Como montar um fluxograma de compras? 5 passos!
Independentemente do ramo de atuação, manter a organização e a padronização dos processos de aquisição de insumos e serviços terceirizados pode ajudar a empresa a potencializar seus resultados.. E uma das melhores formas de estruturar essa sistematização é aprendendo como montar um fluxograma de compras.
Isso porque essa ferramenta ajuda em diversos pontos da gestão da cadeia de suprimentos, como reduzir gastos com compras desnecessárias e garantir o fluxo produtivo do negócio.
Vale ressaltar que toda organização conta com um departamento responsável pela aquisição de bens e matéria-prima. Esse processo, por sua vez, impacta diretamente no ritmo de fabricação e entrega dos produtos e/ou serviços comercializados pela companhia.
Apenas com essa breve explicação, é possível ter uma boa ideia do tamanho da responsabilidade da gestão de compras, pois um simples erro é capaz de gerar diversos prejuízos empresariais, incluindo financeiros e de imagem.
Com todos esses pontos em mente, que tal descobrir o passo a passo completo de como montar um fluxograma de compras realmente eficiente para sua empresa? Continue a leitura e confira!
O que é fluxograma de compras?
O fluxograma de compras é definido como um mapeamento de todas as etapas do processo de aquisição de insumos e contratação de serviços de uma empresa. Essa ferramenta visual permite uma visão macro de todas essas fases.
Com isso, os gestores e profissionais dessa área conseguem identificar gargalos e problemas operacionais, reduzir tempo e custos, engajar os colaboradores em busca de um objetivo comum, entre diversos outros pontos relacionados.
Aqui, vale salientar que o processo de compras inicia assim que algum recurso é demandado. Após a solicitação, deve-se estruturar o processo para evitar erros e perdas de prazos que possam inviabilizar alguma atividade empresarial.
Comumente, o departamento de compras recebe todos os pedidos da empresa, vindos dos mais diversos canais, tais como e-mail, telefone, pessoalmente ou intranet, dependendo do modelo de trabalho do negócio.
Por isso, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para padronizar o processamento, evitando confusão, atritos, ruídos ou problemas entre a área que solicitou e a que efetivou a aquisição.
Dica! Não deixe de ler este artigo: "Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!"
Qual a importância do fluxograma de compras?
O fluxograma de compras é importante porque se trata de uma ferramenta capaz de auxiliar o dia a dia dos profissionais dessa área em diversos aspectos.
Esse recurso permite, por exemplo, uma visão completa de todo o processo de aquisição adotado pelo negócio, esclarecendo as etapas, quem está envolvido em cada uma, o que é preciso fazer para evoluir para os próximos passos, entre outras diretrizes e indicações.
Consequentemente, quanto melhor e mais clara é a visualização do fluxo de compras, mais fácil é realizar o trabalho, ordenar as tarefas, definir responsáveis e acompanhar o andamento das atividades.
Por que criar um fluxograma de compras? 7 vantagens!
Como já foi ressaltado aqui, é extremamente importante os responsáveis pela área de compras elaborarem um fluxo de trabalho objetivo, completo e claro para que a dinâmica e o dia a dia desse departamento siga fluído, assertivo e rentável.
Porém, antes de explicarmos como montar um fluxograma de compras para chegar a esses resultados, confira alguns dos diversos benefícios que você e seu time podem obter ao usar essa ferramenta:
padronização das operações;
obtenção de visão macro e otimizada de todo o processo de compras;
melhora do entendimento sobre divisão de demandas;
aprimoramento do acompanhamento da execução das atividades;
maior clareza e transparência para todos os envolvidos;
agilidade da rotina de trabalho;
identificação mais clara sobre os responsáveis e a ordem das tarefas que precisam ser executadas.
Como montar um fluxograma de compras? 5 passos
O passo a passo sugerido que você siga para montar um fluxograma de compras para o seu negócio é:
identifique e converse com os responsáveis pelas compras;
estabeleça objetivos e metas;
registre o fluxograma de compras atualmente usado;
crie o fluxograma de compras ideal;
monitore os resultados.
