Os 10 estágios do processo de procurement
Em um primeiro momento, o processo de procurement pode parecer simples para quem não está inserido nesse setor. Afinal, consiste em, basicamente, identificar os insumos que a empresa precisa para seguir seu fluxo, encontrar bons fornecedores com preços acessíveis e providenciar a compra.
No entanto, na prática, há uma série de detalhes e entraves que precisam ser considerados e resolvidos para que essas aquisições realmente atendam as necessidades da empresa e, o mais importante, não gere custos extras.
Somado a esse ponto, um processo de procurement realmente eficiente deve não apenas minimizar gastos, mas também contribuir para que essas compras ajudem a potencializar a rentabilidade para o negócio, a exemplo de aquisições de matéria-prima de alta qualidade.
Nesse cenário, questões como preço, qualidade, prazo de entrega, atendimento de regras e legislações, boas práticas de ESG também estão envolvidos. Ou seja, os processos pertinentes ao setor de procurement não são tão simples assim.
Uma forma de aprimorá-los é conhecendo, mais a fundo, os seus estágios, e é sobre eles que falaremos neste artigo. Continue a leitura e confira, agora, quais são.
O que é procurement?
Para falarmos sobre o processo de procurement é importante, primeiro, definirmos o que contempla esse conceito.
Procurement pode ser descrito como um conjunto de estratégias e abordagens voltadas para o abastecimento de uma empresa. Explicando com outras palavras, consiste na junção de várias etapas, as quais, quando concluídas, garantem o fluxo de supply chain de um negócio.
Essas etapas vão desde a identificação das necessidades da empresa até o encerramento dos contratos firmados com os fornecedores. Isso deixa claro também que compras e procurement são pontos distintos em uma cadeia de suprimentos, sendo que a aquisição, propriamente dita, é apenas uma das partes do procurement.
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Quais são os estágios do processo de procurement?
Com essa definição em mente, fica mais fácil compreender os estágios de um processo de procurement, que são:
Identificação das necessidades
Análise da solicitação de compra
Avaliação e seleção dos fornecedores
Negociação de condições e preços
Criação do pedido de compra
Recebimento e inspeção dos insumos recebidos
Emissão dos documentos relacionados
Aprovação da fatura e pagamento
Gestão da documentação
Análise e otimização do ciclo de compras
1. Identificação das necessidades
As aquisições de uma empresa devem estar diretamente relacionadas às suas necessidades. Ou seja, algo só deve ser comprado se realmente for preciso. Entender isso é uma maneira de evitar gastos desnecessários e de perder materiais que ainda estão em estoque.
As solicitações de matéria-prima, insumos, contratação de serviços terceiros e outros relacionados, comumente são feitas pelos próprios setores. Porém, cabe ao procurement manager e sua equipe filtrarem os pedidos, identificando quais são as reais necessidades e adotando um pensamento estratégico para que essas aquisições gerem retorno financeiro positivo para o negócio.
2. Análise da solicitação de compra
Como dissemos, geralmente o setor que precisa de algo é o que envia o pedido para o departamento de compras.
No entanto, é preciso que essa solicitação de compra seja bem específica, contendo todas as diretrizes do produto e/ou serviço que precisa ser adquirido, principalmente se for a primeira aquisição desse tipo — definir formulários padrões pode ajudar com isso.
A equipe de procurement, por sua vez, analisa essa solicitação e a alinha com os processos da empresa e orçamento destinado para esse fim.
3. Avaliação e seleção dos fornecedores
O estágio seguinte desse processo consiste em avaliar e selecionar os fornecedores que têm potencial para atender as demandas apresentadas.
Algumas empresas trabalham com um catálogo de fornecedores, que são terceiros que já foram considerados aptos para atender o negócio tão logo seja preciso. Essa estratégia ajuda a reduzir o tempo entre a identificação da necessidade de compra e a aquisição propriamente dita.
