Quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores?

Ao iniciar um processo de contratação de um fornecedor, é importante que sua empresa tenha o máximo possível de informações desse possível provedor para manter a reputação do seu negócio.

Para garantir que os fornecedores sejam íntegros, a homologação surge como uma das melhores formas de mitigar riscos tributários, trabalhistas, operacionais e reputacionais inerentes a cada tipo de nova relação firmada.

E já que existem inúmeras empresas de diferentes áreas de atuação, como saber quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores? Continue lendo este artigo para entender a importância do processo de homologação de fornecedores e quais documentos são relevantes para este processo. 

O que é a homologação de fornecedores?

Também conhecida como qualificação, validação ou certificação, a homologação de fornecedores é o processo pelo qual se avalia informações e documentos de empresas e terceirizados que se relacionam com sua instituição, para que eles possam lhe fornecer matérias primas, mercadorias, produtos ou serviços.

O processo de homologação deve ser voltado ao gerenciamento e análise dos riscos decorrentes de cada tipo de contratação, como forma de garantir a eficiência e segurança em todo o ciclo de fornecimento ou prestação de serviços, a partir de políticas e regras de conformidade pré-definidas.

Como funciona o processo de homologação?

O processo de homologação de fornecedores começa com a divisão da cadeia de fornecimento em categorias, com o intuito de segmentar e identificar os riscos inerentes a cada tipo de relação, bem como o peso e criticidade da análise de cada um deles.

Em um contrato com algum fornecedor na indústria têxtil, por exemplo, o risco reputacional envolvido na compra de mercadorias de um fabricante de roupas e calçados que eventualmente utilize mão-de-obra escrava possui um peso mais alto comparado à outros riscos e podem gerar prejuízos enormes. 

Já na construção civil, a quantidade de terceirizados e prestadores de serviços alocados diretamente no interior de cada obra obriga as construtoras e empresas de engenharia a monitorar continuamente o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias, como forma de mitigar os riscos trabalhistas de eventuais ações interpostas pelos colaboradores de tais empresas.

Quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores?

Conforme afirmado no início do artigo, é importante lembrar que cada tipo de homologação de fornecedores pode precisar de informações diferentes

Por isso, é importante saber quais regras e políticas de conformidade – também conhecido como Compliance – são adequadas para cada relação, com a identificação de seus respectivos riscos. Veja abaixo os diferentes documentos necessários para homologação de fornecedores!

Compliance fiscal

Para qualquer tipo de relacionamento financeiro existem documentos necessários para homologação de fornecedores que são importantes. Um exemplo são informações básicas que comprovem a regularidade da atuação da empresa contratada no país, desde questionários com informações básicas sobre sócios, referências bancárias e comerciais, a documentos como:

  • Contrato Social
  • Cartão de CNPJ
  • Inscrição Estadual
  • Inscrição Municipal
  • Alvará e Licença de Funcionamento

A irregularidade deste tipo de cadastro pode ocasionar na responsabilização do contratante por débitos ou obrigações contraídas pela empresa com problemas.

Compliance tributário

Se sua empresa busca um fornecimento relacionado à produção ou fabricação dedicada, é fundamental fiscalizar o cumprimento das obrigações tributárias, através de certidões de regularidade fiscal como a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, certidões negativas estaduais e municipais, além de outros comprovantes de pagamento de tributos ou obrigações acessórias mais específicas.

Esta ação evita uma eventual responsabilização tributária, ocorrida principalmente no âmbito da fiscalização estadual, que muitas vezes atribui ao contratante o dever de quitar débitos do ICMS inadimplidos pelo produtor ou fabricante.

Compliance trabalhista

No Brasil, certas relações entre empresas, principalmente as que envolvem terceirização de serviços ou fornecimento de mão-de-obra exigem um cuidado maior do contratante em relação ao cumprimento das obrigações referentes aos funcionários terceirizados.