1. Identifique e converse com os responsáveis pelas compras
Quem será a pessoa encarregada de gerir o mapeamento do processo de compras? Quem fará parte dessa equipe? Quais são as responsabilidades de cada envolvido? Essas são algumas das primeiras perguntas que você precisa responder antes de começar a montar o fluxograma de compras do seu negócio.
Outro ponto importante é conversar com todos que fazem parte do fluxo de compras, perguntando cada detalhe dos processos de trabalho a fim de entender como as operações são executadas na prática.
O objetivo de entrevistar os profissionais envolvidos não é o julgamento, mas, sim, o entendimento de qual dinâmica está sendo adotada até o momento.
Por isso, seja gentil e ouça com atenção. É indispensável que o colaborador confie em quem faz as anotações, sem se sentir coagido ou constrangido por sua atuação nesse processo.
2. Estabeleça objetivos e metas
Após ouvir os envolvidos nas atividades de compras e saber quais são as dificuldades e os gargalos de todo o processo, é hora de elaborar a estratégia. Essa, por sua vez, só pode ser estruturada com foco em objetivos mensuráveis.
Por isso, reúna o time e defina metas de curto, médio e longo prazo com datas possíveis de atendimento para entregas.
Sobre isso, pense em questões como:
o que você precisa mudar no processo atual?
o que gera desperdício de tempo ou de custos?
qual parte precisa ser alinhada à estratégia corporativa?
o que e como fazer para otimizar o fluxo de compras?
Os objetivos podem ser relacionados aos aspectos operacionais ou mais estratégicos, por exemplo:
redução de gastos desnecessários para elevar a competitividade da empresa no mercado de atuação;
mudanças no processo de compras para atender a um novo modelo de negócio ou de gestão;
resolução de problemas na comunicação entre setores ou dentro do próprio departamento de compras;
diminuição da burocracia que resulta em atraso no tempo de reposição de materiais e insumos;
má escolha dos recursos comprados, gerando aquisições de baixa qualidade ou com valor acima do esperado;
falta de padronização dos processos da área;
escolha equivocada de fornecedores;
atrasos constantes no recebimento de insumos e, consequentemente, na entrega dos produtos ao cliente final da empresa.
3. Registre o fluxograma de compras atualmente usado
O terceiro passo de como montar um fluxograma de compras consiste em olhar para atrás e fazer um levantamento do fluxo atualmente utilizado pelo setor.
Por esse motivo, para entender verdadeiramente o que está acontecendo e a forma que as atividades são realizadas, é bastante interessante desenhar a atual dinâmica adotada.
Para facilitar essa visualização, utilize um quadro branco, uma folha de papel ou um computador para registrar o processo de compras de maneira que facilite sua compreensão.
A partir dessa base fica mais fácil seguir para os passos seguintes e, com isso, montar um fluxograma de compras realmente alinhado com as novas necessidades da companhia.
4. Crie o fluxograma de compras ideal
Após compreender como o fluxo do setor de compras estava acontecendo, chegou o momento de construir o fluxograma desejado.
Com a análise de pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas, elabore uma versão desejada do mapeamento de compras.
Não se esqueça de simplificar e automatizar ao máximo cada etapa, principalmente as questões relacionadas à burocracia excessiva.
5. Monitore os resultados
Com o fluxograma estruturado, é hora de implementá-lo no negócio. Entretanto, não pense que o trabalho acaba quando o fluxograma é compartilhado e colocado em prática.
É indispensável que os responsáveis acompanhem as tarefas executadas e vejam se estão sendo cumpridas de acordo com as novas diretrizes.
Se for preciso, realizem mudanças e adaptações. Afinal, a dinâmica de trabalho é mutável e o fluxograma de compras precisa acompanhar essas transformações, ou seja, a melhoria precisa ser contínua.
E por falar em adequações, tenha em mente que o passo a passo de como montar um fluxograma de compras que acabamos de explicar deve seguir de inspiração para a montagem do ideal para a sua empresa.