Porém, seja para a formação de um cadastro, seja para a escolher um provedor específico, é preciso cumprir várias etapas, tais como:
analisar documentos de homologação;
avaliar a reputação do fornecedor;
identificar potenciais riscos dessa parceria;
ponderar sobre custo-benefício.
Fazer isso manualmente aumenta as chances de erros, além de tornar essa etapa bastante demorada. A solução, portanto, é usar ferramentas adequadas, a exemplo do software de gestão de fornecedores da Linkana.
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4. Negociação de condições e preços
Antes do fechamento do contrato com o fornecedor escolhido, é essencial negociar adequadamente os preços praticados, formas de pagamento e demais condições que envolvem essa parceria, tais como prazos de entrega e penalidades em caso de quebra de contrato.
Aqui, é preciso ter em mente que todas essas definições precisam estar alinhadas com as expectativas da empresa e, principalmente, com seu planejamento estratégico, a fim que esse fornecimento de insumos afete negativamente a dinâmica do negócio.
5. Criação do pedido de compra
O quinto estágio desse processo consiste na formalização do pedido de compra junto ao fornecedor. Para se respaldar nessa etapa, é fundamental gerar documentos que permitam registrar tudo o que foi acordado anteriormente, como quantidade adquirida, possíveis descontos, local de entrega, entre outros.
6. Recebimento e inspeção dos insumos recebidos
Quando o pedido é entregue, antes de aceitá-lo é primordial fazer a conferência. Essa ação visa garantir que o que foi enviado pelo fornecedor chegou à empresa nas condições certas.
Ou seja, a equipe de procurement precisa verificar, por exemplo, se há danos no produto recebido e se esse está na quantidade solicitada. Caso algo esteja em desacordo, é nesse estágio que deve ser feita a devolução e solicitada a reposição correta do que foi comprado.
7. Emissão dos documentos relacionados
Com tudo certo na etapa anterior, há uma série de documentos que precisam ser emitidos derivados da aquisição. Dependendo dos processos adotados pela companhia, pode ser necessário gerar ordens de pagamento para o setor financeiro, para que esse providencie o envio do valor para o provedor.
Para a entrega dos insumos para o setor requisitante, também tende ser comum a emissão de documentos específicos, que registram a ciência e o recebimento dos pedidos, finalizando essa pendência.
8. Aprovação da fatura e pagamento
E por falar em pagamento, é de suma importância que o contratante cumpra essa etapa no prazo acordado inicialmente. Garantir o pagamento do fornecedor é uma forma de estabelecer um bom relacionamento com esse provedor, e de manter a boa imagem da empresa perante outros potenciais parceiros de negócio.
Quanto a isso, é bem importante que o setor de procurement tenha uma boa relação com o financeiro, garantindo, assim, que toda a empresa se beneficie com o cumprimento desse estágio.
9. Gestão da documentação
Com todos os passos anteriores finalizados, é certo que vários documentos tenham sido gerados. De e-mails trocados a notas fiscais, é fundamental que tudo seja devidamente registrado e armazenado. Além de garantir a organização do setor, esse cuidado faz toda a diferença quando há auditorias.
10. Análise e otimização do ciclo de compras
Em um primeiro momento, os estágios do processo de procurement são esses e estão finalizados. Entretanto, eles são contínuos, já que sempre será preciso comprar algo para que a empresa possa continuar operando com eficiência e qualidade.
Sendo assim, é preciso incluir também a etapa de análise e de otimização de ciclo de compras, que inclui ações como:
identificar o comportamento de compra de cada setor;
estimar os gastos de cada departamento;
alinhar essas informações de forma estratégica ao planejamento da empresa;
pensar em meios de maximizar o orçamento da área de procurement;
manter o cadastro de fornecedores sempre atualizado.
A melhor forma de conseguir tudo isso é usando dados como base para as análise e tomadas de decisão. E o meio de conseguir ter esses dados é utilizando as soluções tecnológicas certas.
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