Gestão de Fornecedores

Onboarding de fornecedores: como automatizar esse processo?

Written byLeo Cavalcanti

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January 31, 2025

January 31, 2025

January 31, 2025

O onboarding de fornecedores consiste no fluxo de integração de novos parceiros de abastecimento em uma empresa. Estão entre os principais objetivos garantir a conformidade, alinhar expectativas, apresentar políticas internas e reduzir os riscos característicos desse tipo de parceria comercial.

O processo de integração de fornecedores precisa ser estratégico, minucioso e devidamente planejado. Afinal, o trabalho que esse parceiro comercial presta é crucial para a eficiência na cadeia de suprimentos.

Imagine, por exemplo, um novo fornecedor que não cumpre prazos ou que desconhece a dinâmica de funcionamento da companhia contratante. A falta de informação e orientação tende a impactar negativamente a rotina de abastecimento, bem como a jornada de compra do cliente.

Percebe a importância do processo? Para aprimorá-lo, o ideal é buscar a automação do onboarding de fornecedores. Como? Siga a leitura e confira o passo a passo completo, bem como os benefícios dessa importante etapa da contratação de empresas fornecedoras.

Qual o conceito de onboarding?

Em tradução livre para o nosso idioma, onboarding significa “a bordo”, e consiste em colocar um novo integrante em determinado fluxo ou processo. No caso dos funcionários de uma empresa, a ação é fundamental para a perfeita integração ao ambiente de trabalho e para facilitar a adaptação e a retenção de talentos.

A verdade é que todo negócio precisa de uma cultura organizacional sólida e uma dinâmica bem definida de processos para garantir o padrão e a excelência diária na performance e nos resultados.

Por conta da rotação natural de novos clientes, colaboradores e fornecedores, o onboarding se torna uma atividade estratégica essencial para o cotidiano empresarial.

Quando nos referimos ao onboarding de clientes, consiste na entrega de informações e orientações que os ajudam a utilizar todos os recursos do produto e/ou serviço que comprou e alcançar o sucesso.

O que é onboarding de fornecedores? 

O onboarding de fornecedores é um processo de inclusão de empresas fornecedoras e/ou prestadores de serviço recém-contratados à estrutura operacional de uma organização. A atividade tem o propósito de alinhar o modo de trabalho e as expectativas, e também apresentar regras, diretrizes e políticas internas.

A prática também ajuda na realização de uma imersão minuciosa e a garantir a compliance de fornecedores por meio de uma avaliação pontual de elementos relacionados à conformidade legal.

Durante o processo de inclusão, o novo fornecedor conhecerá os detalhes de funcionamento e dinâmica da empresa contratante para que a relação comercial entre ambas as partes fique alinhada.  

Assim, é possível dizer que o processo de integração de fornecedores é essencial para evitar atritos ao longo da parceria comercial, pois permite ajustar os detalhes logo nos primeiros contatos.

Ao realizá-la, você aprimora a gestão de fornecedores e aumenta a eficiência na cadeia de suprimentos do seu negócio.

Dica de leitura: “Como fazer cadastro de fornecedores? 6 boas práticas!

Qual a importância do onboarding de fornecedores? 

Realizar um minucioso onboarding de fornecedores também é uma prática de governança que busca a criação de protocolos de atuação do novo parceiro comercial. 

O processo tem como finalidade garantir que o início dos trabalhos ocorra com adaptação rápida e performance eficiente.

O segmento da área comercial que lida com a contratação de novos fornecedores usa a prática para mitigar diversos erros, como:

  • inconformidades legislativas;

  • desconhecimento das normas do contrato por parte do parceiro comercial;

  • desalinhamento em relação à cultura organizacional e valores da empresa contratante;

  • falta de treinamento EAD ou presencial sobre a forma correta de executar as tarefas.

O valor estratégico dessas ações, por sua vez, está relacionado ao fato que os parceiros comerciais são uma modalidade de negociação B2B na qual eles, praticamente, viram um membro da organização.