A gestão de compras precisa ser flexível para aceitar modificações e transformações, para que se adequem com precisão à rotina de trabalho e ao planejamento estratégico empresarial.
Somente dessa forma consegue-se realmente alcançar os resultados esperados para o crescimento da companhia.
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Qual modelo de fluxograma usar?
Calma, ainda não acabou! Afinal, o aprendizado sobre como montar um fluxograma de compras precisa abordar a teoria e a prática, não é mesmo? Por isso, mostraremos agora alguns modelos de ferramentas de fluxo mais usadas pelas empresas.
Saiba ainda que a palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma forma de mapeamento operacional.
Contudo, na prática, representa uma das notações que podem desenhar os processos. O que muda de uma notação para outra são seus ícones.
Veja as principais notações.
Fluxograma do Microsoft Office;
EPC (Event-driven Process Chain);
UML (Unified Modeling Language);
IDEF (Integrated Definition Language);
VSM (Value Stream Mapping);
BPMN (Business Process Model and Notation).
Vamos aos detalhes de cada um?
Fluxograma
O Microsoft Office é um pacote digital de aplicativos que contém ferramentas como Word (voltada para criação de textos), Excel (para criação de planilhas) e Powerpoint (ideal para criação de apresentações). Em todos, é possível fazer fluxogramas de forma rápida e bastante intuitiva.
De maneira resumida, basta procurar a opção "Smart Art" em qualquer um desses programas, escolher um modelo entre as diversas opções e preencher com as informações pertinentes ao fluxo de compras que deseja montar.
EPC
O Event-driven Process Chain é um modelo de fluxograma utilizado para estruturar processos corporativos.
Em português, esse termo significa "Cadeia de Processos Dirigida por Eventos", pois essa ferramenta tem como principal característica considerar eventos como gatilhos para disparar a próxima ação a ser realizada.
UML
O Unified Modeling Language, ou Linguagem de Modelagem Unificada, é um modelo de notação utilizado para documentar e modelar as fases de desenvolvimento de um software.
Por que o citamos neste passo a passo de como montar um fluxograma de compras? Porque esse recurso utiliza um padrão universal que facilita o entendimento e a comunicação entre os envolvidos no processo.
Para isso, no UML são usados elementos visuais como retângulos, linhas e setas para criar diagramas que representam cada etapa de um projeto e suas interações.
IDEF
A Linguagem de Definição Integrada, Integrated Definition Language, é uma técnica de modelagem que utiliza recursos gráficos para descrever todo o ciclo de vida de um processo.
Comumente usada para desenvolvimento de sistemas de computador, na área de compras e procurement também ajuda a organizar as atividades, pois permite criar orientações, fluxos de informações e, até mesmo, fazer simulações de situações.
VSM
Essa é a sigla para o termo Value Stream Mapping, que no nosso idioma quer dizer Mapeamento do Fluxo de Valor.
Trata-se de uma ferramenta que usa como base a filosofia Lean Manufacturing, que é um sistema de gestão que tem por objetivo aumentar a eficiência e a produtividade de um negócio ou projeto.
Em compras, o VSM serve para analisar, projetar e gerenciar o fluxo de aquisições e troca de informações, indo desde a identificação da necessidade de compras de um item, até a finalização da produção ou entrega de um produto ou serviço ao cliente final.
Entenda tudo sobre essa metodologia no artigo "VSM em compras: como usar na cadeia de abastecimento?"
BPMN
O Business Process Model and Notation — Notação de Modelagem de Processos de Negócio — é uma linguagem padrão que representa processos de forma gráfica.
No BPMN, o fluxograma é construído a partir do uso de símbolos e ícones universais para ilustrar as sequências que devem ser seguidas, quem são os participantes, quais etapas contemplam o processo, entre outras diretrizes que facilitam a comunicação entre os envolvidos.
Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de compras para o seu negócio, coloque a mão na massa!
