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Controle de compras: o que é, qual a importância e como fazer?

Written byLeo Cavalcanti

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February 22, 2024

February 22, 2024

February 22, 2024

O controle de compras é uma prática que tem por objetivo gerenciar tudo o que é adquirido e necessário para uma empresa funcionar adequadamente. Isso inclui uma boa gestão de aquisição de matéria-prima e/ou contratação de serviços, a fim de garantir a continuidade das atividades da companhia.

De forma prática, esse controle consiste em saber quando e quanto comprar, de modo que essa definição não gere déficit ou superávit no estoque de insumos. No que se refere à contratação de terceiros, é uma maneira de não firmar contratos prejudiciais para o negócio.

Considerando que o setor de compras e procurement de uma empresa é uma das bases para o seu crescimento, fazer um bom controle do que é adquirido ou contratado é um dos melhores caminhos para reduzir custos e viabilizar a lucratividade da companhia, especialmente quando o fator qualidade também é colocado em pauta.

Somado a esses pontos, um gerenciamento de compras efetivo contribui para a identificação de bons fornecedores, realmente capazes de atender às necessidades e às demandas da empresa.

Apesar de todos esses pontos positivos, a dúvida que muitos gestores têm é: como fazer todo esse gerenciamento da maneira certa para garantir resultados tão bons quanto esses que acabamos de citar? Você também precisa dessa resposta? Então, siga a leitura deste artigo e confira o que é, qual a importância e como fazer um controle de compras realmente eficaz.

O que é controle de compras?

O controle de compras pode ser definido como um conjunto de práticas que contribuem para um negócio adquirir, de maneira consciente, tudo o que é preciso para a continuidade de suas atividades. Esse processo vai desde a identificação da necessidade à efetivação da aquisição ou contratação.

Esse modelo de gerenciamento tem como principal objetivo alinhar três pontos, que são:

  • os níveis de estoque;

  • a necessidade de matéria-prima, insumos e serviços terceirizados;

  • parte financeira da empresa.

De forma prática, é possível dizer que a proposta dessa gestão é garantir que será comprado somente o que o negócio precisa, na quantidade necessária e no tempo certo, a fim de evitar desperdício de itens e serviços, e gasto financeiro desnecessário.

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Quais são os principais objetivos do controle de compras?

Somado ao propósito que acabamos de mencionar, um controle mais preciso do que é adquirido ou contratado em uma empresa também tem por objetivo:

  1. melhorar o relacionamento com os fornecedores: evitando, por exemplo, pedidos com quantidades ou descrições erradas, fora do prazo, entre outras falhas que podem afetar a dinâmica e a transparência da parceria;

  2. reduzir gastos: decorrentes do acompanhamento mais pontual do que precisa ser comprado, evitando aquisições desnecessárias;

  3. garantir o fluxo de abastecimento: evitando paradas nas atividades devido à falta de matéria-prima, insumos ou de serviços terceiros essenciais.

Sugestão de leitura: "4 estratégias para fazer uma redução de gastos em compras e aumentar o faturamento da empresa"

Qual a importância do controle de compras?

No que se refere à importância do controle de compras, essa prática deve ser implementada na sua empresa, pois ajuda a:

  • aumentar a economia nos processo de aquisição de bens e serviços;

  • melhorar o controle de qualidade dos itens adquiridos e serviços contratados;

  • aprimorar a gestão de estoque e a gestão financeira;

  • alcançar um bom fluxo de compras;

  • reduzir, ou até mesmo eliminar, o risco de desabastecimento.

Como fazer planejamento de compras? 

Porém, antes de controlar, é preciso planejar o que será adquirido, certo? É neste ponto que entra o planejamento de compras. Trata-se de uma atividade estratégica utilizada como forma de prever as necessidades de abastecimento de um negócio e definir parâmetros para atender essas carências.

Um planejamento eficaz assegura a compra dos itens certos na hora certa, garantindo que toda a demanda de vendas seja suprida. Isso ajuda a atender com precisão os clientes finais e a destacar a empresa dos concorrentes por conta de critérios como qualidade e eficiência.

