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As cotações de fornecedores são processos de tomadas de preço, de condições de pagamento e de fornecimento, que têm por objetivo apontar os valores que serão cobrados para a aquisição de produtos e/ou serviços necessários para o fluxo produtivo de uma empresa.
Mais do que simples orçamentos, essas cotações trazem para os compradores diversas informações sobre as matérias-primas e/ou serviços que serão adquiridos, a fim de que tenham os parâmetros para suas tomadas de decisão.
Realizar esse processo é fundamental para que a quantia destinada para cada setor da companhia seja usada da melhor forma possível.
Com isso, os profissionais da área de compras e procurement têm a chance de conseguir o melhor custo-benefício sem comprometer a qualidade do que está sendo comprado ou afetar o relacionamento com os fornecedores.
Mas, para chegar a resultados como esses, é preciso seguir algumas boas práticas. Continue a leitura deste artigo e confira agora mais quais são.
O que são cotações de fornecedores?
As cotações de fornecedores são atividades realizadas para levantar preços, condições de pagamento e de fornecimento, de insumos e/ou serviços que uma empresa precisa para manter seu fluxo produtivo e, com isso, atender com precisão o cliente final.
Em outras palavras, significa pesquisar valores junto a fornecedores, a fim de encontrar quais oferecem as melhores condições de abastecimento, de modo que essas ofertas se alinhem ao planejamento financeiro da empresa.
Parte da gestão de compras, a cotação de fornecedores é uma tarefa de extrema importância e responsabilidade. Um dos principais motivos é que ela tem relação direta com a saúde financeira da companhia.
Por exemplo, se os profissionais de compras e procurement optarem por preços muito baixos, há o risco de comprometer a qualidade do que está sendo adquirido. Por outro lado, preços elevados afetam a margem de lucro na hora da venda ao cliente final.
Ou seja, é preciso encontrar um equilíbrio, especialmente considerando o fato que buscar saving a todo custo pode, justamente, prejudicar a qualidade que acabamos de mencionar, ou até mesmo o relacionamento com os fornecedores.
Cotação de fornecedores x homologação de fornecedores: qual a diferença?
A área de procurement e compras conta com diversos termos bem específicos. Dois que tendem a gerar confusão são: cotação e homologação de fornecedores.
Como dissemos, as cotações de fornecedores são processos relacionados a tomadas de preços, que têm por objetivo identificar as melhores condições para a aquisição de matérias-primas e/ou contratação de serviços.
Já a homologação de fornecedores é uma tarefa realizada para qualificar uma empresa fornecedora antes de inseri-la na sua rede de abastecimento. Para isso, atividades, como validação e certificação, estão incluídas para verificar questões, como:
autenticidade e validade de documentos apresentados pelos fornecedores;
riscos inerentes a esse tipo de contratação;
status junto a órgãos fiscalizadores, a exemplo da condição do CNPJ na Receita Federal, entre outros critérios de análise.
Somente após pontos como esses estarem alinhados com as regras da empresa, é que os fornecedores são aprovados e inseridos na sua supply chain.
Dica! Não deixe de ler este artigo: "Plataformas de cotação x plataformas de homologação: qual é a melhor?"
Como fazer cotações de fornecedores?
Para fazer cotações de fornecedores corretamente e, com isso, contribuir para a dinâmica produtiva da empresa e seu crescimento, algumas das boas dicas a serem seguidas são:
tenha processos de cotação padronizados;
saiba o que avaliar na cotação de fornecedores;
negocie valores e condições;
evite trabalhar com exclusividade;
utilize ferramentas que facilitem o acesso a vários fornecedores.
Tenha processos de cotação padronizados
O objetivo por trás da padronização dos processos de cotação é evitar que os profissionais envolvidos nessa tarefa adotem práticas diferentes e, com isso, considerem critérios de avaliação distintos.
Ao uniformizar essa atividade e apontar para os compradores quais etapas devem seguir, a chance de esquecer ou negligenciar algum ponto diminui, assim como os riscos que podem vir com a cotação, a exemplo do comprometimento da qualidade do que se pretende adquirir.
Saiba o que avaliar na cotação de fornecedores
Mas para atender à dica anterior, primeiro é preciso saber o que avaliar em uma cotação de fornecedores. Quanto a isso, alguns exemplos de critérios que precisam ser considerados são:
valores praticados pelas empresas fornecedoras;
formas, meios e condições de pagamento oferecidos;
prazo e fluxo de entrega.
A ideia aqui é fazer uma comparação entre todas as cotações recebidas para, com base nessa análise, identificar qual atender melhor as necessidades da empresa.
Evite trabalhar com exclusividade
Todavia, é preciso ter em mente que não é possível realizar comparações se você trabalhar com apenas um fornecedor. Exceto se for um produto e/ou serviço realmente exclusivo, o ideal é ter, no mínimo, três cotações de fornecedores distintas.
Além de ajudar na hora de encontrar o melhor preço e condições, não trabalhar com exclusividade de fornecedor evita o risco de desabastecimento, fator que afeta diretamente o fluxo operacional e retorno financeiro do seu negócio.
Negocie valores e condições
Mas mesmo após encontrar o melhor preço, ainda é possível negociar sobre ele. Isso porque, comumente, até chegar à cotação final há uma margem de valores e condições que pode ser trabalhada.
Por isso, ao identificar qual fornecedor entregou a proposta mais interessante, converse com ele e verifique outras possibilidades para aprimorar essa parceria, por exemplo:
chance de um desconto maior se a quantidade adquirida também for mais expressiva;
redução do prazo de entrega;
parcelamento do valor total em mais vezes ou livre de juros, entre outras.
Utilize ferramentas que facilitem o acesso a vários fornecedores
Você pode até criar uma planilha de cotação de fornecedores para facilitar a visualização dessa atividade. No entanto, contar com a tecnologia é sempre um diferencial importante para otimizar esse tipo de tarefa, evitar erros e reduzir seu tempo de execução.
A busca por fornecedores qualificados para evitar exclusividade, por exemplo, fica muito mais fácil e rápida se você e seu time contarem com uma base de dados de fornecedores compartilhada, como a oferecida pela Linkana.
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