Monitoramento de fornecedores: o que é e qual a importância?
O monitoramento de fornecedores é uma atividade na qual o desempenho das empresas fornecedoras contratadas pelo seu negócio são avaliados periodicamente.
Esse acompanhamento tem por objetivo garantir desempenho adequado dos fornecedores, nos parâmetros qualitativos e quantitativos definidos pelo seu negócio, assegurando, assim, o bom fluxo e o melhor aproveitamento dos itens e/ou serviços adquiridos.
Estabelecer critérios de acompanhamento, comunicar quais são eles para os parceiros avaliados e monitorar os indicadores de desempenho constantemente são formas de mitigar riscos, estimular a competitividade da supply chain e melhorar o relacionamento com fornecedores.
Confira agora, neste artigo, como é definido o conceito de monitoramento de fornecedores e a importância desse processo para a gestão empresarial.
Além disso, citamos algumas boas práticas dessa estratégia, que não só tem potencial para melhorar seus resultados, como também faz parte da jornada para uma marca cada vez mais valorizada e reconhecida no mercado.
O que é monitoramento de fornecedores?
Monitoramento de fornecedores é uma avaliação recorrente do desempenho dos fornecedores que participam da cadeia de suprimentos, considerando critérios que envolvem a qualidade dos produtos e serviços entregues, bem como a manutenção das certificações de compliance necessárias para sua homologação.
É importante frisar que a prática é diferente do acompanhamento de estoque e abastecimento. Além de assegurar um volume de suprimentos saudável para a operação da empresa, essa avaliação considera critérios qualitativos e subjetivos.
Dessa forma, o monitoramento de fornecedores abrange desde o cumprimento dos prazos de entrega, padrão de qualidade e custos praticados, até fatores mais difíceis de mensurar, como facilidade em se comunicar, abertura para negociação, inovações implementadas e demonstração de empenho.
Em geral, as boas práticas desse tipo de monitoramento indicam que a coleta e avaliação de dados deve se manter constante e atualizada.
Obter informações em tempo real facilitam a identificação de fatores relevantes, sejam eles falhas ou oportunidades.
Tudo isso serve para que a contratante possa comparar de maneira mais assertiva a relação custo-benefício obtida a cada fornecedor, atuando em longo prazo como uma forma de filtrar os parceiros comerciais que mais agregam valor e, portanto, merecem maior prioridade na distribuição de recursos.
O uso de sistemas de monitoramento de fornecedores é indicado para lidar com a grande quantidade de informações com agilidade e inteligência.
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Qual a importância do monitoramento de fornecedores?
Investir no monitoramento de fornecedores faz parte da gestão de suprimentos e também da gestão de riscos.
Ou seja, por meio dessa prática, é possível manter um nível de excelência no abastecimento da empresa e as operações em pleno funcionamento, sem realizar gastos exorbitantes na aquisição de suprimentos.
Ela também serve para manter um nível de qualidade padronizado, sempre em acordo com os parâmetros negociados com o fornecedor.
A atuação dos demais membros da cadeia de suprimentos, de fornecedores a prestadores de serviços, como empresas de logística e entrega, geram impacto direto na percepção da sua empresa junto aos stakeholders internos e externos, incluindo seus consumidores.
Podemos definir, então, que a importância do monitoramento de fornecedores está em assegurar o bom resultado das parcerias e também certificar que elas agregam valor para a reputação e operação da empresa contratante, o que inevitavelmente é perceptível por toda a organização.
Por outro lado, não se deve deixar de valorizar a vantagem estratégica que essa prática é capaz de proporcionar.
Encontrar os parceiros comerciais com melhor desempenho no contexto qualitativo e quantitativo é crucial para identificar o melhor custo-benefício e otimizar o aproveitamento de recursos.
Benefícios do monitoramento de fornecedores
Em resumo, por meio do monitoramento de fornecedores, uma empresa pode desfrutar dos seguintes benefícios para sua operação:
melhores condições de negociação, incluindo prazos de entrega e valores dos pedidos;
mitigação de riscos operacionais relativos ao abastecimento;
aumento do valor agregado e da credibilidade da operação;
manutenção do nível de qualidade esperado para os produtos;
facilidade em identificar oportunidades de crescimento;
maior assertividade estratégica para criar metas mais desafiadoras.
Como monitorar fornecedores para otimizar resultados e mitigar riscos?
Considerando todas as vantagens citadas acima, resta apenas você entender como monitorar fornecedores corretamente.
