualidade dos processos, produtos e serviços de uma empresa. Quem emite são entidades específicas que atestam que as companhias certificadas seguem normas técnicas e, assim, atuam com eficiência, solidez, inovação e segurança na fabricação e/ou entrega de suas soluções.

Apesar de não obrigatório para o funcionamento de um negócio, esse documento mostra que o fornecedor se preocupa com critérios importantes em sua dinâmica de trabalho, como conformidade regulatória e gestão de qualidade, o que é essencial para parcerias confiáveis e duradouras.

Como exemplo desse tipo de certificação para fornecedores, há a ISO — International Organization for Standardization, ou Organização Internacional de Normalização, em português —, que atesta a execução dos processos conforme padrões internacionais de qualidade, segurança, responsabilidade ambiental e gerenciamento eficiente.

Entender a importância da certificação na cadeia de suprimentos é essencial para proteger a sua empresa contra riscos operacionais, legais e reputacionais.

Ao trabalhar com parceiros certificados, há menos chances de falhas no fluxo de abastecimentos e prejuízos por não conformidades, e mais estabilidade em toda a operação.

Para ajudar você nessa jornada, neste artigo explicaremos tudo sobre certificação de fornecedores. Confira o que é, como funciona e a maneira certa de avaliar os seus parceiros.

O que é a certificação de fornecedores?

A certificação de fornecedores é um selo que comprova a qualidade dos processos, produtos e serviços de uma empresa. Quem detém esse tipo de documento comprova que obedece normas técnicas nacionais e internacionais e que promove a melhoria contínua em suas operações.

Apesar de as certificações não serem obrigatórias, são diferenciais importantes, pois atestam aos parceiros de negócio, contratantes, clientes e outros stakeholders, a eficiência, capacidade e excelência de todas as atividades que realiza.

As certificações ambientais, por exemplo, mostram que a empresa atua com base nos pilares ESG. Assim, ao contratá-la, sua companhia estará sujeita a menos riscos relacionados a questões socioambientais e de governança.

Como funciona o processo de certificação de fornecedores?

O processo de certificação de fornecedores funciona como uma avaliação estruturada para verificar se a empresa que solicitou o selo atende a critérios técnicos, legais, operacionais, bem como a normas específicas que as entidades certificadoras exigem.

Em linhas gerais, esse fluxo segue as seguintes etapas:

1. Solicitação de certificação;

2. Análise da documentação;

3. Auditoria inicial na fábrica com coleta de produtos;

4. Ensaio do produto no laboratório;

5. Parecer do departamento técnico;

6. Emissão do certificado.

Entenda cada uma em detalhes.

1. Solicitação de certificação

O processo de certificação de fornecedores começa com a iniciativa dos gestores da própria empresa, que buscam a certificação de forma voluntária. Essa ação mostra interesse em elevar o padrão de atuação e se destacar no mercado.

Para tal, é necessário contatar uma entidade certificadora, solicitar a auditoria e se preparar para cumprir os requisitos exigidos. Essa etapa envolve o entendimento prévio das normas aplicáveis ao segmento da companhia e a organização interna para receber a avaliação.

2. Análise da documentação

Na etapa seguinte, a entidade certificadora solicita uma série de documentos que comprovem a estrutura de gestão e operação da empresa.

Essa documentação pode incluir políticas de qualidade, registros de controle de produção, planos de manutenção de equipamentos, licenças legais, relatórios internos e registros técnicos, por exemplo.

É uma fase que antecipa a auditoria de fornecedores e ajuda a identificar eventuais falhas que precisam de ajustes antes da visita do auditor ao local.

3. Auditoria inicial na fábrica com coleta de produtos

Com os documentos em mãos, a certificadora realiza a auditoria presencial nas instalações do fornecedor.

O auditor avalia todos os processos, desde a escolha da matéria-prima até a entrega do produto ou serviço ao usuário final. Examina também os maquinários, o fluxo logístico, a capacitação da equipe, o controle de qualidade e o cumprimento das legislações.

Nessa etapa da certificação de fornecedores, o auditor coleta amostras de produtos ou observa a prestação de serviços para testes posteriores.