Controle seu risco de se tornar parcialmente responsável em um eventual processo trabalhista solicitando documentos da contratada como: 

  • Certificado de Regularidade do FGTS (CND FGTS)
  • Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
  • Informações de outros processos trabalhistas
  • Documentos específicos dos colaboradores mobilizados, como recibos de pagamento dos salários, comprovantes de GFIP e outros

Compliance operacional e regulatório

Este controle é mais específico e varia de acordo com o tipo de atividade a ser desempenhado pelo fornecedor.

A prestação de serviços em geral depende do cumprimento de uma série de normas regulamentadoras de saúde e segurança, como a NR-35 para o trabalho em altura, a NR-09 com o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA, a NR-07 com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO e muitas outras.

Enquanto as atividades que envolvem manipulação de alimentos, por exemplo, exigem licenciamento da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) as atividades relacionadas ao uso de recursos naturais demandam licenças ambientais diversas ou autorização do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama).

Caso o seu fornecedor apresente algum problema ou irregularidade no exercício destas atividades específicas, sua empresa pode ser responsabilizada pelos danos, prejuízos ou infrações que ocorrerem durante a execução do contrato.

Entenda mais sobre as normas regulamentadoras de saúde e segurança no vídeo abaixo:

Compliance financeiro

Utilizado principalmente para definir políticas de concessão de crédito ao fornecedor, bem como para controlar o risco de uma eventual inadimplência no fornecimento e possibilidade da empresa de não cumprir com outras obrigações que possam gerar outros tipos de riscos, como tributários e trabalhistas, por exemplo.

Balanço Patrimonial, demonstrativos financeiros, informações de faturamento e endividamento são alguns dos documentos necessários para homologação de fornecedores. 

Compliance reputacional

Decorre de riscos inerentes à certos tipos de relações corporativas, como o já citado exemplo do dano à imagem da empresa contratante causado pelo fornecedor que utiliza mão-de-obra escrava, o prestador de serviço de coleta de resíduos que não promove a destinação adequada ou até a contratação de empresa com diversos problemas junto ao poder público ou outros órgãos de controle.

Para esses casos é importante cobrar a existência de políticas internas e manuais de boas práticas em geral, monitorar listas e cadastros públicos de sanções administrativas como, por exemplo:

  • Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS)
  • Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP)
  • Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM)
  • Acordos de Leniência, disponibilizados no Portal da Transparência

O que fazer com fornecedores com problemas?

Caso sua empresa identifique problemas nas informações ou documentos necessários para homologação de fornecedores ou terceirizados, é importante desenvolver relatórios de conformidade com as pendências a serem sanadas para preservar a relação e garantir a continuidade no fornecimento ou prestação de serviços.

Para isso, é importante a elaboração de planos de ação específicos, além da conscientização e compreensão da contratada em relação às irregularidades identificadas. Isso garante o aperfeiçoamento das políticas e processos internos do fornecedor, além de estreitar ainda mais a relação de confiança entre as partes.

Qual a melhor forma de gerir meu risco e controlar as informações solicitadas?

As rotinas de monitoramento e homologação de fornecedores e terceirizados devem ser o mais objetivas e automatizadas possível, de forma a mitigar os riscos que forem específicos a cada tipo de relação, ao mesmo tempo em que não gerem custos excessivos ou não sejam eficientes dentro de sua organização.

A contratação e o fornecimento são sempre prioridade no desenvolvimento de políticas internas e regras de conformidade, mas deve-se sempre pesar o grau de confiabilidade da empresa analisada.

Para apoiar sua empresa neste processo, existem soluções como a Linkana, que transforma burocracia em simplicidade.

Fazemos isso garantindo uma gestão de risco adequada às melhores práticas de mercado, bem como um controle de informações eficaz, automatizando a emissão e monitoramento de certidões e consultas públicas, além de facilitar a análise e visualização de documentos privados por meio de dashboards, alertas e relatórios de conformidade.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.