Software SRM: como funciona e qual é o melhor?

Um software SRM — sigla para o termo em inglês Supplier Relationship Management, que em português significa gestão de relacionamento com fornecedores — é um sistema que ajuda os gestores e seus times a gerenciar, de forma mais estratégica, as empresas fornecedoras que compõem a rede de abastecimento do negócio.

A solução automatiza diversos processos, como homologação e avaliação de desempenho, aprimora o relacionamento com os fornecedores, ajuda a reduzir riscos e a aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos.

Além disso, o Supplier Relationship Management eleva a transparência no relacionamento comercial, promove a conformidade e diminui custos e desperdícios na cadeia de suprimentos.

Porém, para obter benefícios como esses, é fundamental saber como escolher um software SRM alinhado com as necessidades e características da sua empresa.

Não sabe como? Então, siga a leitura deste guia completo para descobrir quais critérios considerar na sua tomada de decisão, como aprimorar a gestão de fornecedores com a ajuda dessa solução e todos os detalhes do funcionamento de um SRM.

O que é SRM?

O SRM é um conjunto de práticas, processos e tecnologias que a área de compras e procurement usa para gerenciar e otimizar a relação com as empresas fornecedoras. Os principais objetivos são criar e fortalecer parcerias estratégicas, melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos e reduzir riscos.

Como comentamos, a sigla se refere ao termo em inglês Supplier Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento de Fornecedores, no nosso idioma. A nomenclatura se refere tanto à metodologia de gerenciamento de empresas fornecedoras quanto ao software que otimiza esse gerenciamento.

Por meio de um sistema de SRM automatizam-se diversas tarefas, por exemplo:

• preenchimento de cadastro;

• homologação de fornecedores;

• monitoramento e avaliação de desempenho;

• validação de documentos e certificações;

• solicitação de propostas (RFI, RFP e RFQ).

Para companhias com múltiplos fornecedores, o software SRM é uma solução ideal, pois:

• centraliza as informações sobre as empresas fornecedoras;

• reduz os custos na cadeia de suprimentos;

• aumenta a eficiência e a produtividade ao automatizar processos;

• facilita o monitoramento contínuo do desempenho dos parceiros de abastecimento;

• gera dados que melhora a negociação;

• estreita o relacionamento com fornecedores ao eliminar excesso de etapas na homologação;

• reduz riscos operacionais, financeiros e logísticos;

• eleva a transparência e conformidade;

• ajuda a identificar oportunidades de inovação e de parcerias estratégicas;

• contribui com a resolução mais rápida de problemas e tomada de decisões;

• permite integração com outras soluções, como ERP e CRM.

Diferenças entre SRMs

No cenário do Supplier Relationship Management, existem dois grupos de solução: o SRM tradicional e o SRM digital.

O SRM tradicional consiste em um método manual de gestão de fornecedores, que tem como base planilhas e e-mails com troca de informações, por exemplo.

Devido à falta de praticidade e de automação, as decisões tendem a ser menos confiáveis, pois não há atualização de dados em tempo real. Além disso, não é um modo de trabalho prático por contar com pouca ou nenhuma integração com outros sistemas.

Já o SRM digital é mais moderno e tecnológico. Consiste em uma plataforma automatizada que centraliza dados e usa tecnologias, como Inteligência Artificial e analytics, para monitorar os fornecedores em tempo real.

A ferramenta contribui para tomadas de decisão mais precisas, rápidas e confiáveis, pois facilita, por exemplo, comparar diferentes fornecedores para encontrar o melhor para atender a uma determinada necessidade de abastecimento.

Aproveite e leia também: “IA na gestão de fornecedores: 6 formas de uso”

Qual a diferença entre CRM e SRM?

O foco do gerenciamento é a principal diferença entre CRM e SRM. Enquanto o primeiro é voltado para a gestão do relacionamento com clientes, o segundo é direcionado para a gestão do relacionamento com fornecedores.

O CRM, Customer Relationship Management, é um sistema que centraliza dados, automatiza processos de vendas, marketing e atendimento. Por conta da funcionalidade e aplicação, a solução aprimora o gerenciamento da relação comercial com os clientes, ajuda a melhorar suas experiências e a aumentar a eficiência das equipes comerciais.

