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Gerenciamento de projetos: como fazer em empresas e em startups?

Written byLeo Cavalcanti

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January 13, 2023

January 13, 2023

January 13, 2023

O gerenciamento de projetos pode ser definido como práticas, técnicas e ações voltadas para o planejamento, realização, monitoramento e controle dos planos e iniciativas de uma empresa.

Para o conceito por trás desse tipo de gestão ficar mais claro, vale destacarmos a definição de projetos, conforme o ponto de vista do Guia PMBOK®, Project Management Body Of Knowledge, que é considerado o melhor direcionamento e parâmetro para esse tipo de gerenciamento.

Segundo o PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Em outras palavras, é possível dizer que são todos os passos necessários para tornar uma ideia real.

No entanto, para estruturar projetos de sucesso, é preciso ter o mindset adequado, as ferramentas certas, um bom planejamento, assim como acompanhar de perto o andamento das atividades envolvidas. É justamente neste ponto que entram as técnicas de gerenciamento de projetos. 

Seja para plano de uma pequena empresa, ou de uma startup, a gestão de projetos é uma atividade complexa que envolve o acompanhamento de diversos fatores, tais como a evolução das equipes, o desempenho dos fornecedores, e tudo isso alinhado com os interesses dos stakeholders. 

A fim de ajudar você com essa questão, criamos este artigo no qual falamos, em detalhes, o que é gerenciamento de projetos, para que serve, como fazer, vantagens, desvantagens e muito mais.

Siga a leitura agora mesmo e confira!

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos, ou gerenciamento de projetos, são atividades voltadas para o planejamento, execução e monitoramento de uma ideia que se deseja colocar em prática em uma empresa.

Nesse cenário, estão incluídas diversas ações, tais como:

  • definição, elaboração e detalhamento do escopo do projeto;

  • identificação dos recursos necessários, incluindo os humanos, materiais e financeiros;

  • estruturação do cronograma de planejamento e execução;

  • mensuração dos riscos e definição de estratégias para mitigá-los;

  • monitoramento da evolução do projeto.

Para que serve a gestão de projetos?

O gerenciamento de projetos serve para criar diretrizes para que a ideia de produto, serviço, ou de pontos de melhoria para a empresa saiam do papel e se tornem realidade.

Estruturando adequadamente esse tipo de gestão, as chances de que ela dê certo aumentam, visto que tudo é pensado e alinhado antes de ser posto em prática.

Por conta disso, essa atividade também contempla analisar a efetividade e a importância desse projeto, tanto focando no crescimento da companhia quanto na melhoria da experiência dos clientes. 

O gerenciamento de projetos ainda contribui para verificar a relevância da proposta e, até mesmo, do potencial de retorno para o negócio, a fim de evitar gastos desnecessários de tempo e mão de obra.

Quais as diferenças de gestão entre startups e empresas tradicionais?

A gestão de projetos em startups e de empresas tradicionais têm alguns pontos de diferenciação bastante importantes de serem considerados e respeitados.

Uma das principais diferenças  é que as startups são modelos de negócios repetíveis e escaláveis, com foco na promoção da inovação e, na maioria dos casos, extremamente pautadas em tecnologia.

Por conta disso, a estruturação de um gerenciamento de projetos para essas companhias deve ter como pilares essas características. Desse modo, é possível alinhar o perfil da startup à gestão e à realização de projetos que podem impulsionar o seu crescimento e potencializar a sua lucratividade.

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Como fazer o projeto de uma startup?

Mas se antes de saber como gerenciar uma startup, você precisa entender melhor as etapas necessárias para criar um projeto que viabilize a abertura de uma empresa desse modelo, os passos que podemos sugerir são:

  • confirme se a sua ideia realmente é inovadora, pesquisando as soluções, produtos e/ou serviços que já são oferecidos por outras companhias que atuam no mesmo segmento;

  • elabore um modelo de negócio, contemplando tudo o que é necessário para estruturar a sua ideia, por exemplo, infraestrutura, identificação de bons fornecedores, entre outros pontos relacionados;

  • crie um protótipo da sua solução — MVP, Mínimo Produto Viável — para testar a viabilidade e validá-la;

  • busque potenciais parceiros que podem contribuir para a abertura da sua startup;

  • capte recursos para junto a investidores, a fim de levantar o montante necessário para tirar a sua ideia do papel.