Um dos motivos é que o fornecimento de materiais e serviços para a cadeia de suprimentos é fundamental para o bom andamento dos processos internos, desde a atuação do setor produtivo até a performance da equipe de vendas.

Dessa forma, o onboarding de fornecedores possibilita a execução de governança, controle e treinamento para que a atuação do parceiro comercial seja produtiva.

Os 5 benefícios do onboarding de fornecedores

No que se refere aos benefícios do onboarding de fornecedores, estes são alguns dos que se destacam:

  1. aumento da eficiência na cadeia de suprimentos;

  2. garantia de conformidade com regulamentações e políticas internas;

  3. mitigação de riscos, como o reputacional e de desabastecimento;

  4. construção de parcerias comerciais estratégicas e de longo prazo;

  5. alinhamento de propósitos e valores, como de sustentabilidade e responsabilidade social.

Sugestão de leitura: “Benefícios da gestão de fornecedores: 7 que mais se destacam!

Onde aplicar o onboarding de fornecedores na sua empresa? 

Para você entender melhor como funciona o onboarding de fornecedores, saiba que esse método se aplica bem em companhias dos mais variados setores. Estes são alguns exemplos:

  • indústria;

  • saúde;

  • construção civil;

  • serviços financeiros;

  • medicina diagnóstica;

  • indústria farmacêutica;

  • hipermercados;

  • indústria alimentícia, entre outros.

Quando usam o SRM da Linkana, as empresas desses setores têm acesso a um sistema que realiza o cadastro dos fornecedores de forma otimizada, rápida e precisa, com funcionalidades que ajudam a verificar a regularidade dos parceiros. 

Além disso, também podem consultar uma base de dados de fornecedores compartilhados. Por meio da qual o comprador pode utilizar mais de seis mil fornecedores da nossa rede, devidamente validados.

Dica! Conheça as principais funcionalidades do sistema da Linkana neste vídeo com Leo Cavalcanti.

Exemplo de empresa que implementou com sucesso processos de onboarding de fornecedores

O Walmart, companhia multinacional de varejo, conta com um processo de integração de fornecedores eficiente que usa a tecnologia como base para o recebimento e a apuração dos dados — a EDI (Electronic Data Interchange), transmissão automática de dados.

Durante o onboarding, as empresas que fornecerão insumos para a rede varejista passam por etapas rigorosas que incluem uma lista de verificação de informações e recursos que exige detalhe sobre produtos, envio de certificados de conformidade e seguro e adesão às normas de compliance do Walmart. 

Para garantir que os fornecedores entendam as exigências e atuem de maneira eficiente, a companhia oferece todo o suporte necessário por meio de variados canais de comunicação.

A automação do onboarding de fornecedores do Walmart é um modelo que contribui para reduzir custos de contratação e fortalecer as parcerias em longo prazo.

Aproveite e leia também: “Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?

Como fazer onboarding de fornecedores? 5 passos!

Estes são os passos principais para fazer um onboarding de fornecedores eficiente:

  1. coletar informações;

  2. verificar a compliance;

  3. avaliar os riscos;

  4. realizar a homologação;

  5. treinar e integrar.

Vamos aos detalhes?

1. Coletar informações

Esta etapa inclui a coleta de informações como os dados constantes no CNPJ do fornecedor, informação sobre os produtos/serviços que oferece e certificações e licenças.

O objetivo é criar um banco de dados para realizar análises e comparações e, dessa forma, conhecer melhor o parceiro comercial antes de inseri-lo no fluxo operacional do seu negócio.

O artigo “Como consultar o CNPJ de um fornecedor? Aprenda 5 maneiras eficientes” tem dicas que ajudarão você nesta atividade.

2. Verificar a compliance

Para verificar a compliance de fornecedores, é preciso checar a adesão dos parceiros comerciais a iniciativas como atendimento de normas de sustentabilidade e práticas de combate à corrupção.

No dia a dia, é possível mensurar este critério por meio do acompanhamento da sua performance e de como se comporta perante as exigências legais, regulatórias e éticas da sua empresa.