O SRM, como comentamos, proporciona mais controle sobre compras, contratos, desempenho e riscos na cadeia de suprimentos.

Aqui, vale destacar que a sua empresa pode (e deve) usar os dois sistemas em conjunto.

Ao integrá-los consegue-se, por exemplo, uma visão mais ampla e precisa da jornada de compra dos clientes. Com essa informação, o time de compras e procurement identifica em menos tempo quais itens precisa adquirir para evitar ruptura no estoque e qual fornecedor contatar para suprir a demanda.

Dica de leitura para você: “SRM integrado: 7 vantagens para a sua empresa!”

Quais são os principais benefícios do SRM?

Como você viu até aqui, o SRM é uma metodologia e um sistema que gera diversas vantagens para as empresas. Separamos os principais benefícios para você entender melhor. Confira!

Qualidade dos fornecedores

Um bom processo de gestão de relacionamento com fornecedores fortalece a avaliação da qualidade e o desempenho dos parceiros estratégicos.

Com o SRM, você e sua equipe monitoram fornecedores em tempo real e têm mais controle sobre entregas, prazos e conformidade.

Esse acompanhamento demonstra um compromisso com a eficiência operacional e vai além do faturamento, pois ambos estão diretamente ligados.

Relacionamento otimizado

Uma relação mais clara e objetiva com os fornecedores aumenta a confiança da empresa perante os parceiros, o que minimiza uma série de problemas, como ruídos de comunicação, interrupções e baixa produtividade.

Mais eficiência

A implementação de um SRM em uma empresa contribui para o fortalecimento da equipe, aprimora a comunicação e a colaboração com fornecedores.

Com um relacionamento bem-estruturado, os parceiros de abastecimento compreendem melhor as necessidades do negócio contratante e se dedicam a entregar resultados mais alinhados às expectativas da empresa.

Mitigação de riscos e estratégias de conformidade

Prazos não cumpridos, baixa qualidade, falta de conformidade, ética e governança corporativa são desafios críticos no gerenciamento de uma rede de abastecimento. No entanto, um dos principais riscos para qualquer empresa é a dependência de fornecedores não confiáveis.

O SRM ajuda a identificar essas ameaças e a garantir uma gestão estratégica dos parceiros por meio de análises em tempo real de cadastros, informações, documentos e do desempenho das empresas fornecedoras.

Como funciona um sistema SRM?

O termo SRM se refere tanto às práticas voltadas para a gestão de relacionamento com fornecedores quanto ao sistema que realiza automaticamente diversas tarefas relacionadas a esse gerenciamento.

No que se refere à administração de fornecedores, o software Supplier Relationship Management funciona como uma ferramenta que facilita a troca de informações entre a empresa contratante e a fornecedora. Assim, garante dados mais claros, organizados e confiáveis a respeito dos processos que ocorrem entre os dois negócios.

Entre os modelos existentes, a melhor opção é o SRM automatizado, como mencionamos, pois substitui processos manuais e os torna mais ágeis, eficientes e seguros.

Ao dispensar a intervenção de pessoas e eliminar boa parte da burocracia no setor, diminui-se o índice de falhas, há o aumento da confiabilidade das informações e o fluxo de dados fica muito mais claro e acessível.

Assim, ao otimizar a comunicação e a troca de informações na gestão de fornecedores, os profissionais responsáveis por essa área têm mais controle sobre a cadeia de suprimentos, monitoram melhor as interações com fornecedores, analisam o desempenho com mais precisão e tomam decisões estratégicas de forma mais assertiva.

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Quais são as principais funções de um software de SRM?

Cada software de SRM tende a oferecer funcionalidades distintas, a depender do pacote de soluções e valor de contratação. Entretanto, há algumas funções básicas para todos os sistemas de Supplier Relationship Management. Estas são as principais:

• painel de gerenciamento informatizado;

• consulta pública automatizada;

• sistema de qualificação e homologação de fornecedores;

• banco de dados de certificados e documentos;

• monitoramento de prazos e validade;

• avaliação de indicadores de performance.

