Metodologias ágeis em compras: como aplicar e quais seus pilares
A utilização de metodologias ágeis em compras é uma forma de aprimorar e flexibilizar os processos típicos desse setor.
Mas para a importância do seu uso ficar mais clara, assim como os seus benefícios, é bem importante que você entenda , primeiro, o conceito por trás dessa estratégia de gestão.
A metodologia ágil pode ser definida como um conjunto de técnicas e de boas práticas que tem por objetivo tornar a finalização dos processos de uma empresa muito mais dinâmica, rápida e eficiente.
Quanto a isso, é fundamental ter em mente que esse método não reduz o tempo total dos processos, mas, sim, ajuda a entregar valor em um prazo menor. Ou seja, antes mesmo da conclusão de todas as fases.
Entretanto, para chegar a esse resultado, é preciso considerar os pilares da metodologia ágil, que são a comunicação, a praticidade, o alinhamento de expectativas e colaborações, a adaptabilidade e a flexibilidade.
Trazendo tudo isso para o setor de compras e procurement, é possível dizer que o uso de metodologias ágeis nesse segmento ajuda a agilizar as tomadas de decisão, visto que os profissionais ganham autonomia para deliberar.
O uso desse método, atrelado a boas tecnologias, também contribui para deixar o processo de homologação de fornecedores mais dinâmico, enxuto e preciso. Entre os motivos está o fato que esse modo de gestão elimina etapas desnecessárias, dando um direcionamento mais preciso para as ações que precisam ser executadas.
Mas pensando de forma prática, como as metodologias ágeis em compras podem ser aplicadas em uma empresa? Para ter essa resposta, basta seguir a leitura deste artigo!
Como aplicar metodologias ágeis em compras?
A aplicação das metodologias ágeis em compras e procurement pode ser feita por meio da utilização de uma ou mais ferramentas que fazem parte desse método. Alguns exemplos são:
Kanban
Scrum
Lean
Smart
Kanban
O Kanban é um dos métodos ágeis mais conhecidos e consiste no acompanhamento visual de um projeto ou processo. Comumente, esse monitoramento é feito por meio de cartões de sinalização tipo Post-It® colados em um quadro, ou de uma plataforma online que segue essa estrutura de organização.
O principal objetivo do método Kanban é facilitar e agilizar a identificação da equipe em relação às ações pendentes e concluídas.
Dentro desse conceito, existem duas aplicações distintas, que são a produção e a movimentação. No setor de suprimentos, por exemplo, essa última pode ser aplicada a um processo de compras.
Nesse caso, a ideia é garantir que a área acompanhe, com precisão, a fase dessa tarefa, a fim de garantir que a empresa não fique sem os insumos, matéria-prima ou serviços terceiros necessários para garantir o seu fluxo de produção.
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Scrum
O método ágil Scrum tem algumas características bem particulares que o difere bastante dos demais.
Por exemplo, nessa metodologia os processos são separados em ciclos de trabalho, denominados sprints. Podendo durar semanas, meses, ou outro intervalo de tempo condizente com o modelo de negócio, um sprint só pode ser iniciado quando o anterior for concluído, e assim sucessivamente.
Essa é uma boa maneira de garantir que etapas não sejam esquecidas, ou que sejam finalizadas de maneira incorreta.
Outra particularidade do Scrum é a realização de reuniões periódicas — comumente diárias e com pouco tempo de duração. O objetivo desses encontros é manter todos os membros do time motivados e alinhados com o que está acontecendo no setor.
Trazendo tudo isso para a aplicação das metodologias ágeis em compras, é possível dizer, por exemplo, que o Scrum ajuda para que todas as fases de um processo de homologação de fornecedores sejam realizadas com precisão e com a atenção necessária dos profissionais.
Somado a isso, esse método também ajuda para que todos os profissionais falem a mesma língua e para que estejam com os objetivos de trabalho equiparados aos valores e propósitos da empresa, a exemplo da conscientização sobre a importância da diversidade de fornecedores na cadeia de compras.
Lean
Na aplicação de metodologias ágeis em compras, o Lean é o método que está diretamente relacionado ao saving, já que ele ajuda a reduzir custos e desperdícios de materiais, tempo, recurso financeiro, entre outros.
O método Lean consiste em identificar os processos utilizados em um setor — no caso, no de procurement — e eliminar as etapas desnecessárias, onerosas e/ou obsoletas.
Dessa forma, a complexidade e as fases das tarefas são reduzidas, gerando menos gastos operacionais e otimizando o dia a dia dos profissionais na captação e contratação de bons fornecedores.
Porém, aqui vale lembrar que o saving a qualquer custo era uma postura do comprador do passado. O gestor de compras do futuro entende que essa prática pode comprometer o relacionamento com os fornecedores, e até mesmo a qualidade da entrega. O Lean, nesse caso, pode ser uma boa ferramenta para ajudar esse profissional a encontrar um equilíbrio.
Smart
A metodologia Smart, por sua vez, está vinculada à capacidade de uma empresa de criar e estabelecer objetivos claros e realmente alcançáveis, tanto que o termo, por si só, já dá a ideia desse conceito:
S: specific (específico)
M: measurable (mensurável)
A: attainable (atingível)
R: relevant (relevante)
T: time-related (temporal)
No setor de compras e procurement esse método pode ser aplicado para o estabelecimento de um planejamento de compras mais realista para o negócio, que mantenha os profissionais dessa área motivados e que ajude a empresa a atingir suas metas de crescimento.
Quais são as vantagens de usar metodologias ágeis em compras?
Entre as vantagens do uso das metodologias ágeis na área de compras da sua empresa, algumas das que mais se destacam são:
aprimoramento dos processos internos desse setor;
otimização do fluxo de trabalho dos times;
redução de custos operacionais;
aumento da produtividade;
melhora do relacionamento com os fornecedores;
aumento da flexibilidade e da adaptação a mudanças.
Mas essas metodologias, sozinhas, podem não ser suficientes para trazer todos esses resultados. Quanto a isso, o uso da tecnologia certa faz toda a diferença.
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