3. Avaliar os riscos

A avaliação de riscos de fornecedores precisa ser um processo constante para garantir a compliance e a eficiência na cadeia de suprimentos. Assim, é importante realizá-lo no onboarding e em todo o tempo de parceria comercial.

Uma maneira fácil de inserir a atividade ao fluxo de gestão de fornecedores é por meio de ferramentas como o Linkana ESG Rating.

A solução mensura automaticamente riscos ambientais, sociais e de governança, a partir de informações que as próprias empresas fornecedoras enviaram.

Neste vídeo, você entende melhor como funciona o Linkana ESG Rating:

4. Realizar a homologação

O processo de homologação de fornecedores inclui a qualificação e a validação da empresa que será contratada para fazer parte da cadeia de suprimentos de um negócio.

Para a etapa de onboarding, a atividade contribui para garantir a inclusão de parceiros de abastecimento confiáveis e alinhados com as necessidades e critérios do negócio contratante.

Este artigo traz o passo a passo completo. Confira: “Homologação de fornecedores: GUIA completo para realizar!

5. Treinar e integrar

Podemos dizer que o treinamento é a última etapa do onboarding de fornecedores. Afinal, é o momento em que a empresa contratante apresenta, efetivamente, suas regras, diretrizes e modo de trabalho.

A depender da localidade, é possível treinar os fornecedores presencialmente ou por canais virtuais, como videochamada. O importante é passar as políticas internas de maneira clara, precisa, ideal para finalizar o processo de integração do novo parceiro.

O artigo “Afinal, qual é a melhor solução de onboarding de fornecedores?” certamente ajudará você. Confira!

Por que automatizar o processo de onboarding de fornecedores? 

Você conhece a expressão “Know Your Supplier”? Em português, o termo significa “Conheça Seu Fornecedor”, e corresponde à criação de métodos de análise com o objetivo de identificar possíveis fornecedores.

A prática do KYS permite avaliar processos antes da contratação de produtos e serviços de fornecedores, e tem por objetivo proteger seu empreendimento de fraudes.

Nesse sentido, a automatização ajuda a conhecer mais profundamente os novos parceiros. Isso porque é fundamental para a dinâmica da sua empresa e para os seus stakeholders a certeza de que os contratados estão em conformidade com as leis e normas do seu ramo de atuação.

Além disso, a fonte de dados que empresas automatizadas obtêm é importante para a prática de Know Your Supplier, pois a realização desse trabalho manualmente é cara e longa, já que demanda muitos colaboradores para realizar as pesquisas.

Logo, uma solução para otimizar o fluxo de admissão de fornecedores conforme as práticas de KYS é a automação do onboarding de fornecedores.

Assim, podemos listar cinco principais motivos para implementar um processo de automação:

  • redução de riscos: o onboarding automatizado possibilita uma análise rápida de informações apenas com o CNPJ do fornecedor, o que diminui a quantidade de riscos, já que o time de compras e procurement sabe se o parceiro está em situação regular;

  • aumento de produtividade: o onboarding digital proporciona o aumento da produtividade da equipe, uma vez que é possível analisar os documentos em poucos cliques;

  • confirmação da veracidade das informações: a busca automatizada propicia encontrar documentos disponibilizados por órgãos governamentais, o que reforça a segurança das informações e reduz a chance de erros;

  • garantia de compliance: ter a certeza de que o fornecedor está em conformidade com as leis é um “respiro” inicial para a empresa, o que evita manchar a reputação.

Leia também: Compliance: o que é, tipos, vantagens e saiba como aplicar

Quais os desafios comuns do onboarding de fornecedores e como superá-los?

O processo de onboarding de fornecedores pode gerar muita dor de cabeça para o seu time. São diversos documentos para avaliar, os quais chegam por diferentes canais de comunicação, a exemplo do e-mail. A depender da dinâmica, o fluxo é burocrático e eleva o risco de perda de informações importantes.

Afinal de contas, o tempo gasto para conferir cadeias de troca de mensagens por correio eletrônico, adicionar certidão uma a uma e atender diversas chamadas telefônicas é demasiadamente desgastante. 

