Estratégias de Procurement: 8 dicas para otimizar a área

O setor de Procurement é um dos mais importantes dentro de uma empresa que almeja conquistar bons resultados e crescer em relação à concorrência. Mas para que isso se torne realidade, é essencial que o departamento tenha estratégias de Procurement que o tornem mais organizado, eficiente e produtivo.

Porém, apesar de trazer várias vantagens, muitas empresas não olham a área como um espaço de investimento e otimização – e é aí onde está o erro. Por isso, preparamos esse post que mostrará não apenas a importância dessas estratégias de Procurement, como também quais são as dicas que tornaram essa área mais otimizada.

Qual a importância do setor de Procurement e suas estratégias?

O setor de Procurement pode ser olhado como um dos responsáveis em fazer a empresa caminhar. Desde os copos para o filtro de água até os softwares usados nos computadores da empresa e os insumos e matérias-primas que produzirão os produtos que serão vendidos aos clientes finais, tudo isso passa pelas “mãos” da equipe de Procurement.

Dentre as atribuições da equipe de Procurement podemos citar:

  • Buscar, homologar e monitorar fornecedores de produtos
  • Receber e organizar as compras feitas para diferentes áreas da empresa, desde suprimento e produção até manutenção e vendas
  • Controlar as contas a pagar e a receber
  • Manter os estoques da empresa sob controle
  • Zelar pela correta emissão de documentos fiscais, com auxílio da equipe de contabilidade e finanças

Todo esse trabalho até pode ser feito sem estratégias de Procurement. Porém, com as estratégias, é válido dizer que esses processos não se tornam apenas mais seguros e otimizados, como também mais ágeis e padronizados.

Leia também: Lead time de compras: o que é, qual a importância e como calcular?

Quais são as estratégias de Procurement que minha empresa deve aplicar?

Se a sua empresa busca estratégias de Procurement para otimizar seus processos, sua empresa pode ter ações como:

Compreender quais são os gastos da empresa

Antes de fazer qualquer mudança, sua equipe de Procurement precisa entender qual a situação atual da empresa. Agrupar todos os processos, desde os rotineiros até os raros e revisar os itens utilizados, mostrará quais áreas podem passar por alterações e reorganizações para melhorar.

Elencar as necessidades dos setores

Agora que você já sabe quais são os gastos de cada um dos setores, chegou a hora de entender quais são as necessidades deles. 

Com o entendimento que sua equipe agrupou, será possível definir de forma criteriosa as necessidades de cada setor e os parâmetros de consumo que devem ser impostos de modo a evitar compras desnecessárias.

Definir os critérios do setor de Procurement 

Para que o setor de compras encontre um balanço saudável nas aquisições da empresa, uma estratégia de Procurement relevante é a definição de diversos critérios. 

Quais são as matérias-primas e peças que devem ser priorizadas? Quais devem ter uma melhor qualidade? Quais podem ser trocadas por opções de menor custo? É por meio desse equilíbrio que o setor economizará não só dinheiro, como também tempo.

E para garantir que os seus processos de compras estão alinhados, vamos tirar um momento para olhar mais a fundo os investimentos feitos nas mercadorias compradas? Para isso, é importante que seu departamento:

Conhecer os produtos que são comprados

Quem você acredita que conseguirá comprar o melhor produto pelo menor preço: o profissional que sabe apenas o nome da mercadoria ou o que entende as características e usos?

Essas informações são valiosas em um momento de orçar e negociar com fornecedores, portanto converse com as equipes responsáveis e busque entender mais sobre o que você precisa negociar.

A negociação com os fornecedores também foi assunto de um bate-papo no E-Commerce na Prática que vale a pena conferir:

Não tenha preguiça de comparar preços 

São muitos os recursos necessários por uma empresa para que ela possa produzir seus produtos. Por isso, investir nessa busca por meio de tecnologias como a rede de fornecedores, pode ajudar a empresa a encontrar um parceiro que melhor balanceia qualidade e preço.

Não se esqueça da sazonalidade

Você sabe que terá uma demanda maior em um feriado? Ou alguns dos seus produtos não possuem uma demanda tão grande em meses mais frios? Ter essa visão e planejamento pode ser uma estratégia de Procurement que resulta em uma grande economia.

Uma forma de ter esses pontos em mãos é analisar o histórico de venda de um ano completo. Assim, sua equipe conseguirá se antecipar e garantir que a produção continue a fluir sem percalços.

Agora vamos falar de quem irá fornecer os produtos que sua empresa usará na sua produção? Uma boa relação com os parceiros terceirizados é fundamental para o seu negócio e existem estratégias de Procurement que podem lhe ajudar nisso.

Saiba quem são os fornecedores que estão trabalhando com você

Para que sua parceria seja de sucesso, ela deve ter confiança e segurança em ambas partes. Na sua empresa, isso pode – e deve- ser obtido desde o primeiro contato.

A mitigação de riscos pode acontecer com a redução da burocracia desde a homologação de fornecedores. Como? Com o auxílio de tecnologias que automatizam o processo de qualificação de fornecedores e Compliance, como o Linkana.

Com o uso de robôs para consultas públicas e Machine Learning na análise de informações privadas, é possível simplificar a emissão, organização e análise de consultas a fim de agregar segurança e eficiência à sua gestão de Procurement.

Nutra a relação com os fornecedores

Para que a relação não encontre obstáculos, não tenha receio em se esforçar para cultivar essa parceria.

Detalhes como gerenciar corretamente os pagamentos e garantir que ambas partes consigam se comunicar por meio de canais específicos podem parecer pequenos, mas eles garantem que a imagem da sua empresa seja positiva e transparente, e que isso permita abrir portas para novas oportunidades.

Com esse artigo, esperamos que você tenha entendido como as estratégias no setor de Procurement podem ajudar a sua empresa e como que, com elas, o setor consegue se desenvolver estrategicamente para que o negócio tenha um crescimento escalável.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.