Aproveite e leia também este artigo: "Compliance para startups: descubra os fatores essenciais para ter sucesso no Brasil"

Como tornar sua startup mais eficiente? 

Considerando que a sua empresa já foi criada, e tomando como base a formatação de um gerenciamento de projetos como foco no sucesso dessa implementação, existem algumas boas práticas que podem ser adotadas para tornar a sua startup mais eficiente. 

Entre as mais relevantes para alcançar esse objetivo, podemos citar:

  • analisar quanto o projeto em questão pode melhorar pontos como produtividade, desempenho, lucratividade e redução de custos;

  • identificar quais riscos impactam o crescimento da companhia e como podem ser reduzidos com esse projeto;

  • definir qual projeto deve ser priorizado, caso haja mais de um com potencial para execução;

  • adotar bons indicadores que ajudem a mensurar os resultados dos projetos implementados.

7 vantagens da gestão de projetos em startups

Ainda seguindo essa linha de raciocínio, as principais vantagens da gestão de projetos em startups são:

  • obter uma visão mais ampla do que está sendo planejado;

  • ter mais controle sobre o que precisa ser executado;

  • aumentar as chances de cumprir o cronograma estabelecido;

  • minimizar falhas e erros de execução;

  • ajudar os gestores nas tomadas de decisão;

  • aumentar o engajamento dos profissionais envolvidos;

  • gerar mais valor para o negócio. 

As 7 etapas da gestão de projetos para pequenas empresas e startups

Para criar um plano de projeto para a sua empresa, as etapas de gestão sugeridas são:

1. Planeje para alcançar o sucesso de um projeto

2. Defina claramente os objetivos

3. Crie mapas conceituais

4. Nomeie gerentes exclusivamente para o projeto

5. Implemente um modelo de gerenciamento ágil de projetos

6. Estabeleça uma boa comunicação com as partes envolvidas

7. Use ferramentas que ajudam e potencializa o gerenciamento de projetos

1. Planeje para alcançar o sucesso de um projeto

Criar um plano claro é o primeiro passo para ter êxito em um projeto, economizar tempo, recursos e evitar retrabalho. 

Um plano de projeto é um documento que pode ser criado e utilizado para fins internos ou externos, no qual são registrados o escopo do trabalho, prazos, orçamentos, materiais necessários e opções de fornecedores.

É importante escrever esse planejamento antes de começar a colocá-lo em prática, para que todos tenham uma direção clara do que é preciso fazer para atingir objetivos. 

Além disso, apenas com um planejamento desse tipo é possível analisar performances e fazer correções com precisão. 

Extra! Reserve uma seção para listar fornecedores nesse plano

Uma parte fundamental de um projeto é a escolha e o relacionamento com fornecedores. Por isso, é importante dedicar uma parte desse plano exclusivamente para esse tipo de parceria.  

Faça uma relação de todos os materiais e serviços que precisará para que o projeto seja realizado e concluído, e uma relação dos possíveis fornecedores para atender essa necessidade, incluindo valores, prazo, condições de pagamento e outras particularidades. 

Isso é importante não apenas para garantir a contratação dos melhores produtos e preços, mas também para ter um plano B se algum fornecedor tiver dificuldade logística ou falta de estoque, por exemplo.

Confira, abaixo, o template de um projeto que poderá servir de inspiração para você. Ele mostra como uma empresa de construção desenvolveu um novo empreendimento, com detalhes sobre cada parte: objetivo, métricas, orçamento e times envolvidos.  

Perceba como o plano inclui uma visão geral do projeto, estatísticas e a metodologia de trabalho. Além disso, ele apresenta objetivos e metas, prazos e garantias para que os envolvidos, como clientes, equipes e fornecedores, estejam a par do projeto.

Lembre-se que o plano de trabalho também deve incluir um resumo executivo, no qual você pode compartilhar informações sobre a empresa e uma síntese do projeto. 

