Como estruturar uma equipe de compras eficiente? Descubra!
A equipe de compras é fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Esses profissionais são os responsáveis pelo fluxo da companhia, sobretudo pelo acompanhamento do que entra no estoque e o que sai para o consumidor final.
As compras feitas pelo setor passam pelos materiais simples, como papéis e canetas, até os insumos para a produção de mercadorias vendidas, como as máquinas industriais.
Devido à grande quantidade de atividades em torno do departamento, é essencial investir em ferramentas especializadas que possibilitam maior produtividade e geram ótimos resultados financeiros.
E, mais do que contar com a tecnologia, o ideal é ter um bom feeling na hora de escolher os profissionais para fazer parte do time de compras.
Por esse motivo, criamos este conteúdo para os gestores que querem saber como garantir bons resultados com a equipe de compras. Continue com a gente e boa leitura!
Quais são os cargos no setor de compras?
Existem três tipos principais de profissionais envolvidos no setor de compras. São eles:
gerente de suprimentos: é aquele que cria a política de compras e o plano estratégico, além de definir as métricas de desempenho do setor;
comprador: responsável por avaliar os pedidos de compras da companhia, além de tudo o que se refere aos fornecedores, como o cadastro, a negociação e o fechamento de pedidos;
auxiliar de compras: são os colaboradores que realizam pequenas compras, emitem relatórios e atualizam o sistema com dados gerenciais.
Quais são as características de um comprador?
O comprador do futuro tem um papel bem diferente do que o profissional do passado, cuja função era fazer, no mínimo, três cotações e conseguir o melhor preço e condições de pagamento.
Hoje, o comprador trabalha com três propósitos:
resiliência: não pensa somente em saving, mas acredita na necessidade de resiliência de sua cadeia de fornecimento, construindo alianças estratégicas com fornecedores, diversificando sua base de fornecedores, buscando inovação e criando estratégias para se antecipar e prevenir riscos;
agilidade: compreende, analisa e exige dados rápidos e de qualidade da sua organização e dos sistemas de compras. Um profissional que entende que decisões por instinto ou com base apenas em “experiência” não são as melhores decisões de fornecimento;
responsabilidade: abraça temas voltados ao ESG, como causas socioambientais e de justiça e igualdade como valores pessoais. Esse profissional é um agente transformador desta prática e realidade dentro do seu ambiente profissional.
A importância do treinamento para equipe de compras
Um funcionário bem treinado pode trazer o retorno além do esperado pela empresa. Ao conduzir ferramentas ou realizar novas estratégias de compras, a equipe apresenta novos insights para a companhia e, assim, o local de trabalho passa a ter uma fonte que compartilha conhecimento técnico com os demais integrantes.
Nesse sentido, o objetivo de um treinamento para a equipe de compras é fazer com que os colaboradores desenvolvam suas habilidades, acarretando diretamente no aumento da produção, na redução de custos e no desempenho em mercados competitivos.
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Como funciona um departamento de compras?
As funções numa equipe de compras são organizadas por 4 etapas principais, que são:
planejamento;
negociação;
avaliação.
Cada uma delas é composta por subdivisões que serão responsáveis por sustentar o setor de procurement da empresa e, assim, preservar a aquisição de produtos e serviços, contribuindo para que as metas sejam alcançadas.
Veja como elas são compostas:
1. Planejamento
Em primeiro lugar, o mais indicado é começar pela definição da política interna da empresa, o que inclui projetar as diretrizes que regem os departamentos internos, definir as normas de conduta e treinar os colaboradores para colocar a política da empresa em suas ações.
Logo depois disso, deve-se estipular os objetivos do departamento de compras, o que envolve:
aquisição de produtos e serviços em quantidade e nível alto de qualidade;
pesquisa de mercado para obter tais produtos e serviços;
busca de fornecedores qualificados e manutenção de uma relação promissora com eles;
gerenciamento de processos internos.
Por último, definir as funções e responsabilidades de quem irá especificar cada compra, selecionar o fornecedor, negociar as condições e emitir os pedidos, entre outras funções.
2. Gestão de fornecedores
Como uma das etapas mais complexas, a gestão de fornecedores envolve operações de terceiros, lidar com alianças estratégicas e os possíveis riscos dos parceiros comerciais no ambiente de trabalho.
Sendo assim, a gestão de fornecedores inclui:
gestão e matriz de risco de fornecedores: envolve certificar que pendências e falhas no processo de compliance não tragam prejuízos para a empresa;
processo de qualificação de fornecedores: consiste na coleta de dados, documentos e certificados de fornecedores para garantir que eles se encontram em conformidade junto à legislação vigente de órgãos fiscais, tributários, trabalhistas e socioambientais;
listagem e manutenção de fornecedores homologados: comprova-se o compliance no processo de qualificação e quem está apto a compor a cadeia de suprimentos da empresa. Além disso, é feito o monitoramento e a manutenção de fornecedores para garantir que permaneçam em conformidade com o passar do tempo.
3. Negociação com fornecedores
Com diferentes fornecedores homologados na sua supply chain, é importante que a empresa tenha um orçamento aberto em cada fornecedor.
A partir disso, é possível negociar o menor custo possível, desde que não comprometa o padrão de qualidade estabelecido na política da companhia.
Vale ressaltar que a escolha dos bons fornecedores é um dos grandes desafios do departamento de compras. Por isso, na hora da seleção, deve-se avaliar:
a qualidade do produto ou serviço;
a reputação no mercado;
o uso de tecnologias;
o atendimento pós-venda.