O ideal é monitorar constantemente o processo e envolver todos do time, pois o sistema de melhoria contínua deve ser feito por toda a equipe.
Como automatizar o processo de compras?
A automação de processos consiste em usar diferentes tecnologias para transformar tarefas manuais em automáticas. Por meio de diferentes soluções e sistemas é possível eliminar a interação humana contínua, agilizando processos e deixando os profissionais livres para realizarem outras atividades.
Entre as diversas vantagens de automatizar atividades, algumas que se destacam são:
padronização de processos;
aumento da produtividade dos times;
diminuição de erros;
redução de custos operacionais;
facilidade de acesso a informações.
Para promover a automação do processo de compras e aproveitar benefícios como esses, é preciso seguir alguns passos. E os principais são:
mapear o fluxo atual;
identificar oportunidades de automação;
escolher as tecnologias certas;
planejar a implementação da automação;
monitorar os resultados.
Confira, a seguir, detalhes de cada uma dessas etapas.
1. Mapear o fluxo atual
Saber como mapear o processo de compras é o primeiro passo para automatizá-lo. Essa etapa consiste em, basicamente, listar tudo o que é feito atualmente, incluindo as etapas, os responsáveis, e como cada uma das atividades evolui até a efetivação da aquisição.
2. Identificar oportunidades de automação
A partir desse mapeamento deve-se identificar o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado, como gargalos e excesso de burocracia.
É justamente nesta etapa que se identifica o que pode ser automatizado para trazer mais fluidez ao processo, otimizar e facilitar o dia a dia dos profissionais de compras.
3. Escolher as tecnologias certas
Para cada ponto de melhoria identificado, é preciso utilizar uma ferramenta que supra as carências e realmente aprimore o fluxo de compra.
Um e-procurement, por exemplo, é um sistema que facilita o contato, a negociação e a aquisição de produtos ou contratação de serviços. Esse tipo de solução elimina tarefas repetitivas, burocráticas e ineficientes que "travam" a rotina de compras.
Entre os modelos de e-procurement que podem ser usados, estão:
ERPs: sistema integrado de gestão empresarial que integra diversas áreas de uma empresa;
e-sourcing: solução usada para estabelecer os primeiros contatos com os fornecedores e receber ofertas de abastecimento;
e-informing: pode ser definido com um banco de dados de fornecedores que concentra os dados iniciais para contato.
4. Planejar a implementação da automação
Com os sistemas escolhidos, o passo seguinte consiste em implementá-los. Aqui, o ideal é realizar esse processo de maneira gradual e controlada.
Esse cuidado é importante tanto para dar tempo aos funcionários de se familiarizarem com as soluções quanto para ver, na prática, se funcionam como o esperado.
5. Monitorar os resultados
A melhor forma de saber se a automação realmente deu certo é monitorando os resultados. Para isso, deve-se usar KPIs, que são os indicadores de desempenho. Alguns bons exemplos são:
precisão de compras;
qualidade das entregas;
evolução de custo;
performance de fornecedores.
Considerando que o principal objetivo era aprender como organizar o setor de compras a partir da automação, mensure também se houve aumento no nível de produtividade dos funcionários dessa área, e se houve melhora na interação e comunicação com outros departamentos.
Se algum ponto ainda não estiver de acordo, é possível ajustar até chegar ao formato e dinâmica pretendidos.
Dica de leitura: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"
Como melhorar a gestão de compras do seu negócio?
O fluxograma de compras é apenas uma das diversas ferramentas que podem ser usadas para aprimorar o gerenciamento desse setor. No dia a dia, os profissionais precisam de muito mais do que apenas diretrizes para realizarem suas atividades.
O uso de sistemas próprios de gestão de fornecedores, por exemplo, ajuda a aprimorar todas as etapas de contratação de empresas fornecedoras, indo da identificação das mais aptas à efetivação do contrato.
Como reflexo, o fluxo de compras também é melhorado, visto que o seu negócio contará com fornecedores qualificados, comprometidos e empenhados para atender sua empresa.
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