Como fazer cotação de preços: guia prático e completo para compradores

Quem usa seu dinheiro com responsabilidade sabe que uma boa compra sempre vem depois de uma boa pesquisa. Não se trata de encontrar o menor custo, mas a oferta mais interessante como um todo. Essa mesma premissa surge quando nos perguntamos o porquê e como fazer a cotação de preços com fornecedores.

O setor de compras de uma empresa tem a responsabilidade de usar os seus recursos financeiros com máxima eficiência. Não basta encontrar o fornecedor com o melhor preço, isso seria simples demais.

É preciso considerar também as condições de compra e entrega de suprimentos, capacidade de produção do fornecedor, potenciais riscos, situação de Compliance e governança corporativa, entre outros fatores.

Para garantir que o preço que se paga não é alto demais, seja do ponto de vista financeiro quanto da gestão de riscos, montamos um guia completo para compradores sobre como fazer uma cotação de preços eficiente e assertiva, das regras básicas às práticas mais valiosas do setor. Confira.

O que é cotação de preços no setor de compras?

Quando precisamos realizar um conserto no carro, é comum falarmos que estamos procurando um orçamento para o serviço. No âmbito empresarial, orçamento é tido como o valor disponível para realizar determinadas ações, como compra de suprimentos, pagamento de pessoal e outros.

A projeção de custos e comparação qualitativa de ofertas, por sua vez, é o que chamamos de cotação de preços. Essa ação deve ser realizada a cada pedido entre os fornecedores homologados na cadeia de suprimentos da empresa.

Nesse contexto, o comprador deve considerar os seguintes fatores:

  • Qual o custo do pedido?
  • Em quanto tempo ele será entregue?
  • Quais garantias oferecidas pelo fornecedor?
  • Quais vantagens serão incluídas no pedido?
  • Qual o risco inerente à operação?
  • Qual o padrão de qualidade dos produtos entregues?

Respondendo essas perguntas já temos um bom caminho de como fazer cotação de preços de forma eficiente, que é basicamente levantar informações relevantes e pertinentes à negociação, com o objetivo de identificar a proposta mais vantajosa para a operação.

Como a cotação de preços ajuda no faturamento?

Comprar de maneira impulsiva, sem conhecimento prévio e sem pesquisar outras ofertas são atitudes incabíveis para um departamento de compras bem estruturado, especialmente em um cenário onde o mercado está cada vez mais competitivo.

Por esse motivo, saber como fazer cotação de preços é tão relevante para aumentar o faturamento. Ela auxilia a mitigar riscos, garantir uma operação em perfeito funcionamento, manter ou elevar o padrão de qualidade e ainda impacta positivamente na imagem que o cliente final tem da empresa.

Sempre falamos que o uso inteligente de recursos é essencial para alcançar as metas de um empreendimento, que normalmente envolvem aumentar a lucratividade. Fazer a cotação de preços e encontrar a melhor oferta cuida exatamente dessa questão, pois fornece inteligência para a tomada de decisões no setor de compras.

Guia para compradores: como fazer cotação de preços

Bom, agora que já vimos os princípios e benefícios dessa prática, vamos ao que interessa: o guia completo de como fazer a cotação de preços. Reunimos aqui as 3 regras básicas da cotação, que todo comprador precisa saber, além de valiosas dicas para realizar essa pesquisa com eficiência e praticidade.

3 regras básicas da cotação de preços

As regras básicas de como fazer a cotação de preços representam um conjunto de diretrizes primordiais, que podem ser aplicadas a empresas de todos os portes com eficácia comprovada. Obviamente, a forma como elas são conduzidas em pequenas ou grandes empresas pode variar, mas o conceito se mantém firme.

1. Regra das três opções (e suas exceções)

A regra das três cotações é antiga, mas ainda pode ser muito útil quando aliada a uma qualificação de fornecedores eficiente.

Com uma média de três opções de cotação, é possível comparar as opções de fornecimento e ter um panorama mais claro sobre o mercado. Ao montar uma rede de fornecedores homologados e realizar suas cotações com eles, você combate os riscos e tem mais chances de encontrar a oferta de melhor custo-benefício.

Independente se a variação entre as propostas é grande ou pequena, obter diferentes cotações estimula a competitividade e auxilia o setor de compras a encontrar o fornecedor mais adequado para atender suas expectativas de maneira confiável.

A conhecida regra das três cotações, portanto, se mantém válida, ao mesmo tempo que tem suas exceções e condições ideais. Em primeiro lugar, as cotações devem se originar em fornecedores confiáveis, adequados à ética de compras e que seguem as diretrizes de Compliance.

