Gestão de Fornecedores
Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?
Damos o nome de auditoria de fornecedores a todo processo de qualificação, homologação e avaliação que envolvem os parceiros contratados para aquisição de suprimentos ou serviços terceirizados.
A prática é essencial para a gestão de fornecedores, assegurando mitigação de riscos e bons resultados.
Nesse contexto, temos a metodologia de checklist de auditoria de fornecedores, que visa categorizar e organizar os critérios avaliados em cada uma dessas etapas, o que representa um ganho de eficiência e assertividade essencial para se adequar às boas práticas de compliance.
Vale destacar ainda que implementar mecanismos de avaliação de fornecedores é pré-requisito para obtenção de certificados de grande valor para a empresa, como no caso da ISO 9000 e 9001, que exigem um método de avaliação e seleção de parceiros aptos para a cadeia de suprimentos.
Neste artigo, você confere o que não pode faltar em um checklist de auditoria de fornecedores e os demais detalhes para um processo de verificação de empresas fornecedoras preciso, eficiente, seguro e dinâmico.
Basta seguir a leitura para ficar por dentro de tudo sobre esse tema!
O que é auditoria de fornecedores?
A auditoria de fornecedores serve para a organização verificar e constatar a aptidão de potenciais parceiros em compor sua rede de suprimentos e serviços, além de monitorar o padrão de qualidade entregue por cada um deles em relação a uma série de critérios e indicadores de desempenho.
Esse processo tem o intuito de garantir o cumprimento do padrão de qualidade previsto no planejamento estratégico da companhia contratante, possibilitando, assim, que o departamento de compras certifique se as aquisições realizadas, de fato, atingiram o custo-benefício ideal.
De modo geral, o checklist da auditoria de fornecedores indica a capacidade produtiva e logística de uma empresa, além de servir de base para análises de risco e compliance, como os necessários para o processo de homologação de fornecedores.
Nesse caso, é importante ressaltar que o comitê de auditorias responsável poderá avaliar a existência de processos trabalhistas, embargos ambientais e outras possíveis ameaças que podem prejudicar a contratante, caso ocorra uma eventual negociação entre as partes.
Esse cuidado ainda se estende na avaliação dos indicadores de desempenho de fornecedores e gestão de terceiros, que analisa a performance e o nível de qualidade obtido pela parceria, por meio de KPIs predefinidos.
Por fim, a auditoria em compras também pode ocorrer periodicamente, respeitando as diretrizes do programa de compliance da contratante, o que serve para assegurar a conformidade nas questões jurídicas, fiscais e financeiras para essas operações.
Quais são as etapas da auditoria de fornecedores?
De acordo com as informações apresentadas até aqui, é possível estabelecer que a auditoria de fornecedores ocorre em três etapas principais, que são:
1. homologação de fornecedores;
2. avaliação de desempenho;
3. monitoramento e reavaliação de certificados.
1. Homologação de fornecedores
A homologação ocorre quando se avaliam informações, certificados, autorizações e documentos de uma empresa para verificar se ela atua de acordo com os princípios da governança corporativa, e se tem estrutura apta para atender a demanda da contratante por suprimentos ou serviços.
O checklist de auditoria de fornecedores, nesse caso, poderá variar de acordo com a área que conduz a avaliação. Para saber quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores, deve-se definir antes se essa análise será feita pelo setor fiscal, trabalhista, jurídico, ambiental ou por outro da companhia.
2. Avaliação de desempenho
Outra etapa de auditoria de fornecedores ocorre após a homologação e conclusão de um pedido. Estamos falando da avaliação de indicadores de desempenho, que verifica se a performance e o padrão de qualidade entregues estão de acordo com o acordo firmado.
3. Monitoramento e reavaliação de certificados
A última etapa da auditoria acontece quando os documentos e certificados apresentados para homologação estão próximos da data de vencimento. O processo verificará tudo que foi apresentado e solicitará a renovação dos itens expirados, como parte da estratégia de gestão de fornecedores.
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O que não pode falar em um checklist de auditoria de fornecedores?
O checklist de auditoria de fornecedores é uma ferramenta bastante interessante e útil, pois serve como uma metodologia facilmente aplicável a diferentes empresas fornecedoras parceiras, mantendo um critério único e coerente nesse processo.
De modo geral, também é uma estratégia válida para diminuir o risco de informações relevantes serem perdidas ao avaliar uma grande quantidade de parceiros comerciais.
Neste ponto, vale destacarmos que cada empresa tem total autonomia para definir o próprio checklist.
Porém, é recomendado que a avaliação siga uma classificação unificada quanto a criticidade do item ou fornecedor, que pode seguir a matriz de risco, mensurando o seu impacto financeiro e o risco de abastecimento.
Confira, a seguir, um exemplo de checklist de auditoria de fornecedores para você se inspirar e aplicar a metodologia na sua empresa:
CritérioAvaliaçãoObservaçãoPedido mínimoLead timeCondições de pagamentoTempo de entrega e produçãoLocal de origemReputaçãoCompliance ambientalCompliance jurídicoCompliance trabalhistaCompliance fiscalEstrutura da empresaPlanejamento de novos produtosGarantiasFlexibilidade de negociação
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