4. Ensaio do produto no laboratório

As amostras que o representante da certificadora coletou durante a auditoria de fornecedores seguem para laboratórios credenciados para serem submetidas a ensaios técnicos.

Esses testes avaliam se os produtos atendem aos padrões de qualidade, segurança, durabilidade e desempenho definidos pelas normas aplicáveis. O resultado dos ensaios influencia diretamente a aprovação ou reprovação da empresa no processo de certificação.

5. Parecer do departamento técnico

Com base nas análises documentais, na auditoria de campo e nos resultados dos ensaios laboratoriais, o departamento técnico da certificadora emite um parecer final.

Os responsáveis pela emissão do documento reúnem todas as informações e verificam se o fornecedor atende aos critérios que a emissora exige. Se houver não conformidades, a empresa recebe um prazo para corrigir os pontos críticos e passa por nova avaliação.

6. Emissão do certificado

Quando a empresa fornecedora demonstra total conformidade com os requisitos da norma, a certificadora emite o certificado.

Esse selo reconhece a capacidade técnica e operacional do fornecedor, além de confirmar seu compromisso com a qualidade, segurança e eficiência.

A certificação tem validade determinada, geralmente de um ano, e exige renovação por meio de novas auditorias. Esse monitoramento contínuo garante que a companhia mantenha o padrão exigido ao longo do tempo.

Dica de leitura: "Monte uma lista de fornecedores de sucesso!"

Quais tipos de certificação para fornecedores existem?

Existem diferentes tipos de certificação para fornecedores. Os principais são voltados para:

• gestão da qualidade: garante que a empresa fornecedora adota processos eficientes, com foco em melhoria contínua, satisfação do cliente e padronização de procedimentos. É uma das mais reconhecidas no mercado global;

• gestão ambiental: refere-se à sustentabilidade e comprova que a companhia segue práticas ambientais responsáveis, reduz impactos negativos à natureza e saúde das pessoas e atende à legislação vigente;

• saúde e segurança ocupacional: confirma que o fornecedor mantém um local de trabalho seguro, com políticas eficazes para prevenir acidentes e preservar a integridade física e mental dos colaboradores;

• combate ao suborno e práticas ilícitas: comprova o comprometimento do fornecedor com a integridade nas relações comerciais e reforça o combate à corrupção e crimes relacionados;

• socioambientais e éticas: atestam práticas éticas nas relações de trabalho, respeito aos direitos humanos e comprometimento com o comércio justo;

• específicas do setor: conforme as regras, padrões técnicos e regulatórios de cada indústria.

Sugestão de leitura: “Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!”

Quais são os benefícios da certificação de fornecedores?

São muitas vantagens atreladas às certificações de fornecedores. Afinal, empresas que têm esse selo tornam-se mais confiáveis no ramo de atuação e conquistam parcerias importantes e financeiramente rentáveis.

Na lista dos benefícios de contar com fornecedores certificados, estes se destacam:

• solidez: a marca comprova a consistência e estabilidade em sua estrutura e seu crescimento constante;

• alta qualidade: o selo indica a organização e o foco dos processos no alcance da qualidade máxima para o produto e/ou serviço final;

• capacitação: outra vantagem é a certeza de que os funcionários da empresa fornecedora são devidamente treinados e habilitados para exercerem suas funções;

• regularidade: comprova que o negócio fornecedor opera de acordo com as normas da legislação brasileira;

• eficiência: a certificação mostra que a produtividade é expressiva, com baixo índice de falhas, retrabalhos e desperdícios;

• inovação: para se adequar à certificação, a empresa precisa demonstrar que aplica técnicas inovadoras em sua gestão;

• responsabilidade ambiental e social: outro benefício é o negócio atestar que adota boas práticas ESG, com redução de impacto de suas atividades no meio ambiente, uma governança corporativa comprometida e respeito e diversidade cultural entre seus colaboradores;

• credibilidade: o selo aumenta a confiabilidade em fazer negócios com o fornecedor em decorrência de todas as outras vantagens.