4. Avaliação
Na etapa de avaliação, o departamento de compras deve levar em consideração fatores ligados ao pedido de compra, como o lead time, a precisão dos produtos requisitados e prazo de pagamento, entre outros KPIs para compras.
Como mensurar o desempenho de uma equipe de compras?
O foco da equipe de compras é garantir que a organização tenha os menores gastos com suas demandas de suprimentos, permitindo que os estoques de materiais mantenham-se sempre em ordem.
Mas, para fazer uma boa gestão, é importante saber medir os resultados, o que não é uma tarefa fácil, uma vez que o setor conta com informações complexas sobre os materiais e produtos.
Pensando nisso, listamos alguns pontos na hora de mensurar o que a equipe precisa entregar:
Saving
O maior indicativo da qualidade do serviço da equipe de compras é a economia no orçamento. A métrica consiste na relação entre os orçamentos recebidos e os que foram fechados. Ela também aponta o desempenho da equipe em encontrar novas oportunidades de compras.
Lead time
Esta métrica é relativa ao tempo que se leva para uma demanda ser atendida na empresa, pois não adianta conseguir as melhores oportunidades de compras se os suprimentos não chegam dentro do tempo determinado para a finalização de outras tarefas.
A propósito, o lead time é um dos indicadores mais relevantes na área de compras, pois, por meio dele, é possível avaliar a demora de uma equipe para obter as aprovações internas. De forma bem conduzida, o processo permite reduzir a burocracia nas operações e, ainda, saber em quanto tempo os fornecedores atendem aos pedidos.
Prazo de pagamento
O prazo de pagamento deve ser analisado pela gestão da área financeira. Esse indicativo é extremamente importante, pois além de provar que a equipe de compras está preparada para negociar bons prazos com seus fornecedores, é fundamental para o fluxo de caixa, já que se leva em consideração a análise do período do pedido feito e do dia em que o dinheiro saiu do caixa.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI da equipe de compras apresenta os ganhos e as perdas da empresa com os investimentos no departamento. Aqui, o cálculo é baseado na seguinte fórmula: ROI = (retorno em valor economizado - investimentos realizados) ÷ investimentos realizados.
A equação considera os investimentos feitos com o capital humano e a estrutura do setor, o que se deve levar em conta custos como:
aluguel de escritórios;
compras de equipamentos;
salários;
benefícios;
despesas para o funcionamento do setor.
O mais adequado é que os gastos no setor de compras sejam inferiores aos recursos economizados. Esse tipo de cálculo mostra a eficiência do departamento na empresa.
Se você quiser entender quais são os principais indicadores para o departamento de compras, veja o vídeo do Anderson R. Ferreira sobre o assunto:
4 dicas de como melhorar a produtividade da equipe de compras
1. Mantenha o diálogo aberto
Planeje reuniões semanais com seus colaboradores e agende encontros com fornecedores para conversar sobre metas e formas de alcançá-los.
2. Defina as prioridades
Concentre seus esforços e de sua equipe de compras em atividades estratégicas. Enfim, não desperdice o tempo em funções que não representam nada para os clientes e investidores.
3. Delegue tarefas
Escolha os melhores talentos para realizar competências essenciais. Para isso, capacite-os e delegue responsabilidades com transparência.
4. Automatize processos
A tecnologia está a seu favor. Portanto, a automação facilita a realização de funções estratégicas, principalmente quando se trata de relacionamento com fornecedores.
Quais são os erros mais comuns de um setor de compras?
Para ter uma equipe de compras de alta performance, é preciso avaliar os processos internos para observar os erros e os acertos. Desse modo, pode-se criar estratégias mais sólidas para o crescimento do setor e corrigir ações que tendem a prejudicar o ambiente.
A seguir, confira os principais erros que acontecem com uma equipe de compras:
1. Negligenciar os processos de negociação
Acertar a primeira compra sem avaliar os melhores preços e formas de pagamento junto aos fornecedores pode ser uma péssima escolha. Tenha em mente que um produto barato não significa que é o de melhor qualidade. Sendo assim, outros fatores devem ser analisados, como o prazo de entrega e a garantia.
2. Deixar de formar bons contratos
Imagine que você realizou um pedido de compras, mas, ao recebê-lo, a qualidade do material não atende às expectativas da sua empresa. Nesse caso, se o erro é do fornecedor, o contrato servirá como base para contestar os devidos erros.
Logo, não deixe de utilizar ferramentas que facilitem a elaboração de contratos para o setor de compras.
3. Não planejar o processo de compras
É essencial que a equipe de compras tenha um planejamento adequado para decidir as prioridades do investimento e eliminar as despesas indevidas.
As companhias que deixam de lado esse processo são prejudicadas financeiramente, isso porque, além de não contarem com um panorama de gastos, podem ter um excesso de estoque que, provavelmente, irá encalhar.
Em suma, todos esses erros interferem na sua empresa, acarretando problemas como desequilíbrio no fluxo de caixa e redução da qualidade das entregas. Evite negligenciar essas ações!
Leia também: Análise de riscos aos fornecedores: 5 dicas para evitar
Qual ferramenta ajuda a estruturar a equipe de compras?
Com uma equipe de compras à altura das suas expectativas, sua empresa estará mais capacitada para tomar decisões estratégicas na aquisição de insumos, além de monitorar as duas pontas da cadeia de suprimentos, da entrada de matéria-prima até a saída de produtos.
Para facilitar o processo na hora de escolher os fornecedores, sendo essa uma das funções de uma equipe de compras, é relevante contar com ferramentas inteligentes para otimizar esse processo.
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