Para isso, é essencial definir quais serão os critérios de avaliação, quais os indicadores de desempenho e qual a plataforma utilizada para centralizar os dados monitorados.
Apesar de subjetivos, os fatores avaliados precisam ser assertivos. Ou seja, os critérios de monitoramento de fornecedores precisam estar de acordo com o seu ramo de atuação e com a natureza da cadeia de suprimentos.
De modo geral, não há como antecipar quais serão esses parâmetros, uma vez que, assim como em análises de compliance, a perspectiva do ramo de atuação implica na variação dos fatores mais relevantes.
Para esclarecer esse ponto, assista o vídeo a seguir, que fala exatamente sobre a seleção de critérios para monitorar fornecedores:
Passos seguintes do monitoramento de fornecedores
A partir daí, é importante definir os indicadores de performance dos fornecedores, mantendo uma base de KPI para o setor de compras para acompanhar constantemente e perceber qualquer flutuação ou inconsistência.
Todos esses fatores devem ser comunicados ao fornecedor, assegurando transparência e comprometimento em uma via de mão dupla.
Assim, não só temos a chance de encontrar parcerias mais duradouras e vantajosas, como podemos estabelecer nossa organização como uma prioridade na estratégia de terceiros.
Por fim, é necessário definir uma plataforma para coleta e análise dos dados monitorados. Com a demanda por informações atualizadas em tempo real, de diferentes fontes, a melhor opção é optar por um sistema de monitoramento de fornecedores que seja digital e capaz de integrar diversas bases.
É nesse contexto que entram os softwares SRM, que são desenvolvidos especialmente para gerenciar o relacionamento com fornecedores e aumentar a eficiência da gestão durante todas as etapas de uma parceria.
Já falamos anteriormente sobre o assunto, confira detalhes no post: Software SRM: o que é + principais funções + 5 motivos para adotar
Qual a importância do monitoramento de fornecedores em tempo real?
Conforme mencionamos anteriormente, é importante para a gestão de fornecedores contar com um sistema de monitoramento em tempo real.
Isso porque a situação de uma empresa pode mudar a qualquer momento após a homologação, e infrações podem ocorrer após o seu último período de verificação ou até mesmo uma irregularidade pode ter passado pela sua equipe.
Com a análise de dados em tempo real, a sua equipe de compras tem acesso a informações necessárias para encerrar um contrato, buscar um novo fornecedor ou até mesmo realizar alguma mudança antes que a empresa contratada passe a representar um risco a sua organização.
Sem o conhecimento dos dados em tempo real do seu fornecedor, seu negócio pode ser diretamente impactado em questões financeiras ou reputacionais, caso haja alguma infração como trabalho escravo, uso de mão-de-obra infantil, entre outras infrações semelhantes.
Esse foi o caso de uma empresa do ramo de roupas teve que pagar uma multa no valor de R$ 800 mil porque foi acusada de ter, entre os seus fornecedores, trabalho análogo à escravidão. Inclusive, esse é um dos riscos que você pode enfrentar se não conhecer, em tempo real, as informações do seu fornecedor.
Analisar os fornecedores somente uma vez não é o suficiente. Por isso, ao fazer a gestão deles, não deixe de procurar uma ferramenta como a Linkana que conta com verificações automáticas e monitoramento e alertas em tempo real de seus contratados.
Como funciona um sistema de monitoramento de fornecedores?
A Linkana oferece uma plataforma completa para monitoramento simplificado de fornecedores, sem burocracia e repleta de recursos importantes para a gestão da sua cadeia de suprimentos.
Entre os nossos diferenciais estão:
cadastro de fornecedores com o mínimo de informações;
consulta automatizada de compliance em bases públicas;
acompanhamento de performance e mitigação de riscos em um só lugar;
facilidade de comunicação e transparência total.
Além desses, somente a Linkana resolve a maior falha de procurement da atualidade, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhadas.
Como funciona a nossa fundação de dados de fornecedores compartilhada?
A fundação de dados de fornecedores compartilhada da Linkana é inspirada no conceito Open Finance. Com isso, os mais de 6 mil perfis de empresas fornecedoras que constam no nosso sistema são compartilhados com todos os usuários da nossa solução.
Dessa forma, seu time de compras e procurement reduz o excesso de trabalho e de processos burocráticos na busca por fornecedores alinhados com as necessidades do seu negócio.
Com a otimização dessa tarefa, os profissionais ficam livres para desempenhar outras atividades estratégicas tão importantes quanto, a exemplo do monitoramento dos fornecedores contratados.
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