Para montar um bom planejamento de compras para a sua companhia, os passos mais indicados a serem seguidos são:

  1. identifique as necessidades de compras e contratação;

  2. analise o orçamento disponível;

  3. encontre fornecedores compatíveis com o que precisa ser adquirido;

  4. defina o fluxo de compra.

Abaixo, apresentamos detalhes de cada uma dessas etapas.

1. Identifique as necessidades de compras e contratação

Nem sempre é preciso esperar um departamento enviar a requisição de compra para saber o que precisa ser adquirido. Analisando volumes anteriores de vendas, projeções de demandas, mudanças do setor, comportamento dos consumidores, entre outros critérios semelhantes, é possível prever o que precisa ser comprado.

Também é possível fazer um planejamento de compra por períodos, a exemplo de trimestral, semestral, ou mesmo anual, para itens que são recorrentemente adquiridos, deixando um espaço para compras extras ou emergenciais.

2. Analise o orçamento disponível

O planejamento orçamentário precisa andar conjuntamente ao de compras. Afinal, de nada adianta identificar uma necessidade de aquisição se a empresa não tiver dinheiro para efetivá-la, concorda?

Por esse motivo, o ideal é que a área de compras e procurement se comunique direta e constantemente com o setor financeiro, para garantir o alinhamento orçamentário e também como forma de ajudar a manter a saúde financeira da companhia.

3. Encontre fornecedores compatíveis com o que precisa ser adquirido

Nesta parte do planejamento de compras, você já sabe o que precisa ser adquirido e quanto tem para isso. Agora, precisa encontrar fornecedores que entreguem os produtos e/ou serviços necessários a preços compatíveis com o seu orçamento.

Essa busca pode ser feita de diversas maneiras, por exemplo:

  • pesquisa na internet;

  • indicação de outros parceiros de negócio;

  • ampliação do networking;

  • entre outras possibilidades.

Após usar uma ou mais dessas estratégias e montar uma lista com as empresas fornecedoras que aparentam ser capacitadas para atender a sua, é preciso confirmar essa suposição por meio do processo de homologação. 

Porém, como essa atividade engloba várias etapas, incluindo análise de diversos riscos, contar com a ajuda da tecnologia é fundamental.

Com a solução da Linkana, por exemplo, você economiza tempo na homologação de fornecedores, automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Veja no vídeo abaixo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, tudo o que oferecemos para a sua empresa.

4. Defina o fluxo de compra

Quem são os responsáveis pela aprovação das requisições de compras? Após aprovado o pedido, qual caminho ele deve cumprir até chegar à fase de recebimento do produto ou serviço?

Se olhar de fora, você verá que o fluxo de compras é bastante complexo. Ele inclui a participação de várias pessoas e departamentos, a parte de pesquisa de fornecedores, contratação e muito mais.

Para não haver falhas nessa dinâmica, é fundamental que tudo esteja devidamente definido e alinhado. Assim, todas as vezes que o time de compras precisar adquirir ou contratar algo, saberá exatamente o que fazer. 

Inclusive, temos um artigo que ajudará você com essa organização. Não deixe de conferir: "Como montar um fluxograma de compras? Passo a passo completo!"

Como fazer relatório de compras?

O relatório de compras é um documento que apresenta aos gestores uma visão geral de tudo o que foi ou precisa ser adquirido pela empresa em um determinado período. Ele inclui dados como nomes dos fornecedores que estão na base da empresa, valores gastos, retorno sobre o investimento, entre outros.

Esse tipo de relatório é de extrema importância para o crescimento de um negócio. Por ele, é possível:

  • embasar tomadas de decisão;

  • identificar gastos desnecessários que podem ser eliminados sem prejuízo para a continuação das atividades;

  • gerar insights estratégias;

  • pautar negociações com fornecedores;

  • entre diversas outras possibilidades.

