Descubra como mapear riscos operacionais nos fornecedores e conheça os principais perigos

Antes de sair de casa, você se certifica se está tudo trancado? Se pegou tudo que precisa para o seu compromisso? Se colocou o cinto de segurança antes de ligar o carro? Se você respondeu sim para as respostas, você está gerenciando os riscos na sua rotina.

São alguns passos adicionais na rotina, mas que compensam pelos prejuízos que são evitados, não é mesmo? Então por que não aplicar essa mesma cautela nas suas parcerias?

São vários os riscos operacionais que sua empresa pode estar correndo com cada um dos seus parceiros, mas a boa notícia é que é possível se preparar para evitar prejuízos. Continue a leitura para entender como mapear riscos operacionais.

Quais são os principais riscos operacionais?

Você já notou como problemas como sistemas antiquados, falhas humanas e inadequações são responsáveis por grandes riscos dentro da própria empresa ou na empresa de parceiros? Todas essas possíveis falhas internas são chamadas de riscos operacionais.

Apesar de sabermos que a maioria dos riscos não são controláveis, é possível antecipá-los e planejar ações para mitigar esses problemas. E para isso ser feito, é importante compreender mais sobre o tipo de risco que está sendo mapeado no fornecedor.

Dentro do risco operacional, existem três grandes categorias, que abordaremos logo abaixo: risco organizacional, risco de operação e risco de pessoal.  

Risco organizacional

Você sabia que uma em cada quatro empresas fecham antes de completar dois anos? E que metade delas fecham nos primeiros cinco anos?

De acordo com o levantamento feito pelo Sebrae, parte dos empreendedores, ao abrir uma empresa, “não levantam informações importantes sobre o mercado como clientes, concorrentes e fornecedores, e mais da metade não realiza o planejamento estratégico antes do início das atividades do estabelecimento, o que pode ser prejudicial ao negócio”. 

A ânsia de investir em uma ideia e lucrar em um período curto de tempo muitas vezes atrapalham na criação ou aprimoramento de processos claros. 

Por isso, ao analisar um novo fornecedor para a sua rede, é importante garantir que ele possui processos eficientes e está em constante desenvolvimento para assegurar sua posição no mercado.

Risco de operação

Você consegue imaginar uma empresa em 2021 que não utiliza alguma tecnologia na sua rotina? É difícil (senão impossível), não é mesmo?

Com os avanços tecnológicos, as empresas ganharam a oportunidade de se tornarem mais eficientes – desde que existam os cuidados necessários para seu funcionamento correto. Economias desse tipo podem funcionar no curto prazo, mas sistemas desatualizados ou de má qualidade estão fadados ao fracasso. 

Defeitos técnicos, falta de segurança e fornecedores com mercadorias de baixa qualidade podem não só atrapalhar a rotina como até mesmo afetar a capacidade dos seus colaboradores de realizar simples tarefas, resultando em uma perda de tempo e dinheiro.

Portanto, além de garantir a qualidade da sua operação, busque conhecer de perto os fornecedores. Um tour virtual ou uma visita presencial possibilitam uma melhor visão e permitem entender a segurança da empresa.

Também é válido ter conversas abertas com esse parceiro a fim de alertar e ajudá-lo a reduzir os riscos de operação – que provavelmente lhe prejudicarão, caso não sejam mitigados.

Risco de pessoal

Os colaboradores de uma empresa podem ser a sua maior força ou maior fraqueza. Isso porque, sem eles, grande parte do trabalho – em especial os que pedem por um olhar mais estratégico ou com uma maior interação com os consumidores e fornecedores – não seria feito.

Dentro do risco de pessoal, alguns pontos que chamam a atenção são:

  • Fraude: dentro do grupo de colaboradores com acesso às informações e processos da empresa, podem existir pessoas que querem se beneficiar de forma ilícita, como por licitações falsas, superfaturamento e omissão de valores.
  • Falhas humanas: todo mundo erra, diz o famoso ditado. Sendo assim, é essencial ter um mapeamento de monitoramento e de ação para reparar problemas o quanto antes, caso eles aconteçam. Esse ponto também inclui os fornecedores, que podem ser desatentos ou confusos e, por consequência, colocam os colaboradores em perigo.
  • Desmotivação: é trabalho da empresa reforçar a sua cultura aos colaboradores e mostrá-los a importância de fazer parte daquele grupo. Muitas vezes a desmotivação pode levar à falta de atenção, que pode causar erros com danos consideráveis.

Ou seja, se você trabalha com uma terceirizadora de colaboradores, preste extrema atenção nos cuidados que eles tomam com a sua equipe. Apesar da sua empresa influenciar a rotina desses trabalhadores, a terceirizadora é a responsável em garantir que todos estejam motivados e a par das suas regras e cultura organizacional.

Como mapear riscos operacionais nos fornecedores?

Quando buscamos entender como mapear riscos operacionais, é essencial lembrar que essa busca também deve ser feita fora da organização. Por isso, é igualmente importante ter um olhar para detectar e controlar possíveis falhas, deficiências e inadequações com parceiros e fornecedores.

A matriz de Kraljic, por exemplo, é uma importante ferramenta para o mapeamento dos riscos operacionais relacionados aos fornecedores. Nela, as organizações conseguem determinar o nível de importância de cada fornecedor em relação a cadeia produtiva da empresa. 

Com a matriz, cada uma das matérias-primas necessárias para a empresa são avaliadas olhando para seu impacto financeiro, participação do item no faturamento, risco de abastecimento e a dificuldade de encontrar o produto no mercado.

Com esses quatro pontos de avaliação, as matérias-primas são classificadas como:

  • Não críticas – Presentes em abundância no mercado e com baixo impacto no padrão de qualidade do produto final;
  • Itens de gargalo – Não possuem um grande impacto financeiro, mas precisam ser olhados com cuidado para não ficarem escassos;
  • Itens de alavancagem – Grande importância no faturamento da empresa, mas com um risco baixo de abastecimento
  • Itens estratégicos – Aqui estão produtos específicos que são imprescindíveis para o faturamento da empresa e com difícil aquisição, se tornando de alto risco de desabastecimento

Com todos esses suprimentos reunidos em seus respectivos quadrantes, a organização consegue identificar quais deles precisam de mais atenção da equipe de Procurement para evitar desabastecimento e atrasos na produção, que podem afetar o faturamento da empresa por consequência.

Mas caso sua empresa precise de um maior cuidado no mapeamento e gerenciamento de riscos operacionais, existem ferramentas como a Linkana que levam mais segurança à rotina de Procurement.

Com o uso de robôs para rotinas de consultas e análises públicas de Compliance, a Linkana simplifica e integra a análise e controle de documentos privados de suas rotinas de cadastro e qualificação de fornecedores, um importante ponto de atenção dentro do setor de Procurement.

Quer entender melhor como podemos lhe ajudar na gestão de riscos da sua empresa? Preencha o formulário abaixo:

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.