O que é gestão de custos? Entenda a importância e como fazer
A gestão de custos, também chamada de gestão de spend, está diretamente ligada ao sucesso de uma empresa.
Isso porque esse processo faz parte do gerenciamento financeiro que acompanha, calcula e otimiza o dinheiro disponível para que ele seja bem investido e gere retorno, ou seja, lucros para a companhia.
A Endeavor, rede formada pelas empreendedoras e empreendedores, conduziu uma pesquisa que determinou os maiores desafios das empresas, e a gestão financeira foi o segundo lugar no TOP 5 desse ranking.
Esse dado é importante, especialmente considerando que a taxa de mortalidade das empresas é alta no Brasil (29%), principalmente entre os Microempreendedores Individuais (MEI), 21,6%, e Microempresas (MEs), 17%, categorias que, comumente, não sobrevivem mais que cinco anos no mercado.
Porém, até empresas consolidadas podem enfrentar dificuldades ou passar por problemas financeiros se a gestão estratégica de custos for deixada de lado.
Continue lendo o artigo e entenda o que é, qual o papel da gestão de custos, sua importância em tomadas de decisão, a exemplo da escolha dos melhores fornecedores, e os principais benefícios desse tipo de gerenciamento.
O que é gestão de custos?
A gestão de custos é um processo que acompanha, calcula, direciona e otimiza todas as despesas e os investimentos feitos por uma empresa para manter suas operações essenciais em andamento.
As despesas incluem os gastos diretos com a cadeia de produção ou de prestação de serviço — matéria-prima, mão de obra, máquinas/equipamentos, embalagem, transporte etc —, e os gastos indiretos — aluguel, água, luz, telefone, segurança, salários, entre outros.
Dessa forma, é possível saber o total de dinheiro necessário por mês, o que permite analisar de tempos em tempos os gastos para reduzir e/ou eliminar despesas que oneram a empresa.
Muitas companhias começam seus negócios sem a análise do que é necessário para manter se atuantes e, com o tempo, veem sua saúde financeira piorar.
Por isso, ter um planejamento estratégico, com metas estabelecidas para cada área, ajuda a definir um plano financeiro realista, assim como a decidir como o capital para investimento vai ser levantado e gerenciado ao longo do tempo.
Conheça os conceitos principais que dão base para compreender melhor o trabalho de gestão de custos no vídeo abaixo:
7 tipos de custos de um negócio
Para fazer uma boa gestão de spend é preciso, primeiro, entender quais são os tipos de custos que um negócio pode ter.
Os básicos são os fixos, variáveis, diretos e indiretos. Mas é sugerido considerar também os totais, marginais e os de oportunidade:
custos fixos: são os que não se modificam, independentemente do faturamento e da produtividade da empresa, tais como: aluguel, internet, telefone, salário dos funcionários, entre outros.
custos variáveis: variam conforme a empresa produz/vende mais ou menos. Nesse conceito entram, por exemplo, valores pagos aos funcionários por hora extra, comissão sobre vendas, aquisição de matéria-prima etc;
custos diretos: gastos que estão diretamente relacionados à fabricação de produtos ou entrega de serviços. Aqui também podem ser considerados a compra de insumos, contratação de mais mão de obra, entre outros relacionados;
custos indiretos: não estão diretamente relacionados ao volume produtivo do negócio, mas são importantes para o seu crescimento. Alguns bons exemplos são os gastos com marketing, auxílio-refeição e auxílio-transporte dos funcionários, combustível para a frota e mais.
custos totais: soma de todos os gastos necessários para que um produto seja fabricado, ou um serviço entregue para o consumidor;
custos marginais: soma de todos os gastos decorrentes do aumento de produção ou entrega de serviço da companhia;
custos de oportunidade: gasto relacionado ao aproveitamento de uma oportunidade de mercado, a exemplo de lançar um novo produto esperado pelo público, ou do prejuízo de perder chances desse tipo.
Para que serve a gestão de custos?
