Tail Spend: como usar com eficiência na gestão de compras?
O termo Tail Spend é usado para representar todos os gastos com compras que não se relacionam diretamente com a oferta principal de uma empresa. Ou seja, são gastos necessários para manter as atividades, mas que não têm impacto direto no produto ou serviço oferecido.
Para você entender melhor esse conceito, pense em todos os custos que precisam ser cobertos para garantir a produção do que seu negócio comercializa. Alguns bons exemplos são itens de escritório, produtos de limpeza, despesas com alimentação, viagens para visitar clientes e outros.
Isto é, eles são fundamentais para sua companhia continuar funcionando, mas têm pouco valor agregado.
Pensando pontualmente na gestão de fornecedores, os gastos de cauda, como também podem ser chamados, costumam passar invisíveis. Porém, se não forem devidamente gerenciados, tendem a onerar o caixa e elevar os custos da cadeia de suprimentos.
Quais seriam esses gastos? Como eles podem ser controlados? Quais os benefícios de gestão de Tail Spend para sua empresa? Siga a leitura deste artigo e tenha todas essas respostas agora mesmo!
O que é Tail Spend?
Tail Spend — que pode ser traduzido como gastos finais ou gasto de cauda —, é um termo utilizado na estatística para se referir aos gastos de baixa visibilidade. Na área de compras, essas aquisições são aquelas que têm baixa ou nenhuma influência no produto/serviço principal da empresa.
O conceito é semelhante à curva de Pareto, recurso gráfico que estabelece uma ordem de causas menores ou prejudicadas que devem ser eliminadas.
Durante seus estudos, o matemático Pareto identificou que 80% da riqueza do mundo se concentrava em 20% da população. Daí que surgiu a regra 80/20, muito utilizada nos processos administrativos.
A análise dos gastos de cauda segue a mesma perspectiva: dos 80% das compras de uma empresa, 20% são representados por essa modalidade.
Não existe uma definição ou regra específica para calcular esse tipo de gasto, uma vez que sua base depende do orçamento de cada organização. Logo, o que é considerado Tail Spend na gestão de compras, por exemplo, pode não servir para outro departamento.
Porém, saber aproveitar os benefícios de gestão de Tail Spend ajuda sua empresa a reduzir custos, otimizar os processos de aquisição e a explorar melhor o valor desse tipo de gasto.
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Como funciona o Tail Spend?
Muitas vezes, os gastos de cauda não são percebidos, nem tratados como prioridade pelo time de compras e procurement e, sem notar, o negócio acaba perdendo dinheiro, ao invés de economizar.
A verdade é que as organizações somente passaram a enxergar a importância do Tail Spend quando o mercado de importações começa a aquecer. Porém, ainda assim, é preciso fazer uma avaliação detalhada dos gastos residuais para identificar o que pode ser melhorado.
Se o seu negócio importa produtos de outros países, por exemplo, é muito provável que tenha despesas com materiais menores, como os de escritório, que incluem papel, embalagens específicas para transporte internacional, fitas adesivas, entre outros similares.
O uso de aplicativos de viagem ou custos com alimentação gerados ao visitar clientes também são exemplos de gastos residuais, ou seja, de cauda.
Tenha em mente que o retorno financeiro desse tipo de gasto é visto como inexistente para o objetivo principal da companhia, embora se faça necessário para conquistar o deseja, compreende?
Na matemática, se o seu negócio tem um gasto fixo de R$100 mil, o Tail Spend, aproximadamente, será de R$20 mil.
Como controlar o Tail Spend e superar seus desafios?
Entender quais são esses tipos de gastos, e como usá-los a favor do seu negócio, é um dos maiores desafios de Tail Spend.
Para muitas empresas, um problema aparente é realizar a gestão de fornecedores de forma eficiente. Contudo, para construir esse gerenciamento da maneira desejada, talvez seja necessário simplificar processos internos e reestruturá-los.
Se o gasto de cauda já foi visto como a espinha dorsal de uma companhia, hoje, é uma possibilidade de minimizar os custos.
Falando isso, uma curiosidade sobre gestão de compras é compreender o conceito de comprador do passado e do futuro. Veja na tabela abaixo as principais mudanças em relação a prioridades, sistemas e preocupações.
Como utilizar o Tail Spend na gestão de compras?
Para utilizar o Tail Spend na gestão de compras do seu negócio, o passo a passo mais indicado a ser seguido é:
identifique os gastos da sua empresa;
agrupe todas as informações em um sistema;
mantenha o sistema de informações atualizado.
Veja, abaixo, detalhes de cada um deles.
1. Identifique os gastos da sua empresa
A primeira atitude que você deve tomar é observar as despesas que se enquadram nos 20% que citamos logo na abertura deste artigo.
Dividindo-as em categorias, fica mais fácil identificar quais são as contas não planejadas que resultam nesse tipo de gastos, a exemplo das voltadas para manutenção não programada de um equipamento, itens de escritório, alimentação, produtos de limpeza, entre outros.
2. Agrupe todas as informações em um sistema
Reúna todos esses dados em uma ferramenta de gestão financeira, separando tudo o que se refere sobre seus fornecedores. A ideia é ter um banco de dados amplo com os gastos de cauda gerados por essa parceria.
3. Mantenha o sistema de informações atualizado
Você até pode iniciar esse acompanhamento por meio de planilhas manuais, como as feitas em Excel, por exemplo.
Porém, conforme sua empresa crescer e a base de fornecedores seguir a mesma linha, ficará praticamente impossível realizar essa atividade sem ajuda da tecnologia.
Por esse motivo, o ideal é utilizar um sistema automatizado que integre todos os dados, faça análises frequentes e proporcione atualizações que facilitem o andamento das atividades.
Afinal de contas, o monitoramento em tempo real faz toda a diferença na gestão de gastos, além de melhorar a relação com seus fornecedores.
Não deixe de ler: "Software para gestão de compras: as vantagens de ter um sistema automatizado integrado"
Quais os principais benefícios de gestão de Tail Spend?
Ao adotar as medidas que acabamos de citar, os benefícios que podem ser sentidos na gestão financeira da sua empresa tendem a ser:
identificação mais rápida de gastos que podem ser reduzidos, ou mesmo eliminados, melhorando o fluxo de caixa;
aumento da eficiência operacional, ao diminuir o tempo empregado na administração de transações de baixo valor agregado;
melhora da gestão financeira, incluindo previsibilidade de custos;
redução de riscos monetários e de geração de dívidas e despesas desnecessárias.
Não deixe de ler este artigo: "O que é gestão de custos? Entenda a importância e como fazer"
Como fortalecer o Tail Spend da sua empresa?
A melhor maneira de fortalecer o Tail Spend na sua empresa é utilizando a tecnologia a seu favor.
Por meio de sistemas voltados para a gestão de fornecedores e gerenciamento financeiro, fica muito mais fácil acompanhar de perto todos os gastos gerados por essa parceria comercial.
Não se esqueça que, ao realizar uma administração precisa desses parceiros, você consegue reduzir despesas sem comprometer a qualidade do que está contratando.
Com custos menores na aquisição de produtos/serviços, o preço final do que comercializa também pode ser reduzido, tornando sua marca muito mais competitiva e interessante para os clientes.
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