Porém, para alcançar benefícios como esses é preciso, primeiro, montar um bom relatório de compras. Para isso, é fundamental que esse documento contenha dados como:

  • relação dos fornecedores contratados;

  • descrição dos produtos comprados e/ou serviços adquiridos;

  • explicação das necessidades de aquisição;

  • valores e datas das compras;

  • quantias adquiridas;

  • previsão de novas aquisições.

E como fazer controle de compras? 5 boas práticas!

Para fazer um controle de compras realmente efetivo e funcional para o seu negócio, algumas das boas práticas que podem ser adotadas são:

  1. estruture um planejamento de compras;

  2. busque por bons fornecedores;

  3. aprenda a negociar;

  4. tenha um bom gerenciamento de estoque;

  5. treine adequadamente o seu time de compras.

1. Estruture um planejamento de compras

Como comentamos, o planejamento de compras pode ser definido com um documento no qual estão todas as diretrizes que devem ser seguidas para o bom funcionamento desse setor.

Por isso, ele deve abranger pontos como:

  • projeção de vendas da empresa: visto que esse indicador apontará quanto de matéria-prima é necessária para atender a essa demanda;

  • cronograma de compras: que indicará quando as aquisições devem ser feitas a fim de evitar interrupções no fluxo de produção do negócio;

  • definição das etapas de aquisição: a exemplo de como devem ser feitas requisições dos demais departamentos da empresa ao setor de compras.

2. Busque por bons fornecedores

Estabelecer uma boa gestão de fornecedores é parte primordial desse processo. Por meio desse gerenciamento é possível encontrar empresas fornecedoras e prestadores de serviço com capacidade de atendimento para suprir as necessidades do seu negócio no prazo estimado.

Esse alinhamento de modo de trabalho faz toda a diferença na hora de garantir o ritmo de produtividade do negócio, evitando que sua companhia sofra desabastecimento que influencie nas entregas e, consequentemente, no relacionamento com os clientes finais.

3. Aprenda a negociar

Além de encontrar fornecedores qualificados, é essencial saber negociar com eles. Essa negociação inclui a busca pelo melhor preço e também ajustes quanto aos prazos de entrega.

Quanto a esse último fator, a ideia é que as datas sejam favoráveis tanto para quem compra quanto para quem vende, garantindo, especialmente, que isso não afete a qualidade dos produtos e/ou serviços contratados.

Já ao que se refere aos gastos com aquisição, tentar valores menores é um dos objetivos de todos os compradores. 

No entanto, é preciso ter em mente que o saving de compras a qualquer custo pode afetar negativamente o relacionamento com os fornecedores, e também refletir na qualidade do que será entregue.

4. Tenha um bom gerenciamento de estoque

Não há como controlar as compras adequadamente sem alinhar esse processo ao gerenciamento de estoque da companhia. Somente dessa forma se tem uma visão ampla do que precisa ser adquirido, quando e em qual quantidade.

Por esse motivo, se os setores de compra e estoque da empresa forem separados, é primordial que a comunicação entre esses dois departamentos aconteça de maneira fluida, eficiente, transparente e rápida.

Isso evita entraves, ruídos na troca de informações e, principalmente, o desabastecimento da companhia.

5. Treine adequadamente o seu time de compras

O treinamento adequado do time de compras é outro fator que influencia diretamente no funcionamento desse setor.

Cursos de gestão de fornecedores, por exemplo, ajudam os profissionais de procurement a fazerem negociações melhores, a estabelecer bons relacionamentos e parcerias, a se manterem atualizados quanto às novidades do mercado, entre outros pontos relacionados.

A soma de tudo isso ajuda os colaboradores a terem mais segurança nas suas atuações, a tomarem decisões mais rápidas e assertivas e a gerar mais e melhores resultados para a empresa.

Como melhorar o controle de compras?

A maneira mais indicada de aprimorar o controle de compras da sua empresa é usando a tecnologia como aliada em todas as etapas, a exemplo da fase de homologação de fornecedores. 

Já comentamos neste artigo que a Linkana oferece o sistema perfeito para essa atividade. O que talvez você ainda não saiba é que nós somos o SRM do futuro!

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