Também é comum lidar com desafios como:

  • resistência à mudança da gestão de fornecedores;

  • dificuldade de integração dos sistemas;

  • gerenciamento correto de dados.

Como superar os obstáculos?

A boa notícia é que é possível simplificar o processo de onboarding. A Linkana, por exemplo, disponibiliza a você o Portal de Fornecedores, um canal específico para recebimento de certidões, dados cadastrais e informações que otimiza o cadastro da empresa fornecedora. Tudo on-line e prático!

Com o Portal de Fornecedores, sua equipe recebe todos os documentos por um mesmo canal e pode aprová-los de um único ambiente de forma simples e rápida. 

Além da nossa solução, há outras boas práticas que tornam o processo de integração de fornecedores muito mais eficiente, por exemplo:

  • criar um fluxograma detalhado;

  • segmentar as empresas fornecedoras por categoria para facilitar o treinamento;

  • entregar materiais de apoio, como manuais com as regras e políticas;

  • estabelecer uma comunicação clara desde os primeiros contatos;

  • definir as responsabilidades do seu time para garantir a fluidez das etapas;

  • usar ferramentas tecnológicas para automatizar tarefas repetitivas, como envio de formulários.

Confira também: “Como fazer a gestão de fornecedores com excelência?

Como automatizar o onboarding de fornecedores?

A automação de consultas é um meio de verificação de dados via API, o que permite agrupar consultas e validações ao sistema de gestão de fornecedores. O processo permite realizar a validação de CNPJ em fontes de dados como Receita Federal e Sintegra.

A integração entre sistemas permite incorporar as consultas ao fluxo de cadastro de novos fornecedores e possibilita conhecer a situação de cada futuro parceiro de abastecimento. E neste ponto, nós podemos ajudar!

O sistema da Linkana se conecta facilmente a diversos ERPs, sistemas de compras e de gestão de fornecedores, o que garante velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastros.

Como funciona a solução da Linkana?

O primeiro passo é cadastrar os seus fornecedores no nosso software, o que não poderia ser mais simples e intuitivo! No Linkana SRM, apenas com o CNPJ do fornecedor você inicia o cadastramento. 

Por meio desse dado, o nosso software realiza automaticamente uma busca de informações públicas, além de avaliar a performance qualitativa do fornecedor. 

Conheça algumas das nossas soluções:

  • Perfil Universal do Fornecedor: consulte e analise certidões, listas e documentos de fornecedores e sócios automaticamente;

  • orquestrador de processos: cadastro, homologação, monitoramento de pendências com configuração de categorias, workflows de aprovação e históricos;

  • atendimento exclusivo: disponibilizamos soluções para ajudar o usuário, como gestão de conta consultiva, conectores customizáveis e integração Single Sign-ON (SSO).

Após iniciar a homologação, é possível acompanhar todo o preenchimento por parte dos fornecedores ou, caso o usuário prefira, você pode inserir as informações por conta própria e evitar o atraso no processo. 

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Vantagens de automatizar a gestão de fornecedores

Automatizar a gestão de fornecedores com uma solução como a Linkana é vantajoso, pois:

  • reduz o tempo de busca por parceiros de abastecimento: visto que o time de compras e procurement terá acesso a cadastros devidamente preenchidos e atualizados com as informações iniciais mais importantes;

  • aumenta a produtividade: por conta da diminuição de tempo que acabamos de citar, o que contribui para deixar os profissionais livres para se dedicarem a outras ações estratégicas de procurement e compras;

  • melhora o relacionamento com os fornecedores: pois não será necessário solicitar dados e informações para fazer as primeiras análises e iniciar a parceria, tampouco repetir os pedidos de envio de documento.

Atualmente, apostar em inovação é um caminho imprescindível que todo empreendedor deve seguir para manter a empresa competitiva, eficiente e destacá-la no ramo de atuação.

A Linkana ajuda nessa jornada ao otimizar o processo de onboarding do seu negócio, além de outras funcionalidades que melhoram a sua gestão de fornecedores. 

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