Como automatizar a homologação de fornecedores? 3 passos!

Saber como automatizar a homologação de fornecedores trará para sua empresa muito mais eficiência, praticidade, padronização e otimização de processos, aumento da produtividade dos profissionais responsáveis por essa atividade, redução de erros, aprimoramento da gestão de riscos, entre diversas outras vantagens relacionadas.

O motivo de resultados tão significativos como esses é que o time de compras e procurement deixa de realizar a homologação das empresas fornecedoras manualmente, e passa a contar com uma ferramenta tecnológica que realiza essa tarefa em poucos cliques.

Outro benefício alcançável com essa prática é que o tempo necessário para execução dessa atividade diminui, deixando os profissionais livres para se dedicarem a questões mais estratégicas, a exemplo de estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores.

Como você pôde ver apenas com essa explicação inicial, reduzir trabalhos manuais na homologação de fornecedores — por meio automatização — traz uma série de retornos positivos para o seu negócio, concorda?

E como tornar isso uma realidade na sua empresa? Como centralizar dados de fornecedores para otimizar esse processo? Qual solução usar para atingir resultados tão bons?

Siga a leitura deste artigo e confira, em detalhes, tudo sobre esse tema, incluindo quais erros não cometer e como automatizar a homologação de fornecedores da sua companhia.

Quais os principais erros na homologação de fornecedores?

Para saber como ser mais eficiente na homologação de fornecedores, um dos primeiros passos é identificar os erros que comumente são cometidos durante a realização dessa atividade. 

Ao ter essa visão, você e seu time de compras e procurement estarão cientes de quais falhas precisam evitar, o que contribui para otimizar esse processo e obter muito mais resultados com ele.

Pensando dessa forma, os principais erros na homologação de fornecedores que não devem ser cometidos são:

• considerar apenas o preço;

• não solicitar a documentação necessária;

• ignorar o atendimento a boas práticas ESG;

• deixar de verificar questões trabalhistas;

• não automatizar o processo de homologação.

1. Considerar apenas o preço

A homologação de fornecedores é um processo que tem como objetivo promover a escolha do parceiro ideal para compor a cadeia de abastecimento de um negócio. 

Para isso, a empresa fornecedora precisa atender a uma série de critérios, que devem estar alinhados com as necessidades, cultura e valores da companhia contratante. Quanto a isso, cada empresa tem total liberdade para definir os requisitos que um fornecedor precisa cumprir para ser contratado.  

Em meio a todos os parâmetros que podem ser adotados, o preço não pode ser o principal deles. 

Ainda que sejam extremamente importantes para manter a saúde financeira da companhia, os valores praticados pelos fornecedores precisam estar alinhados também à qualidade. Do contrário, os produtos e/ou serviços entregues aos clientes finais correm o risco de serem seriamente afetados.

Dica! Aproveite e leia também: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"

2. Não solicitar a documentação necessária

A consulta do cartão CNPJ do fornecedor é uma das primeiras etapas da homologação de fornecedores. Pelo Cadastro Nacional de Pessoa Jurídicas, é possível verificar o status da empresa junto à Receita Federal, porte, descrição da atividade econômica, entre outras informações que ajudam a escolher um parceiro de negócio.

Porém, esse não deve ser o único documento analisado. Para não errar no processo de homologação, não deixe de solicitar também os característicos do ramo de atuação, a exemplo de certificações, licenças ambientais e outros relacionados.

3. Ignorar o atendimento a boas práticas ESG

Por falar em licença ambiental, negligenciar a análise das práticas ESG adotadas pelo fornecedor é outro erro de homologação que não pode ser cometido. Isso porque, se essa empresa atuar em desacordo com questões socioambientais e de governança, poderá elevar os riscos para o seu negócio caso a contrate.

Em situações como essa, sua companhia pode ter problemas reputacionais, de imagem, jurídicos, financeiros, entre outros relacionados.

Entenda mais sobre esse impacto lendo o artigo: "ESG de fornecedores: quais impactos causam na sua supply chain?"

4. Deixar de verificar questões trabalhistas

As questões trabalhistas seguem a mesma linha. Contudo, ainda há muitos profissionais de procurement que deixam de verificá-las, acreditando que a gestão de funcionários do fornecedor é apenas de responsabilidade dele.

Apenas para você ter uma ideia, a Lei da Terceirização — Lei n° 13.429 de 31 de março de 2017 — diz que a contratante tem responsabilidade subsidiária sobre os débitos da terceirizada. 

Um exemplo disso é, se os salários dos colaboradores terceirizados não forem pagos, cabe a quem contratou arcar com essa despesa.

Somado a esse ponto, fornecedores envolvidos com práticas trabalhistas ilegais, como uso de mão de obra escrava ou infantil, também trazem uma série de riscos reputacionais e jurídicos para que os contrata.

5. Não automatizar o processo de homologação

Por fim, realizar o processo de homologação manualmente é outro grande erro, pois isso potencializa as falhas, eleva o tempo necessário para a finalização dessa atividade e afeta negativamente a produtividade dos profissionais de compras e procurement. 

A melhor forma de evitar tudo isso, e obter os resultados que citamos logo na abertura deste artigo, é adotando sistemas próprios para a automatização da homologação de fornecedores.