Tudo começa no painel de gerenciamento, que consiste em uma área administrativa, por meio da qual os profissionais obtêm uma visão ampla das interações entre o departamento de compras e os fornecedores da cadeia de suprimentos.

Pelo painel informatizado, a ferramenta de SRM viabiliza o acesso a informações detalhadas sobre o cadastro de cada empresa fornecedora.

Esses dados indicam, por exemplo, se a negociação foi bem-sucedida na aquisição de suprimentos com o melhor custo-benefício, se ocorreu conforme os parâmetros das políticas institucionais, bem como fornece dados sobre indicadores de desempenho, como KPIs de compras.

Outro ponto importante é a atuação de sistemas SRM para a homologação de fornecedores.

Por se tratar de um sistema informatizado, a consulta pública de fornecedores deve ser totalmente automatizada pela ferramenta, para facilitar e otimizar a coleta de documentos e certidões que atestam o compliance dos possíveis parceiros.

Além disso, o próprio SRM, idealmente, mantém um banco de dados dessas certidões e documentações, o que permite o acesso rápido e o monitoramento dos prazos de validade.

Sugestão de leitura: “Controle de documentação de fornecedores: como realizar corretamente?”

Qual a importância do SRM na gestão de fornecedores?

Adotar um software de SRM é importante para a gestão de fornecedores porque otimiza o gerenciamento desses parceiros comerciais, viabiliza a centralização de informações, automatiza diversos processos e atividades e melhora a comunicação entre as áreas envolvidas em compras e procurement.

Com recursos para avaliação de desempenho, monitoramento de riscos e conformidade, esse software ajuda a fortalecer parcerias estratégicas e a garantir a eficiência da cadeia de suprimentos. Além disso, promove a transparência nas relações e possibilita a tomada de decisões mais confiáveis e ágeis.

Com uma base de dados mais sólida e sem o peso de demandas manuais e burocráticas, o relacionamento com os parceiros da organização tende a ser mais produtivo, o que potencializa até mesmo a fidelização de fornecedores.

Em resumo, nota-se a importância de um SRM para a gestão de fornecedores nos benefícios que o software gera:

• ganho de eficiência e produtividade em processos rotineiros;

• identificação de oportunidades de diminuição de custos;

• aumento do foco nas decisões estratégicas;

• otimização das práticas de conformidade e mitigação de riscos;

• aprimoramento do controle de desempenho;

• acesso facilitado a informações relevantes;

• relacionamento otimizado com fornecedores.

Leia também: “9 dicas para criar um relacionamento com fornecedores críticos”

Como aprimorar a gestão de fornecedores com um SRM?

Se você quer saber como aprimorar a gestão de fornecedores com um software de SRM, de forma prática, considere as seguintes estratégias:

• automação de processos de homologação e qualificação: utilize sistema para, por exemplo, automatizar a coleta e a avaliação de informações. Inclua o preenchimento online de formulários e a verificação automática de documentos. Assim, você e seu time reduzem o tempo de qualificação e garantem a contratação somente de fornecedores que atendem aos critérios da sua empresa;

• gestão centralizada de documentos e compliance: armazene documentos relevantes, como contratos, certificações e políticas de compliance de forma centralizada. Tenha acesso rápido sempre que precisar e documentações atualizadas, o que é ideal para auditorias e para assegurar que os fornecedores cumpram as normas e regulamentos;

• monitoramento automático de performance e riscos dos fornecedores: se o SRM permitir, configure-o para coletar dados de desempenho dos fornecedores em tempo real, como prazos de entrega, qualidade dos produtos e conformidade com contratos. Gere relatórios automáticos e facilite as escolhas da sua equipe;

• aumento da eficiência nas negociações e contratos: use o SRM para armazenar e analisar dados históricos de negociações e contratos com fornecedores. Essa funcionalidade facilita, por exemplo, a análise de preços e termos de contratação, e ajuda a embasar as negociações.

Sugestão de leitura: “7 técnicas para aprimorar sua negociação com fornecedores”