KPI de compras: 12 indicadores essenciais para acompanhar
Os KPI de compras são métricas que mensuram o desempenho e tudo o que está relacionado a essa área. Por meio desses indicadores-chave de performance é possível, por exemplo, avaliar a qualidade de produtos e serviços, analisar se a relação com os fornecedores está saudável, entre diversos outros pontos importantes.
Está se perguntando por que é importante usar os KPIs? Bem, um dos motivos é que os indicadores de compras dão uma visão precisa de como está o andamento das atividades dessa área e seus resultados.
Com esses dados em mãos, é possível tomar decisões mais estratégicas que ajudam a reduzir custos com aquisições e contratações sem comprometer a qualidade e frequência do abastecimento.
Quanto a isso, tenha em mente que compras realizadas nas quantidades erradas, a preços altos, ou por meio da contratação de empresas fornecedoras inadequadas, por exemplo, podem gerar custos excessivos e introduzir insumos de baixa qualidade na sua empresa.
Por motivos como esses, é tão importante acompanhar de perto todo o processo de compras e seus resultados, e uma das melhores maneiras de fazer isso é usando os indicadores.
Então, descubra agora quais são os principais KPIs de compras, o que cada um entrega e como ajudam a melhorar o gerenciamento dessa área no seu negócio.
O que são os KPIs de compras?
KPIs de compras são métricas que têm por objetivo mensurar e monitorar o desempenho das atividades de uma empresa, especificamente no que se refere às aquisições de produtos e/ou contratação de serviços junto aos fornecedores que formam a rede de abastecimento do negócio.
Para esse conceito ficar mais claro, é importante você entender que KPIs é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicators, que na tradução para o nosso idioma significa indicadores-chave de desempenho.
Trata-se de ferramentas que ajudam a acompanhar a performance de uma empresa em algum aspecto específico dos processos executados, tais como vendas, finanças, marketing, logística, entre outros.
Essas métricas quantificam e apontam o resultado dos esforços empregados para atingimento de metas e objetivos previamente estabelecidos.
No caso dos indicadores de compras, é possível obter um controle mais eficaz e preciso sobre suas aquisições e contratações feitas, bem como manter esse departamento mais organizado e produtivo.
Além disso, a qualidade do que é adquirido aumenta, e os prazos de entrega são devidamente respeitados.
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Por que usar KPIs de compras?
Existem diversos motivos que justificam o uso de KPIs de compras. Entre os principais estão:
melhoria nas tomadas de decisão;
aumento da eficiência;
possibilidade de reduzir custos;
mais qualidade nas aquisições;
mitigação de riscos;
fortalecimento do relacionamento com fornecedores;
maior visibilidade dos processos.
Veja detalhes!
Melhoria nas tomadas de decisão
As tomadas de decisão baseadas em dados são mais precisas, pois consideram elementos reais para as deliberações. Com isso, suposições e achismos são deixados de lado, minimizando riscos e potencializando acertos.
Aumento da eficiência
Mais adiante, neste artigo, você verá que existem KPIs de compras voltados para avaliar a qualidade das entregas, mensurar taxa de devolução de produtos, entre outros similares.
Como trazem resultados dos esforços empregados nessas atividades, esses indicadores ajudam a identificar pontos de melhoria e, com isso, aumentar a eficiência dos processos de compras.
Possibilidade de reduzir custos
Processos mais eficientes, monitoramento de gastos, redução de falhas, entre outras práticas semelhantes contribuem para a economia de recursos financeiros. Além disso, abrem caminho para a identificação de formas melhores e mais estratégicas de usar a verba da empresa para compras e contratações.
Mais qualidade nas aquisições
Outro dos KPIs de compras que apresentaremos em breve aponta o nível de qualidade dos produtos e dos serviços. Quando o que é adquirido tem essa característica elevada, tudo o que é produzido ou entregue a partir daí carrega o mesmo atributo.
Por outro lado, insumos, matérias-primas e serviços com qualidade baixa impactam direta e negativamente nas soluções vendidas pela sua empresa. Consequentemente, essa condição reflete no que é entregue aos clientes finais e no relacionamento entre eles e a sua marca.
Mitigação de riscos
Por meio dos indicadores de compras também é possível mitigar riscos porque eles mensuram, por exemplo, a performance dos fornecedores. Nesse conceito estão inseridos pontos como capacidade de entrega e agilidade na resolução de problemas.
É importante acompanhar essas variáveis, pois, dependendo do resultado, sua empresa corre o risco de desabastecimento que, por sua vez, leva a outras ameaças, como o financeiro e de imagem.