Além disso, independente do número de propostas analisadas, é essencial que o departamento de compras tenha tempo hábil para avaliar cada uma delas adequadamente e dar uma devolutiva ao potencial fornecedor.

2. Negocie a proposta inicial

Esse processo todo é uma conversa, não um questionário. Por isso, a segunda regra básica de como fazer a cotação de preços diz que nunca devemos aceitar a primeira proposta de valores do fornecedor.

Primeiro, porque dificilmente esse será o melhor preço que o fornecedor pode fazer, aceitar a cotação como definitiva pode fazer com que a compra saia mais cara por um simples descuido. Verifique a proposta com cuidado e estude a possibilidade de conseguir descontos ou vantagens adicionais.

Essa prática também é interessante para avaliar a flexibilidade do fornecedor para negociar os pedidos. Fornecedores mais abertos à negociação oferecem menos riscos para empresas, principalmente em pedidos com características excepcionais, como quantidade diferente ou maior nível de urgência.

Importante citar que para o relacionamento com fornecedores, a negociação precisa ser vantajosa para ambos. Então não considere apenas a proposta mais interessante para sua empresa, mas também que invista no desenvolvimento do parceiro comercial, visando a fidelização.

O canal E-commerce na Prática teve um bate-papo interessante sobre como negociar e se relacionar com fornecedores. Essa conversa levanta bons insights para o setor de compras de empresas diversas, mesmo sem relação com o comércio digital. Confira:

3. Evite a dependência de fornecedores

Começamos as 3 regras de como fazer a cotação de preços com a recomendação de procurar no mínimo três propostas diferentes para cada pedido. Isso é reforçado agora com a terceira regra, que recomenda não trabalhar de maneira exclusiva com fornecedores.

Mesmo que um contrato de exclusividade ajude a conquistar condições ainda melhores para a aquisição de suprimentos, depender de um único fornecedor gera uma série de riscos para a empresa. Além de se prender à sua política de preços, caso ele tenha problemas para atender a demanda, mesmo que imprevistos, isso causaria graves rupturas na sua cadeia produtiva.

Nesse caso, pode até mesmo causar interrupção ou necessidade de compra urgente em outro fornecedor, com bem menos tempo para realizar a cotação de preços.

Dicas de ouro da pesquisa de preços

Seguindo as regras básicas de como fazer cotação de preços já garante maior eficiência para o setor de compras da empresa e melhor custo-benefício para atender as necessidades da sua cadeia de suprimentos.

Porém, não seria um guia completo de como fazer a cotação de preços sem algumas dicas de ouro sobre o assunto. Vamos lá?

Tenha processos simples e consolidados

Uma empresa precisa de um padrão de qualidade que se mantém em cada atividade executada e cada colaborador do seu quadro de funcionários. Isso vale tanto para a cadeia de produção quanto para o setor de compras.

Ter processos simples e bem desenhados garante a autonomia do setor de compras, desde a forma como faz a cotação de preços até o momento de efetuar o pedido. Assim, seja o gestor de compras ou um assistente, a confiabilidade da cotação de preços irá se manter elevada.

Acompanhamento e confirmação constante

Para fazer uma cotação de preços eficiente é preciso se manter dentro do prazo estipulado para essa ação. Dessa forma, é preciso acompanhar as etapas do processo e certificar-se que os responsáveis receberam sua solicitação de proposta.

Se um fornecedor demora a responder uma solicitação, isso pode significar que ele não recebeu o pedido de cotação ou que ele não oferece confiabilidade para atender as demandas. Faça sua parte garantindo que a cotação de preços foi recebida e use essa informação para agregar valor a qualificação de fornecedores.

Conheça suas necessidades e capacidades

Ter conhecimento profundo sobre a real necessidade por trás de cada compra garante uma noção clara de quais os parâmetros representam o melhor custo-benefício. Além disso, o setor de compras precisa saber quais condições de aquisição ele poderá arcar.

Isso inclui planejar as datas de pagamento, condições de entrega, quantidade, motivo para a aquisição e em quanto tempo o suprimento será consumido, o que deve motivar a realização de novos pedidos.

Pronto, agora você já deve saber como fazer a cotação de preços de maneira eficiente e assertiva. Em geral, vale lembrar que a cotação pode atender diferentes períodos. Se a sua necessidade é encontrar um bom parceiro comercial à longo prazo, pense em maneiras de investir no crescimento desse fornecedor.

Por outro lado, a tecnologia é uma grande aliada do setor de compras na hora de fazer cotações de preços.

Da análise de Compliance e governança com softwares automatizados à plataformas digitais de gestão de fornecedores, valorize recursos tecnológicos para facilitar a execução da sua estratégia de negócios.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.