A gestão de custos serve para aprimorar e respaldar o planejamento estratégico financeiro e geral de uma empresa.
Diretamente relacionado à saúde financeira de um negócio, esse tipo de gerenciamento ajuda a identificar de maneira mais clara e precisa como está a estrutura monetária da companhia.
Com isso, os gestores têm nas mãos parâmetros específicos e pontuais, os quais ajudam nas tomadas de decisão rumo ao crescimento do negócio.
Aqui, vale destacar que tomadas de decisão baseadas em dados geram resultados muito mais expressivos e satisfatórios. O motivo é que achismos e suposições são deixados de lado, e tudo é respaldado em fatos.
Financeiramente falando, agir dessa forma diminui seriamente os riscos de perdas de dinheiro que uma empresa pode sofrer. Além disso, contribui para planejar as ações da companhia em curto, médio e longo prazo com mais exatidão e potencial de acerto.
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Qual o objetivo da gestão de custos?
O principal objetivo da gestão de custos é direcionar o planejamento estratégico da companhia.
Sem esse alinhamento entre as metas que se pretende atingir e os custos necessários para que isso aconteça, os riscos de o negócio não suportar financeiramente são altos.
Contextualizando um pouco essa linha de raciocínio, vamos pensar que, quando uma pessoa abre uma empresa, seu objetivo é obter rendimento, certo? Mas, para isso, é essencial investir em diversas frentes, as quais, somente depois de algum tempo, gerarão o retorno esperado.
O gerenciamento de custos objetiva permitir que essa rentabilidade aconteça de maneira sustentável e constante. Desse modo, a saúde financeira da empresa se mantém durante toda a jornada do negócio rumo ao crescimento em porte, valor e lucratividade.
Como funciona a gestão de custos?
A gestão de custos funciona respaldada nas seguintes premissas:
levantamento de gastos de cada serviço ou produto: consiste no levantamento de todas as despesas necessárias para fabricar ou entregar um serviço para os clientes;
definição de preços de venda: precificação dos produtos e/ou serviços, de modo que essa definição de valores gerem lucros para a empresa;
redução de despesas operacionais: identificação de pontos de perdas financeiras durante os processos que podem ser ajustados, ou até mesmo eliminados.
Qual a importância da gestão estratégica de custos?
A gestão estratégica de custos é importante, pois ajuda a ter uma visão geral da situação financeira da empresa.
Se as despesas forem grandes e o faturamento não crescer junto, é um sinal para alguma medida para equilibrar os gastos seja tomada, além de trabalhar para criar ações de marketing e venda mais consistentes.
A gestão de custos também auxilia a acompanhar os resultados financeiros ao longo do ano, contribuindo para que se mantenha um orçamento enxuto, mas direcionado para os pontos certos.
Além disso, conhecendo os custos essenciais da empresa, é possível separar parte do orçamento para investir em melhorias, tais como a ampliação da capacidade de produção ou a implementação de um software de e-procurement para agilizar o processo de compra.
Quais os benefícios da gestão de custos em uma empresa?
Os benefícios de uma gestão de custo bem executada são sentidos no dia a dia das empresas. Cada departamento tem os insumos que precisa disponíveis e a jornada de trabalho segue diariamente e sem interrupções.
Outras vantagens de investir nesse processo são:
manter a saúde financeira da empresa;
melhorar a lucratividade;
alcançar as metas do planejamento estratégico;
ter um melhor controle financeiro.
Manter a saúde financeira da empresa
A gestão de custos tem grande contribuição para a saúde financeira das empresas porque ajuda a equilibrar as contas, especialmente no início, quando os lucros são baixos ou sequer existem.
Para isso, é preciso saber o que e quanto a empresa precisa gastar para se manter por mês. Também devem ser analisadas quais despesas são supérfluas e quais podem ser reduzidas.
Com isso, a empresa mantém um capital de giro de apoio, além de conseguir fazer um controle do fluxo de caixa melhor. Tudo isso, resulta em mais saúde financeira para o negócio.