Um plano de gerenciamento de riscos relacionados ao que está sendo planejado também é uma seção a ser considerada, para você deixar equipes e clientes seguros a respeito de possíveis imprevistos, a exemplo de atrasos de fornecedores, problemas com prestadores de serviços, entre outros eventos relacionados.

2. Defina claramente os objetivos

O sucesso de um projeto depende do estabelecimento de metas e objetivos — destacando que os sutis e relevantes ajudam você a fornecer resultados que agradarão aos clientes.

Uma boa opção é usar o sistema de definição de metas SMART para planejar a direção do seu projeto, sigla que significa:

  • Specific: específico;

  • Measurable: mensurável;

  • Achievable: alcançável;

  • Realistic: realista; 

  • Time based: temporal.

Específico: os objetivos do projeto devem ser específicos, por exemplo, construir um número X de propriedades ou gerar uma quantidade X de receita, para que as equipes possam almejar algo concreto.

Mensurável: quando você cria metas específicas, fica mais fácil medir o sucesso ou fracasso de um projeto, bem como determinar o que precisa ser melhorado.

Atingível: os clientes querem ir em frente com seus objetivos, e pode ser tentador acompanhá-los. Mas se seus objetivos forem muito ambiciosos, você não conseguirá alcançá-los. Pior, corre um sério risco de não concluir o projeto dentro do prazo.

Relevante: as metas que você define precisam ser relevantes para a visão do seu projeto e as habilidades de sua equipe. Isso tornará os objetivos realmente possíveis de serem alcançados.

Temporal: crie cronogramas para os objetivos do seu projeto e potencialize o alcance do sucesso. Para isso, dê à sua equipe tempo suficiente para concluir os elementos da operação para que você possa entregar resultados ao seu cliente no prazo.

Com seus objetivos principais definidos, fica mais fácil estruturar seu projeto e dar a seus clientes uma ideia realista do que será concluído e quando.

3. Crie mapas conceituais

Um mapa conceitual é uma excelente ferramenta para atingir o sucesso em um projeto. Especialmente na fase de planejamento, quando é preciso definir os objetivos e entender como eles se relacionam com as equipes, fornecedores e clientes. 

Use um mapa mental para gerar e restringir ideias – este é um processo que pode ser conduzido dentro da equipe do projeto, bem como com as partes interessadas relevantes. 

Observe este mapa conceitual que levanta ideias para implementar técnicas de design thinking, por exemplo.

A chave para criar um mapa conceitual é estabelecer uma ideia central a partir da qual você possa expandir sua estratégia.

Visualizar a ideia facilita a análise, e você consegue enxergar os fatores envolvidos para estudar o conceito de forma mais ampla, gerando um pensamento mais crítico.

Ao projetar um mapa conceitual, use algumas cores para codificar as divisões em ideias, processos ou etapas do projeto. Isso tornará a absorção do conceito mais fácil para todos os envolvidos.   

Ao apresentar o plano do projeto e o mapa conceitual para as partes interessadas externas, marque-o com seu logotipo e as cores da marca para destacar sua empresa, como neste exemplo, que define o processo de desenvolvimento de um novo serviço e usa um sistema que identifica as etapas envolvidas:

4. Nomeie gerentes exclusivamente para o projeto

Contratar gerentes de projeto é uma prática cada vez mais comum. Existem certos aspectos da execução do projeto que podem ser tratados internamente, mas o gerenciamento de projetos tende a requerer competências bastante específicas.

Gerentes de projeto bem-sucedidos têm excelentes habilidades de liderança, que são necessárias independentemente do tamanho do projeto. Como supervisores da operação, eles direcionam a equipe para frente sem forçar ninguém a fazer muito, e acompanham de perto os prazos.

Esses gerentes também precisam ter fortes habilidades de comunicação, visto que precisam conversar constantemente com membros da equipe, fornecedores, corretores, partes interessadas e clientes.

Os projetos normalmente envolvem muitos departamentos, e todos têm suas demandas específicas. Negociar os interesses entre eles é uma habilidade pontual que nem todos possuem.