Fortalecimento do relacionamento com fornecedores
Se os KPIs de compras apontam que os fornecedores estão trabalhando de acordo com o esperado e entregando o previsto, é possível melhorar o relacionamento com esses parceiros comerciais.
Inclusive, pode-se estruturar uma relação comercial mais duradoura, estratégica e benéfica para ambas as empresas.
Dica! Entenda mais sobre isso no artigo: "Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?"
Maior visibilidade dos processos
Os indicadores de compras também são ótimos recursos para obter uma visão geral de como estão sendo executados os processos dessa área, pois mensuram diferentes partes e atividades desse setor.
Com uma visualização mais abrangente, fica mais fácil alinhar a atuação dessa área com outras da empresa, a exemplo do setor financeiro, e participar ativamente do planejamento estratégico da empresa.
A partir desse alinhamento, a tendência é alcançar de resultados melhores e aumentar o poder competitivo do negócio em relação aos concorrentes.
12 principais KPIs de compras
Os indicadores de desempenho para o setor de compras devem estar alinhados aos padrões de qualidade que a política da empresa estabelece, sempre claros para os fornecedores e equipes internas envolvidas.
O cuidado de instruir os colaboradores e fornecedores a respeito desses indicadores é fundamental para facilitar a aquisição de informações para mensurá-los, obtendo, assim, dados suficientes para alimentá-los.
Com isso em mente, veja quais são os principais KPIs para compras e o que é possível calcular com cada um:
custo de produtos;
custo médio de aquisição;
gastos independentes;
qualidade de produtos;
precisão da compra;
savings;
qualidade das entregas;
evolução de custo;
taxa de devolução;
prazo médio de pagamento;
performance de fornecedores.
Vamos aos detalhes?
1. Custo dos produtos
Começamos esta lista com o indicador que revela o custo de cada pedido, seja para reposição de estoque, aquisição de insumos e matérias-primas ou mesmo valor cobrado por ordem de serviço.
No fluxo de procurement, o custo do pedido é um dos primeiros comparativos, daí sua importância como KPI para compras.
2. Custo médio de aquisição
Este indicador mensura o valor médio gasto na compra de suprimentos para os clientes internos usarem na produção, na aquisição de mercadorias para serem revendidas aos clientes externos, ou na obtenção de suprimentos e insumo em geral para a empresa.
Para encontrar esse custo médio, divide-se o montante total gasto em compras pela quantidade de itens adquiridos em determinado período.
3. Gastos independentes
O processo de compras é composto por uma série de etapas que precisam ser cumpridas.
Quando os gastos com a aquisição de produtos ocorrem de maneira independente, sem seguir o fluxo estabelecido, fica mais difícil manter o controle sobre o quanto está sendo gasto. Por isso, quanto mais próximo de zero for esse KPI, melhor.
Entenda melhor: compras feitas rapidamente em caráter emergencial, por exemplo, podem acontecer sem as aprovações necessárias ou sem o número de cotações estabelecidas pelo processo formal da empresa. Assim, classificamos essas aquisições como “compras independentes”, que devem ser evitadas.
4. Qualidade de produtos
Outro indicador de performance relevante é a qualidade dos produtos entregues. Para isso, avalia-se a manutenção de um padrão de qualidade pré-estabelecido, se os produtos entregues atendem às necessidades da empresa no período definido para um bom rendimento e se as entregas apresentam produtos rejeitados por não estarem em conformidade com os valores estabelecidos.
5. Precisão da compra
Produtos parados, sem uso ou estoque esgotando mais rápido do que é reposto são problemas que podem indicar falta de precisão nas compras efetuadas. Por isso, aferir se a quantidade de produtos pedidos atende a demanda em um fluxo contínuo é muito importante.
6. Savings
Savings em compras são as economias geradas pela compra em determinado fornecedor, quando comparamos com o orçamento ou pedido feito em outra empresa de fornecimento.
Dessa forma, busca indicar quais fornecedores têm melhores condições e merecem prioridade para investimento do capital da empresa.
7. Lead time
O lead time representa o tempo desde a conclusão do pedido até a entrega das mercadorias na sua empresa, sendo um KPI para compras que merece muita atenção.
Principalmente para empresas que atuam com alternativas de armazenagem como o cross docking, na qual a quantidade de produtos em estoque próprio é menor, avaliar a agilidade dos fornecedores em entregar os produtos em um bom tempo hábil é essencial.
8. Qualidade nas entregas
Combinando alguns indicadores mencionados anteriormente com novos KPI para compras, o nível de qualidade das entregas avalia se o fornecedor escolhido mantém a assertividade e cumpre a sua parte do acordo, analisando ocorrências como atrasos, defeitos na mercadoria e taxa geral de devolução.
