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Orquestração de compras: por que e como deve ser feita?

Written byLeo Cavalcanti

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December 29, 2023

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December 29, 2023

A orquestração de compras pode ser definida como um processo de gerenciamento e coordenação simultânea e ativa de todas as atividades realizadas nesse setor. A ideia é gerar mais valor para a empresa a partir das aquisições feitas, bem como mitigar riscos, entre várias outras vantagens.

O termo orquestração remete às orquestras, grupos de músicos que, ao trabalharem em conjunto, tocam variadas músicas, mesmo que cada um esteja com um instrumento diferente.

A proposta da orquestração em procurement e compras é basicamente essa: fazer com que o setor funcione em harmonia, contribuindo para o crescimento da companhia, redução de custos e para que se torne cada vez mais competitiva.

Achou interessante? Então, siga a leitura deste artigo e confira o que é, como fazer e as vantagens da orquestração no aprimoramento da gestão da cadeia de abastecimento da sua empresa.

O que é orquestração de compras?

A orquestração de compras é o termo utilizado para definir um modo de gerenciamento voltado para as atividades-chave dessa área. Isto é, o foco são as tarefas de maior impacto para o setor e para a empresa como um todo, a fim de melhorar suas dinâmicas de execução e resultados.

Um dos principais objetivos da orquestração em procurement e compras é obter uma visão mais ampla de tudo o que é realizado nesses departamentos, e a identificação do que pode ser feito em sincronia, a fim de aumentar a proposta de valor do negócio.

Porém, para isso, é preciso que a empresa trabalhe com dados em tempo real, o que tende a ser o maior desafio para a implementação desse conceito.

Ainda que os profissionais de compras trabalhem com variados KPIs, eles apontam para o que já aconteceu. Ou seja, para o passado da atuação da área de compras e seus resultados.

Por outro lado, quando há acesso a sistemas que fornecem dados instantâneos, as tomadas de decisão são ainda mais precisas, mitigando erros e falhas. E é justamente neste ponto que a orquestração de compras contribui.

Dica de leitura: "Como usar a tomada de decisão baseada em dados na sua empresa e ter resultados satisfatórios?"

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Quais as vantagens da orquestração de compras?

São muitas as vantagens da orquestração em procurement e compras. Entre as que mais se destacam estão:

  • maior previsibilidade de gastos e controles organizados por categorias, fornecedores e contratos;

  • construção de um setor estratégico, ainda mais alinhado com as metas e objetivos de crescimento da companhia;

  • identificação mais rápida de riscos para a cadeia de suprimentos e chances de mitigá-los em menos tempo;

  • integração de processo, estruturando equipes multifuncionais, fomentando a colaboração entre profissionais e setores, e elevando também a produtividade dos times;

Não deixe de ler: "Critérios de seleção de fornecedores: 10 que precisam ser avaliados"

Como deve ser feita a orquestração em procurement?

Para esse tipo de orquestração ser realizada, é fundamental promover a integração dos processos de compras

Uma das melhores maneiras de fazer isso é utilizando bons recursos tecnológicos, a exemplo de um software de gestão de fornecedores como o da Linkana, que centraliza atividades como coleta e análise de documentos, etapas de homologação e qualificação e muito mais.

Contudo, para essa integração se tornar realidade é preciso, primeiro, mapear os processos que sua empresa já realiza. Somente dessa forma é possível identificar com clareza o que pode ser agrupado.

Assim, é possível dizer que os passos para realizar a orquestração de compras seriam, mais ou menos, estes:

  1. mapeie o fluxo de compras e procurement da sua empresa;

  2. identifique gargalos e pontos de melhoria;

  3. verifique quais atividades podem ser integradas;

  4. procure sistemas que ajudem a promover essa integração;

  5. acompanhe os resultados e ajuste o que ainda não está gerando o retorno pretendido. 

Lembre-se que a consulta de dados em tempo real é uma das premissas da orquestração. Por isso, a automação e o uso de sistemas baseados em Inteligência Artificial são primordiais nesse processo.

Confira também: "Inteligência artificial na análise de dados: como usar na sua gestão?"

Quem deve ser envolvido na orquestração em compras?

O envolvimento na orquestração de compras não se limita aos profissionais que atuam nessa área. Para que esse conceito realmente dê certo, é preciso incluir todas as partes interessadas no negócio e nas aquisições de produtos e contratação de serviços.

Na prática, isso quer dizer que além de compras e procurement, o departamento jurídico e o financeiro também devem se envolver. A área de TI pode se juntar a esse grupo para contribuir com a contratação de um sistema que ajude na captação e análise de dados.

Indiretamente, os fornecedores também devem fazer parte da orquestração, no que se refere à identificação das melhores e mais qualificadas empresas para atender às demandas da companhia contratante.

Como a gestão de fornecedores ajuda na orquestração em procurement?

A realização de uma boa gestão de fornecedores ajuda na orquestração em procurement e compras ao gerar dados que podem (e devem) ser usados para as tomadas de decisão. Entretanto, para isso, é preciso contar com um bom sistema de captação e gerenciamento de informações.

O Linkana SRM, Supplier Relationship Management, é um orquestrador de processos de homologação, qualificação, cadastro e avaliação de fornecedores. Essa solução também conta com interface para envio de mensagens, coleta de dados, revisões e aprovações.

Veja no vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, o que oferecemos para sua empresa!

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