5. Implemente um modelo de gerenciamento ágil de projetos

A abordagem ágil para o sucesso do projeto prioriza as pessoas e a colaboração, ao mesmo tempo em que reconhece a importância das ferramentas.

A agilidade do projeto inclui estes princípios:

  • criar um ambiente motivacional para equipes de projeto;

  • incentivar a inovação e a autonomia;

  • entregar a satisfação do cliente usando ferramentas de projeto;

  • adaptar-se rapidamente a mudanças;

  • fomentar a colaboração entre os membros da equipe;

  • promover uma comunicação regular;

  • medir o sucesso e o fracasso.

O gerenciamento ágil de projetos está focado na entrega de excelentes resultados, bem como na construção de ambientes sustentáveis ​​e duradouros.

Use as mesmas diretrizes em vários projetos e vá melhorando ao longo do caminho, dependendo do que as equipes aprenderam, para alcançar um alto padrão de resultados.

Esse método também reduz os riscos que acompanham o planejamento do projeto, e um dos motivos é que metas e fornecedores em mudança são incorporados ao sistema.

Mais importante, o sistema ágil ajuda a criar equipes autônomas que inovam, experimentam e aprendem, tornando-as eficientes e felizes.

Dica de leitura: "Metodologias ágeis em compras: como aplicar e quais seus pilares"

6. Estabeleça uma boa comunicação com as partes envolvidas

Existem inúmeras partes envolvidas e em constante mudança nos projetos. Por isso, priorizar a comunicação é essencial para alcançar o sucesso. 

Uma das maneiras mais indicadas de comunicar de forma ágil e eficaz para um grande número de envolvidos é usando recursos visuais. 

Para apresentar processos de trabalho, por exemplo, há diversos tipos de fluxograma, como este infográficos de processo, que ajudam na realização de tarefas e tomada de decisão:

Assim, a sugestão é que você crie um fluxo de trabalho, e um plano de feedback, e descreva as ferramentas ou as equipes de serviços que precisam ser usadas. 

Lembre-se de que a comunicação não pode ser unilateral — se você não estiver ouvindo os membros da equipe ou funcionários, não saberá porquê eles estão tendo dificuldades com as tarefas.

Esteja aberto a comentários usando ferramentas de bate-papo da equipe, como Chanty, Slack ou Skype. Se for necessário treinamento, reserve um tempo em seu plano de projeto para esse processo.

O gerenciamento de projetos também se beneficia muito de infográficos de checklist. Eles são ótimos, principalmente hoje em dia quando podem ser disponibilizados em redes internas e editados por várias pessoas simultaneamente. 

Assim, quando uma parte do projeto envolver diversas equipes, você pode criar um checklist com o design que torne fácil cada uma identificar a sua parte e editar o conteúdo quando as tarefas forem concluídas, como neste exemplo:

Lembre-se também de que, embora a comunicação seja necessária, muitas reuniões podem atrapalhar. Por isso, defina um cronograma de reuniões de modo que todos possam planejar adequadamente seus dias.

7. Use ferramentas que ajudam e potencializa o gerenciamento de projetos

As ferramentas e os softwares certos facilitam o sucesso do projeto. Um dos motivos é que eles melhoram o fluxo de trabalho, principalmente por permitirem compartilhar notificações instantâneas para qualquer desenvolvimento.

Usar uma ferramenta como a JIRA para gerenciar projetos e o Trello para gerenciamento de tarefas tende a ser boas alternativas. Com o crescimento do modelo home office, soluções de trabalho remoto como Proofhub ou Basecamp também entram nessa lista.

Recursos desse tipo ajudam a colaborar e acompanhar atividades, orçamentos e a progressão do projeto.

Boa parte também conta com funções de definição de prazos, para que você possa melhorar sua produtividade e do seu time. 

Mais importante, softwares assim ajudam a evitar sobreposições de tarefas, prazos perdidos e falhas na comunicação.

Como melhorar seu gerenciamento de projetos?

Neste artigo, detalhamos os principais passos que devem compor um gerenciamento de projetos, a fim de ajudar você a alcançar o sucesso esperado, independentemente do tamanho da operação em questão.

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