9. Evolução de custo
É comum que os preços praticados pelos fornecedores tenham ajustes ao longo do tempo. Por isso, um importante indicador de performance é exatamente o acompanhamento da evolução de custo.
Esse KPI de compras mostra o valor dos reajustes, os impactos sofridos e pode levar a decisão de trocar de fornecedor que tinha uma proposta alta no início do projeto, mas que não teve tantos reajustes no orçamento posteriormente.
10. Taxa de devolução
A taxa de devolução calcula as vezes em que as mercadorias compradas para a sua empresa precisaram ser devolvidas aos fornecedores devido a erros que eles cometeram ou a avarias durante o transporte.
11. Prazo médio de pagamento
O prazo médio de pagamento é um KPI para compras que considera a diluição do faturamento, comparando o valor e o prazo pago aos fornecedores com o valor e o prazo ofertado ao consumidor final.
Com esse indicador, é possível entender se o setor financeiro não será sobrecarregado pelos pagamentos de produtos e insumos, por não receber imediatamente o valor do que é vendido.
Esse KPI é obtido ao dividir os pagamentos feitos a todos os fornecedores pelo total de compras, multiplicando posteriormente pelo número de dias do ano ou outro período estabelecido.
12. Performance de fornecedores
Analisar a performance de fornecedores é um importante passo para saber se o negócio está valendo a pena ou se precisa encontrar um novo fornecedor. Entre os itens avaliados temos prazos, condições de pagamento, custos, qualidade das entregas, capacidade de fornecimento e agilidade no controle de danos.
Para empresas que atuam simultaneamente com diferentes fornecedores ativos, vale a pena usar esse KPI de compras para comparar o desempenho de cada um deles. Assim, é possível buscar alternativas mais rentáveis e otimizadas.
Como medir indicadores de compras?
Existem algumas boas práticas para monitorar KPIs de compras e mensurá-los. Na lista das que não podem ficar de fora, as principais são:
escolher indicadores de compras alinhados com o perfil do negócio e com as análises que precisam ser feitas para melhor a gestão dessa área;
coletar os dados para alimentar os KPIs em fontes seguras, preferencialmente a partir de sistemas de compras ou softwares de gestão de fornecedores, evitando planilhas manuais que aumentam a chance de usar informações erradas;
definir metas para comparar com os resultados apontados pelos indicadores e, com isso, identificar o que precisa ser melhorado.
E aqui temos uma dica extra: cada KPIs de compras tem uma fórmula específica que precisa ser aplicada para dar a resposta buscada. Por isso, comece escolhendo qual indicador fará parte da sua mensuração para, posteriormente, descubra como é calculado.
O saving, por exemplo, é obtido a partir da subtração do valor real pago pelo valor previsto no orçamento original. Por exemplo, se o orçamento para a compra era de R$ 10 mil, e o valor real pago foi de R$ 8 mil, significa que a economia foi de R$ 2 mil.
Outro exemplo que podemos dar é do indicado qualidade de entrega, que consiste em dividir o número total de pedidos entregues no prazo pelo total de pedidos realizados. O resultado dessa conta deve ser multiplicado por 100 para chegar a uma porcentagem.
Por que é importante adotar KPIs de gerenciamento de fornecedores?
A utilização de KPIs de gerenciamento de fornecedores é importante para garantir a eficiência dos processos relacionados à cadeia de suprimentos da empresa.
A partir da implementação dessas ferramentas, fica mais fácil identificar e estancar gargalos processuais capazes de comprometer seriamente a sustentabilidade financeira da empresa.
Além disso, as métricas voltadas para o departamento de compras permitem compreender melhor a performance dos fornecedores. Assim como qualquer outro indicador-chave de desempenho, os de gerenciamento de parceiros comerciais orientam as tomadas de decisão, tornando-as mais assertivas.
Você sabe como fazer a gestão de indicadores em sua empresa? Independentemente da área a que se referem os KPIs, é importante gerenciá-los corretamente. Veja como fazer isso neste vídeo:
https://www.youtube.com/watch?v=gHoBM8uGIlc
Riscos do fornecedor e sua influência nos KPI de compras
É importante destacar que o sucesso dos indicadores acima dependem de uma gestão de riscos eficiente. Medindo o indicador de riscos do fornecedor, por exemplo, é possível antecipar pendências, mitigar ameaças e garantir que os KPI de compras tenham excelente desempenho.
Por exemplo, se durante a análise de riscos do fornecedor identificar uma capacidade de produção inferior à demanda da sua empresa, ou mesmo problemas envolvendo a logística de entrega dos produtos solicitados, pode-se prever que indicadores como precisão da entrega e lead time estarão abaixo do esperado.
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