Melhorar a lucratividade
O principal objetivo de todo empreendedor é ter um negócio lucrativo. De forma geral, o lucro é o que sobra da receita total obtida em um mês, após serem descontados todos os custos do mesmo período.
Com uma boa gestão de custos, o time financeiro consegue fazer uma análise mais precisa dos gastos e investimentos necessários, dando meios para que outras áreas da empresa fazerem melhorias que ajudarão a vender mais e aumentar os lucros.
Alcançar as metas do planejamento estratégico
As metas estratégicas da empresa também dependem de uma boa gestão de spend. Sabendo o que a empresa tem de despesas fixas e controlando as despesas variáveis, sobra para investir nas ações que vão impulsionar as metas de crescimento e faturamento.
Dessa forma, as chances de uma empresa se consolidar no mercado são maiores, mantendo-se ativa por muito mais do que cinco anos.
Ter um melhor controle financeiro
Uma gestão de custos não se resume ao saving (corte de gastos) por si só. Cada despesa é avaliada em relação ao seu propósito e à contribuição para o processo ao qual ela está relacionada.
Esse tipo de controle financeiro traz mais resultados do que apenas eliminar algo sem um motivo. Afinal, o objetivo é fazer uma gestão inteligente e estratégica com foco no resultado.
Como fazer gestão de custos?
Para fazer uma gestão de custos realmente eficiente para o seu negócio, é sugerido seguir estas dicas:
realizar um planejamento financeiro completo, o que significa incluir todos os tipos de gastos que a empresa pode ter;
identificar e eliminar gastos desnecessários;
gerenciar adequadamente o estoque, a fim de evitar ruptura ou aquisições desnecessárias que podem gerar perdas financeiras;
estabelecer metas financeiras possíveis de serem atingidas, a exemplo de redução de gastos com energia elétrica e/ou do consumo de água, aumentado do faturamento no próximo semestre, entre diversas outras;
contar com sistemas de gestão financeira que facilitem e otimizem todos os processos relacionados a esse setor.
Entretanto, ainda que existam dicas e parâmetros como esses que podem ser seguidos, não são raras as vezes que os gestores e sua equipe cometem erros no gerenciamento de custos.
Confira, a seguir, os mais comuns e atente-se para não cometê-los também!
7 erros em gestão de custos
não identificar corretamente os custos da empresa;
não saber calcular o preços de venda dos produtos e/ou serviços, comprometendo a margem de lucratividade;
negligenciar o controle pontual do fluxo de caixa;
falhar na gestão de estoque;
não considerar períodos de imprevisibilidade financeira;
deixar de contemplar, no planejamento financeiro, todos os custos necessários para a empresa se manter financeiramente saudável;
tomar decisão sem se basear em dados.
Como a gestão de custos impacta a gestão de fornecedores?
A gestão de custos gerais de uma organização tem impacto em atividades diversas, tais como a de gestão de fornecedores.
As companhias que abastecem um negócio são parceiras vitais e estreitar relacionamentos com as que são confiáveis é essencial para o bom andamento da sua empresa.
Durante o processo de qualificação dos fornecedores o preço é um dos fatores fundamentais, mas também é preciso prezar pela qualidade, pelo bom atendimento, por processos bem definidos, entre outros relacionados.
Analisando os custos e os benefícios de cada fornecedor, a equipe de compras e procurement pode se orientar melhor para definir qual terá o custo-benefício mais apropriado para o seu negócio.
Em paralelo, é possível criar uma lista de empresas que abastecem cada setor da companhia, destacando os diferenciais de cada uma.
Dessa forma, sua organização terá uma base de fornecedores homologados e não ficará dependente de um único parceiro, que pode cobrar mais caro por essa exclusividade.
Leia também: Quais as etapas e critérios da qualificação de fornecedores?
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Agora que você já sabe a função da gestão de custos nos negócios, este é o momento certo para melhorar esse processo na sua empresa. Um dos passos é o gerenciamento dos fornecedores, que pode ser mais rápido e assertivo.
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