Aproveite e leia também: "4 indicadores de desempenho de fornecedores para agregar mais segurança e eficiência nas parcerias"

A importância da certificação na cadeia de suprimentos

Nota-se a importância da certificação na cadeia de suprimentos nos resultados de trabalhar com empresas que têm esse selo, como:

• garantia da qualidade dos produtos e serviços;

• redução de riscos na cadeia de suprimentos;

• conformidade com requisitos legais e regulatórios;

• melhoria da eficiência operacional e da reputação da empresa.

Aqui, vale destacar também que a reputação dos negócios depende de diferentes fatores que formam seus processos estratégicos, táticos e operacionais.

A certificação de fornecedores é uma maneira de garantir uma seleção eficiente de matérias-primas, mercadorias e serviços, visto que comprova que o parceiro é capaz de atender a tais critérios.

Além disso, ao exigir esse selo, você protege sua empresa de vários riscos. Afinal, fechar contrato com um fornecedor que comete falhas ou irregularidades, negligencia a qualidade final do produto e/ou serviço que oferece, ou sofre com dívidas e prejuízos financeiros, a sua companhia também sente o impacto.

Assim, para minimizar potenciais ameaças como essas e ter sucesso no mercado, é fundamental escolher bem as empresas fornecedoras que farão parte da sua cadeia de suprimentos. Verificar se têm, ou não, certificação, é uma das melhores estratégias.

Aproveite e leia também: “Critérios de qualificação de fornecedores: quais analisar?”

Qual a principal certificação de fornecedores?

Geralmente, os gestores que buscam novos parceiros se atentam ao selo ISO 9001:2015. Reconhecido mundialmente, trata-se da Norma para Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

A sigla ISO — conhecida no Brasil como OIP, Organização Internacional de Padronização — refere-se a uma entidade não governamental cujo objetivo é desenvolver a qualidade contínua de processos para normatizar produtos e serviços, comprovar que os requisitos do cliente são atendidos e garantir eficiência em seu fluxo de produção.

Esse sistema recomenda qual será o nível de satisfação dos clientes ao adquirirem os produtos ou serviços de uma companhia.

Contudo, há outras certificações tão importantes quanto. Veja!

ISO 9000:2015 (Gestão da Qualidade)

Define os princípios, conceitos e termos fundamentais da gestão da qualidade. Funciona como um guia introdutório que explica a base teórica e os vocabulários da série ISO 9000. Não é certificável, mas é essencial para entender corretamente as demais normas da família.

ISO 9004:2010 (Gestão de Sucesso)

Oferece diretrizes para ampliar os benefícios da ISO 9001, com foco no desempenho em longo prazo e na sustentabilidade das organizações. Também não é certificável, mas ajuda os administradores das empresas a irem além da conformidade regulatória ao promover a eficácia global do sistema de gestão da qualidade.

ISO 14001 (Gestão Ambiental)

Estabelece critérios para a empresa fornecedora minimizar impactos ambientais em suas operações, cumpra legislações ambientais e promova o uso sustentável de recursos para a fabricação, entrega e conservação dos bens que comercializa ou serviços que presta.

ISO 45001 (Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional)

Garante que a organização adote práticas eficazes para proteger a saúde física e mental dos trabalhadores, prevenir acidentes e manter um ambiente seguro.

Essa norma internacional estabelece um conjunto de requisitos que ajudam a identificar perigos, avaliar riscos e implementar controles preventivos. Também promove a melhoria contínua das condições de trabalho, o cumprimento das leis trabalhistas e o engajamento ativo das lideranças na cultura de segurança.

SASSMAQ (Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade)

O selo SASSMAQ é voltado ao setor químico e foi desenvolvido pela Associação Brasileira da Indústria Química (Abiquim), entidade sem fins lucrativos.

Essa certificação avalia transportadoras e prestadores de serviço com foco em segurança operacional, gestão ambiental e integridade na cadeia logística. É uma exigência comum em operações que envolvem produtos perigosos ou com alto grau de risco.

Aprenda mais sobre esse setor no artigo: “Gestão de fornecedores na indústria química: 4 desafios e como resolvê-los”